Hóa đơn đầu vào kê khai thiếu xảy ra thường xuyên khi số lượng hàng hóa cần mua phục vụ sản xuất kinh doanh, hoạt động của văn phòng quá nhiều. Vậy nếu hóa đơn đầu vào kê khai thiếu kế toán cần lưu ý điều gì? dưới đây là những gợi ý mà kế toán không nên bỏ qua.
Lưu ý khi hóa đơn đầu vào kê khai thiếu.
1. Hóa đơn nào được coi là hóa đơn đầu vào
Trước khi tìm hiểu về hóa đơn đầu vào kê khai thiếu kế toán cần hiểu rõ bản chất của hóa đơn đầu vào. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh người ta chia hóa đơn làm hai loại là hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra. Bất kì doanh nghiệp nào cũng có hóa đơn đầu vào và đầu ra. Hóa đơn đầu là những dạng hóa đơn sử dụng vào mục đích mua sắm hàng hóa, vật tư, thanh toán dịch vụ,... phục vụ cho doanh nghiệp. Hóa đơn đầu vào thể hiện các khoản chi của doanh nghiệp, mà trên cơ sở đó để thực hiện hoạt động thống kê thu- chi của doanh nghiệp, lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Những chứng từ cần thiết với hóa đơn đầu vào:
- Hợp đồng mua, bán hàng hóa: trương hợp hợp đồng không ghi rõ danh mục các mặt hàng bán ra thì cần bổ sung phụ lục kèm theo ghi chi tiết danh mục hàng hóa mua vào.
- Phiếu nhập kho với hàng hóa mua vào.
- Phiếu thu, biên lai ghi lại số tiền giao dịch với khách hàng đối với các loại hàng hóa mua vào khác nhau.
- Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán.
Như vậy hóa đơn mà doanh nghiệp, đơn vị sử dụng vào mục đích mua sắm thể hiện các khoản chi của doanh nghiệp đều được coi là hóa đơn đầu vào. \>> Tham khảo: Hướng dẫn hạch toán hóa đơn đầu vào có chiết khấu thương mại.
2. Hóa đơn đầu vào kê khai thiếu cần lưu ý điều gì
Hóa đơn đầu vào kê khai thiếu sẽ ảnh hưởng đến rất nhiều vấn đề trong đó có kê khai thuế, mức khấu trừ thuế của doanh nghiệp, đảm bảo tính trung thực trong nghiệp vụ kế toán. Dưới đây là những lưu ý khi kê khai thiếu hóa đơn đầu vào.
2.1. Kê khai bổ sung hóa đơn đầu vào kê khai thiếu
Căn cứ theo Khoản 8, Điều 14, Thông tư số 219/2013/TT-BTC, Bộ Tài chính quy định kê khai với hóa đơn đầu vào như sau: “Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó, không phân biệt đã xuất dùng hay còn để trong kho. Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế GTGT đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.” Như vậy khi phát hiện kê khai thiếu hóa đơn đầu vào kế toán được kê khai bổ sung. Việc kê khai phải thực hiện trước khi cơ quan thuế hoặc các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.
2.2. Kê khai hóa đơn đầu vào sau khi cơ quan thuế hoặc các cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định kiểm tra thanh tra sẽ không được hoàn thuế
Theo hướng dẫn tại Công văn 414/TCT-KK ban hành ngày 30/01/2018 của Tổng cục thuế hướng dẫn, giải thích cụ thể trường hợp hóa đơn đầu vào kê khai thiếu sẽ phải thực hiện kê khai như sau:
- Thời điểm phát hiện hóa đơn bỏ sót kỳ nào thì kê khai, khấu trừ bổ sung tại kỳ tính thuế phát hiện hóa đơn bỏ sót. Kê khai bổ sung phải thực hiện trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định, kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.
Căn cứ tại điểm đ khoản 1 Điều 12 Luật Thuế giá trị gia tăng 2008 (được sửa đổi bởi khoản 6 Điều 1 Luật thuế giá trị gia tăng sửa đổi 2013) quy định:
Khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào
...
