Lỗi project 2010 mất dòng biểu đồ ngang năm 2024

Project automatically wraps text in the Task Name column, but you can turn text wrapping on in other columns as well. This helps change the row height in your project.

1. Display a view that has a table (except the Team Planner).
2. Right-click the heading of the column you want to wrap, and click Wrap Text.
   Project wraps text in all cells of the column if it is longer than the column width and has at least one space. It doesn’t recognize manual line breaks.
3. To turn text wrapping off, right-click the column heading and click Wrap Text again. Note: Text that's already wrapped stays wrapped until you decrease the adjusted row height. Any new text you type won't wrap—you'll need to click Wrap Text again to turn it back on.

Adjust the column height to wrap text

A quick way to wrap text that isn't wrapped or completely visible in a cell is to increase the row height to enlarge the cell.

1. In any sheet view, drag the bottom of the row heading (the leftmost cell) down until the text wraps onto the next line.
   Tip: You can adjust the row height for multiple rows at the same time. Just select the rows, and then drag the bottom of the row heading of the last row in the selection to the height you want.
2. To unwrap text, drag the bottom border of the row heading up until the text is on one line again.

Adjust all rows to the same height

Here's a quick way to adjust all rows to the same height. You can use this when you no longer want the text to be wrapped to multiple lines.

1. Right-click the header of the column you no longer want the text to be wrapped for, and choose Wrap Text.
2. Select the box in the top left corner of the view to select the entire view.
3. Hover over a row header divider line. When you get the resize cursor, drag up or down to resize the row. When you are done dragging the line, all rows will be resized to the size you chose.

More information

• Learn more about working with text in Project.
• If the wrapped text in your columns doesn't show as wrapped when you print your project, try downloading this hotfix.

Bạn cần thêm trợ giúp?

Bạn muốn xem các tùy chọn khác?

Explore subscription benefits, browse training courses, learn how to secure your device, and more.

Communities help you ask and answer questions, give feedback, and hear from experts with rich knowledge.

