Trong suốt nhiều năm, tuyển sinh đầu cấp đã trở thành một vấn đề đau đầu của các cấp quản lý, của phụ huynh học sinh cả nước. Quá trình tuyển sinh theo phương pháp truyền thống trước đây cho thấy rất nhiều bất cập bao gồm: Thời gian tuyển sinh phải kéo dài trong nhiều tháng, phải trải qua nhiều công đoạn như nhận hồ sơ giấy, kiểm tra, phân loại hồ sơ, ra thông báo,… tất cả đều được thực hiện hoàn toàn thủ công gây lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc, chưa kể đến những sai sót có thể diễn ra trong suốt quá trình này.
Cảnh phụ huynh phải xếp hàng dài chờ đợi từ nửa đêm, thậm chí “đạp đổ cổng trường” để lấy số thứ tự, nộp hồ sơ cho con em mình đã gây ra không ít tranh cãi trong dư luận. Không chỉ phụ huynh học sinh, các cấp quản lý giáo dục cũng đau đầu không ít khi phải kiểm soát, giải quyết lượng thông tin tuyển sinh với những báo cáo thống kê khổng lồ….
Nhu cầu đổi mới công tác tuyển sinh đầu cấp cần phải được thay đổi, phải được số hóa để giảm bớt gánh nặng cho ngành giáo dục, đồng thời phù hợp với chiến lược số hóa Quốc gia đang được triển khai mạnh mẽ ở tất cả các lĩnh vực. Đặc biệt, trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 vẫn còn những diễn biến phức tạp trên toàn cầu, nhu cầu này cần được giải quyết tức thời và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Nhận thức rõ vai trò và sứ mệnh đồng hành cùng ngành giáo dục, trong nhiều năm qua, VNPT đã không ngừng nâng cấp, mở rộng hệ sinh thái vnEdu để đáp ứng đa dạng nhu cầu của cả học sinh, giáo viên và nhà trường. Một trong số đó chính là hệ thống Tuyển sinh đầu cấp (vnEdu Enrollment).
Được VNPT nghiên cứu, đầu tư và phát triển bài bản với đội ngũ cố vấn cấp cao trong lĩnh vực giáo dục và các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ tại Việt Nam, hệ thống tuyển sinh đầu cấp vnEdu Enrollment đã nhanh chóng chứng minh được những ưu điểm vượt trội, giúp giải quyết những khó khăn, vướng mắc đối với ngành giáo dục ở khâu đầu vào đặc biệt quan trọng này.
Ứng dụng được xây dựng nhằm tin học hoá quá trình nộp và nhận hồ sơ tuyển sinh đầu cấp của các trường học, hỗ trợ nhà trường và các cơ sở giáo dục quản lý hồ sơ, cung cấp số liệu liên quan tới công tác tuyển sinh một cách dễ dàng và nhanh chóng.
vnEdu Enrollment được ứng dụng mô hình điện toán đám mây SaaS tiên tiến nhất hiện nay, chỉ với vài thao tác click chuột, nhà trường đã có thể dễ dàng tự khởi tạo một site riêng cho quá trình tuyển sinh của mình mà không cần đầu tư hạ tầng máy chủ, thiết bị mạng hay nhân lực vận hành.
So với các phương thức truyền thống trước đây, vnEdu Enrollment đáp ứng được đa dạng yêu cầu nghiệp vụ tuyển sinh khác nhau của các trường học và phù hợp với yêu cầu từng địa phương trên cả nước như quá trình nộp hồ sơ online, nộp hồ sơ tại trường, tra cứu và nộp hồ sơ bằng mã QR code,…
Việc sử dụng vnEdu Enrollment cũng giúp việc thống kê báo cáo diễn ra nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng các chuẩn báo cáo của Sở/ phòng và các trường học. Giải pháp góp phần thay thế hoàn toàn hồ sơ giấy, số hóa quá trình tuyển sinh, giảm thiểu thời gian, công sức đi lại nộp hồ sơ và nhận kết quả của phụ huynh, đồng thời tăng tính chuyên nghiệp, hiệu quả trong công việc của đội ngũ giáo viên, góp phần minh bạch hoá quá trình tuyển sinh của các trường.
