Trong Word có tính năng mail merge trộn thư, email, hợp đồng, phiếu lương, thông báo để soạn nội dung hàng loạt với những nội dung giống nhau mà bạn không cần phải nhập thủ công, tiết kiệm thời gian và thao tác thực hiện. Tính năng trộn email có trên tất cả các phiên bản Word từ Word 2007 đến Word 2019. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách dùng tính năng mail merge trong Word.
- Cách trộn văn bản, trộn thư Mail Merge Word 2016
Hướng dẫn dùng mail merge trong Word
Trước hết bạn cần chuẩn bị file Excel với danh sách đầy đủ tên và file Word mẫu thư mời, hoặc nội dung cần trộn thư.
Bước 1:
Tại giao diện Word có mẫu đơn bạn nhấn vào mục Mailings rồi nhấn tiếp vào mục Start Mail Merge hiển thị bên dưới. Tiếp tục nhấn vào mục Step-by-Step Mail Merge Wizard.
Bước 2:
Trong giao diện hiển thị các bước thực hiện, trước tiên bạn lựa chọn loại thư mà chúng ta đang soạn gồm:
- Letters: Kiểu thư mời.
- E-mail messages: Email.
- Envelopes: Phong thư.
- Labels: Thư theo nhãn.
- Directory: Thư theo danh mục.
Sau đó bạn nhấn tiếp vào chữ Next.
Bước 3:
Trong bước này, bạn sẽ chọn mẫu thư để trộn văn bản, gồm:
- Use the current document: Sử dụng mẫu thư đang mở.
- Start from a template: Dùng mẫu thư trong Word.
- Start from existing document: Dùng các mẫu thư đã có hoặc đã tạo lưu trong Word.
Nhấn tiếp Next để chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 4:
Ở bước này chúng ta chọn dữ liệu được lấy từ file Excel chứa danh sách tên. Nhấn Browse… để chọn file Excel.
Lúc này hiển thị giao diện trong Word với các sheet tài liệu Excel. Nhấn vào sheet chứa dữ liệu muốn sử dụng rồi nhấn OK để tiếp tục.
Lúc này sẽ hiển thị đầy đủ nội dung các cột có trong file Excel, bạn tích chọn hoặc bỏ tích vào những thông tin trong giao diện. Nhấn OK để tiếp tục. Sau đó nhấn vào Next để chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 5:
Trong bước này sẽ có tùy chọn viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong thư trộn với trường hợp bạn chưa viết xong mẫu. Nếu mẫu đã viết hoàn chỉnh thì bỏ qua bước này, nhấn vào Next để tiếp tục.
Bước 6:
Ở bước này bạn nhấn vào vị trí muốn chèn nội dung, sau đó nhấn vào nút Insert Merge Field rồi chọn trường muốn lấy, trước hết là tên người.
Lúc này sẽ hiển thị tên trường, để hiện luôn tên người thì bạn nhìn sang cột nội dung ở cạnh phải, nhấn vào mũi tên tại Recipient để thay đổi các mục trong danh sách. Ngay lập tức hiển thị tên người muốn điền vào danh sách.
Tiếp đến bạn nhấn xuống nội dung khác ở bên dưới để điền thông tin, chúng ta cũng nhấn vào Insert Merge Field rồi chọn trường điền nội dung, ở đây là chức vụ. Sau đó sẽ hiển thị tên chức danh ứng với tên bên trên như file Excel. Bạn nhấn vào mũi tên tại Recipient thì nội dung các trường thay đổi ngay sau đó.
Lúc này bạn có thể nhấn in ngay giấy mời là xong.
Cuối cùng nhấn Next để hoàn thành quá trình trộn thư trong Word.
Bước 7:
Sau khi đã hoàn thành xong thì bạn nhấn vào nút Finish & Merge rồi chọn Send Email Messages ở bên dưới.
Sau đó bạn điền nội dung email muốn gửi rồi nhấn OK để tiến hành mở Outlook trên máy tính và gửi email qua Outlook. Trong trường hợp dùng Gmail thì bạn phải lưu lại thành file doc riêng lẻ rồi gửi email.