• 1. G N G U Y E N & T E A M Page 1 Mục lục CHƯƠNG 1 – HƯỚNG DẪN CƠ BẢN VỀ PROJECT 2010 I. Giới thiệu giao diện chính của Microsoft Project 2010 II. Sử dụng Backstage để quản lý tập tin và thiết lập Microsoft Project 2010 III. Ribbon và Tab: Tìm đến các chức năng mà bạn muốn. IV. View: xem chi tiết dự án bằng nhiều cách trình bày thông tin khác nhau. CHƯƠNG 2 – TẠO MỘT DANH SÁCH CÔNG VIỆC I. Tạo một kế hoạch dự án mới II. Nhập tên công việc III. Thiết lập thời lượng IV. Thiết lập một cột mốc quan trọng V. Tổ chức công việc thành các giai đoạn VI. Liên kết các công việc VII. Chuyển chức năng thiết lập thủ công sang tự động VIII. Thiết lập những ngày không làm việc IX. Kiểm tra thời lượng của kế hoạch X. Tạo ghi chú cho công việc CHƯƠNG 3 – THIẾT LẬP NGUỒN LỰC I. Thiết lập nguồn lực công việc II. Nhập năng suất của nguồn lực III. Nhập chi phí trung bình IV. Điều chỉnh thời gian làm việc cho nguồn lực
• 2. G N G U Y E N & T E A M Page 2 V. Thiết lập nguồn chi phí VI. Tạo ghi chú cho nguồn lực công việc CHƯƠNG 4 – THIẾT LẬP CÔNG VIỆC VỚI NGUỒN LỰC I. Phân công việc II. Kiểm soát công việc khi thêm hoặc gỡ bỏ nguồn lực III. Thiết lập nguồn chi phí cho công việc CHƯƠNG 5 – ĐỊNH DẠNG VÀ CHIA SẺ KẾ HOẠCH DỰ ÁN I. Tùy chỉnh chế độ xem của biểu đồ Gantt. II. Tùy chỉnh chế độ xem Timeline III. Vẽ trên biểu đồ Gantt IV. Sao chép để xem ở một ứng dụng khác V. Xem ở chế độ in VI. Chỉnh sửa và in bản báo cáo CHƯƠNG 6 – THEO DÕI TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC I. Đường cơ sở của dự án II. Theo dõi dự án theo dự kiến III. Nhập tỉ lệ phần trăm thể hiện công việc hoàn thành IV. Nhập giá trị thực thể hiện tiến độ CHƯƠNG 7 – ĐIỀU CHỈNH CHI TIẾT CÁC CÔNG VIỆC I. Điều chỉnh mối quan hệ của các công việc II. Sự gián đoạn trong công việc III. Điều chỉnh thời gian làm việc cho từng công việc cụ thể IV. Thay đổi loại công việc V. Nhập chi phí cố định cho công việc VI. Thiết lập công việc định kz VII. Lên lịch cho các công việc tóm tắt CHƯƠNG 8 – ĐIỀU CHỈNH CHI TIẾT CÁC NGUỒN LỰC I. Thiết lập các nguồn lực có sẵn để áp dụng với những thời điểm khác nhau II. Thiết lập chi phí phải trả cho một nguồn lực III. Thiết lập các chi phí phải trả để áp dụng cho các thời điểm khác nhau
• 3. G N G U Y E N & T E A M Page 3 IV. Thiết lập nguồn nguyên liệu CHƯƠNG 9 – TỔ CHỨC THÔNG TIN CHI TIẾT DỰ ÁN I. Phân loại và sắp xếp các công việc II. Lọc chi tiết III. Tùy chỉnh các bảng IV. Tùy chỉnh các chế độ xem CHƯƠNG 10 – XEM VÀ BÁO CÁO TRẠNG THÁI DỰ ÁN I. Xác định công việc sai dự kiến II. Kiểm tra chi phí công việc III. Kiểm tra nguồn chi phí CHƯƠNG 11 – ÁP DỤNG CÁC ĐỊNH DẠNG MỞ RỘNG I. Tùy chỉnh chế độ xem biểu đồ Gantt II. Định dạng chế độ xem Timeline III. Định dạng chế độ xem Network Diagram IV. Tạo tập tin định dạng PDF và XPS CHƯƠNG 12 – TÙY CHỈNH MICROSOFT PROJECT 2010 I. Tùy chỉnh thanh công cụ Quick Access. II. Tùy biển thanh Ribbon CHƯƠNG 13 – CHIA SẺ THÔNG TIN TỪ MICROSOFT PROJECT ĐẾN CÁC CHƯƠNG TRÌNH KHÁC I. Sao chép dữ liệu từ Microsoft Project đến các chương trình khác II. Tạo các báo cáo trực quan với Excel và Visio.
• 4. G N G U Y E N & T E A M Page 4 GIỚI THIỆU MICROSOFT PROJECT 2010 Micrososft Project 2010 là một chương trình giúp bạn có thể lập kế hoạch và quản lý một dự án. Từ thời hạn của một cuộc họp quan trọng cho đến ngân sách thích hợp dành cho nguồn lực của dự án, Project 2010 giúp bạn trải nghiệm một cách dễ dàng cũng như cung cấp những công cụ để mang lại hiệu quả làm việc tốt hơn. Bạn có thể sử dụng Microsoft Project để:  Tạo ra các kế hoạch cho dự án ở các cấp độ chi tiết cho một dự án. Làm việc với các thông tin và dữ liệu một cách chi tiết giúp bạn kiểm soát dự án. Kiểm soát các công việc mà Microsoft Project có thể tự động thiết lập lịch hoặc bạn sẽ thiết lập bằng tay.  Quản lý các công việc, chi phí, nguồn lực theo từng cấp độ.  Xem các thông tin, dữ liệu của dự án bằng nhiều cách. Áp dụng các nhóm, đánh dấu, sắp xếp và lọc các thông tin mà bạn muốn.  Theo dõi và quản lý kế hoạch trong quá trình thực hiện dự án.  Cộng tác và chia sẻ dữ liệu với những thành viên trong nhóm để tăng năng suất làm việc. Những tính năng mới Nếu bạn đang nâng cấp lên phiên bản Microsoft Project 2010 từ những phiên bản trước, điều bạn quan tâm nhất có lẽ là sự khác nhau giữa các phiên bản cũ và phiên bản mới. Bên cạnh đó là những tính năng mới nào trên Microsoft Project 2010 mang lại hiệu quả cho bạn. Các tính năng mới trong Microsoft Project 2010  Giao diện Microsoft Office Fluent (thanh Ribbon) thân thiện. Với Ribbon, bạn có thể truy cập đến các tab trên cửa sổ chương trình một cách dễ dàng.  Giao diện Backstage với tất cả các công cụ cần thiết để làm việc với tập tin của bạn.
• 5. G N G U Y E N & T E A M Page 5  Lên lịch các công việc: bạn có thể tự lên lịch các công việc trong dự án sau khi đã tạo các công việc đó. Các thông tin gồm ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời lượng công việc, sự phụ thuộc của các công việc bạn có thể thiết lập trong Microsoft Project 2010.
• 6. G N G U Y E N & T E A M Page 6  Giao diện Timeline: mang đến cho bạn giao diện trực quan sinh động gồm bản tóm tắt các công việc, nhiệm vụ và các sự kiện quan trọng mà bạn muốn xem. Dễ dàng sao chép Timeline và dán chúng vào một ứng dụng khác.  Làm việc tốt với Excel và Word: bạn có thể dán các dữ liệu của Microsoft Project 2010 vào Excel hoặc Word theo các cột và cấu trúc dữ liệu của Microsoft Project.  Tùy biến Ribbon: bạn có thể tạo các tab và nhóm chúng lại để làm việc
• 7. G N G U Y E N & T E A M Page 7  Tùy biến các trường dữ liệu: chỉ cần tạo một giá trị số, ngày hoặc chữ từ cột ngoài cùng bên phải của bảng, Microsoft Project có thể xác định chính xác loại dữ liệu bạn sử dụng.  Tính năng AutoFilter được cải thiện, sử dụng công cụ lọc giống Microsoft Excel giúp bạn có thể phân loại, sắp xếp theo nhóm.  Lưu tập tin sang định dạng PDF hoặc XPS: Microsoft Project 2010 cho phép bạn lưu tập tin có định dạng *.mpp thành định dạng tài liệu PDF hoặc XPS.
• 8. G N G U Y E N & T E A M Page 8  Giao diện Team Planner (chỉ có ở phiên bản Microsoft Project Professional 2010): giúp bạn có thể thay đổi công việc từ nguồn lực này sang nguồn lực khác bằng cách kéo thả tại cửa sổ Team Planner.
• 9. G N G U Y E N & T E A M Page 9  Tính năng Inactive task (chỉ có ở phiên bản Microsoft Project Professional 2010): giúp bạn có thể vô hiệu hóa các công việc được chọn từ một dự án vì thế nó không ảnh hưởng gì đến tiến độ dự án. Bạn có thể kích hoạt lại công việc này nếu cần.  Tích hợp SharePoint Task List (chỉ có ở phiên bản Microsoft Project Professional 2010): đồng bộ hóa các công việc giữa Microsoft Project với Project Task List trên Microsoft SharePoint. Microsoft Project qua nhiều năm phát triển các phương pháp quản lý dự án cung cấp cho bạn một số công cụ lập kế hoạch và theo dõi. Một vài điểm chú ý:  Biểu đồ Gantt là giao diện chính của Microsoft Project, hiển thì các bảng tính với các cột dữ liệu cùng giao diện đồ họa các nhiệm vụ trong dự án bố trí dọc theo một thời gian nằm ngang. Bằng cách xem xét các dữ liệu trong các cột (chẳng hạn tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, các nguồn lực) bạn có thể hiểu các thông số của từng công việc và xem thời gian của mình.
• 10. G N G U Y E N & T E A M Page 10 Giao diện Gantt  Sơ đồ Network Diagram (hay còn gọi là sơ đồ logic) thực chất là phiên bản biểu đồ PERT (Một chương trình thẩm định và đánh giá kĩ thuật được phát triển trong thời gian xây dựng các tàu ngầm Polaris trong những năm 1950). Sơ đồ này cho bạn xem được các công việc hiện tại đang được khớp với nhau.
• 11. G N G U Y E N & T E A M Page 11  Quản lý rủi ro là một phần quan trọng trong một dự án vì bất cứ dự án nào cũng có rủi ro. Bạn có thể gặp rủi ro về nguồn lực, về nguyên vật liệu, chi phí và rủi ro này có thể khiến dự án của bạn chậm tiến độ. Quản lý rủi ro là một nghệ thuật dự đoán rủi ro, là sao để dự án của bạn ít rủi ro nhất và xác định chiến lược ngăn ngừa cũng như khắc phục rủi ro xảy ra. Microsoft Project giúp bạn quản lý rủi ro bằng cách cho phép đưa ra các tình huống rủi ro có thể. Ví dụ, khi bạn thay đổi thời gian của ngày bắt đầu sẽ kéo theo sự thay đổi trong dự án, lúc này bạn có thể thấy được sự chậm trễ, chi phí thay đổi và các nguồn lực có thể xung đột với nhau. Với những thông tin này bạn có thể quản lý các rủi ro một cách hiệu quả hơn.  Quản lý nguồn lực bao gồm việc sử dụng các nguồn lực một cách thông minh. Một người quản lý dự án giỏi sẽ tìm ra các nguồn lực thích hợp cho công việc, giao cho thành viên khối lượng công việc hợp lý. Trong Microsoft Project có các công cụ chẳng hạn một biểu đồ Resource Usage cho phép bạn biết được nguồn lực đang sử dụng, bên cạnh đó biểu đồ sẽ phản ánh khối lượng công việc.
• 12. G N G U Y E N & T E A M Page 12 CHƯƠNG 1: HƯỚNG DẪN CƠ BẢN VỀ MICROSOFT PROJECT 2010 Trong chương này, bạn sẽ được học:  Cách sử dụng Backstage để mở và lưu một tập tin Project.  Làm việc với các tab trên giao diện Ribbon.  Xem thông tin dự án được trình bày theo nhiều cách khác nhau Nếu bạn cần phải tổ chức một kì nghỉ cho công ty, đó là một dự án. Nếu bạn được giao cho công việc khảo sát một dự án nhà đất nào đó để chuẩn bị xây dựng cao ốc, phối hợp với các nhà thầu xây dựng và bạn làm việc với một nhóm 300 người, đó chắc chắn là một dự án. Thậm chí là bạn chuẩn bị một bài phát biểu mà bạn chuẩn bị thực hiện cũng được coi là một dự án vì nó có những đặc điểm nhất định. Cho dù là một dự án nhỏ hay là những dự án cũng đều có những đặc điểm sau:  Mục tiêu tổng thể  Người đóng vai trò quản lý dự án  Các công việc cụ thể được thực hiện giữa một điểm bắt đầu cụ thể và một điểm kết thúc.  Thời gian cho công việc sẽ đươc hoàn thành (chẳng hạn như 3 giờ, 3 ngày hoặc 3 tháng)  Mối quan hệ giữa thời gian và công việc  Nguồn lực (con người, thiết bị, phương tiện, vật tư….) để hoàn thành công việc  Ngân sách (các chi phí liên quan với con người, thiết bị, phương tiện và nguồn cung cấp)
• 13. G N G U Y E N & T E A M Page 13 Giao diện Microsoft Project 2010 Một công việc có thể trải rộng ra hoặc chi tiết nếu bạn muốn. Ví dụ bạn có thể tạo một công việc duy nhất hoặc tạo ra bản tóm tắt công việc và các công việc con bên dưới. Ví dụ một dự án truyền thông, quảng cáo bằng phương tiện truyền thông thì các công việc con là thiết kế, chỉnh sửa, xem lại và cuối cùng là thực hiện quảng bá. Thời gian trong dự án cũng là vấn đề rất quan trọng. Hầu hết tất cả công việc trong dự án đều có thời gian, đó chính là khoảng thời gian để thực hiện công việc có điểm bắt đầu và kết thúc. Nếu một công việc mà không có thời gian cụ thể thì nó đơn giản là một công việc có bản chất đánh dấu mốc thời gian, chẳng hạn bạn bạn phê duyệt một biên bảng báo cáo ngân sách hoặc xem lại danh sách các thành viên trong dự án. Microsoft Project không cung cấp cho bạn cách làm việc hiệu quả với thời gian. Bạn phải xác định và thiết lập thời gian hiệu quả dựa trên kinh nghiệm của riêng bạn. Chẳng hạn thiết kế một phần mềm mất 3 tuần hay 3 tháng hoặc xin giấy phép của Sở xây dựng trong 5 ngày hay 10 ngày. Microsoft Project cũng không phải là một nhà tiên tri do đó bạn phải cung cấp các dữ kiện, số liệu để xây dựng lịch trình dự án của bạn. Sau khi nhập thông tin vào, Microsoft sẽ giúp bạn theo dõi tiến độ, lịch trình của dự án và một số tính năng mới giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Tính phụ thuộc của công việc Bên cạnh việc lên công việc bạn cần phải xác định tính phụ thuộc giữa các công việc, chẳng hạn công việc thứ hai không thể bắt đầu nếu như công việc thứ nhất chưa hoàn thành. Hoặc nhiệm vụ thứ 6 thực hiện được 50% thì nhiệm vụ thứ 7 sẽ bắt đầu được tiến hành.