Được xây dựng và phát triển từ năm 2019, tính đến nay đã có 20/63 tỉnh thành phố đang chính thức sử dụng dịch vụ tuyển sinh đầu cấp của VNPT với khoảng 4.500 cơ sở giáo dục, giúp 360.000 phụ huynh học sinh tiết kiệm thời gian, chi phí. Cơ sở dữ liệu tuyển sinh đầu cấp của vnEdu Enrollment cũng chính là một tiền đề quan trọng cho việc chuẩn hoá dữ liệu, xây dựng cơ sở dữ liệu của ngành, tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của nền giáo dục Việt Nam.
Đầu tư cho giáo dục là đầu tư cho tương lai của chính mình Là một phần quan trọng trong hệ sinh thái giáo dục vnEdu đươc VNPT phát triển suốt nhiều năm qua, vnEdu Enrollment hiện vẫn đang tiếp tục được đầu tư, cải tiến theo hướng tối ưu nhất trải nghiệm của người dùng là phụ huynh học sinh, sinh viên và nhà trường, các cấp quản lý sở, ngành… Theo VNPT, trong thời gian tới, không chỉ vnEdu Enrollment, Tập đoàn sẽ tiếp tục đầu tư mạnh cho các sản phẩm số hóa ngành giáo dục, đa dạng hơn hệ sinh thái vnEdu. “Không đặt mục tiêu lợi nhuận lên hàng đầu, với VnEdu, chúng tôi xác định rõ, sự nghiệp trồng người mới là yếu tố quan trọng bậc nhất đối với mỗi quốc gia. Việc đầu tư cho giáo dục vừa là trách nhiệm của chúng tôi, cũng là mong muốn góp phần vào việc tạo nên những nhân tài cho tương lai và cho cả chính VNPT nữa”, đại diện VNPT cho biết. Với vai trò tiên phong trong dẫn dắt chuyển đổi số quốc gia, tập đoàn VNPT đã đầu tư mạnh mẽ và tiên phong đi đầu trong xây dựng, cung cấp hệ sinh thái giáo dục số vnEdu 4.0 với nhiều tính năng ưu việt, hiện đại, góp phần thúc đẩy chuyển đổi ngành số giáo dục tại Việt Nam.
Trong nhiều năm qua, việc sử dụng cách thức tuyển sinh truyền thống đã khiến nhiều trường rơi vào khó khăn, ảnh hưởng đến chỉ tiêu tuyển sinh hàng năm và vấn đề tài chính, đào tạo của nhà trường. Một số khó khăn chính có thể kể đến như:
+ Quy mô tuyển sinh bị hạn hẹp: Nguồn tuyển sinh theo cách thức truyền thống vẫn khiến nhiều trường chỉ tiếp cận được một số nguồn nhất định, dẫn tới quy mô tuyển sinh không được rộng mở, khó tiếp cận được nhiều nguồn tuyển sinh tiềm năng, phù hợp;
+ Khó chủ động trong công tác quản lý: Việc không có một hệ thống tuyển sinh trực tuyến thông minh khiến lãnh đạo các nhà trường gặp vướng mắc trong việc sắp xếp danh sách một cách hợp lý, khó đánh giá được kết quả làm việc của đội ngũ nhân sự trong quá trình thực hiện công tác tuyển sinh,...
+ Tốn nhiều chi phí, thời gian đi lại: Tuyển sinh theo cách thức truyền thống khiến đội ngũ tuyển sinh của trường phải di chuyển đi lại nhiều cơ sở, nhiều khu vực, địa phương,..., dù tốn nhiều thời gian và chi phí nhưng cuối cùng kết quả lại không mấy khả quan.
Những khó khăn, vướng mắc như vậy đòi hỏi các trường phải có một hệ thống tuyển sinh trực tuyến thông minh với khả năng vượt trội về công nghệ. Một trong những hệ thống tuyển sinh đang được nhiều cơ sở giáo dục đào tạo lựa chọn hiện nay là Hệ thống tuyển sinh ERP của Công ty Cổ phần ADT quốc tế.