Mail Merge là chức năng soạn thư hàng loạt trong Microsoft Word, được nhiều người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. Với Mail Merge, bạn có thể tạo cùng lúc nhiều thư với cùng nội dung nhưng khác nhau ở một vài thông tin.Cụ thể, việc trộn thư trong Word được ứng dụng vào việc tạo thư mời gửi đến đối tác và khách hàng trong công ty, in giấy chứng nhận cho nhiều người chỉ trong một thao tác, viết email thông báo xác nhận thay đổi lương cho nhân viên vào cuối năm…
Để bắt đầu sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu (data source). Cụ thể:
- Nguồn dữ liệu: thể hiện những nội dung tùy biến khác nhau giữa các bức thư sau khi tạo ra hàng loạt từ Mail Merge. Những chi tiết tùy biến này có thể là họ tên, địa chỉ người nhận, tên doanh nghiệp, tổ chức… và thường trình bày trong một danh sách dữ liệu. Danh sách này thường là danh bạ (contacts) trong Microsoft Outlook hoặc được trình bày trong một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu trong Access, một table trong Word 2010 hay văn bản bất kỳ có cấu trúc phân loại dữ liệu thật rõ ràng.
- Nội dung cơ bản: là những phần giống nhau giữa các thư, chẳng hạn tên và địa chỉ người gửi trên phong bì, nội dung chính của lá thư, email hay một phiếu ưu đãi. Nội dung cơ bản thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi thể hiện những chi tiết thay đổi lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi chi tiết được gọi là trường (Merge Field), được trình bày dưới dạng «tên field».
- Khi kết hợp nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu thì Mail Merge trong Word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra hàng loạt tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, giống nhau về nội dung cơ bản nhưng khác biệt ở các chi tiết tùy biến trong nguồn dữ liệu.Tạo danh sách nguồn dữ liệu
2. Tạo danh sách nguồn dữ liệu
Trước khi chuẩn bị danh sách này, ta cần hình dung trước phần nội dung cơ bản sẽ có những chi tiết nào cần thay đổi hay cá nhân hóa. Chẳng hạn, với thư mời thì phần họ tên, danh xưng, chức vụ, tên công ty, địa chỉ hoặc email là các chi tiết thay đổi tùy theo mỗi người nhận. Như vậy, ta sẽ biết được danh sách này cần những dữ liệu nào.
Với nguồn dữ liệu là danh bạ, bạn có thể sử dụng Microsoft Outlook để xuất danh bạ hoặc dùng chính Excel để thể hiện dữ liệu thật chính xác. Danh sách nguồn dữ liệu được chia thành các cột khác nhau như họ tên, địa chỉ, tên công ty… và mỗi hàng là một người nhận được nhập đầy đủ các thông tin tương ứng theo cột. Bạn cũng có thể nhập liệu trực tiếp tại tab Mailings, chọn Select Recipients -> Type New List. Tuy nhiên, một nguồn dữ liệu Excel hoặc danh bạ Outlook sẽ tiện hơn rất nhiều trong thao tác (Tương tự như nhập liệu trực tiếp nhưng chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).
Trong trường hợp bạn muốn cập nhật hay điều chỉnh dữ liệu, bạn luôn có thể chọn Edit Recipient List trên tab Mailings để xuất hiện hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn tên file dữ liệu và nhấn Edit để sửa lại một số chi tiết.
3. Soạn nội dung chính
Bạn cần xác định nội dung của bạn là dạng thư từ (Letters), thư điện tử (E-mail messages), phong bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
Bên cạnh phần nội dung đồng nhất, bạn cũng cần nhập các trường (Merge Field) dựa trên nguồn dữ liệu. Cách nhập khá đơn giản, chỉ cần chọn Insert Merge Field trên tab Mailings để thêm trường tại những vị trí phù hợp. Chẳng hạn với nguồn dữ liệu mẫu bên dưới và soạn nội dung cho phong bì (Envelopes), phần thông tin người nhận sẽ nhập:
«Danh_xưng» «Họ_tên»
«Địa_chỉ»
Hoặc chèn Merge Fields vào một câu trong email như: Chân thành cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Khi đó, Mail Merge sẽ dựa trên nguồn dữ liệu của mỗi người (Recipient) để thay thế vào vị trí của các trường trong quá trình trộn thư. Ví dụ: Recipient thứ 5 sẽ hiện thành câu: Chân thành cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Bạn có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường và không in hoa ở ký tự đầu để câu không gặp lỗi chính tả viết hoa chữ Chị ở giữa câu hoặc định dạng in đậm, in nghiêng cho tên người nhận.