• 14. G N G U Y E N & T E A M Page 14 Dưới đây là một số ví dụ về tính phụ thuộc:  Bạn không thể bắt đầu sử dụng một thiết bị cho đến khi bạn cài đặt nó.  Bạn phải chờ cho bê tông trên nền nhà bạn khô trước khi bạn bắt đầu xây dựng trên đó.  Bạn không thể bắt đầu cho ra một sản phẩm thuốc mới cho đến khi được Bộ Y Tế phê chuẩn. Sắp xếp nguồn lực Khi lần đầu tiên sử dụng Microsot Project, có một số nhầm lẫn về nguồn lực. Nguồn lực không chỉ là con người mà nguồn lực có thể là một phần thiết bị hoặc chi phí, chẳng hạn tiền thuê nhà, một phòng họp mà bạn phải trả phí hàng giờ để sử dụng. Microsoft Project cho bạn 3 loại nguồn lực sau: nguồn lực làm việc, nguồn lực vật chất và nguồn lực về chi phí. Nguồn lực làm việc được tính bằng giờ hoặc ngày làm việc trên một công việc, nguồn lực này điển hình là con người. Nguồn lực vật chất chẳng hạn như vật tư, sắt thép, được tính với chi phí mỗi lần sử dụng hoặc một đơn vị đo lường. Nguồn chi phí là chi phú cụ thể cho mỗi lần mà bạn sử dụng nó và nó có thể thay đổi theo công việc. Ví dụ một buổi hội thảo của các chuyên giá có thể tốn khoản 250$ cho một lần và lần kế tiếp có thể là 500$. Với hội thảo này chỉ làm thay đổi nguồn chi phí mà không thay đổi về thời gian tổ chức. Một số nguồn lực như con người sẽ thực hiện công việc của họ theo lịch. Nếu một người làm việc 8 giờ một ngày và bạn thiết lập cho người đó một công việc mất 24h để hoàn thành, do đó sẽ mất 3 ngày làm việc để hoàn thành công việc. Trong khi đó, một người khác làm việc 12 giờ thì sẽ mất 2 ngày để hoàn thành công việc tương tự. Ngoài ra bạn có thể thiết lập công việc tùy ý chẳng hạn làm việc theo ca hoặc 1 tuần chỉ làm 4 ngày. Bảng Resource trong Microsoft Project 2010 thể hiện nguồn nhân lực
• 15. G N G U Y E N & T E A M Page 15 Sau khi nhập thông tin, Microsoft Project cung cấp cho bạn một giao diện xem ấn tượng cũng như các tùy chọn báo cáo về dự án của bạn. Bạn có thể xuất ra bản báo cáo và sử dụng nó trên Microsoft Excel 2010. Lên kế hoạch theo dõi Sau khi bạn đã xây dựng được tất cả công việc, xác định thời gian thực hiện, tính phụ thuộc và mối quan hệ của từng công việc, chi phí và nguồn lực. Bạn cần thiết lập một đường cơ sở. Đường cơ sở được sử dụng để đánh giá và so sánh kế hoạch trên dự án và tiến độ của dự án. Bên cạnh đó, bạn cần ghi chép lại quá trình của từng công việc như thời gian, chi phí thực tế so với trên kế hoạch. Cuối cùng khi có được những đường cơ sở bạn có thể so sánh nó tại Microsoft Project để xem về thực tế thời gian của công việc và chi phí dự án. Cho dù dự án của bạn có tốn kém hơn so với những gì đã dưa ra bạn cũng có thể xem và điều chỉnh lại. Vai trò người quản lý dự án Người quản lý dự án là người tạo ra tổng thể dự án và cố gắng để dự án được hoàn thành. Người quản lý dự án là người có thể sử dụng các kĩ năng và phương pháp để thiết lập mức thời gian hợp lí, quản lý nguồn lực tốt và thường giữ lịch trình dự án đúng tiến độ. Với một hệ thống quản lý dự án tốt, bạn có thể trả lời được các câu hỏi như:  Những công việc phải thực hiện là gì? Thứ tự các công việc như thế nào?
• 16. G N G U Y E N & T E A M Page 16  Thời hạn cho các công việc phải được thực hiện như thế nào?  Ai sẽ là người hoàn thành các công việc?  Chi phí cho từng công việc và cho toàn bộ dự án là bao nhiêu?  Nếu một số công việc chưa được hoàn thành so với tiến độ sẽ như thế nào?  Đâu là cách tốt nhất để liên lạc đến những người có trách nhiệm trong một dự án? Một người quản lý dự án không phải lúc nào cũng ở cấp cao nhất của dự án mà thay vào đó, người quản lý dự là người đảm bảo rằng các bộ phận của dự án hợp tác làm việc suôn sẻ. Ngoài ra, người quản lý dự án là người phải chịu trách nhiệm đối với sự thành công hoặc thất bại của dự án. Một người quản lý dự án cần quản lý các vấn đề sau:  Lên kế hoạch cho dự án cũng như tiến độ dự án: đây là những gì bạn có thể tạo ra trong Microsoft Project. Nó bao gồm các bước tính toán, thời gian và chi phí để đạt được mục tiêu của dự án.  Nguồn lực: quản lý nguồn lực của dự án.  Liên hệ với các nhóm, đội ngũ và khach hàng: việc liên lạc, theo dõi, nhắc nhở các nhóm làm việc là một trách nhiệm mà người quản lý dự án cần phải làm để dự án được suôn sẻ. Trong một dự án, bạn có thời gian, nguồn lực (mà chủ yếu là chi phí) và chất lượng cuối cùng cho dự án. Microsoft Project giúp bạn quản lý các nguồn lực và thời gian của dự án. Chất lượng của các dự án thường bị ảnh hưởng trực tiếp bởi bạn. Ví dụ nếu bạn giảm nguồn lực dể tiết kiệm tiền nó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng. Tóm lại, một sự cân bằng hợp lý của thời gian, tiền bạc và chất lượng là cốt lõi của những vì mà một người quản lý dự án có trong suốt chu trình của dự án. Nếu bạn sử dụng Microsoft Project lần đầu tiên, bạn sẽ thấy các tính năng trong Microsoft Project rất cần thiết cho dự án của bạn. Microsoft Project 2010 có hai phiên bản khác nhau:  Project Standard: cung cấp các tính năng cơ bản để bạn có thể tạo và chỉnh sửa kế hoạch của dự án.  Project Professional bao gồm tất cả các tính năng có trong phiên bản Project Standard. Ngoài ra, Project Professional tích hợp thêm một số tính năng để có thể kết nối đến Microsoft Project Server, giải pháp Enterprise Project Management (EPM) từ Microsoft.
• 17. G N G U Y E N & T E A M Page 17 I. Giới thiệu giao diện chính Microsoft Project 2010 Để bắt đầu với Microsoft Project bạn có thể mở một tập tin Project hoặc khởi động từ menu Start. 1. Click vào Start. 2. Trên menu Start, click vào All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Project 2010 Bạn có thể nhận thấy giao diện trong Microsoft Project 2010 hoàn toàn khác so với các phiên bản Microsoft Project trước đó. Với giao diện Fluent (thường được gọi là giao diện Ribbon) giúp bạn dễ dàng thao tác trên Microsoft Project 2010. Phần chính giao diện của Microsoft Project 2010 gồm có:
• 18. G N G U Y E N & T E A M Page 18 Thanh công cụ Quick Access là nơi bạn có thể tùy biến giao diện, có thể thêm các tùy chọn bạn thường xuyên sử dụng lên thanh công cụ này. Thanh tab và giao diện Ribbon thân thiện. Tab là nơi để bạn thao tác trên Microsoft Project 2010. Trong Microsoft Project 2010 có 5 tab chính là Task, Resource, Project, View, Team, ngoài ra có 2 tab có thể thay đổi là Add-in (sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ bên ngoài) và Format (tùy theo đối tượng bạn chọn) Group: trên mỗi tab có nhiều group, group là các chức năng được sắp vào một nhóm.
• 19. G N G U Y E N & T E A M Page 19 Thanh View label nằm dọc theo cạnh trái của giao diện chính thể hiện kiểu giao diện mà bạn đang xem. Khu vực View shortcut cho phép bạn nhanh chóng chuyển đổi một số chế độ xem bạn hay sử dụng thường xuyên trong Microsoft Project. Bên cạnh View shortcut là thanh trượt Zoom cho phép bạn phòng to thu nhỏ.
• 20. G N G U Y E N & T E A M Page 20 Thanh trạng thái Status hiển thị chế độ mà bạn đang sử dụng là tự động (Auto) hay bằng tay (Manually). Menu shorcut và thanh công cụ mini sẽ hiển thị khi bạn click phải vào một thành phần nào đó trong dự án của bạn.
• 21. G N G U Y E N & T E A M Page 21 II. Sử dụng Backstage để quản lý tập tin và thiết lập Microsoft Project 2010 Backstage là một thành phần mới trong các sản phẩm Office 2010 giúp bạn có thể quản lý tập tin cũng như thiết lập về Microsoft Project 2010. Backstage chứa các tùy chọn, chức năng chia sẻ, bên cạnh đó với các mở tập tin (Open), tạo mới (New) và lưu (Save). Để đến Backstage, thực hiện các bước sau: 1. Click vào File trên giao diện Microsoft Project 2. Microsoft Project 2010 sẽ hiển thị Backstage.
• 22. G N G U Y E N & T E A M Page 22 Giao diện Backstage  Save, Save As, Open và Close là các chức năng chuẩn trong Office.  Info là nơi để bạn truy cập đến các tập tin dự án.  Recent hiển thị các tập tin Project bạn sử dụng gần đây nhất.
• 23. G N G U Y E N & T E A M Page 23  New cho phép bạn tạo một dự án mới dựa trên các mẫu có sẵn.
• 24. G N G U Y E N & T E A M Page 24  Print là tùy chọn cho phép bạn có thể in một dự án.  Save & Send là tùy chọn cho phép bạn đính kèm một tập tin Project vào e-mail, tạo một tài liệu định dạng PDF hoặc XPS. Ngoài ra bạn có một số tùy chọn để kết nối đến máy chủ.
• 25. G N G U Y E N & T E A M Page 25  Help là tùy chọn cho phép bạn xem các trợ giúp, hướng dẫn trực tuyến về cài đặt Project hoặc hoặc các thông tin về bản quyền sản phầm Microsoft Project.  Options cho phép bạn thiết lập cho chương trình Microsoft Project 2010.
• 26. G N G U Y E N & T E A M Page 26  Exit : đóng chương trình Microsoft Project 2010 Chú ý: Nếu bạn sử dụng phiên bản Microsoft Project Standard 2010, bạn sẽ không thấy một số tùy chọn giống trong phiên bản Microsoft Project Professional 2010
• 27. G N G U Y E N & T E A M Page 27 III. Ribbon và Tab: Tìm đến các chức năng mà bạn muốn Project 2010 gia nhập nhóm các sản phẩm Office 2010 trong việc áp dụng giao diện Fluent (thường được gọi là giao diện Ribbon). Trong phần này bạn sẽ được làm quen với Ribbon và các tab.  Task và Resource liên quan đến dữ liệu bạn thường xuyên làm việc với Microsoft Project. Tab Task Tab Resource  Project chứa các chức năng để áp dụng cho toàn bộ dự án.  View giúp bạn kiểm soát, xem được các thông tin trong dự án bằng nhiều cách trình bày khác nhau.  Format là một tab tùy chọn, các chức năng hiển thị trên tab này tùy thuộc vào các chức năng chính mà bạn sử dụng hoặc các thành phần bạn muốn xem. Ví dụ khi bạn xem một công việc, chẳng hạn biểu đồ Gantt Chart, chức năng trên tab Format hiển thị và giúp bạn làm việc với biểu đồ này.
• 28. G N G U Y E N & T E A M Page 28 Giống như tất cả các tab, tại Task chứa nhiều chức năng và được tổ chức thành các nhóm. Tại Task gồm các nhóm View, Clipboard, Font, Schedule, Tasks, Insert, Properties và Editting. Một số chức năng thực hiện ngay lập tức, trong khi một số chức năng khác dẫn bạn đến nhiều lựa chọn hơn. Một số ví dụ trên các tab. IV. View: xem chi tiết dự án bằng nhiều cách trình bày thông tin khác nhau Tab View là nơi để bạn có thể xem các thông tin của dự án bằng nhiều cách trình bày khác nhau. Trong tab View gồm có 7 nhóm: Task Views, Resource Views, Data, Zoom, Split View, Window, Macros. Bạn có thể sử dụng các chức năng trong tab View này để nhập, chỉnh sửa, phân tích và hiển thị thông tin dự án. Mặc định trong tab View sẽ hiển thị biểu đồ Gantt.