Hệ thống ERP – Giải pháp thông minh cho quá trình tuyển sinh
Hệ thống ERP tuyển sinh (Enterprise Resource Planning- quản lý toàn diện nguồn lực doanh nghiệp) được điều chỉnh thiết kế một cách đặc biệt để quản lý quá trình tuyển sinh trong các trường học. Đây là một hệ thống tích hợp các ứng dụng và chức năng quản lý để tổ chức, theo dõi và điều phối tài nguyên và hoạt động của một tổ chức.
Điểm nổi bật của hệ thống ERP tuyển sinh là người dùng sẽ được cung cấp một nền tảng hoàn chỉnh để quản lý trong suốt quá trình tuyển chọn học viên từ khi bắt đầu đầu đến khi hoàn thành. Nó bao gồm các chức năng quản lý hồ sơ học viên, quảng cáo và marketing, đăng ký và xét tuyển, xử lý hồ sơ, phỏng vấn, đánh giá và tiếp nhận học viên. Hệ thống này có thể tự động hóa các quy trình và công việc, từ việc tạo ra báo cáo và thống kê đến quá trình tuyển sinh.
Với hệ thống ERP tuyển sinh, các tổ chức giáo dục có thể nâng cao hiệu quả và độ chính xác của quá trình tuyển chọn, giảm thiểu công việc thủ công và tăng tính tự động hóa. Nó cung cấp cho người dùng một giao diện trực quan và dễ sử dụng để quản lý toàn bộ quy trình tuyển sinh và thu thập dữ liệu quan trọng, giúp họ đưa ra quyết định thông minh và nhanh chóng.
Hơn nữa, hệ thống ERP tuyển sinh có thể tích hợp với các hệ thống khác trong tổ chức giáo dục như hệ thống quản lý sinh viên, hệ thống tài chính, để tạo ra một hệ thống quản lý toàn diện và tối ưu hóa quy trình tuyển sinh.
Các tính năng nổi bật của hệ thống ERP tuyển sinh
Module CRM (Customer Relationship Management) – chăm sóc học viên, chốt sales
+ Quy trình chăm sóc học viên sẽ được điều chỉnh theo yêu cầu của Quý Khách.
+ Tạo các landing page để học viên, phụ huynh điền form. Mẫu form sẽ được điều chỉnh theo yêu cầu khách hàng.
+ Cho phép import danh sách học viên từ các nguồn khác nhau: từ các trường cung cấp, cộng tác viên. Tự động chia cho nhân viên sales
+ Công cụ UTM: cho phép tạo các đường link từ Landing page và giao cho cộng tác viên, bộ phận marketing. UTM đo lường chính xác lead từ nguồn nào, do ai mang về
+ Nhân viên sales và cộng tác viên: dùng hệ thống call center- đã tích hợp vào hệ thống: chăm sóc bằng cách gọi điện, nhắn tin SMS, Zalo
Module Thành Viên (Employee):Phân quyền quản trị thành viên theo phòng, ban, cộng tác viên theo hình nhánh cây từ trên xuống dưới
Module Sự Kiện (Events):Tạo sự kiện online/offline: tạo các sự kiện để quảng bá, thu hút tuyển sinh.
Module Thảo luận (Disscussion):Thảo luận với chuyên gia, hướng nghiệp
Module Diễn Đàn (Forum):Tạo diễn đàn theo 1 chủ đề
Module Quản Lý Dự án (Project): Làm việc theo dự án, đội nhóm
Module Quản Lý Email Marketing: Lên chiến dịch email marketing theo kịch bản
Module Inbox: Chat nội bộ, chat nhóm
Những lợi ích hàng đầu khi sử dụng hệ thống ERP tuyển sinh
Hệ thống ERP tuyển sinh mang lại nhiều tiện ích và thuận lợi cho các đơn vị đào tạo trong quá trình tuyển chọn người học.
Hỗ trợ chăm sóc và người học
Hệ thống ERP tuyển sinh cung cấp công cụ giúp quản lý và chăm sóc học viên một cách hiệu quả. Từ việc thu thập thông tin cá nhân, quá trình tiến trình ứng tuyển, đến việc cập nhật thông tin liên lạc và lịch hẹn, hệ thống giúp đảm bảo rằng mọi học viên được quan tâm và tương tác một cách tốt nhất. Điều này tạo điều kiện thuận lợi để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với học viên và tăng khả năng thu hút và giữ chân nhân tài.
