Cơ chế kiểm tra trong quản trị có mấy cách

1. Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra

Cơ sở để tiến hành kiểm tra thường là dựa vào kế hoạch. Do vậy, nó phải được thiết kế theo kế hoạch hoạt động tổ chức. Mặt khác, kiểm tra còn cần được thiết kế căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra.

Ví dụ như công tác kiểm tra các hoạt động và nội dung hoạt động của phó giám đốc tài chánh sẽ khác với công tác kiểm tra thành quả của một cửa hàng trưởng. Sự kiểm tra hoạt  động bán hàng cũng sẽ khác với sự kiểm tra bộ phận tài chánh. Một doanh nghiệp nhỏ đòi hỏi cách thức kiểm tra khác với sự kiểm tra các xí nghiệp lớn.

2.    Công việc kiểm tra phải được thiết kế theo đặc điểm cá nhân các nhà quản trị

Điều này sẽ giúp nhà quản trị nắm được những gì đang xảy ra, cho nên việc quan trọng là những thông tin thu thập được trong quá trình kiểm tra phải được nhà quản trị thông hiểu. Những thông tin hay những cách diễn đạt thông tin kiểm tra mà nhà quản trị không hiểu được, thì họ sẽ không thể sử dụng, và do đó sự kiểm tra sẽ không còn ý nghĩa.

3.    Sự kiểm tra phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu

Khi xác định rõ được mục đích của sự kiểm tra, chúng ta cần phải xác định nên kiểm tra ở đâu? Trên thực tế các nhà quản trị phải lựa chọn và xác định phạm vi cần kiểm tra. Nếu không xác định được chính xác khu vực trọng điểm, như kiểm tra trên một khu vực quá rộng, sẽ làm tốn kém thời gian, lãng phí về vật chất việc kiểm tra không đạt được hiệu quả cao.

Tuy nhiên, nếu chỉ đơn thuần dựa vào những chỗ khác biệt thì chưa đủ. Một số sai lệch so với tiêu chuẩn có ý nghĩa tương đối nhỏ, và một số khác có tầm quan trọng lớn hơn. Chẳng hạn, nhà quản trị cần phải lưu tâm nếu chi phí về lao động trong doanh nghiệp tăng 5% so với kế hoạch nhưng sẽ không đáng quan tâm lắm nếu chi phí về tiền điện thoại tăng 20% so với mức dự trù. Hậu quả là trong việc kiểm tra, nhà quản trị nên quan tâm đến những yếu tố có ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của doanh nghiệp, và những yếu tố đó được gọi là các điểm trọng yếu trong doanh nghiệp.

4.    Kiểm tra phải khách quan

Quá trình quản trị dĩ nhiên là bao gồm nhiều yếu tố chủ quan của nhà quản trị, nhưng việc xem xét các bộ phận cấp dưới có đang làm tốt công việc hay không, thì không phải là sự phán đoán chủ quan.

Nếu như thực hiện kiểm tra với những định kiến có sẵn sẽ không cho chúng ta được những nhận xét và đánh giá đúng mức về đối tượng được kiểm tra, kết quả kiểm tra sẽ bị sai lệch và sẽ làm cho tổ chức gặp phải những tổn thất lớn.

Vì vậy, kiểm tra cần phải được thực hiện với thái độ khách quan trong quá trình thực hiện nó. Đây là một yêu cầu rất cần thiết để đảm bảo kết quả và các kết luận kiểm tra được chính xác.

5.    Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp

Để cho việc kiểm tra có hiệu quả cao cần xây dựng một qui trình và các nguyên tắc kiểm tra phù hợp với nét văn hóa của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp phong cách lãnh đạo dân chủ, nhân viên được độc lập trong công việc, được phát huy sự sáng tạo của mình thì việc kiểm tra không nên thiết lập một cách trực tiếp và quá chặt chẽ. Ngược lại, nếu các nhân viên cấp dưới quen làm việc với các nhà quản trị có phong cách độc đoán, thường xuyên chỉ đạo chặt chẽ, chi tiết và nhân viên cấp dưới có tính ỷ lại, không có khả năng linh hoạt thì không thể áp dụng cách kiểm tra, trong đó nhấn mạnh đến sự tự giác hay tự điều chỉnh của mỗi người.

