Hướng dẫn đi công chứng giấy tờ

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, công chứng online đã và đang trở thành giải pháp tiện lợi để xác nhận tính hợp pháp của các giấy tờ, tài liệu. Tuy nhiên, hình thức này khá mới mẻ và nhiều người vẫn còn chưa nắm rõ được những lĩnh vực nào có thể công chứng online, quy trình công chứng online như thế nào… Đừng lo lắng, Dịch Thuật 24h sẽ mang đến cho bạn những giải đáp hữu ích qua bài viết bên dưới!

Theo khoản 1, Điều 2, Luật Công chứng năm 2014, “Công chứng” được hiểu là quá trình mà một công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự bằng văn bản. Công chứng viên phải đảm bảo rằng các văn bản được dịch từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt tuân thủ quy định của pháp luật, có tính chính xác và tính hợp pháp, không vi phạm đạo đức xã hội. Công chứng cũng có thể được yêu cầu bởi cá nhân, tổ chức theo nhu cầu riêng của họ và theo quy định của pháp luật.

Chứng thực được hiểu là quá trình xác nhận tính chính xác và hợp pháp của giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch. Quá trình chứng thực bao gồm kiểm tra tính xác thực của thông tin, xác minh chữ ký và đảm bảo rằng văn bản đáp ứng các yêu cầu pháp lý (Theo quy định của Khoản 8 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).

Công chứng online (hoặc công chứng điện tử) là việc thực hiện các hoạt động công chứng thông qua các nền tảng công chứng trực tuyến. Công chứng trực tuyến thường bao gồm xác thực chữ ký số, chứng thực văn bản điện tử và cung cấp các dịch vụ công chứng giấy tờ online dựa trên căn cứ giấy tờ bản gốc (Theo quy định tại Khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP).

Chung quy, các hình thức công chứng, chứng thực và công chứng trực tuyến đều nhằm đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của các văn bản, hợp đồng và giao dịch. Tuy nhiên, chúng sẽ có sự khác biệt về quy trình và phương thức thực hiện.

Lợi ích của việc công chứng online

Công chứng online đang ngày càng phổ biến, được nhiều cá nhân và tổ chức sử dụng với nhiều lợi ích đáng kể như:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Đây là lợi ích lớn nhất của công chứng online. Thay vì phải mất nhiều thời gian di chuyển đến văn phòng công chứng truyền thống, bạn có thể thực hiện quy trình công chứng trực tuyến ngay tại nhà hoặc bất kỳ địa điểm nào có kết nối internet. Ngoài ra, khi sử dụng dịch vụ này, bạn cũng sẽ không phải mất thời gian, công sức xếp hàng đến lượt hay chờ đợi công chứng viên xử lý hồ sơ quá lâu.

• Tiết kiệm chi phí: Hình thức này sẽ giúp bạn tiết kiệm được chi phí di chuyển và chi phí in ấn giấy tờ. Bạn sẽ không phải mất tiền xăng xe đi đến văn phòng công chứng và không cần phải trả thêm chi phí photo giấy tờ cần công chứng. Ngoài ra, hiện nay trên thị trường có rất nhiều đơn vị cung cấp dịch vụ công chứng online với mức giá hợp lý, giúp bạn tiết kiệm chi phí tổng thể.
• Linh hoạt và tiện lợi: Bạn có thể truy cập và thực hiện quy trình công chứng bất kỳ nơi đâu, bất kỳ lúc nào mà không bị giới hạn bởi thời gian mở cửa của văn phòng công chứng. Điều này sẽ khá thuận tiện khi bạn cần công chứng gấp hoặc bạn đang ở quá xa văn phòng công chứng.
• Bảo mật thông tin, xử lý nhanh: Các dịch vụ công chứng online thường áp dụng các biện pháp bảo mật cao để đảm bảo an toàn thông tin cá nhân và tài liệu của bạn. Cổng Dịch vụ Công Quốc Gia đảm bảo rằng chỉ có những công chứng viên trực tuyến mới có quyền truy cập để xem và xử lý tài liệu của bạn. Các chuyên viên kinh nghiệm sẽ xử lý hồ sơ nhanh chóng, chính xác, không để bạn đợi lâu.