4. Tóm tắt các bước soạn thư hàng loạt bằng Mail Merge trong Microsoft Word
Để sử dụng Mail Merge, bạn có thể vào tab Mailings và thao tác với các chức năng trên thanh công cụ này (Ribbon). Ngoài ra, nếu quen sử dụng các phiên bản Word trước đây, bạn chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác trên 6 bước như hình minh họa dưới đây:
Với Word 2010 cùng thanh công cụ Ribbon và tab Mailings, bạn chỉ cần làm 5 bước đơn giản:
Bước 1: Start Mail Merge và chọn dạng nội dung cần thực hiện.
Bước 2: Chuẩn bị danh sách người nhận (nguồn dữ liệu) tại Select Recipients.
Bước 3: Soạn nội dung cơ bản và Insert Merge Field.
3 bước đầu đã được trình bày trong phần 2 và 3 của bài.
Bước 4: Preview Results để kiểm tra kết quả của mỗi thư được trộn và định dạng, chỉnh sửa lần cuối.
Thay đổi Recipient bằng cách nhập số thứ tự hoặc chọn mũi tên qua lại đồng thời kiểm tra lỗi trong quá trình trộn thư bằng chức năng Auto Check for Errors.
Bước 5: Finish & Merge để hoàn tất quá trình trộn thư.
Chọn Edit Individual Documents để xuất file mới với kết quả là các thư đã trộn.
Chọn Print Documents để in các thư đã trộn.
Chọn Send E-mail Messages để gửi email.
Trong lần đầu thực hiện Mail Merge, để đảm bảo in ấn và gửi mail thành công, bạn nhập thông tin của chính bạn như một Recipient (1 hàng trong nguồn dữ liệu) và hoàn tất trộn thư chỉ với thông tin của bạn để kiểm tra (Nhập records là số thứ tự Recipient của bạn). Nếu kết quả hoàn hảo thì bạn có thể an tâm trộn thư hàng loạt để gửi mail hay in giấy chứng nhận, thư từ.
Start Mail Merge có tác dụng gì?
Mail merge (hay còn gọi là chức năng trộn thư) là 1 tính năng soạn thư hàng loạt trong Word. Chức năng này có thể giúp bạn tạo được nhiều thư mời và giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn,…
Công việc trộn thư trong Word được thực hiện trong bao nhiêu bước?
Tất tần tật 6 bước Trộn thư trong Word cực dễ hiểu.
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu nguồn..
Bước 2: Tạo tài liệu gốc..
Bước 3: Kết nối nguồn dữ liệu..
Bước 4: Đặt các điểm chèn dữ liệu ở những vị trí mong muốn..
Bước 5: Chỉnh sửa danh sách người nhận..
Bước 6: Thực hiện Mail Merge..
Làm sao để Merge trong Word?
Bước 1: Bạn kéo chuột để chọn các ô muốn gộp, bạn lưu ý chỉ có thể gộp được các ô nằm liền kề nhau. Bước 2: Bạn bấm chuột phải và chọn Merge Cells. Kết quả 3 cột và 3 hàng sẽ được gộp lại thành 1 ô duy nhất.
Hình sau Mailings Start Mail Merge trong MS Word dụng để thực hiện chức năng gì?
Mail Merge trong Word hay còn có thể gọi là trộn thư, đây là một tính năng có sẵn trên phần mềm Microsoft Word. Với tính năng này bạn có thể thực hiện gửi thư, thông báo, lời cảm ơn,... đến các đối tác khách hàng dựa trên dữ liệu bạn có sẵn.