• 29. G N G U Y E N & T E A M Page 29 Nhìn chung, tại tab View tập trung các chức năng chính ở các nhóm Task Views, Resource Views và Data. Nếu bạn muốn xem toàn cảnh tiến trình dự án bạn có thể đánh dấu chọn Timeline tại nhóm Split View trên tab View. Có nhiều cách xem khác trong Microsoft Project. Bạn có thể click vào chức năng Other Views sau đó click vào More Views trên nhóm Task Views hoặc Resource Views.
• 30. G N G U Y E N & T E A M Page 30 Điều quan trọng mà bạn phải hiểu là trong tất cả cách xem trên thì cách nào là điểm nhấn chính trong dự án của bạn. Sử dụng tab View để giúp bạn tập trung vào những điểm chính mà bạn muốn xem trên một dự án. Những điểm chính trong chương 1  Giao diện Backstage là nơi giúp bạn quản lý các tập tin và tùy chỉnh Microsoft Project 2010.  Giao diện Fluent (thường được gọi là giao diện Ribbon) thân thiện, giúp bạn dễ dàng thao tác với dự án của mình. Các chức năng trên Ribbon được tổ chức theo từng nhóm để bạn có thể truy cập và sử dụng một cách nhanh chóng.  Vùng làm việc chính của Microsoft Project 2010 là tab View. Tại tab View, bạn có thể xem thông tin trong dự án được trình bày theo nhiều cách khác nhau từ nguồn lực, thời gian cho đến tổng thể về tiến độ của dự án.
• 31. G N G U Y E N & T E A M Page 31 CHƯƠNG 2 – TẠO MỘT DANH SÁCH CÔNG VIỆC Trong chương này, bạn sẽ được học:  Khởi tạo và lưu một dự án mới trong Microsoft Project 2010.  Nhập tên công việc.  Ước tính và ghi lại khoảng thời gian cho mỗi công việc.  Tạo mốc quan trọng để theo dõi các sự kiện chính trong dự án.  Tổ chức các công việc theo từng giai đoạn.  Tạo quan hệ với các công việc.  Chuyển công việc từ chế độ thủ công sang tự động.  Thiết lập tính năng non-working cho một ngày trên dự án.  Kiểm tra thời gian tổng thể của dự án.  Ghi lại chi tiết các công việc trong sổ ghi chú và chèn siêu liên đến đến một nội dung trên web. Các công việc là thành phần cơ bản nhất trong bất kz một dự án nào cho dù là lớn hay nhỏ. Công việc sẽ mô tả các thông tin, hoạt động, trình tự, thời gian và tài nguyên yêu cầu. Trong Microsoft Project 2010, có các loại công việc khác nhau: summary task (tóm tắt công việc), subtask (các công việc con) và milestone (các cột mốc quan trọng). Trong chương này, bạn sẽ quản lý các công việc cũng như thiết lập kế hoạch theo 2 cách khác nhau:  Nhập các công việc theo dự kiến bằng phương pháp thủ công.  Làm việc với chức năng tự động thiết lập công việc. I. Tạo một kế hoạch dự án mới Một kế hoạch của dự án là một mô hình mà bạn xây dựng bao gồm các công việc, nguồn lực, khung thời gian, chi phí. Microsoft Project 2010 tập trung chính vào thời gian. Đôi khi bạn có thể nghĩ rằng chỉ cần thiết lập ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dự án là hoàn tất. Tuy nhiên, Microsoft Project 2010 giúp bạn tính toán được khoảng thời gian khi bạn chỉ cần nhập ngày bắt đầu hoặc kết thúc của công việc. Để khởi tạo một dự án mới, thực hiện các bước sau:
• 32. G N G U Y E N & T E A M Page 32 1. Click vào Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Project 2010. 2. Click vào File để mở giao diện Backstage.
• 33. G N G U Y E N & T E A M Page 33 3. Click vào New.
• 34. G N G U Y E N & T E A M Page 34 4. Dưới mục Avaiable Template, chọn Blank project và click vào Create để khởi tạo một dự án mới.
• 35. G N G U Y E N & T E A M Page 35 5. Trên tab Project, tại nhóm Properties, click vào Project Information. 6. Tại Start date, nhập ngày bắt đầu của dự án. hoặc bạn có thể click vào biểu tượng mũi tên để hiển thị lịch và chọn ngày.
• 36. G N G U Y E N & T E A M Page 36 7. Click vào OK để chấp nhận ngày bắt đầu và đóng hộp thoại Project Information. 8. Trên tab File, click chọn Save để lưu lại tập tin dự án.
• 37. G N G U Y E N & T E A M Page 37 9. Trên hộp thoại Save As, tại File Name, nhập tên dự án và chọn thư mục lưu trữ dự án.
• 38. G N G U Y E N & T E A M Page 38
• 39. G N G U Y E N & T E A M Page 39 II. Nhập tên công việc Việc đặt tên cho công việc có giá trị thực tiễn tốt trong kế hoạch dự án của bạn. Với tên công việc, bạn có thể biết được { nghĩa và những người thực hiện công việc đó. Một số lời khuyên khi đặt tên công việc:  Sử dụng cụm động từ ngắn để mô tả công việc phải làm, chẳng hạn “Chỉnh sửa bản thảo”.  Nếu công việc được tổ chức thành từng giai đoạn, tránh lặp lại các chi tiết từ các công việc con.  Nếu các công việc đi kèm nguồn lực, không nên sử dụng tên nguồn lực chung với tên công việc. Bạn không cần phải lo lắng về tên công việc vì bạn có thể chỉnh sửa nó bất cứ lúc nào. Để thực hiện việc đặt tên cho công việc, bạn thực hiện các bước sau: 1. Click vào ô bên dưới Task Name. 2. Nhập tên công việc, chẳng hạn “Phân công”, sau đó nhấn Enter. Các công việc mà bạn nhập sẽ cung cấp một số ID và số ID là duy nhất đối với mỗi công việc.
• 40. G N G U Y E N & T E A M Page 40 3. Tương tự như trên, bạn có thể đặt tên công việc tiếp theo và nhấn Enter.
• 41. G N G U Y E N & T E A M Page 41 III. Thiết lập thời lượng Trong phần này, bạn sẽ bắt đầu làm việc với thời lượng công việc. Microsoft Project có thể làm việc với thời lượng tính theo phút cho đến tháng. Tùy thuộc vào quy mô của dự án mà bạn có thể thiết lập thời gian theo giờ, ngày và tuần. Microsoft Project có thể xác định thời gian tổng thể của một dự án bằng các tính toán khác nhau giữa thời gian bắt đầu sớm nhất và thời gian kết thúc cuối cùng trong một công việc trên dự án. Khi làm việc với Microsoft Project, bạn có thể sử dụng các chữ viết tắt sau: Nếu bạn nhập vào tên viết tắt Tên sẽ hiển thị Ý nghĩa m min Phút h hr Giờ d day Ngày w wk Tuần mo mon Tháng Chức năng tự động thiết lập công việc luôn luôn có một thời lượng (mặc định là một ngày). Tuy nhiên với chức năng thủ công bạn có thể nhập các giá trị thời gian bằng chữ viết tắt. Ví dụ 3d là 3 ngày. Bạn cũng có thể nhập đoạn văn bản chẳng hạn “Kiểm tra nhóm Makerting” được thay thế với thời gian mặc định là 1 ngày khi bạn chuyển đổi công việc từ chức năng thiết lập thời gian thủ công (Manual) sang thiế lập thời gian tự động (Automatic). Microsoft Project sử dụng chuẩn giá trị thời lượng là phút và giờ. Một phút bằng 60 giây và một giờ bằng 60 phút. Đối với thường lượng của ngày, tuần và tháng bạn có thể sử dụng mặc định của dự án (ví dụ 20 ngày/ tháng) hoặc thiết lập giá trị riêng. Để thực hiện điều này, vào tab File, click Options > Schedule.
• 42. G N G U Y E N & T E A M Page 42 Để nhập các giá trị thời gian khác nhau, thực hiện các bước sau: 1. Click Duration và nhập giá trị thời lượng cho công việc. 2. Nhập giá trị thời lượng 3. Bạn có thể nhập giá trị thời lượng như sau:
• 43. G N G U Y E N & T E A M Page 43 4. Tại cột Start, bạn bắt đầu thiết lập thời gian bắt đầu cho công việc. 5. Tại cột Finish, nhập ngày kết thúc. Microsoft Project 2010 tính toán thời lượng là 7 ngày. Lưu { rằng 7 ngày này gồm các ngày từ thứ 2 đến thứ 6 của tuần thứ nhất và thứ 2, thứ 3 của tuần sau đó. Microsoft Project 2010 cũng giúp bạn phân biệt những ngày không làm việc (nonworking day) được thể hiện qua màu sắc khác biệt.
• 44. G N G U Y E N & T E A M Page 44 IV. Thiết lập một cột mốc quan trọng Bên cạnh việc nhập các công việc, bạn có thể tạo ra các cột mốc quan trọng, thuật ngữ này trong quản lý dự án gọi là milestone. Milestone là sự kiện quan trọng có thể là thời điểm hoàn thành giai đoạn 1 của dự án hoặc một sự kiện về đầu tư chi phí. Để tạo một cột mốc, thực hiện các bước sau: 1. Click vào một công việc. Tại tab Task, trên nhóm Insert, click Milestone. 2. Microsoft Project sẽ chèn một công việc mới vào và nằm phía trên một công việc mà bạn đã lựa chọn ở bước thứ nhất. Tên mặc định là <New Milestone>.
• 45. G N G U Y E N & T E A M Page 45 3. Nhập tên cột mốc, chẳng hạn “Hoàn thành kế hoạch” và nhấn Enter. Ngoài ra, bạn có thể đánh dấu một công việc đã tạo trước đó như một cột mốc, để làm điều này, bạn thực hiện các bước sau: 1. Click-double vào một công việc mà bạn muốn đánh dấu cột mốc. 2. Tại hộp thoại Task Information, chuyển qua tab Advanced và đánh dấu chọn vào Mark task as milestone.
• 46. G N G U Y E N & T E A M Page 46 V. Tổ chức công việc thành các giai đoạn Tổ chức các công việc thành giai đoạn là một việc làm quan trọng trong kế hoạch dự án. Ví dụ, thông thường với một dự án Xuất bản sách sẽ chia thành các giai đoạn như biên tập, thiết kế, in ấn và xuất bản...v.v..Khi bạn tạo một công việc tóm tắt, thời lượng của nó sẽ được tin dựa trên các công việc con trong đó và chức năng này chỉ có ở chức năng tự động thiết lập công việc. Tuy nhiên, bạn có thể chỉnh sửa thời lượng theo phương pháp thủ công và Microsoft Project sẽ theo dõi và tính toán thời lượng đó. Để tổ chức các công việc thành giai đoạn, cụ thể là ví dụ về một kế hoạch ra mắt cuốn sách mới và chia thành 2 giai đoạn: 1. Chọn những giai đoạn cần nhóm lại thành một giai đoạn. 2. Trên tab Task, tại nhóm Schedule, click vào biểu tượng Indent Task.
• 47. G N G U Y E N & T E A M Page 47 3. Sau khi click biểu tượng Indent Task, các công việc sẽ lùi vào so với công việc phía trên. Công việc phía trên được xem như giai đoạn của các công việc phía dưới. Bạn lưu { nếu như công việc tóm tắt (summary task) của bạn chưa có thời gian cụ thể thì Microsoft Project sẽ dựa vào thời gian của các công việc con (subtask) dưới nó. Ngoài ra bạn có thể tạo một công việc tóm tắt mới để đánh dấu giai đoạn. Bạn thực hiện các bước sau: 1. Chọn một công việc con, trên tab Task, tại nhóm Insert, click Summary.
• 48. G N G U Y E N & T E A M Page 48 2. Microsoft Project sẽ tạo một công việc mới phía trên công việc mà bạn chọn. Bạn nhập tên cho công việc. 3. Chọn các công việc đóng vai trò công việc con bên dưới. Trên tab Task, tại nhóm Schedule, click vào biểu tượng Indent Task. VI. Liên kết các công việc Hầu hết các dự án yêu cầu công việc phải được thực hiện theo một trình tự nhất định. Vi dụ, công việc viết một chương của cuốn sách phải hoàn thành trước các công việc chỉnh sửa trong chương. Những công việc này có mốt quan hệ kết thúc – bắt đầu (hay còn gọi là có tính phụ thuộc):  Công việc thứ 2 phải xảy ra sau khi công việc đầu tiên được thực hiện. Đây là một trình tự.  Công việc thứ 2 chỉ có thể xảy ra nếu nhiệm vụ đầu tiên hoàn thành. Đây là tính phụ thuộc. Trong Microsoft Project, công việc đầu tiên được gọ là công việc tiền nhiệm (thuật ngữ predecssor) vì nó là công việc đi đầu tiên và kéo theo sau là các công việc phụ thuộc vào nó. Công việc thứ 2 được gọi là công việc kế nhiệm (thuật ngữ successor) vì hoàn thành hoặc sau nhiệm vụ mà nó phụ thuộc.