6.    Việc kiểm tra cần phải tiết kiệm và bảo đảm tính hiệu quả kinh tế

Mặc dù nguyên tắc này là đơn giản nhưng thường khó trong thực hành. Thông thường các nhà quản trị tốn kém rất nhiều cho công tác kiểm tra, nhưng kết quả thu hoạch được do việc kiểm tra lại không tương xứng.

7.Việc kiểm tra phải đưa đến hành động

Việc kiểm tra chỉ được coi là đúng đắn nếu những sai lệch so với kế hoạch được tiến hành điều chỉnh, thông qua việc làm lại kế hoạch, sắp xếp lại tổ chức; điều động và đào tạo lại nhân viên, hoặc thay đổi phong cách lãnh đạo. Nếu tiến hành kiểm tra, nhận ra cái sai lệch mà không thực hiện việc điều chỉnh, thì việc kiểm tra là hoàn toàn vô ích.

Kiểm tra là chức năng quản trị rất quan trọng, có liên quan mật thiết với các chức năng hoạch định, tổ chức nhân sự. Về cơ bản, kiểm tra là một hệ thống phản hồi, là bước sau cùng của tiến trình quản trị. Với quan niệm quản trị học hiện đại, vai trò của kiểm tra bao trùm toàn bộ tiến trình này.

