Khi thuyết trình bằng Powerpoint nhiều người lúng túng không biết nên sắp xếp như thế nào, trình bày ra sao với những gì đang hiển thị trên màn hình. Đừng quá lo lắng với những kỹ năng tin học văn phòng không hề khó với bạn. Show
1. 20 phút là đủ dài20 phút tưởng chừng quá nhanh nhưng thực ra với khoảng thời gian này bạn đã có thể truyền tải được rất nhiều thông điệp bạn mong muốn. Hãy tận dụng tối đa khoảng thời gian này và đi thẳng vào những vấn đề bạn cần nói, loại bỏ những yếu tố rườm rà. Cắt giảm những câu chuyện không cần thiết cho sự truyền đạt thông điệp của bạn. Cắt giảm những chi tiết rằng mà chỉ có 5% của khán giả quan tâm đến, thay vào đó bạn sẽ gửi qua email sau buổi thuyết trình. Khi bạn cắt giảm được những yếu tố đó thì bài thuyết trình của bạn có sự xúc tích nhất, khán giả quan tâm và bạn cũng đã truyền đạt được những gì bạn muốn. 2. Cỡ chữ 30 đảm bảo khả năng đọcKhi thiết kế slide đừng chỉ dựa trên những gì bạn nhìn thấy trên màn hình máy tính mà bạn còn phải đem thử nghiệm trên máy chiếu để đảm bảo khán giả của bạn có thể đọc được slide. Cỡ chữ 30 cho phép bạn viết nhiều nội dung cũng như đây là cỡ chữ tối thiểu để đảm bảo khán giả đọc được. Slide giúp cho bài của bạn có sự sinh động hơn nhưng cũng cần cho khán giả của bạn đọc được. 3. Tổ chức nội dung cho buổi thuyết trình powerpointNội dung chính là điều cốt lõi trong quá trình thuyết trình. Nội dung được trình bày phải đảm bảo đi sâu, trọng tâm vấn đề; không bị ngắt quãng; có sự logic, liên kết giữa các nội dung; rõ ràng và dễ hiểu. 4. Hiểu biết về chủ đềĐừng biến mình thành một cỗ máy chỉ trình bày những gì đang sẵn có. Hãy nắm bắt nội dung và những vấn đề có liên quan. Bạn có thể tương tác với khán giả nhiều hơn. 5. Đồ họa, bố cục trình bàyCần có tiêu đề trong slide, mỗi chủ đề nên chỉ trong 1 slide. Người thuyết trình cần sử dụng các biểu đồ, các hình ảnh, video,... để mô tả nội dung hơn là sử dụng chữ đơn thuần. Sử dụng đồ họa bắt mắt, cố gắn theo một template thống nhất trong suốt bài trình bày cho bố cục, màu chữ, màu link, kích thước hình ảnh, màu nền, hình ảnh trang trí,... Đồ họa cần tránh làm cho khán giả trở nên chú ý tập trung vào các hình ảnh trang trí hơn là nội dung bài trình bày 6. Các lỗi cơ học trong thuyết trìnhHạn chế các lỗi chính tả, văn phạm; hạn chế các lỗi khi thao tác chuột… Bạn cần có sự rà soát cẩn thận trước khi trình bày. 7. Định hướng tiếp xúc mắtHạn chế nhìn màn hình và đọc lại, nguyên tắc là những gì có trên slide thì không nên đọc lại, bởi như thế khán giả có cảm giác bạn quá phụ thuộc vào màn hình cũng như không nắm bắt được nội dung. 8. Phong cách nóiNgười trình bày nói chuẩn xác, ít sai lỗi chính tả, sử dụng kết hợp tốt ngôn ngữ cơ thể. Phong cách nói cần phù hợp với nội dung trình bày (phong cách trẻ trung, sang trọng, lịch sự, năng động, nhí nhảnh,...) đơn giản mà vẫn độc đáo. Vậy thì, bài viết dưới đây là dành cho bạn. Chỉ với 9 bước đơn giản, Langmaster sẽ hướng dẫn cụ thể từ cách mở phần mềm