Công chứng online mang đến nhiều lợi ích, là dịch vụ trực tuyến hoàn toàn đáng tin cậy để bạn hoàn tất các thủ tục công chứng giấy tờ cần thiết.

Những lĩnh vực có thể công chứng online

Công chứng online đã trở thành một phương thức phổ biến và tiện lợi trong việc xác nhận và chứng thực các văn bản và giấy tờ.

Dưới đây là một số lĩnh vực chính mà bạn có thể sử dụng dịch vụ công chứng online:

• Chuyển nhượng – Mua bán: Công chứng online có thể được sử dụng để chứng thực các văn bản liên quan đến việc chuyển nhượng hoặc mua bán tài sản như đất đai, nhà cửa, xe cộ, và các loại tài sản giá trị khác.
• Cầm cố – Thế chấp: Hỗ trợ trong việc xác thực tính hợp pháp của các văn bản liên quan đến việc cầm cố hoặc thế chấp tài sản đảm bảo.
• Vay – Mượn tài sản: Xác nhận và chứng thực các văn bản liên quan đến việc vay mượn tiền, tài sản, hoặc các khoản vay khác.
• Tặng, cho tài sản: Chứng thực các văn bản tặng, cho tài sản, đảm bảo tính hợp pháp và xác thực của quá trình tặng tài sản.
• Sao y – Chứng thực: Hỗ trợ sao y và chứng thực các bản sao của các giấy tờ, văn bản quan trọng như giấy đăng ký kinh doanh, giấy tờ tài chính, hợp đồng, và nhiều giấy tờ nữa.
• Di chúc – Thừa kế: Hỗ trợ trong việc chứng thực di chúc và các văn bản liên quan đến việc thừa kế tài sản, đảm bảo tính pháp lý và minh bạch trong quá trình chuyển nhượng tài sản.
• Thuê tài sản: Công chứng online có thể được sử dụng để chứng thực các văn bản thuê tài sản như hợp đồng thuê nhà, thuê đất, hoặc các tài sản khác.
• Ủy quyền: Hỗ trợ xác nhận tính hợp pháp của các văn bản ủy quyền và chứng thực quá trình ủy quyền cho người khác thực hiện các hành động thay mặt, bảo lãnh.
• Đặt cọc: Cung cấp dịch vụ chứng thực và xác nhận tính hợp pháp của các văn bản liên quan đến việc đặt cọc tiền hoặc tài sản.
• Góp vốn: Trong việc góp vốn cho doanh nghiệp hoặc dự án, công chứng online có thể được sử dụng để chứng thực các văn bản liên quan đến việc góp vốn và đảm bảo tính pháp lý của quá trình góp vốn.
• Phân chia tài sản vợ, chồng: Chứng thực các văn bản liên quan đến việc phân chia tài sản của vợ chồng trong quá trình ly hôn hoặc ly thân.
• Công chứng theo yêu cầu: Cung cấp dịch vụ chứng thực và xác nhận tính hợp pháp của các văn bản theo yêu cầu khách hàng, đáp ứng đa dạng nhu cầu công chứng.

Hướng dẫn công chứng trực tuyến chi tiết nhất

Cách đăng ký công chứng online như thế nào? Quy trình chứng thực bản sao điện tử từ bản chính ra sao? Đây là những câu hỏi được nhiều người quan tâm khi thực hiện công chứng trực tuyến. Các bước thực hiện rất đơn giản, bạn có thể thực hiện ngay theo hướng dẫn bên dưới!

Bước 1: Các cá nhân, tổ chức đặt lịch hẹn với cơ quan có thẩm quyền

Bước 1.1: Truy cập vào cổng DVCQG (Dịch vụ công quốc gia) tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn/. Sau đó chọn Menu “Dịch vụ công nổi bật”.

Bước 1.2: Tìm thủ tục “Chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận”.

Bước 1.3: Theo hướng dẫn trên màn hình, chọn UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện để đăng ký và đặt lịch hẹn chứng thực.