MỤC LỤC1. Tổng quan về kiểm traKiểm tra là gì?Kiểm tra là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với tiêu chuẩn1.1.nhằm phát hiện sai lệch và nguyên nhân sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biệnpháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt-được mục tiêu của nó.1.2.Bản chất của kiểm traHệ thống phản hồi về kết quả hoạt động: thông thường cơ chế kiểm tra xâydựng theo nguyên tắc hệ thống phản hồi, các nhà quản trị tiến hành đolường kết quả thực tế, so sánh kết quả này với các tiêu chuẩn, xác định và-phân tích sai lệch và sau đó thực hiện những điều chỉnh cần thiết.Kiểm tra là hệ thống phản hồi dự báo: ngược lại với hệ thống phản hồi vềkết quả hoạt động, hệ thống này sẽ giám sát ngay từ đầu và quá trình đó đểkhẳng định xem đầu vào và cả quá trình đó có đảm bảo cho hệ thống thựchiện kế hoạch hay không. Nếu không thì đầu vào hoặc quá trình sẽ đượcthay đổi cho phù hợp.1.3.Mục đích của kiểm traCông tác kiểm tra phải đạt được những mục đích cơ bản sau:Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoạiQuản trị họcBảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổchứcBảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữuhiệu.Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tựquan trọng.Xác định và dự đoán những biến động và những chiều hướng chính.Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn chỉnhĐơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm.Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì quantrọng hay không cần thiết.Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến việc hoànthành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người.Nguyên tắc xây dựng cơ chế Kiểm traTrong quá trình xây dựng các hệ thống kiểm tra và tiến hành công tác1.4.kiểmtra cần tuân theo các nguyên tắc sau:- Kiểm tra phải có trọng điểm- Kiểm tra tại nơi xảy ra hoạt động và có kế hoạch rõ rang- Kiểm tra cần chú ý tới số lượng nhỏ các nguyên nhân- Bản thân người tự thực hiện hoạt động phải tự kiểm tra- Kiểm tra phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chứcvà căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm tra- Kiểm tra phải được thiết kế theo các đặc điểm cá nhân của nhà quản trị- Kiểm tra phải công khai, chính xác, khách quan- Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hóa của tổ chức- Kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm- Kiểm tra phải đưa đến hành động- Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt đa dạng.Nhưng trong tác phẩm “ Những vấn đề cốt yếu của quản lý” của Koontz &Ó Donnell đã chỉ ra 7 nguyên tắc định hướng cho việc xây dựng cơ chếKiểm tra:- Căn cứ kế hoạch hoạt động và theo cấp bậc của đối tượng kiểm tra- Dựa theo yêu cầu của nhà quản trị- Thực hiện tại những khâu trọng yếuPage 2 of 16Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại-Phải khách quanPhù hợp với bầu không khí của tổ chứcTiết kiệm, công việc kiểm tra tương xứng với chi-phíKiểm tra phải đưa đến hành độngQuản trị học2. Tại sao phải kiểm tra?Kiểm tra là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản trị.Kiểm tra thẩm định tính đúng sai của đường lối chiến lược, kế hoạch,chương trình và dự án, tính tối ưu hóa của cơ cấu tổ chức quản trị, tínhphù hợp của các phương pháp mà cán bộ quản trị đã và đang sử dụng đểđưa doanh nghiệp tiến tới mục tiêu của mình. Như vậy các vai trò cơ bảncủa chức năng kiểm tra như:- Chức năng kiểm tra giúp các nhà quản lý đảm bảo cho kế hoạch đượcthực hiện với hiệu quả cao thông qua việc xác định lại các nguồn lựccủa tổ chức (ở đâu, ai sử dụng, sử dụng như thế nào) để từ đó sử dụng-hiệu quả hơn những nguồn lực này.Kiểm tra giúp các nhà quản lý đánh giá mức độ thực hiện kế hoạch, tìm-kiếm nguyên nhân và biện pháp khắc phục.Kiểm tra giúp các nhà quản lý