Thúc đẩy phát triển và quản lý cộng tác viên tuyển sinh dễ dàng, chia thưởng
Hệ thống ERP tuyển sinh cung cấp công cụ để phát triển và quản lý cộng tác viên tuyển sinh một cách thuận tiện. Qua hệ thống, các cộng tác viên có thể được giao nhiệm vụ, theo dõi tiến độ và chia thưởng một cách công bằng. Điều này giúp tạo ra môi trường làm việc cộng tác hiệu quả và khuyến khích sự đóng góp từ các đối tác tuyển sinh.
Có kênh tương tác tức thời với học sinh, phụ huynh
Hệ thống ERP tuyển sinh cung cấp các kênh tương tác tức thời với học viên và phụ huynh. Hệ thống chăm sóc đa kênh (Omni Chanel) bao gồm tổng đài Call center, SMS, Zalo cùng với các công cụ email, sự kiện, hội thảo, thảo luận, khảo sát đến inbox (chat nội bộ, chat nhóm), hệ thống cho phép giao tiếp và tương tác với các đối tượng mục tiêu một cách thuận lợi và linh hoạt.
Đo lường hiệu quả các chiến dịch thực hiện qua kênh giới thiệu, quảng cáo, nguồn
Hệ thống ERP tuyển sinh cung cấp khả năng đo lường hiệu quả của các chiến dịch tuyển sinh đã triển khai. Từ kênh giới thiệu, quảng cáo đến nguồn khách hàng, hệ thống cho phép thu thập và phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu quả và tối ưu hoá các chiến dịch tuyển sinh. Điều này giúp tổ chức tuyển sinh hiểu rõ hơn về những phương pháp và kênh nào mang lại kết quả tốt nhất và điều chỉnh chiến lược một cách thông minh.
Lãnh đạo công ty nói gì về hệ thống ERP tuyển sinh trực tuyến?
Chia sẻ với phóng viên Tạp chí điện tử Giáo dục Việt Nam, ông Lê Khắc Hiệp – Tổng Giám đốc ADT, Viện phó Viện Ứng dụng Cộng nghệ và Chuyển đổi số khẳng định, chuyển đổi số đóng vai trò quan trọng trong giáo dục và đào tạo hiện nay. Bởi, nó mang lại nhiều lợi ích cho học sinh, giáo viên, và cả hệ thống giáo dục.
Ông Lê Khắc Hiệp – Tổng Giám đốc ADT, Viện phó Viện Ứng dụng Cộng nghệ và Chuyển đổi số
Hơn nữa, chuyển đổi số là quá trình đầu tư lâu dài, do vậy, ông Lê Khắc Hiệp mong rằng, các trường nên ưu tiên đầu tư trước cho việc tuyển sinh. Bởi, tiêu chí đầu tiên của trường học là số lượng học sinh đăng ký vào trường.
Do vậy, không phải ngẫu nhiên mà ERP được nhiều trường học sử dụng. ERP là hệ thống tuyển sinh thông minh, là một giải pháp hiện đại và tiên tiến, mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho quá trình tuyển chọn học viên.
Bằng cách kết hợp công nghệ và quy trình tự động, hệ thống tuyển sinh thông minh giúp tiết kiệm thời gian và công sức của nhà tuyển sinh, đồng thời tăng tính công bằng và khách quan trong việc chọn lọc học viên.
Các tính năng của hệ thống, bao gồm công cụ chăm sóc và học viên, quản lý cộng tác viên, và kênh tương tác tức thời với học viên và phụ huynh, đảm bảo rằng mọi liên lạc và thông tin được quản lý một cách thuận tiện và hiệu quả. Đồng thời, hệ thống cung cấp khả năng đo lường hiệu quả các chiến dịch tuyển sinh, giúp tổ chức tuyển sinh điều chỉnh và cải thiện chiến lược.
Như vậy, có thể thấy, hệ thống tuyển sinh thông minh đang góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất tuyển sinh của các tổ chức giáo dục. Và với những lợi ích đáng kể này càng chứng minh rõ hơn về sự cần thiết và giá trị của hệ thống tuyển sinh thông minh trong việc phát triển và nâng cao hệ thống tuyển sinh của một tổ chức giáo dục hiện nay.