Trợ lý văn phòng hay còn gọi là Thư ký, Trợ lý hành chính. Chức năng của họ là hỗ trợ hoạt động văn phòng. Vậy công việc chính của người đảm nhận vị trí này là gì hãy cùng NHÂN LỰC NGÀNH LUẬT tìm hiểu rõ thông qua bài viết dưới đây.
Trợ lý văn phòng là gì?
Trợ lý văn phòng là vị trí nghề nghiệp mà bất kỳ ngành nghề nào cũng cần. Những người đảm nhận vị trí này sẽ thực hiện các công việc liên quan đến văn phòng như lập văn bản, lên lịch trình, thay mặt các nhân viên văn phòng xử lý nội bộ. Kiểm soát các nhu yếu phẩm cần thiết phục vụ môi trường văn phòng.
Công việc chính của một Trợ lý văn phòng
Các vị trí Trợ lý văn phòng thường sẽ đảm nhận công việc giống nhau tuy nhiên tùy từng ngành nghề hoạt động mà có đặc trưng riêng nhất định. Các công việc nhìn chung được cụ thể như sau:
- Trả lời điện thoại và chuyển tiếp đến phòng/ban được yêu cầu.
- Sắp xếp thời gian làm việc, lịch hẹn với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp.
- Chuẩn bị phòng họp và in ấn tài liệu trước mỗi cuộc họp.
- Phổ biến và giám sát việc thực hiện nội quy công ty của nhân viên.
- Hỗ trợ nhân viên công ty hoàn thiện các thủ tục hành chính.
- Giải đáp thắc mắc của nhân viên trong quá trình làm việc.
- Đặt hàng trang thiết bị văn phòng.
- Quản lý cơ sở dữ liệu nhân viên, khách hàng, đối tác,...
- Đặt vé máy bay, khách sạn cho nhân viên được cử đi công tác.
- Lập báo cáo thu chi cho hoạt động hành chính và nộp lên cấp trên định kì.
- Tiếp đón, hỗ trợ khách hàng tới công ty.
- Đóng vai trò trung gian giữa khách hàng và công ty.
- Các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên.
Yêu cầu đối với vị trí Trợ lý văn phòng
- Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên tốt nghiệp các ngành quản trị nhân lực, hành chính nhân sự, luật,…
- Am hiểu quy trình quản lý và các thủ tục hành chính của công ty.
- Thành thạo tin học văn phòng
- Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
- Biết cách sắp xếp và lựa chọn công việc ưu tiên.
- Cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác trong công việc.
- Phong thái chuyên nghiệp, điềm tĩnh khi giao tiếp với những người xung quanh.
- Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề tốt.
- Kỹ năng giao tiếp tốt bằng cả lời nói và văn bản.
- Khả năng tổ chức, sắp xếp công việc một cách khoa học.
- Kỹ năng làm việc nhóm.
Mức lương đối với vị trí Trợ lý văn phòng
- Trợ lý văn phòng đa phần làm việc giờ hành chính trong các doanh nghiệp công ty, có mức lương giao động từ 7 – 9 triệu tùy vào kỹ năng, kinh nghiệm. Đây được xem là mức lương khá ổn so với các bạn sinh viên mới tốt nghiệp.
- Đảm nhận vị trí Trợ lý văn phòng sẽ giúp bạn tích lũy kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng và tạo tiền đề để bạn chinh phục những vị trí cao hơn trong lĩnh vực hành chính văn phòng.
Việc làm Trợ lý văn phòng
Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của NHÂN LỰC NGÀNH LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email info@nhanlucnganhluat.vn.
Nghề thư ký văn phòng là một nghề rất phổ biến hiện nay. Bởi hầu hết các văn phòng đều cần có một người thư ký. Nhưng định nghĩa ngành thư ký văn phòng là gì thì nhiều người còn nhầm lẫn và có những cách hiểu không đúng về ngành nghề này. Vì vậy, trong bài viết này chúng ta sẽ cùng đi giải nghĩa về nghề này cũng như tìm hiểu về những kỹ năng mà một người thư ký văn phòng cần có.
NỘI DUNG
Thư ký văn phòng là gì?
Khi nhắc đến thư ký thì nhiều người vẫn nghĩ đó là một người chỉ thực hiện công việc đánh máy các văn bản hay chạy việc lặt vặt cho các giám đốc. Các hiểu này hoàn toàn sai và mang tính chủ quan đánh giá thấp ngành thư ký. Thực chất ngành thư ký văn phòng là một ngành rất quan trọng.
Một người thư ký văn phòng giỏi là sẽ người trợ thủ đắc lực cho các nhà quản lý. Công việc của họ có thể thầm lặng nhưng nếu thiếu họ một ngày thì những nhà quản lý sẽ gặp rắc rối vì không thể giải quyết được khối lượng công việc khổng lồ một cách hợp lý. Bởi thư ký văn phòng là người giúp lập các kế hoạch, sắp xếp lịch trình cho các nhà quản lý một cách hợp lý nhất. Họ cũng là người chuẩn bị các tài liệu, tiếp nhận và xử lý các thông tin chuyển đến những bộ phận liên quan để giải quyết. Có thể nói, ngành thư ký văn phòng chính là đầu mối để giúp giải quyết mọi công việc trong văn phòng.