kịp thời ra các quyết định cần thiết đểđảm bảo thực thi quyền lực quản lý và hoàn thành các mục tiêu đã đề-ra.Ngoài ra chức năng kiểm tra còn giúp tổ chức theo sát và ứng phó vớisự thay đổi của môi trường.3. Tiến trình kiểm traQuy trình gồm 6 bước:Xác định đối tượng kiểm tra- Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra- Đo lường kết quả đạt được- So sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm traLàm rõ những sai lệch- Tiến hành điều chỉnh.Page 3 of 16Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoạiQuản trị họcXác định đối tượng kiểm traXác định đối tượng kiểm tra thể hiện qua các hình3.1.thức kiểm tra:Kiểm tra chiến lược: đánh giá mức độ hiệu quảcủa chiến lược thường được thực hiện trong quá trình xây dựng vàthực hiện chiến lược.Kiểm tra quản lý: là quá trình kiểm tra hoạt động của các bộ phận-chức năng, nghiệp vụ, nhằm thúc đẩy các bộ phận này hoàn thànhcác mục tiêu chiến lược và mục tiêu bộ phận. Loại kiểm tra này phổbiến nhất là việc kiểm kê sổ sách, thu chi các phòng ban...Kiểm tra tác nghiệp: là việc kiểm tra mức độ hoàn thành nhiệm vụ-của các nhân viên, thuộc cấp nhằm xác định những thành tích cánhân, tìm ra những người mẫu điển hình cho doanh nghiệp.Nội dung kiểm tra được đề ra:- Thành lập bộ phận tiến hành kiểm tra ( bao nhiêu nguocwf, bao nhiêu-đơn vị tham gia)Thời gian va không gian kiểm traXác định phương thức kiểm tra ( kiểm tra gián tiếp hay trực tiếp, kiểm-tra thực tế hay qua sổ sách…)Các yếu tố kiểm tra (bao gồm định tính và định lượng)Chi phí kiểm traThời hạn hoàn thành công tác kiểm traBáo cáo quá trình kiểm tra, kết quả kiểm tra, các nhận định và đề xuấtcủa bộ phận kiểm tra.3.2.Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm traKiểm tra là quá trình nhà quản lý tiến hành đo lường kết quả thực hiện kếhoạch để đối chiếu với mục tiêu đã đề ra trong kế hoạch, bởi vậy bước đầutiên trong quy trình kiểm tra là xác định các tiêu chuẩn.Tiêu chuẩn là các chỉ tiêu thực hiện kế hoạch có thể biểu thị dưới dạngđịnh tính hay định hình, là những chỉ tiêu của nhiệm vụ cần được thựchiện.Page 4 of 16Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoạiQuản trị họcTiêu chuẩn kiểm tra là những điểm được lựa chọn màtại đó người ta đặt các phép đo để đánh giá việc thựchiện kế hoạch.Tiêu chuẩn kiểm tra có ý nghĩa quan trọng đối vớihiệu quả của công tác kiểm tra: tiêu chuẩn không phù hợp sẽ phản ánhkhông chính xác thực tế và ngược lại, nếu phù hợp thì việc đo lường sẽthuận lợi và kết quả phản ánh đúng quá trình thực hiện kế hoạch.Nếu nhà quản trị biết xác định tiêu chuẩn một cách thích hợp thì sự việcđánh giá kết quả thực hiện công việc tương đối dễ dàng.Một số yêu cầu khi đề ra tiêu chuẩn:- Phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp- Luôn luôn có nhiều yếu tố phụ tham gia- Xác định một số tiêu chuẩn kiểm tra định lượng- Tiêu chuẩn kiểm tra phải mang tính bao trùm- Mỗi tiêu chuẩn kiểm tra đều có một định mức riêng phù hợp- Dễ dàng cho việc đo lường3.3.Đo lường kết quả đạt đượcTrong việc định lượng kết quả hoạt động, vấn đề hết sức quan trọng làphải kịp thời nắm bắt được các thông tin thích hợp. Do đó, nhiệm vụ củanhà quản trị là phải xác định cụ thể những thông tin nào thực sự cần thiếtđể định lượng và đánh giá kết quả cao.Các yêu cầu khi đo lường kết quả:- Phải căn cứ vào các tiêu chuẩn đặt ra để đánh giá kết quả- Kiểm tra các khu vực hoạt động thiết yếu và các điểm thuyết yếu trêncơ sở nội dung đã được xác định- Phải đảm bảo tính khách quan trọng đo lường- Đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp và cá nhân, bộ phận.3.4.So sánh kết quả với tiêu chuẩn kiểm traTrong quá trình so sánh, các nhà quản lý có thể phát hiện ra các sai lệchgiữa kết quả đo lường với các tiêu chuẩn đã đặt ra để đánh giá.Nếu kết quả thực tế phù