Theo quy định thì công ty phải lưu giữ những tài liệu liên quan, vậy chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp trong năm 2024 được quy định ra sao? – Minh Khánh (An Giang).
1. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp năm 2024
Căn cứ Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020, chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp trong năm 2024 được quy định như sau:
(i) Tùy theo từng loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:
- Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông.
- Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác.
- Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty.
- Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp.
- Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán.
- Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán.
- Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
(ii) Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản (i) nêu trên tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.
Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp năm 2024 (Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet)
2. Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Căn cứ Điều 29 Luật Lưu trữ 2011, quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ như sau:
(i) Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác.
(ii) Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu trữ có các nghĩa vụ sau đây:
- Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn tài liệu lưu trữ.
- Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
- Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các quy định của Luật Lưu trữ 2011, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
(iii) Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ có trách nhiệm sau đây:
- Chủ động giới thiệu tài liệu lưu trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp quản lý.
- Hằng năm rà soát, thông báo tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật.
3. Xử phạt doanh nghiệp không lưu giữ tài liệu trong năm 2024
Căn cứ điểm d khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty (theo Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020) sẽ bị phạt tiền từ 30 triệu đồng đến 50 triệu đồng. Thành lập và xây dựng hệ thống thư viện trong các trường học, tổ chức kinh doanh đòi hỏi người quản lý cần tìm hiểu kỹ và nắm được các văn bản, luật văn thư lưu trữ mới nhất hiện nay. Điều này giúp các tổ chức tuân thủ đúng luật lưu trữ của Đảng, Nhà nước cũng như cập nhật nhanh chóng các sửa đổi để thư viện được hoạt động tốt nhất trong hiện tại và tương lai. Dưới đây là danh sách tổng hợp đầy đủ luật văn thư lưu trữ năm 2021 mà bất cứ đơn vị nào cũng cần phải nắm.
1. Luật văn thư lưu trữ là gì?
Luật văn thư lưu trữ là văn bản luật được ban hành quy định cụ thể các hoạt động, quyền và nghĩa vụ về tổ chức lưu trữ văn thư, văn bản, tài liệu, sách báo, … của các đơn vị, cơ quan, tổ chức, trường học, … có liên quan đến hoạt động lưu trữ này.
Các văn bản luật văn thư lưu trữ được Quốc hội Nước CHXHCN Việt Nam ban hành. Bắt buộc các tổ chức có liên quan cần thực hiện đúng luật định như đã đề ra.
2. Tổng hợp văn bản luật văn thư lưu trữ năm 2021 mới nhất hiện nay
Dưới đây là toàn bộ các văn bản luật, Nghị định, Thông tư có liên quan đến các hoạt động lưu trữ mà các đơn vị Giáo dục, Doanh nghiệp cần nắm:
2.1 Luật văn thư lưu trữ số 01/2011/QH13
Văn bản luật được ban hành bởi Quốc hội khóa XIII, được thông qua tại kỳ hợp số 2 và có hiệu lực thi hành tư 01/07/2012.
Luật quy định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cá nhân có các hoạt động lưu trữ, đào tạo nghiệp vụ lưu trữ, dịch lưu trữ, …
Văn bản luật bao gồm 3 phần, 7 chương và 42 điều khoản do Chủ Tịch Quốc Hội Nguyễn Sinh Hùng ký duyệt.
\>>> Xem văn bản luật tại đây
2.2 Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Nghị định được ban hành ngày 05/3/2020 về công tác văn thư lưu trữ với điểm nổi bật được quy định khi ký văn bản hành chính bằng giấy phải ký bằng mực xanh, không dùng các loại mực có tính chất dễ phai màu. Với các văn bản điện tử sẽ sử dụng chữ ký số.
Nghị định bao gồm 7 chương, 38 điều khoản do Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc phê duyệt.
\>>> Xem chi tiết nghị định tại đây
2.3 Các Nghị định hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP: Quy định về quản lý và sử dụng con dấu
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP: Sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 58/2011/NĐ-CP
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP: Quy định về công tác văn thư lưu trữ
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP: Sửa đổi bổ sung một số điều của NĐ 110/2004/NĐ-CP
2.4 Các thông tư quy định luật văn thư lưu trữ năm 2021
- Thông tư số 09/2007/TT-BNV: Quy định hướng dẫn sử dụng kho lưu trữ chuyên dụng
- Thông tư số 09 /2011/TT-BNV: Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV: Quy định về quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, quản lý tài liệu vào lưu trữ cơ quan
- Thông tư số 09/2013/TT-BNV: Quy định về việc chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thư lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV: Quy định hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức
- Thông tư số 16/2014/TT-BNV: Quy định về hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
Trên đây là danh sách tổng hợp đầy đủ các luật văn thư lưu trữ quan trọng cũng như những Nghị định về công tác văn thư có liên quan mà bất kỳ cơ quan, tổ chức nào đang thực hiện các hoạt động lưu trữ văn bản tài liệu cũng cần phải nắm được. Hy vọng những thông tin