đ) Thuế giá trị gia tăng đầu vào phát sinh trong tháng nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của tháng đó. Trường hợp cơ sở kinh doanh phát hiện số thuế giá trị gia tăng đầu vào khi kê khai, khấu trừ bị sai sót thì được kê khai, khấu trừ bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.
Đồng thời, điểm g khoản 1 Điều 9 Nghị định 209/2013/NĐ-CP và khoản 8 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn thuế giá trị gia tăng đầu vào phát sinh trong kỳ nào được kê khai, khấu trừ khi xác định số thuế phải nộp của kỳ đó.
Bên cạnh đó, khoản 1 Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 quy định:
Khai bổ sung hồ sơ khai thuế
1. Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai, sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế có sai, sót nhưng trước khi cơ quan thuế, cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
...
Tại khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP hướng dẫn như sau:
Hồ sơ khai thuế
...
4. Người nộp thuế được nộp hồ sơ khai bổ sung cho từng hồ sơ khai thuế có sai, sót theo quy định tại Điều 47 Luật Quản lý thuế và theo mẫu quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Người nộp thuế khai bổ sung như sau:
a) Trường hợp khai bổ sung không làm thay đổi nghĩa vụ thuế thì chỉ phải nộp Bản giải trình khai bổ sung và các tài liệu có liên quan, không phải nộp Tờ khai bổ sung.
Trường hợp chưa nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm thì người nộp thuế khai bổ sung hồ sơ khai thuế của tháng, quý có sai, sót, đồng thời tổng hợp số liệu khai bổ sung vào hồ sơ khai quyết toán thuế năm.
Trường hợp đã nộp hồ sơ khai quyết toán thuế năm thì chỉ khai bổ sung hồ sơ khai quyết toán thuế năm; riêng trường hợp khai bổ sung tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân đối với tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thì đồng thời phải khai bổ sung tờ khai tháng, quý có sai, sót tương ứng.
b) Người nộp thuế khai bổ sung dẫn đến tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế đã được ngân sách nhà nước hoàn trả thì phải nộp đủ số tiền thuế phải nộp tăng thêm hoặc số tiền thuế đã được hoàn thừa và tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước (nếu có).
Trường hợp khai bổ sung chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ chuyển kỳ sau thì phải kê khai vào kỳ tính thuế hiện tại. Người nộp thuế chỉ được khai bổ sung tăng số thuế giá trị gia tăng đề nghị hoàn khi chưa nộp hồ sơ khai thuế của kỳ tính thuế tiếp theo và chưa nộp hồ sơ đề nghị hoàn thuế.
Như vậy, theo quy định nêu trên thì hồ sơ khai thuế có sai, sót thì kê khai vào tháng phát sinh (tức tháng mà hóa đơn được lập).
Tuy nhiên, trường hợp khai bổ sung chỉ làm tăng hoặc giảm số thuế giá trị gia tăng còn được khấu trừ chuyển kỳ sau thì phải kê khai vào kỳ tính thuế hiện tại.
Lưu ý: Trường hợp khai bổ sung không làm thay đổi nghĩa vụ thuế (ví dụ hoá đơn đầu vào của tài sản cố định mà thuế GTGT phải hạch toán vào nguyên giá như máy móc thiết bị) thì không phải nộp Tờ khai bổ sung.
Hóa đơn đầu vào bị bỏ sót thì kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn hay kê khai tại kỳ hiện tại?
Cơ quan thuế hướng dẫn kê khai hóa đơn đầu vào bị bỏ sót thế nào?