Bước 1.4: Chọn loại giấy tờ cần chứng thực và chọn ngày, giờ hẹn. Lưu ý, hệ thống sẽ ẩn những ngày, giờ hẹn không còn lịch trống. Sau đó, bấm nút “Đặt lịch hẹn” để hoàn tất việc đặt lịch.

Bước 1.5: Hệ thống sẽ hiển thị thông báo thành công và mã lịch hẹn. Đồng thời, một tin nhắn SMS chứa mã lịch hẹn và thời gian hẹn sẽ được gửi tới số điện thoại của bạn.

Bước 2: Đến cơ quan đã đăng ký chứng thực theo lịch hẹn.

Mang theo bản chính giấy tờ cần chứng thực và các giấy tờ liên quan đến cơ quan chứng thực. Sau đó nộp lệ phí chứng thực trực tiếp tại đây.

Bước 3: Nhận kết quả chứng thực.

Bạn có thể nhận kết quả chứng thực bản sao điện tử theo hai trường hợp sau:

• Nếu bạn đã có tài khoản cổng DVCQG: Bạn đã có tài khoản và đăng ký chứng thực bằng cách đặt lịch hẹn thì hãy thông báo cho cán bộ tư pháp và cung cấp CCCD (hoặc MST đối với doanh nghiệp). Sau khi cơ quan tư pháp hoàn tất quy trình chứng thực, hồ sơ sẽ được gửi về tài khoản DVCQG của bạn.
• Không có tài khoản DVCQG: Nếu không có tài khoản thì khi tới cơ quan tư pháp, cán bộ tư pháp sẽ yêu cầu bạn cung cấp địa chỉ email. Sau khi hoàn tất quy trình chứng thực, file chứng thực điện tử sẽ được gửi về địa chỉ email mà bạn đã cung cấp.

Qua quy trình trên, bạn có thể thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính một cách dễ dàng và thuận tiện.

Dịch vụ công chứng online tại Dịch thuật 24h

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ công chứng online đáng tin cậy, Dịch thuật 24h sẽ là đối tác hoàn hảo dành cho bạn. Với gần 20 năm hoạt động trong lĩnh vực dịch thuật công chứng, Dịch Thuật 24h luôn là doanh nghiệp nhận được nhiều sự tín nhiệm từ phía đối tác, khách hàng.

Lý do nên chọn Dịch thuật 24h:

• Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, có chuyên môn cao trong lĩnh vực dịch thuật công chứng. Chuyên viên được đào tạo định kỳ, thường xuyên cập nhật các kiến thức mới về quy trình công chứng, đảm bảo thực hiện tư vấn một cách chính xác và tin cậy.
• Hỗ trợ khách hàng thực hiện công chứng một cách dễ dàng, tiết kiệm thời gian, chi phí. Hướng dẫn khách hàng đăng ký trực tuyến, gửi yêu cầu, đến nhận kết quả, giúp khách hàng công chứng nhanh chóng, hiệu quả.
• Dịch thuật 24h cam kết bảo vệ thông tin cá nhân và tài liệu của khách hàng. Thông tin và tài liệu của khách hàng sẽ không bị rò rỉ hoặc sử dụng một cách không đúng đắn.
• Cung cấp dịch vụ dịch thuật, công chứng cho nhiều ngôn ngữ khác nhau và cho đa dạng các lĩnh vực.

Dịch thuật 24h sẽ là sự lựa chọn hàng đầu khi bạn muốn sử dụng dịch vụ công chứng online. Chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho bạn sự chuyên nghiệp, đảm bảo sự hài lòng trong quá trình công chứng.

Câu hỏi thường gặp

Chi phí công chứng online là bao nhiêu?

Theo Khoản 1, Điều 66 của Luật Công chứng số 53/2014/QH13, phí công chứng bao gồm các khoản sau: phí công chứng hợp đồng, giao dịch; phí lưu giữ di chúc; phí cấp bản sao văn bản công chứng.

Mức thu phí công chứng được áp dụng theo Thông tư số 264/2016/TT-BTC. Thông tư này sẽ quy định chi tiết về mức thu, quản lý và sử dụng phí công chứng cho từng loại hồ sơ hoặc dịch vụ cụ thể. Để biết rõ hơn về mức thu phí cụ thể, bạn có thể tham khảo tại đây.