đến sử dụng các tính năng định dạng slide và bạn sẽ nắm được những kiến thức cần thiết để tạo ra slide bài thuyết trình đẹp và chuyên nghiệp. Cùng bắt đầu ngay nhé! Xem thêm: CÁCH LÀM POWERPOINT THUYẾT TRÌNH CỰC ĐẸP & ẤN TƯỢNG I. 9 bước học cách làm slide trên máy tính bằng PowerPoint đơn giản và chuyên nghiệpBước 1: Khởi chạy chương trình Microsoft PowerPointĐể khởi chạy chương trình PowerPoint trên máy tính của bạn, bạn có thể thực hiện các bước sau đây: Với hệ điều hành Window 1. Mở menu Start bằng cách nhấn phím "Windows" trên bàn phím hoặc bằng cách nhấn vào biểu tượng Windows ở góc trái dưới màn hình. 2. Tìm kiếm "PowerPoint" trong ô tìm kiếm trên menu Start. 3. Khi kết quả hiển thị, nhấn vào biểu tượng PowerPoint để khởi chạy chương trình. 4. Tại trang chủ của PowerPoint, chọn “Blank Presentation" để tạo một bản trình chiếu trống mới. Với hệ điều hành MacOS 1. Nhấn vào biểu tượng Launchpad (biểu tượng hình tàu vũ trụ) trong Dock hoặc tìm kiếm ứng dụng PowerPoint trong Spotlight (Command + phím cách). 2. Tìm và nhấn vào biểu tượng Microsoft PowerPoint trong Launchpad hoặc Spotlight. 3. Chương trình PowerPoint sẽ bắt đầu khởi chạy và hiển thị trên màn hình của bạn. 4. Tại trang chủ của PowerPoint, chọn “Blank Presentation" để tạo một bản trình chiếu trống mới.  Xem thêm:
Bước 2: Chọn theme (chủ đề) cho slideĐể chọn design có sẵn cho slide PowerPoint, bạn có thể làm theo các bước sau: 1. Chọn tab "Design" trên thanh công cụ. 2. Chọn "Themes" để xem các theme có sẵn. 3. Thực hiện lướt qua các theme và chọn một theme mà bạn thích. 4. Nếu bạn muốn xem trước một theme cụ thể, hãy di chuyển chuột qua theme đó để xem trước trực tiếp trong slide. Khi bạn chọn một thiết kế hoặc theme cho slide PowerPoint, thiết kế đó sẽ được áp dụng cho tất cả các slide trong bản trình chiếu của bạn một cách mặc định. Điều này giúp tạo sự đồng nhất và chuyên nghiệp cho bản trình chiếu. Ngoài ra, nếu đã quá nhàm chán với các theme có sẵn, bạn có thể tìm thêm hiểu thêm một số chủ đề trên Google miễn phí. Sau đó tải về và tuỳ chỉnh theo phong cách và nội dung thuyết trình của bạn. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể tùy chỉnh từng slide riêng lẻ nếu muốn. Ví dụ, nếu bạn muốn sử dụng một thiết kế khác cho một số slide cụ thể trong bản trình chiếu của bạn, bạn có thể thay đổi thiết kế cho những slide đó tại thẻ "Design", nhấn chuột phải vào theme bạn muốn áp dụng cho slide và chọn “Apply to Selected Slide”. Bước 3: Chỉnh sửa trang tiêu đề của slideTiếp theo, cùng tìm hiểu các bước chi tiết để thêm tiêu đề vào trang tiêu đề PowerPoint: 1. Khi bạn đã mở một mẫu trống hoặc mẫu tiêu đề, hãy tìm đến khung trống đầu tiên có nội dung "Click to add title" (Nhấp để thêm tiêu đề). 