hợp với tiêu chuẩn, nhà quản trị có thể kết luậnmọi việc vẫn diễn ra theo đúng kế hoạch và không cần điều chỉnh.Page 5 of 16Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoạiQuản trị họcNếu kết quả không phù hợp với tiêu chuẩn thì nhàquản trị phải tìm ra nguyên nhân và tiến hành điềuchỉnh ngay.3.5.Làm rõ những sai lệch:Làm rõ những sai lệch chính là đi tìm những nguyên nhân gây ra nhữngsai lệch đó. Nếu không tìm được những nguyên nhân gây ra sai lệch, nhàquản trị phải tiến hành khảo sát sâu hơn, bằng cách đặt thêm các câu hỏicó liên quan:- Những tiêu chuẩn có phù hợp với những mục tiêu và chiến lược đề ra-hay không?Những mục tiêu và tiêu chuẩn tương ứng còn phù hợp với tình hình-hiện thời không?Những chiến lược để hoàn thành mục tiêu có còn thích hợp với tìnhhình hiện nay không?- Những hoạt động có thích hợp để đạt tiêu chuẩn hay không?Khi trả lời những câu hỏi này, ta sẽ tìm được những sai lệch trong quátrình thực hiện. Nếu đó là sai lệch xấu, nguyên nhân do khách quan và nếulà sai lệch tốt thì nó vẫn gây hại cho doanh nghiệp nguyên nhân dễ tìmhơn sai lệch xấu.3.6.Tiến hành điều chỉnhĐiều chỉnh các sai lệch có thể coi là mục đích của việc kiểm tra vì điềunày đảm bảo cho việc hoàn thành được các mục tiêu và kế hoạch đã đề ra.Sau khi tìm ra nguyên nhân cuả các sai lệch, các nhà quản trị phải tìmhướng khắc phục, có thể điều chỉnh các sai lệch bằng nhiều cách như:- Sử dụng các chức năng khác của quản lý như phân công lại công việc,tổ chức lại cơ cấu quản lý, nhân sự, đào tạo lại nhân viên, thay đổi-phong cách lãnh đạo,... để gia tăng hiệu quả của công việc.Xem xét lại kế hoạch, điều chỉnh kế hoạch hoặc sửa đổi các mục tiêu,tiêu chuẩn đã đề ra trước đó.Điều chỉnh là cẩn thiết nhưng cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:- Chỉ điều chỉnh khi thực sự cần- Điều chỉnh đúng mức độ, tránh gây tác động xấuPage 6 of 16Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại-Quản trị họcPhải tính đến hậu quả sau khi điều chỉnhTránh bỏ lỡ thời cơ, tránh bảo thủTùy điều kiện mà sử dựng phương pháp điều chỉnhcho hợp lý.Nhận định, đánh giá và rút kinh nghiệm: Trước khi kết thúc quá trình kiểmtra, nhà quản trị thường có những nhận định, đánh giá tổng hợp về các vấnđề như:- Trình bày quá trình kiểm tra đối tượng- Trình bày tổng quát quá trình hoạt động của đối tượng được kiểm tra- Những mặt ưu điểm của đối tượng trong hoạt động- Trình bày và phân tích những sai phạm quá giới hạn cho phép của đốitượng, nếu có- Những biện pháp khắc phục, điều chỉnh.Ủy quyền kiểm tra: trong trường hợp người quản trị không thể trực tiếpthực hiện việc kiểm tra, cần ủy quyền cho người khác trên nguyên tắc đảmbảo tương xứng giữa trách nhiệm với quyền hạn được giao.Trong quá trình kiểm tra cần chú ý them các vấn đề:- Thời điểm và thời hạn kiểm tra: xác định thời gian & thời hạn hợp lý sẽgiúp phát hiện thêm các sai lệch, giảm tổn thất và tạo môi trường ổn-định cho hoạt động của doanh nghiệp.Quy định người có trách nghiệm kiểm tra và người có trách nhiệm xửlý các kết quả kiểm tra.4. Cách thức kiểm traCác hình thức kiểm tra rất đa dạng và có thể được phân loại theo nhiềutiêu chí khác nhau như quá trình lao động,theo mức độ tổng quát của nộidung kiểm tra, theo chủ thể tiến hành kiểm tra.4.1.Theo quá trình hoạt động4.1.1. Kiểm tra lường trướcKhái niệm: Kiểm tra lường trước là loại kiểm tra được tiến hành trước khihoạt động thực sự. Kiểm tra lường trước theo tên gọi của nó là tiên liệucác vấn đề có thể phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước.Chẳng hạn, phòng bệnh hơn chữa bệnh là một cách kiểm tra lường trước.Page 7 of 16Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoạiQuản trị họcCác nhà quản trị học hiện đại rất chú trọng đến loạihình kiểm tra này. Harold Koontz phân tích rằng