• 49. G N G U Y E N & T E A M Page 49 Sự quan hệ của công việc Ý nghĩa Ví dụ Finish-to-start (FS) Ngày kết thúc của một công việc tiền nhiệm để xác định cho công việc kế tiếp. Công việc viết một chương của cuốn sách phải được hoàn thành trước khi thực hiện công việc tiếp theo là chỉnh sửa nó. Start-to-start Ngày bắt đầu của công việc tiền nhiệm sẽ xác định ngày bắt đầu của công việc kế tiếp Đặt giấy và cơ sở in liên quan chặt chẽ với nhau vì nó đồng thời xảy ra Finish-to-finish (FF) Ngày kết thúc của công việc tiền nhiệm xác định ngày kết thúc cho công việc kế tiếp Các công việc yêu cầu phải có thiết bị phải kết thúc khi thời hạn thuê các thiết bị cũng kết thúc Start-to-finish (SF) Ngày bắt đầu của công việc tiền nhiệm sẽ xác định ngày kết thúc của nhiệm vụ kế tiếp Ngày bắt đầu in cuốn sách cũng là ngày đánh dấu các công việc về biên tập đã kết thúc Mối quan hệ của các công việc trong Microsoft Project 2010 hiển thị bằng nhiều cách:  Trên biểu đồ Gantt và sơ đồ Network Diagram, các đường kết nối thể hiện mối quan hệ.  Tại bảng, chẳng hạn bảng Entry, các số ID của công việc tiền nhiệm hiển thị trên cột Predecessor. Bạn có thể tạo mối quan hệ cho các công việt bằng các tạo liên kết giữa các công việc. Để làm điều này, bạn thực hiện các bước sau 1. Trước tiên, bạn sẽ tạo sự quan hệ Finish-to-start giữa 2 công việc. Chọn 2 công việc mà bạn muốn thiết lập quan hệ này. 2. Trên tab Task, tại nhóm Schedule, click biểu tượng Link Tasks.
• 50. G N G U Y E N & T E A M Page 50 3. Lúc này 2 công việc mà bạn chọn đã liên kết theo kiểu Finish-to-start. Chú ý rằng nếu bạn chưa thiết lập thời gian bắt đầu và kết thúc cho công việc nhưng nếu bạn cung thông tin về một công việc thì Microsoft Project 2010 sẽ tính thời gian cho bạn. Bên cạnh đó, biểu tượng liên kết sẽ hiển thị. 4. Bạn có thể thiết lập quan hệ bằng cách khác. Click vào một công việc, trên tab Task, tại nhóm Properties, click Information.
• 51. G N G U Y E N & T E A M Page 51 5. Hộp thoại Task Information hiển thị, tại tab Predecessor, click vào cột Task Name bạn sẽ thấy một loạt các công việc hiển thị. Chọn một công việc chẳng hạn “Thiết kế và chuẩn bị tiếp thị” 6. Tại cột Type, chọn kiểu quan hệ.
• 52. G N G U Y E N & T E A M Page 52 7. Trong giao diện biểu đồ Gantt, trỏ chuột vào giai đoạn 1 và kéo đến giai đoạn 2 để thiết lập kiên kết giữa 2 giai đoạn. Giai đoạn 1 và 5 đã liên kết theo kiểu Finish-to-start.
• 53. G N G U Y E N & T E A M Page 53 Bây giờ bạn có thể thiết lập thời lượng hoàn chỉnh cho các công việc. Chú ý rằng khi bạn thiết lập lại thời lượng cho công việc sẽ khiến cho biểu đồ Gantt thay đổi, tuy nhiên nó không ảnh hưởng đến lịch trình của các công việc. Bên cạnh đó, bạn có thể thiết lập để công việc tự động xếp lại thời gian. 8. Trên tab Task, tại nhóm Schedule và click biểu tượng Respect Links 9. Microsoft Project 2010 sẽ tự thiết lập lại công việc của bạn theo mối quan hệ của công việc tiền nhiệm.
• 54. G N G U Y E N & T E A M Page 54 VII. Chuyển chức năng thiết lập thủ công sang tự động Bạn đã được thiết lập các công việc theo phương pháp thủ công ở các phần trên. Với phương pháp này giúp bạn có thể theo dõi và kiểm soát chi tiết công việc. Bên cạnh đó, bạn có thể chuyển đổi từ phương pháp thủ công sang phương pháp tự động để thay đổi một số mặc định cho công việc mới. Để tiến hành chuyển từ thủ công (Manual) sang tự động (Automatically), bạn thực hiện các bước sau: 1. Chọn các công việc cần chuyển đổi. 2. Trên tab Task, tại nhóm Tasks, click Auto Schedule.
• 55. G N G U Y E N & T E A M Page 55 Khi bạn đã chọn các công việc và thiết lập chức năng Auto Schedule, biểu tượng tại cột Task Mode sẽ thay đổi. Bạn có thể thiết lập mặc định cho các phương pháp, mỗi khi khởi tạo một công việc mới thì chức năng của nó sẽ theo các thiết lập đó. Trên tab Task, tại nhóm Tasks, click Mode và chọn kiểu phương pháp thiết lập.
• 56. G N G U Y E N & T E A M Page 56 VIII. Thiết lập những ngày không làm việc (Nonworking Day) Trong phần này, bạn sẽ được tìm hiểu lịch, là phương tiện chính để bạn kiểm soát công việc và nguồn lực trên Microsof Project. Ở những chương sau, bạn sẽ làm việc với một số loại lịch. Trong chương này, bạn chỉ làm việc với loại lịch cơ bản. Đây là lịch xác định thời gian làm việc và không làm việc đối với các công việc. Hãy suy nghĩ lịch của dự án giống như thời gian làm việc bình thường trong doanh nghiệp, công ty của bạn. Ví dụ, giờ làm việc bình thường bắt đầu từ thứ 2 đến thứ 6, vào lúc 8h sáng đến 17h chiều, bên cạnh đó có giờ nghỉ trưa để ăn uống. Doanh nghiệp của bạn co thể có những thời gian ngoại lệ, chẳng hạn ngày nghỉ hoặc các ngày lễ hội. Bạn có thể tạo ra thời gian làm việc trong Microsot Project tùy thích. Để làm điều này, bạn thực hiện các bước sau: 1. Trên tab Project, tại nhóm Properties, click Change Working Time. 2. Tại For calendar, click mũi tên để sổ các lịch xuống.
• 57. G N G U Y E N & T E A M Page 57  24 Hours: không có thời gian nghỉ.  Night Shift: được tính bắt đầu từ đêm thứ 2 cho đến sáng thứ 7, từ 23h đêm đến 8h sáng và mỗi ngày nghỉ 1h.  Standard: chuẩn truyền thống, bắt đầu từ thứ 2 đến thứ 6, từ 8h sáng đến 17h chiều và mỗi ngày nghỉ 1h. 3. Tại cột Name trên tab Exceptions, nhập tên của một sự kiện ngoại lệ nào đó, tại cột Start và Finish nhập thời gian bắt đầu và kết thúc.
• 58. G N G U Y E N & T E A M Page 58 4. Click OK để xác nhận. Đóng hộp thoại Change Working Time. Để xác nhận lại lịch dự án, chú ý vào thời gian mà bạn đã thiết lập đã chuyển sang màu sắc thể hiện ngày không làm việc. Công việc sẽ tiếp tục được thực hiện sau khi kết thúc ngày này.
• 59. G N G U Y E N & T E A M Page 59 IX. Kiểm tra thời lượng của kế hoạch Phần này hướng dẫn bạn cách xem tổng thể thời lượng cũng như thời gian của dự án. Bạn không nhập thông tin tổng thời lượng của dự án hoặc ngày kết thúc nhưng Microsoft Project 2010 có thể tính toán những giá trị này dựa trên thời lượng công việc cũng như mối quan hệ, tính phụ thuộc của các công việc. Một cách giúp bạn có thể dễ dàng xem thời gian bắt đầu và kết thúc của dự án thông qua Timeline và hộp thoại Project Information. Trong bài thực hành này, bạn sẽ thấy tổng thời lượng hiện tại và ngày kết thúc lịch trình của dự án dựa trên thời lượng các công việc và mối quan hệ của chúng mà bạn đã nhập vào. Tại Timeline bên trên biểu đồ Gantt, chú ý thời gian bắt đầu và kết thúc. Nếu chế độ xem Timeline không hiển thị, bạn có thể vào tab View, trong nhóm Spilit View, đánh dấu chọn Timeline Bên cạnh đó, bạn có thể xem thời lượng của dự án bằng cách khác: 1. Trên tab Project, tại nhóm Properties, click Project Information.
• 60. G N G U Y E N & T E A M Page 60 2. Tại hộp thoại Project Information bạn có thể xem ngày bắt đầu tại mục Start date hoặc có thể xem thông tin tại bằng cách click Statistics. 3. Click Close để đóng hộp thoại Project Statistics.
• 61. G N G U Y E N & T E A M Page 61 X. Tạo các ghi chú cho công việc Bạn có thể tạo các ghi chú cho công việc với các thông tin cần thiết. Ví dụ bạn có thể mô tả chi tiết về công việc và vẫn muốn giữ tên công việc một cách ngắn gọn. Có 3 loại ghi chú: ghi chú công việc, ghi chú nguồn lực và ghi chú phân công. Bạn có thể nhập và xem lại các ghi chú công việc tại hộp thoại Task Information. Chức năng ghi chú trong Microsoft Project 2010 hỗ trợ rộng rãi các tùy chọn thậm chí bạn có thể liên kết hoặc lưu trữ một hình ảnh đồ họa hoặc các loại tập tin khác trong ghi chú. Các siêu liên kết (Hyperlink) cho phép bạn kết nối đến một công việc cụ thể để thêm các thông tin bên ngoài vào dự án – chẳng hạn một tập tin khác, một trang web…. Để bắt đầu nhập các ghi chú công việc và liên kết đến các tài liệu thông tin quan trọng về một số công việc, bạn thực hiện các bước sau: 1. Chọn một công việc. 2. Trên tab Task, tại nhóm Properties, click Task Notes.
• 62. G N G U Y E N & T E A M Page 62 3. Tại hộp thoại Task Information, tại tab Notes bạn nhập nội dung ghi chú. 4. Click OK. Biểu tượng ghi chú sẽ hiển thị tại công việc mà bạn vừa tạo ghi chú. 5. Click chuột phải vào một công việc và chọn Hyperlink.
• 63. G N G U Y E N & T E A M Page 63 6. Tại hộp thoại Insert Hyperlink, nhập dòng chữ cần hiển thị. 7. Tại Address, nhập địa chỉ bạn muốn công việc liên kết đến. 8. Click OK. Lúc này, bên cạnh công việc sẽ hiển thị biểu tượng siêu liên kết (Hyperlink).
• 64. G N G U Y E N & T E A M Page 64 9. Click tab File. Click Project Information > Advanced Properties. 10. Tại Subject, nhập tên dự án chẳng hạn Chiến dịch ra mắt cuốn sách mới 11. Tại Author bạn có thể nhập tên người quản lý dự án hoặc người đã thiết lập dự án này trên Microsoft Project 2010. 12. Tại Company nhập tên của công ty, tổ chức đang thực hiện dự án.
• 65. G N G U Y E N & T E A M Page 65 13. Click OK để đóng hộp thoại. Những điểm chính trong chương 2  Vấn đề thiết yếu của các công việc trong một kế hoạch của dự án là thời gian và trình tự.  Liên kết các công việc, tạo mối quan hệ, thời gian bắt đầu và kết thúc sẽ ảnh hưởng đến các công việc khác. Mối quan hệ công việc thông thường là Finish-to-start trong đó công việc này hoàn tất thì công việc khác sẽ bắt đầu.  Trong Microsoft Project, các giai đoạn được xem như sự tóm tắt của các công việc.  Bạn có thể thiết lập lịch trình các công việc bằng phương pháp thủ công (Manual) hoặc tự động (Auto). Với phương pháp thủ công, bạn có thể ghi lại các thông tin về thời lượng của công việc, ngày bắt đầu và kết thúc.  Bạn có thể sử dụng lịch trên Microsoft Project 2010 để kiểm soát thời gian để có thể làm việc đúng tiến độ.  Bạn có thể tạo ghi chú cho một công việc nào đó và chèn tài liệu, siêu liên kết (Hyperlink) vào ghi chú đó.
• 66. G N G U Y E N & T E A M Page 66 CHƯƠNG 3 – THIẾT LẬP NGUỒN LỰC Trong chương này, bạn sẽ được học:  Thiết lập thông tin nguồn nhân lực làm việc trên dự án.  Tận dụng tối đa nguồn lực.  Thiết lập chi phí cho nguồn lực công việc.  Thay đổi nguồn lực để làm việc.  Nhập thông tin nguồn chi phí để theo dõi tài chính.  Tạo ghi chú cho các nguồn lực. Microsoft Project 2010 hỗ trợ 3 loại nguồn lực. Gồm các nguồn lực sau:  Nguồn lực công việc: gồm con người và các thiết bị làm việc để hoàn thành các công việc trong dự án.  Nguồn chi phí đại diện cho chi phí tài chính liên quan đến các công việc. Ví dụ như chi phí giải trí, du lịch, thiết bị ….  Nguồn nguyên liệu là nguồn mà bạn sử dụng trong suốt tiến trình của dự án. Ví dụ với một dự án xây dựng bạn cần phải theo dõi sắt thép hoặc bê tông được sử dụng trong suốt dự án. Trong chương này bạn sẽ được thiết lập cho nguồn công việc và chi phí. Với nguồn tài nguyên bạn sẽ được hướng dẫn ở những chương sau. Quản lý nguồn lực hiệu quả là một trong những ưu điểm của Microsoft Project 2010. Việc thiết lập thông tin nguồn lực trong dự án rất quan trọng, giúp bạn có thể kiểm soát và theo dõi chi phí tài chính, con người trong dự án. 1. Thiết lập nguồn lực công việc Nguồn lực công việc là con người và các thiết bị phục vụ cho các công việc của dự án. Microsoft Project tập trung vào 2 khía cạnh của nguồn lực công việc: tính sẵn sãng và chi phí. Tính sẵn sàng được xác định khi các nguồn lực có thể làm trên những công việc được đưa ra trong dự án và có bao nhiêu công việc mà nguồn lực này có thể làm được, chi phí cần thiết cho nguồn lực công việc là bao nhiêu?
