Hướng dẫn copy email thành file msg năm 2024

Xuất email trong Outlook giúp giải phóng dung lượng hộp thư nhanh nhất mà không cần xóa thư. Bạn đã biết cách thực hiện ? Trong bài đăng này, phanmemmarketing.vn sẽ hướng dẫn xuất email từ Outlook cùng với cách sao lưu chúng vào Gmail. Phương pháp có thể áp dụng cho Outlook 2019 / 2016 / 2013 / 2010 / Outlook Microsoft 365 và phiên bản cho Mac OS bởi thao tác trên các phiên bản gần tương tự nhau.

Mục lục nội dung:

1. Cách xuất tất cả email từ Outlook ra tệp .pst để lưu trên máy tính Windows

Phương pháp này xuất tất cả dữ liệu ra tệp .pst. Đây là một file lưu trữ cá nhân. Nó chứa các mục như email, danh bạ địa chỉ liên hệ, chữ ký… của bạn.

Khi đã có tệp .pst, bạn có thể sao chép rồi chuyển nó sang Outlook trên máy tính khác, các phiên bản Outlook khác hoặc hệ điều hành khác.

1. Mở Outlook, chuyển đến tab File/Tệp rồi chọn Info/Thông tin.

2. Chọn Account Setting/Cài đặt tài khoản => Account Setting/Cài đặt tài khoản.

3. Trong bảng Account Setting, bấm vào Tab Data/Dữ liệu hoặc Tab File Data/Tệp Dữ liệu, chọn tên file hoặc tên tài khoản. Sau đó chọn Open Folder Location/Mở Vị trí Thư mục hoặc Open File Location/Mở Vị trí Tệp .

4. Tại cửa sổ Windows File Explorer hiện ra, copy/sao chép lại file .pst rồi dán vào bất kỳ vị trí nào trên máy tính hoặc phương tiện lưu trữ khác.

2. Xuất Email sang Tệp .olm trong Outlook cho Mac

Với Outlook phiên bản dành cho Mac, các email sẽ được xuất dưới dạng file .olm. Đây cũng là tệp lưu trữ chứa các mục như email, danh bạ và lịch.

2.1. Đối với Outlook 2016 dành cho Mac

Bước 1. Chuyển đến tab Tool/Công cụ và chọn Export/Xuất .

Bước 2. Trong hộp thoại Export to Archive File (.olm)/Xuất thành Tệp Lưu trữ (.olm), hãy tích chọn vào ô Mail/Thư rồi bấm Continue/Tiếp tục.

Bước 3. Trong hộp thoại Save archive file (.olm) / Lưu file lưu trữ (.olm), chọn Download => Save.

Bước 4. Outlook sẽ bắt đầu quá trình xuất dữ liệu thành tệp.

Bước 5. Đến khi xuất hiện thông báo Xuất hoàn thành/Export Complete, chọn Finish để kết thúc.

2.2. Xuất danh bạ Outlook 2011 dành cho Mac

Bước 1. Chuyển đến menu File/Tệp và chọn Export/Xuất .

Bước 2. Trong hộp thoại hiện ra, chọn Outlook for Mac Data File/Tệp dữ liệu Outlook cho Mac.

3. Tích chọn Items of the follwing types/Các loại mục sau và ô Mail/Thư .

4. Bấm vào mũi tên ở góc cuối bên phải hộp thoại để tiếp tục.

5. Chọn vị trí bạn muốn lưu tệp và Outlook sẽ bắt đầu quá trình xuất.

6. Khi thông báo Export Complete xuất hiện, hãy chọn Finish hoặc Done để kết thúc.

3. Hướng dẫn các bước xuất và sao lưu email từ Outlook sang Gmail

Bạn có thể xuất email từ Outlook sang tài khoản Gmail của mình, cung cấp nguồn sao lưu cũng như tùy chọn để truy cập các email cũ của bạn từ bất kỳ vị trí nào.

Phương pháp làm rất đơn giản. Bạn sẽ thêm tài khoản Gmail của bạn vào Outlook, sau đó sao chép và dán các thư mục.

1. Thiết lập tài khoản Gmail trên Outlook. Nếu bạn chưa rõ cách thực hiện, có thể xem hướng dẫn Thêm Gmail trên Outlook.

2. Mở Outlook và chọn thư mục chứa các email cần xuất sang Gmail. Chẳng hạn như Hộp thư đến hoặc các email đã lưu.

3. Nhấn Ctrl + A để chọn tất cả các email trong thư mục. Hoặc nhấn và giữ Ctrl trong khi chọn từng email riêng lẻ mà bạn muốn chuyển tới Gmail.

4. Bấm chuột phải, chọn Move/Di chuyển => Other Folder/Thư mục Khác.

5. Trong hộp thoại Move Items/Mục di chuyển, chọn tài khoản Gmail của bạn. Sau đó chọn thư mục cần xuất email hoặc chọn New/Mới để tạo thư mục mới trong tài khoản Gmail của bạn.

6. Bấm OK để chuyển các email đã chọn vào thư mục đích.

4. Hướng dẫn xuất danh bạ trên Outlook sang Microsoft Excel

Một cách khác để xuất email Outlook là gửi chúng đến một trang tính Excel. Thao tác này tạo một bảng với các cột như Chủ đề, Nội dung, Email gửi từ (From Email), ….v.v. Mặc dù bạn có thể xuất danh bạ Outlook sang tệp .csv với trường hợp dùng Mac, nhưng cách làm này không khả dụng cho nội dung email.

1. Đi tới File/Tệp và chọn Open & Export / Mở & Xuất. Trong Outlook 2010, chọn File/Tệp => Open/Mở.

2. Chọn Nhập / Xuất (Import / Export).

3. Chọn Export to a file/Xuất sang tệp, sau đó bấm Next/Tiếp theo.

4. Chọn Microsoft Excel hoặc Comma Separated Values (CSV), sau đó chọn Next/Tiếp theo.

5. Chọn thư mục email mà bạn muốn xuất thư, sau đó chọn Next/Tiếp theo .

6. Duyệt đến thư mục mà bạn muốn lưu các email đã xuất.

7. Nhập tên cho tệp đã xuất và chọn OK .

8. Chọn Next/Tiếp theo, sau đó chọn Finish/Kết thúc .

9. Khi quá trình hoàn tất, tệp Excel mới được tạo thành và bạn có thể mở ra xem kết quả.

Kết luận

Trên đây, Top Marketing đã đưa ra các cách làm đơn giản nhất để xuất dữ liệu của bạn từ Outlook sang một số webmail khác. Trong mọi trường hợp, sao lưu email rất quan trọng. Không chỉ đơn giản là việc xuất dữ liệu, mà nó còn ngăn chặn các phần mềm độc hại xâm phạm thông tin của bạn.