Kỹ năng cần có của một Thư ký văn phòng
Trước đây có một quan niệm cố hữu trong đầu nhiều người nghĩ rằng thư ký chỉ cần là những người đẹp, chân dài, không cần phải học thức cao. Nhưng đó là một quan niệm sai lầm. Những người làm nghề thư ký văn phòng đòi hỏi phải có rất nhiều những kỹ năng cũng như kiến thức ở nhiều lĩnh vực. Có thể kể đến như:
Kỹ năng quản lý
Người làm thư ký phải có kỹ năng quản lý để sắp xếp công việc tại văn phòng một cách hợp lý nhất.
Kỹ năng giao tiếp
Đây là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết một người thư ký văn phòng cần có. Bởi một người thư ký sẽ phải thực hiện công việc gặp gỡ, tiếp xúc với rất nhiều người. Do vậy, họ cần phải có kỹ năng giao tiếp khéo léo để thu phục lòng người.
Kỹ năng tin học là một kỹ năng cần có của người thư ký văn phòng
Kỹ năng tin học
Người thư ký văn phòng phải có khả năng vi tính thành thạo bởi họ sẽ là người phải chuẩn bị tài liệu cho các nhà quản lý, sắp xếp công việc tại văn phòng cho khoa học. Vì vậy, kỹ năng về vi tính Word, Excel, PowerPoint phải tốt để công việc được hiệu quả.
Khả năng ngoại ngữ
Ngoại ngữ là một trong những yêu cầu của một người thư ký văn phòng đặc biệt là trong thời kỳ hội nhập hiện nay. Bởi người thư ký sẽ là người đồng hành cùng nhà quản lý trong các cuộc gặp gỡ đối tác nên việc có khả năng ngoại ngữ là một điều cần thiết.
Trong mỗi công ty được mở ra không thể thiếu bộ phận thư ký văn phòng. Bởi, bộ phận này đóng vai trò quan trọng khiến không phải ai cũng có thể đảm nhận được. Người đảm nhận công việc này không chỉ cần tiếp thu kiến thức chuyên môn, mà còn cần kinh nghiệm thực hiện. Nếu muốn kiểm tra bạn có hợp với công việc không hãy cùng điểm qua mô tả công việc thư ký văn phòng.
Thư ký văn phòng nên học ngành gì?
Thư ký văn phòng thường làm gì?
Đối với bất cứ người thư ký văn phòng nào đều thực hiện nhiệm vụ là chiếc cầu nối, nối liền khách hàng với các cấp trên. Người làm thư ký phải biến mình trở thành chất xúc tác góp phần mang đến sự phát triển cho đơn vị.
Người thư ký cho văn phòng luôn đáp ứng yếu tố xinh đẹp, cao ráo và vô cùng thông minh. Điều này không quá khó hiểu khi thư ký văn phòng còn được đánh giá là bộ mặt của công ty. Vì vậy, bất cứ đơn vị nào đều mong muốn tuyển được thư ký vẹn toàn về mặt nhan sắc và sự thông minh vốn có để giải quyết hiệu quả việc trong công ty.
Mô tả Công việc Thư ký văn phòng
Thư ký văn phòng đảm nhận nhiều công việc khác nhau
Đối với bất cứ thư ký văn phòng nào khi được tuyển dụng đều đảm nhận chi tiết các công việc như:
- Thực hiện các công việc liên quan đến công tác, quản lý và điều hành của công ty.
- Thực hiện công việc liên quan đến quá trình soạn thảo, lưu trữ công văn theo yêu cầu của cấp trên đưa ra.
- Thư ký văn phòng nhận nhiệm vụ chuyển các tài liệu, giấy tờ từ cấp trên xuống nhân viên.
- Thư ký còn thống kê lịch làm việc, công tác của bậc trên hay các bộ phận, phòng ban theo yêu cầu.
- Thư ký nhận đón tiếp khách hàng và đối tác của công ty nên cần xinh xắn, thông minh.
- Thư ký đảm nhận công việc tổ chức điều phối và phục vụ cho bậc trên trong các lễ hội, hội thảo.
- Thư ký còn thực hiện những công tác khác theo sự phân công của các phòng ban và đảm nhận các công việc khác theo sự phân công.
- Thư ký còn thực hiện nhiệm vụ chuẩn bị hậu cần, lấy vé máy bay để cấp trên đi công tác.
- Thư ký văn phòng còn có thể đi cùng cấp cao trong các dịp công tác.
Công việc của thư ký văn phòng như thế nào đã được giải đáp kể trên. Bạn có thể nắm bắt chi tiết công việc đó để sẵn sàng bắt tay vào làm việc.