• 67. G N G U Y E N & T E A M Page 67 Một số vì dụ về nguồn lực công việc này: Nguồn lực công việc Ví dụ Tên riêng Nguyễn Thuận, Phạm Thanh Tùng, Lương Trung Thành Tên chức vụ Biên tập viên, Tác giả, Chuyên gia Các kĩ năng (khi thiết lập nguồn lực, bạn có thể không cần phải quan tâm đến tên riêng, chức vụ, chỉ cần quan tâm đến các kĩ năng) Biên tập các bản thảo, nhân viên đánh máy Thiết bị Máy in, máy cắt giấy …. Trong một dự án, khi bạn thiết lập nguồn lực cho con người và thiết bị bạn cần chú { đến các vấn đề về làm việc. Ví dụ một người có thể làm việc khoảng 8 giờ/ngày và không quá 12h/ngày nhưng các thiết bị có thể sẽ gặp sự cố chẳng hạn bảo trì và sẽ gián đoạn công việc. Bên cạnh đó, con người linh hoạt hơn công việc và họ điều khiển các thiết bị. Bạn không cần phải theo dõi tất cả các thiết bị mà bạn sử dụng trong dự án nhưng bạn có thể thiết lập cho các thiết bị khi:  Nhiều nhóm hoặc người cần có thiết bị để chuyên biệt để làm những công việc khác nhau cùng một lúc.  Bạn muốn lập kế hoạch và theo dõi chi phí liên quan đến thiết bị. Hãy xem xét những vấn đề này nếu dự án của bạn liên quan đến nguồn thiết bị. Microsoft Project có thể giúp bạn đưa ra các quyết định thông minh hơn về việc quản lý nguồn lực công việc này. Bên cạnh đó, Microsoft Project giúp bạn giám sát các chi phí về tài chính. Trong bài thực hành này, bạn sẽ nhập tên của từng người làm việc trong dự án. 1. Trên tab View, tại nhóm Resource Views, click Resource Sheet.
• 68. G N G U Y E N & T E A M Page 68 2. Click vào ô bên dưới cột Resource Name. 3. Nhập các tên và nhấn Enter. Tại cột Initials là các chữ cái đầu tiên của tên. 2. Nhập năng suất của nguồn lực Cột Max trên bảng nguồn lực đại diện cho nguồn năng suất để thực hiện các công việc. Mặc định là 100% năng suất nghĩa là làm việc 100% thời gian. Đối với nguồn lực mà bạn thiết lập theo kiểu kĩ năng, bạn có thể thiết lập giá trị cao hơn, chẳng hạn 800%. Điều này có nghĩa bạn mong muốn 8 người có kĩ năng đó sẽ làm việc tối đa 100%. 1. Chọn đối tượng cần thiết lập năng suất. 2. Nhập giá trị (đơn vị %) vào các ô thuộc cột Max.
• 69. G N G U Y E N & T E A M Page 69 Nếu bạn muốn nhập đơn vị bằng cách số thập phân (0.5, 1, 4) thay vì sử dụng đơn vị % (50%, 100%, 400%) bạn có thể click Option tại tab File. Trên hộp thoại Project Option tại mục Show assignment units as a chọn Decimal.
• 70. G N G U Y E N & T E A M Page 70 3. Nhập chi phí trung bình Hầu hết tất cả các dự án đều có liên quan đến tài chính và chi phí giới hạn cho dự án. Việc theo dõi và quản lý các thông tin về chi phí cho phép những người quản lý dự án có thể trả lời được câu hỏi quan trọng sau:  Tổng chi phí dự kiện dựa trên các công việc và nguồn lực trong dự án của chúng ta là bao nhiêu?  Có phải tiền mà chúng ta bỏ ra bằng đúng số tiền chúng ta đã đưa ra trong bản kế hoạch của dự án ?  Có phải chúng ta sử dụng nguồn lực đắt tiền sẽ làm được nhiều thứ hơn so với nguồn lực rẻ hơn? Bạn có thể nhập mức chi phí trung bình cho một nguồn lực nào đó. Ví dụ các biên tập viên sẽ nhận được 50$/giờ đối với công việc biên tập. Microsoft Project 2010 có thể xử lý các chi phí ngoài giờ phát sinh khác, nó sẽ áp dụng mức lương ngoài giờ khi bạn thiết lập cho một ai đó làm thêm giờ. Ở phần này, bạn sẽ thiết lập một lịch trình làm việc 10 giờ mỗi ngày và một tuần là việc trong 4 ngày. Như vậy so với thời gian làm việc thông thường là 1 ngày 8 giờ và làm 5 ngày trong một tuần. Thêm vào đó, ngoài việc thiết lập mức chi phí trung bình còn một loại chi phí căn bản. Đây là chi phí không thay đổi cho dù bạn có thiết lập thêm thời gian làm việc là hơn 8 giờ. Trong bài thực hành này, bạn sẽ nhập mức chi phí trung bình và chi phí phát sinh nếu thời gian ngoài giờ làm việc. 1. Click View, tại nhóm Resource Views, click Resource Sheet.
• 71. G N G U Y E N & T E A M Page 71 2. Trên tab Resource, tại cột Std. Rate của một nguồn lực. 3. Nhập chi phí, chẳng hạn 42$ cho một giờ. Mặc định chi phí trung bình tính theo đơn vị giờ. 4. Bạn có thể thay đổi đơn vị thời gian thành tuần, tháng theo chữ viết tắt. Chẳng hạn chi phí 1100$ cho một tuần làm việc. 5. Để thiết lập chi phí khi làm ngoài giờ, bạn có thể thao tác tại cột Ovt. Rate. Cột này thể hiện mức chi phí ngoài giờ.
• 72. G N G U Y E N & T E A M Page 72 4. Điều chỉnh thời gian làm việc cho nguồn lực Microsoft Project 2010 sử dụng các loại lịch cho các mục đích khác nhau. Ở chương 2 bạn đã được tạo danh sách các công việc và thay đổi lịch trình để xác định những ngày làm việc và không làm việc trong dự án đối với các công việc. Ở phần này, bạn sẽ tập trung nhiều hơn với lịch trong Microsoft Project 2010 để kiểm soát ngày làm việc và không làm việc trên từng nguồn lực cụ thể. Với lịch, bạn chỉ có thể áp dụng với nguồn lực công việc (con người và thiết bị) chứ không thể áp dụng được với nguồn chi phí và nguyên liệu. Khi bạn bắt đầu khởi tạo các nguồn lực cho dự án, Microsoft Project 2010 sẽ tạo một lịch làm việc cho mỗi nguồn lực. Lịch cơ bản xác định một ngày làm việc bắt đầu từ 8 giờ sáng và kết thúc vào lúc 17 giờ chiều, một tuần làm việc bắt đầu từ thứ Hai đến thứ Sáy và mỗi ngày có 1 giờ đồng hồ để ăn trưa và nghỉ ngơi. Nếu tất cả thời gian làm việc của nguồn lực khớp với lịch cơ bản thì bạn không cần phải chỉnh sửa thời gian. Tuy nhiên, sẽ có một số thay đổi khi có thời gian làm việc ngoài giờ hoặc một số trường hợp ngoại lệ (chẳng hạn ngày lễ hoặc một số thời gian khác không có trên các nguồn lực như đào tạo, tham dự hội nghị…) Ở phần này, bạn sẽ thiết lập thời gian làm việc và không làm việc cho từng nguồn lực công việc cụ thể. 1. Trên tab Project, tại nhóm Properties, click vào Change Working Time.
• 73. G N G U Y E N & T E A M Page 73 2. Tại For calendar, chọn một nguồn lực cụ thể. 3. Tại Base calendar để mặc định chuẩn cơ bản Standard.
• 74. G N G U Y E N & T E A M Page 74 4. Tại tab Exceptions trên hộp thoại Change Working Time, click vào một ô bên dưới cột Name và nhập một sự kiện nào đó đối với nguồn lực đã chọn. 5. Tại For calendar, chọn một nguồn lực khác. Lúc này Microsoft Project 2010 sẽ hiển thị hộp thoại hỏi bạn có lưu thay đổi đối với nguồn lực vừa mới thiết lập. Click Yes để xác nhận thay đổi. 6. Click Work Weeks trên hộp thoại Change Working Time.
• 75. G N G U Y E N & T E A M Page 75 7. Click [Defaullt] bên dưới cột Name, sau đó click Details. 8. Tại hộp thoại Details for ‘[Default]’ chọn các ngày từ thứ Hai đến thứ Năm tại Select day(s). (Bạn có thể giữ phím Ctrl và click vào các ngày để chọn) 9. Đánh dấu chọn vào Set day(s) to these specific working times. 10. Thay đổi thời gian từ 5:00 PM thành 7:00 PM và nhấn Enter.
• 76. G N G U Y E N & T E A M Page 76 11. Click vào Friday. Đánh dấu chọn vào Set days to nonworking time để thiết lập ngày thứ Sáu là ngày không làm việc. 12. Click OK để đóng hộp thoại Details. Sau khi thay đổi bạn có thể thấy thời gian làm việc hiện tại gồm 5 ngày/tuần và 10 giờ mỗi ngày cho đối tượng mà bạn thiết lập.
• 77. G N G U Y E N & T E A M Page 77 13. Click OK để đóng hộp thoại Change Working Time. 5. Thiết lập nguồn chi phí Một trong những loại nguồn lực trong Microsoft Project 2010 là nguồn chi phí. Bạn có thể sử dụng nguồn chi phí để đại diện cho chi phí tài chính liên kết với một công việc nào đó trong dự án. Trong khi nguồn lực công việc (con người và thiết bị) được thiết lập về chi phí theo đơn vị thời gian thì mục đích duy nhất của nguồn chi phí là thiết lập các loại chi phí cho một hoặc nhiều công việc. Thông thường thì các loại nguồn chi phí có thể bao gồm danh mục các khoản chi phí mà bạn muốn theo dõi một dự án với mục đích báo cáo tài chính, chẳng hạn du lịch, giải trí hoặc đào tạo. Nguồn chi phí không làm việc cũng như không ảnh hưởng đến lịch trình công việc. Trong Resource Sheet thì các cột Max, Over. Rate và Cost/Use không thể áp dụng cho nguồn chi phí. Sau khi thết lập một nguồn chi phí cho mỗi công việc, bạn có thể tính được chi phí tích lũy, chẳng hạn tổng chi phí đi lại trong một dự án. Khi bạn thiết lập một nguồn lực công việc đối với một công việc nào đó, nguồn lực công việc có thể tạo ra một chi phí dựa trên giá trị trung bình (40$ mỗi giờ) mà bạn thiết lập. Bạn có thể nhập giá trị chi phí của một nguồn chi phí chỉ khi bạn thiết lập nó cho một công việc nào đó. 1. Trên tab View, tại nhóm Resource Views, click Resource Sheet.
• 78. G N G U Y E N & T E A M Page 78 2. Tại cột Resource Name, nhập thêm một tên mới. 3. Tại cột Type, chọn nguồn chi phí là Cost Bạn sẽ được thiết lập nguồn chi phí tại chương 4.
• 79. G N G U Y E N & T E A M Page 79 6. Tạo ghi chú cho nguồn lực công việc Ở chương 2 bạn đã tạo một số thông tin ghi chú cho công việc. Tại phần này bạn sẽ tạo ghi chú cho các nguồn lực công việc để lưu lại những điểm chú ý, giúp bạn hiệu quả hơn trong dự án. 1. Trên tab View, tại nhóm Resource Views, click Resource Sheet. 2. Tại tab Resource, trên cột Resource Name, click chọn vào một đối tượng. 3. Tại nhóm Properties, click Details. Microsoft Project 2010 sẽ hiển thị bảng Resource Form.
• 80. G N G U Y E N & T E A M Page 80 Bạn có thể xem bảng Resource Form bằng cách đánh dấu chọn Details tại nhóm Split View trên tab View. 4. Click vào bất kì chỗ nào trên Resource Form. 5. Trên Ribbon, click tab Format.
• 81. G N G U Y E N & T E A M Page 81 6. Click Notes trên tab Format. 7. Nhập nội dung tại Resource Form. 8. Click Next để chuyển đến đối tượng kế tiếp. Khi bạn click Next thì đối tượng mà bạn vừa tạo ghi chú sẽ được xác nhận hoàn tất. Khi bạn tạo xong ghi chú và click Next, biểu tượng ghi chú sẽ hiển thị bên cạnh đối tượng.
• 82. G N G U Y E N & T E A M Page 82 9. Trên tab Resource, tại nhóm Properties, click Details. Bảng Resource Form sẽ được đóng lại Những điểm chính trong chương 3  Ghi chép các thông tin nguồn lực trên dự án giúp bạn kiểm soát tốt hơn các công việc và chi phí.  Nguồn lực công việc bao gồm con người và thiết bị làm các công việc trong dự án.  Nguồn chi phí là các chi phí bạn muốn theo dõi qua một dự án.
• 83. G N G U Y E N & T E A M Page 83 CHƯƠNG 4 – THIẾT LẬP CÔNG VIỆC VỚI CÁC NGUỒN LỰC Trong chương này, bạn sẽ được học:  Phân công việc  Kiểm soát tiến độ dự án bằng cách bổ sung nguồn lực  Thiết lập nguồn chi phí cho các công việc. Trong chương 2 và 3, bạn đã tạo các công việc và nguồn lực. Tại chương này, bạn sẽ phân công các công việc đến nguồn nhân lực. I. Phân công việc Để thực hiện việc phân công việc cho nguồn nhân lực, thực hiện các bước sau: 1. Trên tab Project, tại nhóm Properties, click Project Information 2. và click Statistics.
• 84. G N G U Y E N & T E A M Page 84 Chú ý thời lượng hiện tại là 24 ngày và chi phí bằng không. Sau khi bạn thực hiện việc thiết lập có thể kiểm tra lại sự thay đổi giá trị. 3. Click Close. 4. Trên tab Resource, tại nhóm Assgnments, click Assign Resources. 7. Hộp thoại Assign Resources hiển thị.
• 85. G N G U Y E N & T E A M Page 85 5. Tại cột Task Name, click chọn một công việc. 6. Tại cột Resource Name trên hộp thoại Assign Resource, click vào một đối tượng nguồn lực, sau đó click Assign.