2. Kích chuột vào khung trống này và nhập tiêu đề cho bản trình chiếu của bạn. 3. Nếu bạn muốn thêm phụ đề, hãy di chuyển con trỏ chuột đến khung văn bản phụ “Click to add subtitle” (Nhấp để thêm phụ đề) và nhập nội dung phụ đề của bạn vào đó. 4. Bạn cũng có thể tùy chỉnh phông chữ, kích thước chữ, màu sắc và các thuộc tính khác của tiêu đề và phụ đề bằng cách sử dụng các công cụ trên thanh menu "Home" (Trang chủ). Để di chuyển các hộp văn bản trong PowerPoint, bạn có thể làm theo các bước sau: 1. Kích chọn hộp văn bản mà bạn muốn di chuyển bằng cách nhấp vào nó. 2. Khi hộp văn bản được chọn, đường viền xung quanh nó sẽ xuất hiện. Di chuyển con trỏ chuột qua đường viền này để mũi tên trỏ xuất hiện. 3. Kích vào biểu tượng bốn mũi tên (biểu tượng di chuyển) mà xuất hiện trên đường viền hộp văn bản để chuyển sang chế độ di chuyển. 4. Giữ chuột trái và kéo hộp văn bản đến vị trí mới mà bạn muốn. 5. Thả chuột để hoàn tất di chuyển. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể thay đổi kích thước của hộp văn bản bằng cách kéo bốn điểm kiểm soát trên đường viền của hộp. Các điểm kiểm soát này được đánh dấu bằng các hình vuông và chấm vuông nằm bốn góc vuông ở hộp văn bản. Bước 4: Chèn thêm các trang slideTrong quá trình làm slide thuyết trình, bạn sẽ cần nhiều hơn 1 slide để có thể truyền tải hết nội dung. Để thêm trang slide mới, bạn có thể làm theo các bước sau đây: 1. Nhấp vào slide hiện tại mà bạn muốn chèn thêm slide mới vào sau trang đó. 2. Kích chuột phải vào slide đó và chọn tùy chọn "New Slide". 3. Một slide mới sẽ được thêm vào bản trình chiếu của bạn và hiển thị sau slide hiện tại. 4. Bạn có thể sử dụng các tùy chọn trên thanh công cụ để chỉnh sửa nội dung của slide mới này. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các phím tắt trên bàn phím để thêm slide mới vào bản trình chiếu. Chẳng hạn, bạn có thể nhấn phím "Ctrl + M" để thêm một slide mới vào bản trình chiếu của bạn. Cách thứ ba để thêm slide mới là truy cập menu "Home" hoặc “Insert" trên thanh công cụ ribbon phía trên và chọn nút "New Slide". Bạn có thể làm theo các bước sau để thêm slide mới vào bản trình chiếu của bạn: 1. Trên thanh công cụ ribbon phía trên, chọn tab "Home" hoặc “Insert”. 2. Tìm nút "New Slide" nhấn vào đó. 3. Cách làm này sẽ cho phép bạn chọn kiểu slide mới muốn sử dụng. Bạn có thể nhấn chọn mũi tên bên cạnh mục này để lựa chọn kiểu trang slide như: slide có hai hộp văn bản và tiêu đề, một hộp văn bản, chỉ có tiêu đề, hoặc nhiều tùy chọn khác. Khi bạn chọn kiểu thiết kế cho slide mới, PowerPoint sẽ áp dụng thiết kế đó cho slide mới và slide sau đó trong bản trình chiếu của bạn. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể thay đổi thiết kế của từng slide trong bản trình chiếu của mình. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách chọn slide cần chỉnh sửa và lặp lại các bước thay đổi kiểu thiết kế như trên hoặc sử dụng các tùy chọn trên thanh công cụ để chỉnh sửa thành phần, nội dung của slide. Bước 5: Thêm các thành phần vào slide PowerPointĐể có thể thêm các thành như biểu đồ, hình ảnh, đồ thị, bảng biểu hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác vào slide PowerPoint của bạn, bạn cần thao tác ở thẻ “Insert" trên