Căn cứ tại Công văn 2397/CTBNI-KKKTT năm 2023 tải, Cục thuế tỉnh Bắc Ninh hướng dẫn trường hợp công ty phát hiện hoá đơn đầu vào các tháng trước chưa kê khai thì Công ty được khai bổ sung hồ sơ khai thuế theo hướng dẫn tại Điều 47 Luật Quản lý thuế 2019 và khoản 4 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP cụ thể như sau:
- Kê khai bổ sung hóa đơn GTGT đầu vào bị bỏ sót tháng 9 năm 2022 vào tờ khai tháng 9 năm 2022;
- Kê khai bổ sung hóa đơn GTGT đầu vào bị bỏ sót tháng 12 năm 2022 vào tờ khai tháng 12 năm 2022;
- Kê khai bổ sung hóa đơn GTGT đầu vào bị bỏ sót tháng 1 năm 2023 vào tờ khai tháng 1 năm 2023.
Hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn đầu vào?
Để hạn chế bỏ sót hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp có thể tra cứu hóa đơn đầu vào theo các bước như sau:
Bước 1: Truy cập website //hoadondientu.gdt.gov.vn
Bước 2: Đăng nhập hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử bằng mã số thuế công ty và mật khẩu đã được cung cấp
Bước 3: Chọn mục [Tra cứu] => [Tra cứu hóa đơn]
Bước 4: Chọn [Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào]
Bước 5: Nhập dữ vào ô [Ngày lập hóa đơn] theo khoảng thời gian muốn tra cứu (Thời hạn tra cứu tối đa là 31 ngày, nếu muốn tra cứu của nhiều tháng thì phải tra cứu nhiều lần)
Bước 6: Sau đó chọn [Kết quả kiểm tra] - Tra cứu 2 mục trong kết quả kiểm tra: [Đã cấp mã hóa đơn] và [Tổng cục thuế đã nhận không mã] (để tra cứu được cả hóa đơn có mã và không mã của cơ quan thuế) => Tìm kiếm
Bước 7: Hệ thống sẽ trả về các hóa đơn đầu vào có mã/không mã của doanh nghiệp trong khoảng thời gian do bạn chọn.
Hóa đơn đầu vào từ năm trước chưa kê khai thì xử lý như thế nào?
Nếu có hóa đơn đầu vào từ năm trước chưa kê khai thì NNT có thể xử lý như sau: Kê khai bổ sung hóa đơn đầu vào bị bỏ sót trên phần mềm HTKK: NNT có thể kê khai bổ sung vào bất cứ thời điểm nào nhưng phải trước khi cơ quan thuế có quyết định kiểm tra tại trụ sở DN.4 thg 10, 2023nullHướng dẫn kê khai hoá đơn đầu vào bị bỏ sót mới nhấtwww.meinvoice.vn › Kiến thứcnull
Kê khai hóa đơn đầu vào để làm gì?
Hóa đơn đầu vào hay còn gọi là hóa đơn mua hàng thông thường thuật ngữ này được hiểu là chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trình hoạt động trong tổ chức.nullHóa đơn đầu vào là gì? 3 quy định về hóa đơn đầu vào HỢP LỆwww.meinvoice.vn › tin-tuc › hoa-don-dau-vaonull
Hủy hóa đơn điện tử khi nào?
(1) Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót. (2) Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước/trong khi cung cấp dịch vụ theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sau đó phát sinh việc hủy/chấm dứt việc cung cấp dịch vụ.nullKhi nào phải hủy hóa đơn điện tử? - Thư Viện Pháp Luậtthuvienphapluat.vn › phap-luatnull
Tại sao phải mua hóa đơn đầu vào?
Hóa đơn đầu vào là cơ sở để hạch toán các chi phí, giảm trừ thuế, và quyết toán thuế với cơ quan thuế Hóa đơn đầu vào giúp doanh nghiệp tính toán chi phí kinh doanh sản xuất để đưa ra những quyết định về giá bán, phân phối, thúc đẩy, truyền thông,...nullHóa đơn đầu vào gồm những gì? Phân biệt hóa đơn đầu vào và đầu raeinvoice.vn › tin-tuc › hoa-don-dau-vao-gom-nhung-gi-phan-biet-hoa-do...null