• 86. G N G U Y E N & T E A M Page 86 Khi bạn thiết lập công việc cho một đối tượng nguồn lực, Microsoft Project 2010 sẽ tự động tính toán chi phí dựa theo chi phí trung bình và thời gian thực hiện. Ví dụ một nhân viên có lương trung bình là 2000$ khi làm việc một tuần (5 ngày/ tuần) và nhân viên đó thực hiện một công việc có thời lượng 2 ngày thì Microsoft Project 2010 sẽ tự động tính ra được chi phí phải trả cho nhân viên đó là 800$. 7. Tương tự với các đối tượng nguồn lực khác, bạn sẽ thiết lập công việc cho từng đối tượng. Tại biểu đồ Gantt bạn sẽ thấy tên đối tượng nguồn lực. 8. Click tab View, tại nhóm Spilit View đánh dấu chọn Details.
• 87. G N G U Y E N & T E A M Page 87 9. Click vào một đối tượng bạn sẽ thấy bên cột Predecessor Name hiển thị tên công việc của đối tượng đó. Nếu bạn muốn thiết lập công việc cho nhiều hơn một đối tượng, bạn có thể click Resource Names theo công việc tương ứng và chọn đối tượng. II. Kiểm soát công việc khi thêm hoặc gỡ bỏ nguồn lực Như bạn đã thấy trước đó, bạn xác định số lượng công việc và liên kết nó với đối tượng nguồn lực. Khi bạn sử dụng chức năng tự động thiết lập thời gian cho công việc, Microsoft Project cung cấp cho bạn một tùy chọn để kiểm soát về chi phí, thời lượng khi bạn muốn thêm một đối tượng nguồn lực khác vào công việc. Tùy chọn này được gọi là effort-driven. Bạn có nhiều sự linh hoạt khi áp dụng tùy chọn effort-driven. Bạn có thể bật tùy chọn này cho toàn bộ dự án hoặc công việc của bạn.
• 88. G N G U Y E N & T E A M Page 88 Ở bài thực hành này, bạn sẽ thêm một đối tượng vào và xem cách tính toán của Microsoft Project 2010. 1. Click chọn một công việc đã được liên kết đến một đối tượng nguồn lực. Trên tab Resource, tại nhóm Assignments, click Assign Resources. 2. Chọn một đối tượng khác và click Assign. 3. Tại tên công việc ở cột Task Name, click biểu tượng Action.
• 89. G N G U Y E N & T E A M Page 89 4. Tại đây cho phép bạn thiết lập lại thời lượng khi bạn đã liên kết thêm một đối tượng vào. Microsoft Project sẽ tính toán dựa trên năng suất làm việc của đối tượng và thời lượng hoàn thành công việc. 5. Nếu bạn muốn gỡ bỏ đối tượng ra vì một lí do nào đó, chẳng hạn một nhân viên nghỉ để chăm sóc con trong một ngày. Click Assign Resources, chọn tên đối tượng cần gỡ bỏ và click Remove. 6. Click lại biểu tượng Action. Đánh dấu chọn vào Increase duration so the task ends later but requires the same total work (person-hours). Khi bạn đánh dấu chọn vào đây Microsoft Project sẽ tự động tăng thời lượng làm việc lên. Ví dụ nếu một 2 nhân viên
• 90. G N G U Y E N & T E A M Page 90 cùng làm một công việc trong 2 tuần sẽ hoàn thành thì khi bạn gỡ bỏ 1 nhân viên thì thời lượng sẽ tăng lên 4 tuần nếu bạn đánh dấu chọn vào lựa chọn đó. 7. Tại tab Task, ở nhóm Properties, click Details. 8. Click chọn một công việc tại cột Task Name và đánh dấu chọn vào Effort driven.
• 91. G N G U Y E N & T E A M Page 91 Khi bạn đánh dấu chọn vào Effort driven thì thời lượng, giá trị thời gian của công việc vẫn không có sự thay đổi. Bây giờ bạn sẽ liên kết thêm một đối tượng của nguồn lực vào công việc đã được chọn Effort driven. 9. Tại tab Resource, click Assign Resources trên nhóm Assignments. 10. Chọn đối tượng và click Assign. 11. Lúc này bạn sẽ thấy có sự thay đổi về thời lượng làm việc cũng như của toàn dự án.
• 92. G N G U Y E N & T E A M Page 92 Mặc định, tùy chọn effort-driven đã bị vô hiệu hóa cho tất cả các công việc mà bạn tạo trên Microsoft Project. Để thay đổi sự mặc định này, bạn có thể thực hiện các bước sau: 1. Tại tab File, click Options.
• 93. G N G U Y E N & T E A M Page 93 2. Tại hộp thoại Project Options, click tab Schedule. 3. Đánh dấu chọn vào New tasks are effort driven.
• 94. G N G U Y E N & T E A M Page 94 4. Click OK và đóng hộp thoại Project Options. III. Thiết lập nguồn chi phí cho công việc Ở chương 3 bạn đã được sử dụng nguồn chi phí để đại diện cho vấn đề chi phí tài chính cho một công việc nào đó trong dự án. Tuy nhiên nguồn chi phí này vẫn chưa có hiệu lực và không ảnh hưởng gì đến thời gian công việc. Nguồn chi phí có thể gồm các loại chi phí mà bạn muốn làm ngân sách và theo dõi với mục đích báo cáo tài chính. Nói chung, các chi phí dành cho công việc có thể phải trả gồm:  Lương cho nhân viên tính theo chi phí trung bình trên một đơn vị thời gian và thời gian để họ hoàn thành hết công việc (ví dụ một nhân viên làm 1.500$/tuần thì chi phí mà bạn phải trả cho họ để hoàn thành một công việc trong 2 tuần là 3.000$)  Chi phí cho nguyên liệu, các chi phí phát sinh như đi lại, chi phí hội nghị. Ở phần này, bạn sẽ liên kết nguồn lực công việc và nguồn chi phí của công việc để kiểm tra toàn bộ thời lượng và chi phí. 1. Click vào một công việc.
• 95. G N G U Y E N & T E A M Page 95 2. Tại tab Resource, click Assign Resources trên nhóm Assignments. 3. Tại hộp thoại Assign Resource, chọn một đối tượng nguồn lực và click Assign. 4. Tại hộp thoại Assign Resources, tại cột Cost, bạn sẽ thiết lập chi phí khác, cụ thể ở đây là chi phí đi lại mà bạn đã tạo trong chương 3. Nhập chi phí.
• 96. G N G U Y E N & T E A M Page 96 5. Click Assign. 6. Click tab Project, tại nhóm Properties, click Project Information
• 97. G N G U Y E N & T E A M Page 97 7. sau đó click Statistics.
• 98. G N G U Y E N & T E A M Page 98 8. Bạn sẽ thấy ở thông tin về chi phí của dự án tại cột Cost, thời lượng của dự án tại cột Duration và thời gian làm việc tại cột Work. Nếu bạn tăng năng suất làm việc cũng như thiết lập nhiều đối tượng cùng làm một công việc thì chi phí sẽ tăng nhưng thời gian hoàn thành dự án sẽ được rút ngắn. 9. Click Close để đóng hộp thoại Project Statistics. Những điểm chính trong chương 4  Trong Microsoft Project, công việc thường được liên kết với một đối tượng nguồn lưc để thực hiện công việc đó.  Bạn phải liên kết nguồn lực đến công việc trước khi theo dõi chi phí hoặc tiến độ.  Microsoft Project có thể tính toán để đưa ra kết quả về chi phí là việc.  Tùy chọn Effort-drivent tự động xác định sự thay đổi về thời lượng, chi phí khi bạn bổ sung một đối tượng nguồn lực vào công việc.  Bạn có thể hiểu tùy chọn Effort-drivent như sau: nếu một người làm một công việc trong 10 ngày thì nếu có thêm một người nữa cùng làm thì công việc thì thời gian sẽ giảm xuống còn 5 ngày.  Liên kết nguồn chi phí vào các công việc để theo dõi tài chính của dự án.
• 99. G N G U Y E N & T E A M Page 99 CHƯƠNG 5 - ĐỊNH DẠNG VÀ CHIA SẺ KẾ HOẠCH CỦA DỰ ÁN Trong chương này, bạn sẽ được học:  Tùy chỉnh chế độ xem của biểu đồ Gantt.  Tùy chỉnh chế độ xem Timeline.  Vẽ trên biểu đồ Gantt.  Sao chép hình chụp chế độ Timeline và Gantt cho một ứng dụng khác.  Xem ở chế độ in.  Chỉnh sửa và in bảng báo cáo. Trong chương này, bạn sử dụng một số tính năng định dạng trong Microsoft Project 2010 đến cách thay đổi các dữ liệu hiển thị, sau đó sao chép và in ra. I. Tùy chỉnh chế độ xem của biểu đồ Gantt Biểu đồ Gantt trở thành một chuẩn biểu đồ của các dự án vào những đầu năm thế kỉ 20 do kĩ sư người Mỹ tên Henry Gantt phát triển. Đối với nhiều người, một biểu đồ Gantt được xem như một kế hoạch của dự án. Trong Microsoft Project, ở giao diện mặc định khi bạn mở chương trình là chế độ xem biểu đồ Gantt. Biểu đồ Gantt gồm 2 phần: một bảng nằm bên trái và thanh biểu đồ nằm bên phải. Thanh biểu đồ gồm các khoảng thời gian bên trên và biểu thị đơn vị thời gian. Bên cạnh đó, ở vị trí này thể hiện thời gian bắt đầu và kết thúc, thời lượng, trạng thái công việc…. Mặc định, Microsoft Project 2010 hiển thị Timeline và biểu đồ Gantt khi bạn mở chương trình. Tuy nhiên bạn có thể thay đổi thiết lập này để hiển thị theo ý của bạn. Timeline 1. Tại tab File, click Options.
• 100. G N G U Y E N & T E A M Page 100 2. Tại hộp thoại Project Options, click General. Trên Default View, chọn chế độ xem bạn muốn.
• 101. G N G U Y E N & T E A M Page 101 3. Click OK và đóng hộp thoại Project Options. Biểu đồ Gantt
• 102. G N G U Y E N & T E A M Page 102 Trong phần này, bạn sẽ thực hiện việc thay đổi các chế độ xem trong biểu đồ Gantt. 1. Tại tab Format trên thanh Ribbon, trên nhóm Show/Hide, click Project Summary Task. 2. Bạn sẽ thấy có thêm một thanh thể hiện tổng thời gian của dự án. 3. Tại cột Task Name, click vào một công việc. 4. Trên tab Format, tại nhóm Gantt Chart Style, click More để hiển thị bảng định dạng màu sắc.
• 103. G N G U Y E N & T E A M Page 103 Bảng màu chia thành 2 nhóm:  Phân biệt màu sắc giữa các công việc theo phương pháp thiết lập thời gian thủ công (Manual) và thiết lập tự động (Auto).  Không phân biệt. 5. Tại Presentation Style, chọn một màu và xem sự thay đổi.
• 104. G N G U Y E N & T E A M Page 104 6. Tại cột Task Name, click chuột phải vào một cột mốc mà bạn đã thiết lập trước đó. 7. Click vào biểu tượng Backgroud Color. 8. Chọn một màu tùy thích. 9. Click biểu tượng Italic. Bạn cũng có thể chọn công việc và nhấn tổ hợp phím Ctrl + I
• 105. G N G U Y E N & T E A M Page 105 10. Tại tab Format, trên nhóm Bar Style, click Format, sau đó click Bar. 11. Tại hộp thoại Format Bar, dưới Start, click vào danh sách Shape. Microsoft Project sẽ hiển thị các biểu tượng mà bạn sử dụng ở thanh biểu đồ Gantt. Trong trường hợp này là biểu tượng cột mốc.
• 106. G N G U Y E N & T E A M Page 106 12. Chọn biểu tượng tùy thích.
• 107. G N G U Y E N & T E A M Page 107 13. Kiểm tra lại trên biểu đồ Gantt.
• 108. G N G U Y E N & T E A M Page 108 II. Tùy chỉnh chế độ xem Timeline Chế độ xem Timeline giúp bạn có thể xem được thời gian tổng thể của dự án gồm ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời gian hiện tại…. Ở phần này, bạn sẽ tùy chỉnh chế độ xem Timeline. 1. Click vào vùng Timeline. 2. Tại tab Format, trên nhóm Insert, click Existing Tasks. Microsoft Project sẽ hiển thị một hộp thoại.
• 109. G N G U Y E N & T E A M Page 109 3. Đánh dấu chọn vào các công việc bạn muốn hiển thị trên Timeline, sau đó click OK. 4. Bạn có thể chuyển nội dung công việc lên phía trên thanh Timeline bằng cách click Display as Callout tại nhóm Current Selection. 5. Để đưa một công việc lên thanh Timeline, chọn công việc cần đưa. 6. Tại tab Task, trên nhóm Properties, click Add to Timeline
• 110. G N G U Y E N & T E A M Page 110 III. Vẽ trên biểu đồ Gantt Microsoft Project có một công cụ Drawing cho phép bạn có thể vẽ lên biểu đồ Gantt. Ví dụ nếu bạn muốn tạo ghi chú cho sự kiện hoặc thêm một thành phần, bạn có thể vẽ lên biểu đồ Gantt. Bên cạnh đó, bạn có thể liên kết những đối tượng đã vẽ đó đến một ngày cụ thể nào đó. Bài thực hành này, bạn sẽ thêm đối tượng TextBox 1. Tại tab Format, trên nhóm Drawing, click Drawing. 2. Click chọn Text Box. 3. Kéo thả Text Box vào biểu đồ Gantt và nhập nội dung.
• 111. G N G U Y E N & T E A M Page 111 4. Để thay đổi định dạng cho Text Box này, bạn có thể click double vào Text Box. Hộp thoại Format Drawing hiển thị, tại đây bạn có thể chỉnh màu sắc Text Box tại tab Line & Fill. Tại Line, bạn có thể thiết lập đường viền.  None: không sử dụng đường viền.  Custom: thiết lập đường viền
• 112. G N G U Y E N & T E A M Page 112 Chọn màu bên dưới Color. Bên dưới Line, bạn có thể chọn kiểu đường viền tùy thích.