thờigian trễ nãi trong quá trình kiểm tra quản trị chỉ rarằng công việc kiểm tra cần phải hướng về phía tương lai nếu như nó cầncó hiệu quả.Mục đích:- Nắm chắc những vấn đề nảy sinh nếu ko tác động kịp thời- Thông qua những dự đoán cẩn thận và được lập lại khi có những thôngtin mới sau đó đối chiếu kế hoạch đồng thời thực hiện những thay đổivề chương trình để dự đoán tốt hơn.4.1.2. Kiểm tra đồng thờiKhái niệm: là loại kiểm tra được tiến hành trong hoạt động đang diễn ra đểđảm bảo rằng các hoạt động đó đều hướng tới các mục tiêu đề ra.Hình thức kiểm tra đồng thời thông dụng nhất là giám sát trực tiếp (directsupervision) .Khi một nhà quản lí quan sát trực tiếp các hoạt động củanhân viên dưới quyền, nhà quản lí đó có thể đánh giá kết quả công việccủa nhân viên đồng thời điều chỉnh gay gắt nếu có.Ví dụ, hầu hết các máy vi tính đều có thể báo cho ta biết ngay khi mộtphép tính hay một thuật toán vượt ngoài khả năng thực hiện hoặc cho tabiết nhập liệu là sai. Máy tính sẽ từ chối thực hiện lệnh của ta và báo chota biết tại sao lệnh đó sai.4.1.3. Kiểm tra phản hồiKhái niệm: Kiểm tra phản hồi là loại kiểm tra được thực hiện sau khi hoạtđộng đã xảy ra....Nhược điểm chính của loại kiểm tra này là độ trễ về thời gian thường khálớn từ lúc sự cố thật sự xảy ra và đến lúc phát hiện sai sót hoặc sai lệch củakết quả đo lường căn cứ vào tiêu chuẩn hay kế hoạch đã đề ra. Ví dụ nhưkết quả kiểm toán phát hiện vào tháng 12 công ty đã thua lỗ vào tháng 10do những hành động sai lầm từ tháng 7 của cấp quản trị công ty đó.Page 8 of 16Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoạiQuản trị họcƯu điểm của loại kiểm tra này so với kiểm tra lườngtrước và kiểm tra đồng thời là:- Cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà quản lý để-cải tiến chất lượng lập kế hoạch.Cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhân viên để nâng cao chấtlượng các hoạt động của mình từ đó giúp cải tiến động cơ thúc đẩynhân viên làm việc tốt hơn.4.2.Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra4.2.1. Kiểm tra toàn bộLà đánh giá thực hiện mục tiêu ,kế hoạch của DN một cách tổng thể.4.2.2. Kiểm tra bộ phậnLà kiểm tra đối với từng lĩnh vực, bộ phận phân hệ cụ thể của doanhnghiệpKiểm tra cá nhânLà kiểm tra đối với những con người cụ thể trong DN.4.3.Theo tần suất của các cuộc kiểm tra4.3.1. Kiểm tra đột xuấtLà kiểm tra không báo trước.4.3.2. Kiểm tra định kìLà kiểm tra được thực hiện theo kế hoạch đã định trong từng thời gian vàtập trung vào một số chức năng quản trị.4.3.3. Kiểm tra liên tụcLà kiểm tra thường xuyên trong mọi thời điểm với mọi cấp ,mọikhâu,mọi đối tượng,mọi nội dung kiểm tra.4.4.Theo mối quan hệ giữa chủ thể với đối tượng kiểm tra4.4.1. Kiểm traLà hoạt động kiểm tra của lãnh đạo của doanh nghiệp và cán bộ chuyênnghiệp đối với quản lí.4.4.2. Tự kiểm traLà việc phát triển những nhà quản trị và nhân viên có năng lực và ý thức4.2.3.kỷ luật cao; có khả năng giám sát bản thân; áp dụng thành thạo các kỹnăng để hoàn thành mục tiêu với hiệu quả cao.4.5.Các công cụ kiểm tra4.5.1. Các công cụ kiểm tra truyền thống- Các dữ liệu thốngPage 9 of 16Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại-Quản trị họcCác bản báo các tài chínhNgân quỹCác báo cáo và phân tích chuyên môn4.5.2. Các công cụ kiểm tra hiện đạiPhương pháp đánh giá và kiểm tra chương trìnhLập ngân quỹ theo chương trình mục tiêuCác phương tiện kiểm tra:điện thoại, fax, máy tính, công cụ theo dõ đólường…5. Vận dụng chức năng kiểm tra tại các doanh nghiệp:5.1.Vận dụng chức năng kiểm tra trong Tuyển dụng nhân sự củacác doanh nghiệp5.1.1. Xác định đối tượng kiểm tra:Ở mỗi lĩnh vực yêu cầu đối tượng tuyển dụng nhân viên khác nhau.Ví dụ: như đối tượng nhân viên kế toán khác với đối tượng nhân viênkinh doanh, nên các doanh nghiệp phải kiểm tra và chọn nhân viên cho-công ty mình phù hợp với bộ phận cần tuyển dụng.5.1.2. Tiêu chuẩn:• Nhân viên kế toán:Có năng lực chuyên môn cao: dễ nhìn thấy nhật qua bằng tốt nghiệpđại học, cao đẳng chuyên ngành tài chính kế toán, có khả năng lập báo-cáo và trình bày kế toán, khản năng thống kê, phân tích tài chính…Cẩn thận, trung thực.Chịu được áp lực công việc cao, biết cách quản lý thời gian.Khả năng giao tiếp ứng xử tốt.