thanh ribbon. Bạn có thể làm theo các bước như sau: 1. Chọn slide mà bạn muốn thêm biểu đồ. 2. Trong thanh công cụ “Insert”, chọn biểu đồ và chọn loại thành phần mà bạn muốn sử dụng: Bảng biểu (Table), hình ảnh (Picture), ảnh chụp màn hình (Screenshot), Video (Video), âm thanh (Audio), video quay màn hình (Screen Recording), đồ thị (Chart), các hình khối (Shapes), biểu tượng (Icons),... Bước 6: Chèn hiệu ứng động và hiệu ứng chuyển trang vào slide PowerPointSau khi đã chèn đầy đủ thông tin của bài thuyết trình, báo cáo, bạn nên bổ sung thêm các hiệu ứng động cũng như hiệu ứng chuyển trang để slide trình chiếu thêm sinh động, hiệu quả hơn. Transitions và Animations đều là các tính năng trong PowerPoint cho phép bạn thêm hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide và hiệu ứng cho các đối tượng được chèn vào các slide. Do đó, có một số người vẫn lầm tưởng hai tính năng này là một. Thực chất:
Để thêm hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide, bạn có thể làm theo các bước sau: 1. Chọn slide mà bạn muốn thêm hiệu ứng chuyển tiếp. 2. Truy cập tab “Transitions” trên thanh ribbon phía trên. 3. Chọn hiệu ứng chuyển tiếp mà bạn muốn sử dụng từ danh sách hiệu ứng hoặc nhấp vào nút More (có biểu tượng mũi tên xuống) để xem danh sách hiệu ứng chi tiết hơn. 4. Thiết lập thời gian trôi qua giữa các slide và tùy chọn khác nếu cần. 5. Nhấp vào “Preview” để xem hiệu ứng chuyển tiếp đã được áp dụng và chỉnh sửa nếu cần. 6. Lặp lại các bước trên để thêm hiệu ứng chuyển tiếp cho các slide khác. Để thêm hiệu ứng hoạt hình động cho các đối tượng trong slide, bạn có thể làm theo các bước sau: 1. Chọn đối tượng mà bạn muốn thêm hiệu ứng. 2. Truy cập tab “Animations” trên thanh ribbon phía trên. 3. Chọn hiệu ứng mà bạn muốn sử dụng từ danh sách hiệu ứng hoặc nhấp vào nút More (có biểu tượng mũi tên xuống) để xem danh sách hiệu ứng chi tiết hơn. 4. Thiết lập thời gian và tùy chọn khác cho hiệu ứng. 5. Nhấp vào “Preview” để xem hiệu ứng đã được áp dụng và chỉnh sửa nếu cần. 6. Lặp lại các bước trên để thêm hiệu ứng cho các đối tượng khác trong slide. Lưu ý:
Bước 7: Thay đổi vị trí hay thứ tự trình chiếu các trang slide PowerPointĐể thay đổi vị trí hay thứ tự trình chiếu các trang slide trong PowerPoint, bạn có thể làm theo các bước sau: 1. Chọn tab "View" (Xem) ở thanh công cụ trên cùng của PowerPoint. 2. Chọn tùy chọn "Slide Sorter" (Trình sắp xếp trang). 3. Bạn sẽ chuyển sang chế độ "Slide Sorter" với tất cả các trang slide được hiển thị nhỏ hơn. Tại đây, bạn có thể kéo và thả các trang slide để thay đổi vị trí của chúng. 4. Ngoài ra, nếu bạn muốn xóa một trang slide, hãy nhấp chuột phải vào trang đó và chọn "Delete Slide" (Xóa trang). Một cách khác để thay đổi vị trí các trang slide đó là bạn chỉ cần nhấn chuột phải vào trang slide cần chuyển vị trí và kéo thả tới vị trí mới. ĐĂNG KÝ NGAY:
Bước 8: Cách trình chiếu slide PowerPointSau khi hoàn tất mọi thao tác bên trên, bước tiếp theo bạn cần thực hiện là bước trình chiếu slide PowerPoint để xem bản trình chiếu của mình sẽ như thế nào trong thức tế. Để trình chiếu slide PowerPoint, bạn có thể làm theo các bước sau:
Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng các phím tắt trên bàn phím để điều khiển trình chiếu, ví dụ như:
Bước 9: Lưu slide PowerPoint vào máy tínhCuối cùng, bạn cần lưu lại slide PowerPoint vào máy tính để sử dụng trong bài thuyết trình, báo cáo,... sắp tới. Để lưu bản trình chiếu PowerPoint vào máy tính, bạn có thể thực hiện theo các bước sau: 1. Nhấn vào tab "File" trong thanh menu trên cùng của PowerPoint. 2. Chọn "Save As" hoặc "Lưu dưới dạng" tùy vào ngôn ngữ hiển thị của PowerPoint. 3. Chọn vị trí lưu bản trình chiếu trên máy tính và nhập tên cho file. 4. Nhấn "Save" để lưu bản trình chiếu vào máy tính. Sau khi lưu bản trình chiếu vào máy tính, bạn có thể mở file bằng PowerPoint để trình chiếu hoặc chia sẻ file cho người khác để họ có thể xem bản trình chiếu trên máy tính của mình. Xem thêm: CÁC CÁCH THUYẾT TRÌNH HAY, ẤN TƯỢNG KHÔNG THỂ BỎ QUA II. Những điều cần lưu ý trước khi bắt đầu làm slide PowerPointTrước khi bắt đầu tìm hiểu cách làm slide trên máy tính với PowerPoint, bạn cần lưu ý chuẩn bị trước một số nội dung sau: 1. Mục đích của bài thuyết trình: Xác định mục tiêu và đối tượng của bài thuyết trình để có thể tạo ra nội dung phù hợp. 2. Kiến thức về chủ đề: Nắm vững kiến thức về chủ đề để có thể hiển thị thông tin một cách rõ ràng và thuyết phục. 3. Tài liệu và hình ảnh: Tìm kiếm các tài liệu, hình ảnh, biểu đồ, số liệu thống kê, video, âm thanh,... phù hợp để trình bày trên slide. 4. Thiết kế của slide: Lên kế hoạch cho thiết kế của slide, bao gồm màu sắc, font chữ, kích thước v.v. 5. Thời gian trình bày: Xác định thời lượng bài thuyết trình để phân bổ thời gian trình bày cho từng slide. 6. Độ dài: Độ dài của bản trình chiếu phải phù hợp với chủ đề và đối tượng khán giả. Nếu bản trình chiếu quá dài hoặc quá ngắn so với mục đích, sẽ khiến slide trở nên thiếu hiệu quả và không gây được ấn tượng tốt. Do đó, cần phải định hình độ dài phù hợp trước khi bắt đầu làm slide PowerPoint. 7. Dàn ý: Giúp bạn có cái nhìn tổng quan về toàn bộ nội dung cần trình bày, dễ dàng tìm ra những thông tin quan trọng và sắp xếp chúng một cách hợp lý. Một dàn ý đơn giản có thể là danh sách các chủ đề cần đề cập trong bài trình chiếu của bạn. 8. Chuẩn bị trang thiết bị: Đảm bảo máy tính, máy chiếu, tai nghe, microphone,... đều sẵn sàng để sử dụng khi cần thiết. Nói chung, việc chuẩn bị và lên kế hoạch trước khi tạo slide PowerPoint là rất quan trọng để giúp bài thuyết trình của bạn trở nên hiệu quả và chuyên nghiệp. Kết luậnNhư vậy, chỉ với chưa tới 10 bước đơn giản trên đây, Langmaster đã hướng dẫn bạn cách làm slide trên máy tính bằng PowerPoint vô cùng nhanh chóng và chuyên nghiệp. Hy vọng với những kiến thức bên trên, bạn có thể áp dụng để sáng tạo những bài trình chiếu đẹp mắt, phục vụ cho công việc và học tập. Chúc bạn thành công! |