• 113. G N G U Y E N & T E A M Page 113 8. Tại Fill, bạn có thể thiết lập phông nền.  None: không sử dụng phông nền  Custom: thiết lập phông nền. 9. Dưới Color, chọn màu cho phông nền.
• 114. G N G U Y E N & T E A M Page 114 10. Dưới Pattern, chọn kiểu phông nền.
• 115. G N G U Y E N & T E A M Page 115 11. Click tab Size & Position để chỉnh kích cỡ và vị trí. 12. Tại Attach to timescale, chọn ngày bạn muốn hiển thị hộp ghi chú.
• 116. G N G U Y E N & T E A M Page 116 13. Nếu bạn muốn hộp ghi chú Text Box hiển thị tại một công việc nào đó, đánh dấu vào Attach to task và chọn ID. Bên cạnh đó, bạn có thiết lập kích thước cho hộp Text Box theo đơn vị in. 14. Click OK để hoàn tất thiết lập và đóng hộp thoại Format Drawing.
• 117. G N G U Y E N & T E A M Page 117 IV. Sao chép để xem ở một ứng dụng khác Bạn thường xuyên cần phải chia sẻ chi tiết bản kế hoạch dự án với các đồng nghiệp, những người làm nhưng không có Microsoft Project hoặc những người thích xem một hình ảnh tiến độ. Thêm vào đó, bạn cần phải gửi một số bảng báo cáo đến giám đốc hoặc những người khác. Microsoft Project cung cấp cho bạn các tính năng như báo cáo, sao chép và dán vào nội dung e- mail, tài liệu, bài thuyết trình… 1. Tại cột Task Name, click vào các công việc bạn muốn sao chép. 2. Tại tab Task, trên nhóm Clipboard, click Copy và chọn Copy Picture. 3. Tại hộp thoại Copy Picture, bạn có thể tùy chỉnh việc sao chép trong Microsoft Project.  Render image: chọn độ phân giải cho màn hình (For screen), in (For printer) và xuất ra định dạng GIF (To GIF image file)  Copy: chọn tất cả các hàng trên màn hình (Row on screen) hoặc chỉ các hàng được chọn (Selected rows).  Timescale: thiết lập khoảng thời gian hiển thị. 4. Click OK sau khi đã lựa chọn.
• 118. G N G U Y E N & T E A M Page 118 Ngoài ra, bạn có thể sao chép biểu đồ Timeline để gửi qua e-mail, dán lên bài thuyết trình PowerPoint hoặc xem ở chế độ toàn màn hình. Để làm điều này, thực hiện các bước sau: 1. Nếu bạn chưa bật chế độ xem Timeline có thể vào tab View, trên Split View và đánh dấu chọn Timeline. 2. Click vào vùng Timeline, sau đó click tab Format trên thanh Ribbon. Tại nhóm Copy click Copy Timeline.
• 119. G N G U Y E N & T E A M Page 119 3. Mở chương trình Mail, chẳng hạn Microsoft Outlook 2010. Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V vào vùng trống trên nội dung mail để dán bản sao chép timeline. V. Xem ở chế độ in Chức năng in cho phép bạn có thể in ra những hình ảnh trên màn hình của bạn. Đối với một dự án nhiều công việc bạn cần phải có một số khổ giấy để in toàn bộ dự án. Ví dụ một biểu đồ Gantt thể hiện 6 tháng trong dự án với công việc lên đến 100 hoặc có thể hơn cần có 12 hoặc nhiều hơn các trang giấy để tin. Trên thực tế, đối với các dự án lớn thì dung lượng khá nặng nên cần phải sử dụng các poster để in. Cho dù bạn có sử dụng máy in hay máy vẽ bạn cũng cần xem lại toàn bộ trước khi in. 1. Click tab File, sau đó click Print.
• 120. G N G U Y E N & T E A M Page 120 2. Click vào biểu tượng Multipage để đồng thời nhiều trang.
• 121. G N G U Y E N & T E A M Page 121 3. Dưới Settings, chọn Print Entire Project. Tùy chọn này cho bạn in toàn bộ dự án. 4. Click Print Specific Dates. Mặc định là 2 ngày hiển thị là ngày bắt đầu và kết thúc dự án theo kế hoạch. Nếu bạn muốn in theo ngày cụ thể có thể chọn tại Dates. 5. Để in Timeline, click vào vùng Timeline. Quay lại tab File và click Print.
• 122. G N G U Y E N & T E A M Page 122 Bên cạnh việc xem ở các chế độ, bạn còn có thể thiết lập các khổ giấy cho việc in. 1. Click Page Setup. Hộp thoại Page Setup hiển thị. 2. Đánh dấu vào Fit to và thiết lập tỉ lệ chiều rộng / chiều cao.
• 123. G N G U Y E N & T E A M Page 123 3. Click OK để hoàn tất thiết lập. VI. Chỉnh sửa và in bản báo cáo Chức năng Report trong Microsoft Project cho phép bạn báo cáo và in ra các dữ liệu trong chương trình. Không giống như các chế độ xem mà bạn có thê in hoặc làm việc trên màn hình, các bản báo cáo được thiết kế chỉ riêng trong việc in hoặc để xem tại cửa sổ Print Preview. Bạn không thể nhập dữ liệu trực tiếp vào báo cáo. Microsoft Project có thư viện đa dạng về báo cáo. Trong bài thực hành này, bạn sẽ xem các bản báo cáo trên cửa sổ Print Preview và chỉnh sửa các định dạng. 1. Tại tab Project, trên nhóm Reports, click Reports.
• 124. G N G U Y E N & T E A M Page 124 2. Hộp thoại Reports hiển thị. 3. Click Overview và chọn Select. 4. Tại hộp thoại Overview Reports, click Project Summary sau đó click Select.
• 125. G N G U Y E N & T E A M Page 125 5. Microsoft Project sẽ hiển thị bản báo cáo tóm tắt về dự án tại giao diện Backstage ở tab File.
• 126. G N G U Y E N & T E A M Page 126 6. Bạn có thể xem thêm bản báo cáo khác chẳng hạn báo cáo nguồn lực công việc. Click Reports tại nhóm Reports trên tab Project. 7. Chọn Assignment và click Select. 8. Tại hộp thoại Assignment Reports, chọn mẫu Who Does What When để xem đối tượng nguồn lực làm công việc nào và thời gian và click Select.
• 127. G N G U Y E N & T E A M Page 127 9. Tại cửa sổ Print Preview sẽ hiển thị tương tự các bản báo cáo bạn đã xem ở trên. Bạn có thể thay đổi tiêu đề của bản báo cáo, thực hiện các bước sau: 1. Click Page Setup. Hộp thoại Page Setup hiển thị, click tab Header. 2. Bạn có thể chỉnh tiêu đề dựa vào thông tin của tập tin Project.
• 128. G N G U Y E N & T E A M Page 128 Những điểm chính trong chương 5  Bạn có thể chỉnh các kiểu màu sắc cho các công việc trên biểu đồ Gantt  Microsoft Project cho bạn tùy chỉnh trên biểu đồ Timeline để theo dõi tiến độ dự án.  Sử dụng chức năng Copy Picture để tạo ra một hình ảnh chụp lại biểu đồ Timeline, biểu đồ Gantt, các hàng công việc.  Xem và tùy chỉnh các trang in dự án trước khi in tại Print trong Backstage.  Chức năng Report kết hợp Print giúp bạn xem trước các bản báo cáo. Bạn không thể nhập hoặc sử các dữ liệu trực tiếp trên bản báo cáo.
• 129. G N G U Y E N & T E A M Page 129 CHƯƠNG 6 – THEO DÕI TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC Trong chương này, bạn sẽ được học:  Lưu các giá trị hiện tại trên lịch trình và tạo đường cơ sở.  Ghi lại tiến độ công việc thông qua ngày cụ thể.  Ghi lại tỉ lệ phần trăm hoàn thành của một công việc.  Nhập công việc thực tế và thời lượng cho công việc đó. Cho đến bây giờ, bạn đã tập trung vào kế hoạch của dự án – phát triển các kế hoạch này một cách chi tiết trước khi bắt đầu công việc thực tế. Khi công việc bắt đầu, bạn cần theo dõi tiến độ. Theo dõi có nghĩa là ghi lại chi tiết những người đã làm những công việc gì, thời gian công việc đã hoàn thành và chi phí tại thời điểm đó là bao nhiêu Người quản lý dự án phải biết làm thế nào để các nhóm có thể tiến hành tốt công việc. Thực hiện và theo dõi dự án, sau đó so sánh với bản kế hoạch bạn đã thiết lập trước đó sẽ giúp bạn trả lời một số câu hỏi sau:  Có phải tất cả các công việc đều bắt đầu và kết thúc đúng như kế hoạch? Nếu không, điều gì tác động lên sự hoàn thành công việc?  Có phải nguồn lực bỏ ra nhiều hoặc ít hơn thời gian thì sẽ ảnh hưởng đến sự hoàn thành công việc như kế hoạch?  Có phải chi phí của công việc cao hơn dự kiến sẽ khiến tổng chi phí dự án tăng theo? Microsoft Project 2010 hỗ trợ một phương pháp theo dõi tiến độ. Sự lựa chọn phương pháp theo dõi của bạn phụ thuộc vào mức độ chi tiết hoặc yêu cầu kiểm soát của bạn, nhà tài trợ dự án và các bên liên khác. Trước khi bạn bắt đầu theo dõi dõi tiến độ, bạn nên xác định mức độ chi tiết mà bạn cần. Các mức độ theo dõi chi tiết gồm :  Ghi lại công việc như dự kiến. Mức độ này là sự lựa chọn tốt nhất nếu tất cả mọi thứ trong dự án diễn ra theo đúng kế hoạch.  Ghi lại tỉ lệ phần trăm mỗi khi hoàn thành hoặc giá trị cụ thể theo tiến độ chẳng hạn như 25%, 50%, 75% và 100%.  Ghi lại các công việc trên thực tế cùng ngày bắt đầu và kết thúc, các thời lượng còn lại sau mỗi công việc.
• 130. G N G U Y E N & T E A M Page 130  Theo dõi các cấp độ phân công công việc theo các khoảng thời gian. Đây là mức độ chi tiết nhất. I. Đường cơ sở của dự án Sau khi lên kế hoạch cho dự án, một trong những công việc quan trọng mà một người quản lý dự án cần phải làm là ghi lại thực tế công việc và đánh giá sự hiệu quả. Để đánh giá hiệu suất của dự án đúng cách, bạn cần phải so sánh với kế hoạch ban đầu. Để so sánh trước tiên bạn cần tạo một đường cơ sở, nó sẽ thu thập các giá trị quan trọng trong kế hoạch chẳng hạn ngày bắt đầu, ngày kết thúc, chi phí của công việc, nguồn lực và phân công công việc. Khi bạn có đường cơ sở cho kế hoạch, Microsoft Project sẽ lưu lại nó và so sánh với những gì thực tế đang diễn ra trong dự án. Trong Microsoft Project, đường cơ sở có thuật ngữ là baseline. Bạn nên sử dụng đường cơ sở khi  Bạn đã lên kế hoạch đầy đủ cho một dự án (Tuy nhiên điều này không có nghĩa là bạn không thể thêm các công việc, nguồn lực sau khi công việc đã bắt đầu…)  Bạn vẫn chưa bắt đầu nhập các giá trị thực tế, chẳng hạn tỉ lệ phần trăm khi hoàn thành. Microsoft Project không chỉ hỗ trợ 1 mà lên đến 11 đường cơ sở trong một kế hoạch duy nhất. 1. Trên tab Project, tại nhóm Schedule, click Set Baseline, sau đó click Set Baseline. 2. Tại hộp thoại Set Baseline đánh dấu chọn vào Set baseline.
• 131. G N G U Y E N & T E A M Page 131 3. Click OK. Microsoft Project đã lưu lại đường cơ sở của bạn. 4. Trên tab View, tại nhóm Task Views, click Other Views, sau đó click Task Sheet. 5. Microsoft Project sẽ hiển thị bảng công việc gồm thời lượng, thông tin ngày bắt đầu, kết thúc cùng đối tượng nguồn lực thực hiện công việc
• 132. G N G U Y E N & T E A M Page 132 6. Trên tab View, tại nhóm Data, click Tables. 7. Click Variance. 8. Microsoft sẽ sắp xếp lại các thông tin gồm thông tin đường cơ sở được ghi lại vào ngày bắt đầu, ngày kết thúc. Tiến độ của công việc thể hiện qua cột Start Var và cột Finish Var. Theo hình dưới, các công việc hiện vẫn chưa được tiến hành.
• 133. G N G U Y E N & T E A M Page 133 9. Trên tab View, tại nhóm Task Views, click Gantt Chart để quay lại biểu đồ Gantt. Qua các thao tác trên, bạn đã được kiểm tra đường cơ sở đã được lưu lại. II. Theo dõi dự án theo dự kiến Phương pháp đơn giản nhất để theo dõi tiến độ là báo cáo các công việc thực tế đang được tiến hành chính xác như kế hoạch. Ví dụ, nếu tháng đầu tiên của một dự án 5 tháng đã trôi qua và tất cả các công việc đã bắt đầu và kết thúc đúng theo kế hoạch, bạn có thể ghi lại tiến độ này một cách nhanh chóng. Khi bạn ghi lại tiến độ thông qua một ngày cụ thể, Microsoft Project sẽ tính toán thời lượng thực tế, thời lượng còn lại, chi phí thực và những giá trị khác cho đến ngày bạn nhập vào. 1. Tại tab Project, trên nhóm Status, click Update Project.
• 134. G N G U Y E N & T E A M Page 134 2. Tại hộp thoại Update Project, đánh dấu chọn Update work as complete through. 3. Click OK.
• 135. G N G U Y E N & T E A M Page 135 Sau khi bạn đã cập nhật, Microsoft Project sẽ đánh dấu hoàn thành công việc. Ngoài ra thanh trạng thái đổi màu giúp bạn có thể biết được tiến độ dự án.