Thời gian công chứng online trong bao lâu?

Theo quy định của Điều 43 Luật Công chứng năm 2014, thời hạn công chứng sẽ được xác định từ ngày thụ lý hồ sơ cho đến ngày trả kết quả công chứng. Thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến văn bản, hợp đồng, giao dịch sẽ không được tính vào thời hạn công chứng.

Thời hạn công chứng thông thường không vượt quá 02 ngày làm việc. Tuy nhiên, đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp, thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc. Điều này có nghĩa là thời gian công chứng sẽ được linh hoạt tùy thuộc vào tính phức tạp của văn bản hoặc giao dịch cần công chứng.

Như vậy, công chứng truyền thống có thể sẽ mất từ 02 ngày đến 10 ngày làm việc tùy mức mức độ khó của hồ sơ. Theo đó, thời gian công chứng online thường sẽ được xử lý nhanh chóng hơn vài ngày so với công chứng truyền thống.

Hiệu lực sử dụng của giấy tờ công chứng online là bao lâu?

Thông thường, giấy tờ công chứng online có hiệu lực tương đương với giấy tờ công chứng truyền thống và được luật pháp công nhận. Thời hạn hiệu lực của giấy tờ công chứng online phụ thuộc vào loại giấy tờ và mục đích sử dụng.

Một số giấy tờ công chứng online không có thời hạn hiệu lực cụ thể và được coi là có hiệu lực vô thời hạn, trừ khi có sự thay đổi hoặc cung cấp thông tin sai lệch. Điều này áp dụng cho một số giấy tờ như bản sao công chứng, bảng điểm, bằng cử nhân, giấy phép lái xe,…

Một số giấy tờ có thời hạn hiệu lực cụ thể dựa trên thời hạn sử dụng của giấy tờ bản gốc, chẳng hạn như giấy công chứng CCCD online (15 năm), giấy chứng nhận hôn nhân (6 tháng), phiếu lý lịch tư pháp (6 tháng),…

Tuy nhiên, thông thường cơ quan có thẩm quyền chỉ chấp nhận các giấy tờ được chứng thực trong vòng 3 đến 6 tháng để đảm bảo tính cập nhật và xác thực (áp dụng với các loại giấy tờ có thể có sự thay đổi như giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng nhận quyền sở hữu đất,…).

Tóm lại, để đảm bảo tính chính xác và hiệu lực của giấy tờ công chứng online, bạn nên kiểm tra chi tiết trên giấy tờ hoặc liên hệ cơ quan chứng thực có thẩm quyền để biết rõ về hiệu lực sử dụng cụ thể.

Trên đây là những thông tin hướng dẫn sử dụng dịch vụ công chứng online mà Dịch Thuật 24h đã chia sẻ đến bạn. Các bạn hãy tận dụng công nghệ và sự tiện lợi của hình thức này để việc công chứng giấy tờ, văn bản trở nên đơn giản hơn nhé! Chúc các bạn công chứng thành công!

Công chứng giấy tờ hết bao nhiêu tiền?

Lệ phí công chứng sổ đỏ.

Hồ sơ xin việc cần công chứng những giấy tờ gì?

1. Hồ sơ công chứng gồm những gì? Theo Điều 63 Luật Công chứng 2014 thì hồ sơ công chứng bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác.

Khi đi công chứng nhà đất cần giấy tờ gì?

Hồ sơ yêu cầu công chứng (1 bộ) gồm:.

Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng (theo mẫu);.

Dự thảo hợp đồng (nếu có);.

Bản sao chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu của bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng;.

Bản sao giấy chứng nhận quyền sử dụng đất;.

Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng mà pháp luật quy định phải có..

Giấy tờ công chứng có giá trị trọng bao lâu?

Nghị định 23/2015/NĐ-CP không quy định về thời hạn có hiệu lực của bản sao được chứng thực. Do vậy về nguyên tắc, bản sao được chứng thực có giá trị vô thời hạn.