• Nhân viên kinh doanh:Có khả năng giao tiếp tốt, có kỹ năng thuyết phụcGây thiện cảmĐộc lập trong công việc.Dễ tiếp cận.Hành động nhanh nhẹn, linh hoạt.Thành thạo5.1.3. Đo lường kết quả đạt được:Trong quá trình làm việc, nhà quản lý sẽ quan sát các nhân viên mớithử việc, quan sát về các khía cạnh giao tiếp ứng xử, năng lực, sự năngPage 10 of 16Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoạiQuản trị họcđộng, thái độ trong công việc cũng tính trung thực-của nhân viên qua các bài kiểm tra nhỏ…5.1.4. So sánh với tiêu chuẩn:Sau khi quan sát một thời gian, nhà quản trị sẽ lấynhững gì mình quan sát được từ người nhân viên đó đối chiếu với các-tiêu chuẩn đề ra trước khi tuyển dụng.Đối chiếu về các mặt như:• Cách giao tiếp ứng xử có tốt không?• Người đó có trung thực không?• Về năng lực làm việc sẽ đối chiếu qua năng suất, kết quả, doanh số•của công ty, có thể là sẽ tăng hoặc giảm.Ngoài ra, các nhà quản lý cũngđánh giá tiêu chuẩn Tiếng Anh và tinhọc trong thời buổi hội nhập và công nghệ phát triển hiện nay.5.1.5. Xác• Sau khiđịnh nguyên nhân:đối chiếu kết quả quan sát được với tiêu chuẩn có thể sẽkhông hoặc có nhiều khuyết điểm ở người nhân viên đó.Nếu người đó đạt tiêu chẩn đề ra thì chắc chắn nhà quản trị sẽ nhậnlàm nhân viên chính thức.Nhưng nếu người đó có nhiều “khoảng cách” so với tiêu chuẩn đềra thì phải tìm ngay nguyên nhân.Cụ thể như nếu năng suất làm việc không cao thì có thể do công tychưa tạo điều kiện thuận lợi để làm việc hoặc người này hoàn toànkhông có năng lực. Và nếu giao tiếp không được tốt thì nguyênnhân là chưa quen với môi trường mới hoặc không có kỹ năng giaotiếp….và còn rất nhiều nguyên nhân khác.Các nhà quản trị phải sáng suốt , xem xét mọi khía cạnh để tìm ranguyên nhân.5.1.6. Giải pháp:Có rất nhiều giải pháp như:• Đặt tiêu chuẩn anh văn tin học lên hang đầu trong lần tuyển sau.Page 11 of 16Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoại•Có thể yêu cầu bổ sung kỹ năng giao tiếp, tin•học hay anh văn…Tạo đều kiện thuận lợi, giúp nhân viên đó phát••Quản trị họchuy được hết khả năng của mình.…Và giải pháp cuối cùng là có thể nhắc nhở, kỷ luật hay buộc thôiviệc.5.2.Hoạt động kiểm soát chất lượng sữa tươi nguyên liệu (STNL)của VinamilkVinamilk là tên gọi tắt của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vietnam DairyProducts Joint Stock Company) một công ty sản xuất, kinh doanh sữa và các sảnphẩm từ sữa cũng như thiết bị máy móc liên quan tại Việt Nam.Vị thế vững chắccủa Vinamilk ngày hôm nay có phần đóng góp không nhỏ của bà Mai Kiều Liên.Bà là lãnh đạo Vinamilk và là một trong 2 nữ doanh nhân của Việt Namđược Forbes bình chọn là doanh nhân quyền lực nhất Châu Á. Bà là người ranhững quyết định kịp thời như đầu tư vùng nguyên liệu từ sớm, tiến hành tái cấutrúc công ty và đặt mục tiêu sẽ đưa Vinamilk lọt vào top 50 doanh nghiệp sảnxuất sữa lớn nhất thế giới trong 5 năm tới với doanh thu 3 tỷ USD.Sản phẩm của Vinamilk rất đa dạng, để người tiêu dung tin dung sản phẩm mìnhthì Vinamilk đã đề cao chất lượng sản phẩm của mình lê hàng đầu. Để làm đượcđiều đó lãnh đạo công ty đã quyết định kiểm soát chất lượng sữa tươi nguyênliệu ngay từ trang trại cho đến nhà máy. Các tiêu chuẩn về chất lượng củaVinamilk đề ra rất khắt khe nhằm “bảo đảm chất lượng sản phẩm cao nhất chongười tiêu dùng”Quá trình kiểm tra được tiến hành như sau:B1: Xác định đối tượng kiểm tra:Page 12 of 16Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoạiQuản trị họcMục tiêu là kiểm soát chất lượng STNL của công ty trongsuốt quá trình từ thu mua sữa tới khi vận chuyển tới nhàmáy để chuẩn bị chế biến.B2: Xây dựng các tiêu chuẩnĐối với STNL cần đạt các chỉ tiêu cụ thể về chất lượng, STNL phải đảm bảo:+ Các chỉ tiêu cảm quan:- Màu sắc đặc trưng của sản phẩm- Mùi, vị của sản phẩm, không có mùi, vị lạ- Trạng thái là dịch thể đồng nhất+ chi tiêu lý hóa- Hàm lượng chất khô, không nhỏ hơn 11,5%- Hàm lượng chất béo, không nhỏ hơn 3,2%- Tỷ trọng của sữa ở 20oC, không nhỏ hơn 1,027g/ml- Độ axit chuẩn độ, tính theo axit lactic 0,13 đến 0,16-Điểm đóng băng 0C từ -0,51 đến - 0,58-Tạp chất lạ nhìn thấy bằng mắt thường Không được cóCác chỉ tiêu, giới hạn và phương pháp kiểm nghiệm tuẩn theo các tiêu chuẩnquốc tệ như tiêu chuẩn của FAO (Tổ Chức Lương Thục và Nông Nghiệp ThếGiới) FDA (Cục Thực Phẩm và Dược Phẩm Hoa Kỳ),. .Bện cạnh đó, STNL cònđược kiểm tra định kỳ bởi cơ quan thứ ba để chứng minh sự phù hợp với tiêuchuẩn chất lượng và ATTP.B3,4,5: Đo lường, so sánh với tiêu chuẩn và xác định nguyên nhân:Tại các trang trại chăn nuôi, sữa bò nguyên liệu sau khi vắt ra luôn được nhanhchóng đưa đến hệ thống bảo quản lạnh trong vòng một giờ trong nhiệt độ 4oC.Page 13 of 16Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoạiQuản trị họcSau đó, để đánh giá chất lượng sữa, Vinamilk áp dụng đánhgiá dựa trên ba chỉ tiêu chính là tỷ lệ chất khô, béo, vi sinh.Sữa tươi từ hộ chăn nuôi bò sữa sau khi vắt được nhanhchóng đưa đến các trạm trung chuyển sữa tươi nguyên liệu (trạm trung chuyển).Tại trạm trung chuyển, cán bộ kiểm tra chất lượng sản phẩm của nhà máy sẽ tiếnhành các thử nghiệm phân tích độ tủa (bằng cồn chuẩn 75o), cảm quan mùi vị,chỉ tiêu vi sinh (theo dõi bằng thời gian mất màu xanh metylen), lên men lactic(để phát hiện dư lượng kháng sinh).Sữa đạt yêu cầu sẽ được lấy mẫu và cho vào bồn bảo quản lạnh tại trạm trungchuyển. Các mẫu sữa được mã hóa bằng ký hiệu và được niêm phong trước khichuyển về phòng thí nghiệm của nhà máy để phân tích các chỉ tiêu chất khô, tỷ lệbéo, độ đạm, độ đường (nhằm phát hiện các trường hợp hộ pha đường vào trongsữa), điểm đóng băng (nhằm phát hiện các trường hợp hộ dân pha nước vàotrong sữa).Sau khi sữa bò tươi nguyên liệu đã được làm lạnh xuống nhỏ hơn hoặc bằng 4oC,sữa sẽ được các xe bồn chuyên dụng tới để tiếp nhận và vận chuyển về nhà máy.Các trạm trung chuyển phải cử đại diện áp tải theo xe nhằm đảm bảo tuyệt đối antoàn về số lượng và chất lượng sữa trong quá trình vận chuyển. Xe bồn chuyêndụng phải được kiểm tra định kỳ và đột xuất, luôn đảm bảo điều kiện để khi vậnchuyển sữa về nhà máy, nhiệt độ sữa nhỏ hơn 6oC.Khi xe về nhà máy, nhân viên QA của nhà máy lấy mẫu, niêm yết sữa và tiếnhành các kiểm tra chất lượng ở phòng thí nghiệm: đun sôi để đại diện trạm trungchuyển uống cảm quan 200 ml; thử cồn; lên men lactic, kháng sinh, độ acid, độkhô, độ béo…. Sữa đủ điều kiện tiếp nhận mới được cân và bơm vào bồn chứa.Page 14 of 16Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoạiQuản trị họcB6: Điều chình và giải pháp:Nếu có nhưng sai lệch về tiêu chuẩn và chất lượng STNLđều được điều chỉnh và xử lý.+ Sữa có váng, mùi vị lạ đều loại bỏ và gửi lại các hộ.+ Trong sữa có chất lạ (đường, nước,...) nếu chưa nghiêm trọng thì sẽ nhắc nhở,ngược lại sẽ trả lại.+ Nhiệt độ, chất lương các bồn chứa, các xe vận chuyển không đảm bảo bướcđầu nhắc nhở chỉnh sửa, vi phạm nhiều sẽ kỉ luật.+ Các chỉ tiêu kiểm tra(tỷ lệ béo, độ đạm, độ đường,....) vượt quá mức cho phépcũng sẽ trả lại.Page 15 of 16Trường Cao đẳng Kinh tế Đối ngoạiQuản trị họcNhận xét của GVHD:………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………………….Page 16 of 16