Lúc này word sẽ kiểm tra những phần nào trong văn bản không tương thích so với phiên bản cũ và liệt kê ra cho bạn chỉnh sửa. Nếu không có nội dung cần chỉnh sửa, phần nội dung sẽ để trống.
Sau khi chỉnh sửa xong, người dùng nhấn OK để kết thúc. Văn bản khi chuyển sang máy khác dùng sẽ không còn hiện tượng lỗi font, lỗi định dạng.
Khi bạn mở một tài liệu được tạo từ một phiên bản cũ của Microsoft Word, Excel, hoặc PowerPoint trong một phiên bản Microsoft Office mới, bạn sẽ thấy thông báo "Compatibility Mode" xuất hiện sau tên của tập tin trên thanh tiêu đề. Bạn có bao giờ thắc mắc Compatibility Mode là gì và nó có tác dụng gì trong ứng dụng văn phòng mới của bạn.
Compatibility Mode là gì?
Phiên bản mới của Microsoft Office đã giới thiệu một số tính năng mới không tương thích với các phiên bản cũ. Phiên bản mới của Word, Excel, và PowerPoint cũng xử lý định dạng tài liệu với một chút khác biệt so với các phiên bản cũ.
Khi bạn tạo một tài liệu mới bằng Office 2013 hoặc 2016, tài liệu được tạo ra là mới, có thể tương thích tất cả tính năng mới và theo phong cách định dạng mới nhất. Tuy nhiên, khi bạn mở một tài liệu tạo ra với Office 2010 hoặc một phiên bản cũ khác của Office, nó sẽ mở trong Compatibility Mode (gọi là chế độ tương thích) để đảm bảo nó được hiển thị như ở phiên bản cũ.
Chế độ tương thích cũng vô hiệu hóa quyền sử dụng các tính năng mới. Ví dụ, nếu ai đó tạo ra một tài liệu trong Word 2007 và bạn mở nó trong Word 2016, Word 2016 sẽ ngăn bạn sử dụng các tính năng mới (những tính năng mà Word 2007 không hiểu). Sau đó, bạn có thể lưu lại (Save) tài liệu và gởi nó lại cho người gởi mà không gặp phải vấn đề gì. Nếu Word 2016 cho bạn sử dụng tính năng mới, những người khác có thể không xem được toàn bộ tài liệu.
Chế độ tương thích sẽ ngăn không cho bạn sử dụng một số tính năng mới trên phiên bản Microsoft Office mới.
Chế độ này được thiết kế để đảm bảo người sử dụng các phiên bản khác nhau của Microsoft Office có thể tiếp tục làm việc với nhau và tài liệu được tạo bởi các phiên bản cũ sẽ không gặp rắc rối khi chúng được mở trong các phiên bản mới hơn của Office.
Như vậy, chế độ tương thích là một hành động mà Microsoft Office có thể thay đổi cách các tài liệu hiển thị và ngăn không cho bạn sử dụng một số tính năng mới, để đảm bảo tài liệu được tạo trong các phiên bản cũ hoạt động đúng.
Làm thế nào để biết chế độ tương thích mà tài liệu đang dùng?
Bạn có thể tìm hiểu các chế độ tương thích của tài liệu bên trong nó. Để làm điều này, bạn hãy mở tài liệu trong chế độ tương thích sau đó vào File/Info/Check for Issues/Check Compatibility.
Bạn nhấp tiếp vào hộp "Select Version to Show", bạn sẽ thấy phiên bản Office có một dấu kiểm bên cạnh, đó là chế độ tương thích mà tài liệu đang sử dụng.
Làm thế nào để cập nhật một tài liệu và bỏ chế độ tương thích?
Để có được một tài liệu không phụ thuộc chế độ tương thích, bạn hãy mở tài liệu trong ứng dụng Office thích hợp và nhấp vào File/Info/Convert. Việc này sẽ chuyển đổi tài liệu được tạo trên các phiên bản cũ thành một tài liệu Office mới.
Bạn sẽ được cảnh báo rằng tài liệu có thể sẽ bị thay đổi trong cách trình bày hay hiển thị. Bạn có thể sẽ không thấy được điều này trừ khi tài liệu của bạn có định dạng tùy chỉnh phức tạp.
Sau khi bạn đồng ý chuyển đổi, "Compatibility Mode" sẽ biến mất khỏi thanh tiêu đề. Bây giờ, tập tin có thể được lưu lại như một tài liệu Office mới, nó sẽ không còn mở trong chế độ tương thích.
Làm gì nếu một tập tin mới được tạo trong chế độ tương thích?
Nếu bạn tạo một tập tin mới trong chế độ tương thích, Office của bạn có khả năng sẽ thiết lập để tạo ra các tài liệu trong một định dạng tập tin cũ.
Để kiểm tra điều này, bạn vào File/Options/Save. Bạn nhấp vào hộp "Save files in this format" để đảm bảo nó được thiết lập cho các loại tài liệu mới, ví dụ, chọn "Word Document (.docx)" cho tài liệu mới. Nếu bạn chọn "Word 97-2003 Document (.doc)", Office sẽ luôn lưu các tập tin với định dạng cũ, có nghĩa là chúng sẽ luôn luôn ở trong chế độ tương thích theo mặc định.
Hầu hết những người dùng mới sử dụng bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office 2007, 2010 và 2013 thường rất dễ bị nhầm lẫn bởi thông báo về chế độ tương thích (Compatibility Mode) sẽ xuất hiện trên thanh tiêu đề khi mở một số tài liệu Word. Điều này chủ yếu là do các tính năng và những cải tiến được giới thiệu trong phiên bản mới hơn của Office thường sẽ được “hạ cấp” để có thể làm việc với các phiên bản cũ hơn của ứng dụng.
Khi người dùng mở bất kỳ một tài liệu nào đã được tạo ra và lưu lại với định dạng Word 97-2003/Word 2007 trong Word 2010 hoặc Word 2013 sẽ đều nhìn thấy thông báo Compatibility Mode hiển thị trên thanh công cụ. Điều đó có nghĩa là không phải tất cả các tính năng của phiên bản Word mới đều có sẵn trong tài liệu cũ của bạn. Compatibility Mode được sử dụng để đảm bảo rằng sẽ không có bất kỳ tính năng hoặc cải tiến mới của phiên bản sau sẽ không được “vô tình” đưa vào văn bản tạo ra trước đó, trừ khi bạn chọn upgrade cho ứng dụng. Như vậy các tài liệu đã được tạo ra và lưu lại bằng Word 2007 trở về trước sẽ luôn hiển thị và giữ nguyên bố cục một cách chính xác trong phiên bản Word mới hơn nhưng người dùng sẽ bị hạn chế một số chức năng, nếu muốn thực hiện đầy đủ các tính năng chỉnh sửa của tập tin văn bản đó bắt buộc người dùng phải sử dụng các phiên bản Word trước đó.
Nếu bạn muốn sử dụng các tính năng mới hơn hoặc tận dụng lợi thế của định dạng tài liệu mới hơn cho tài liệu đó thì bạn có thể truy cập vào thẻ File ở góc trái, chọn Info và chọn Convert để chuyển đổi từ định dạng tài liệu cũ sang định dạng tài liệu mới hơn tương thích hoàn toàn với bộ Office mà bạn đang sử dụng.
Các tài liệu được tạo ra bởi Word 2010 sẽ được lưu lại với định dạng *.DOCX, nhưng người dùng các phiên bản cũ hơn gồm Word 2007/2003/2002 (XP) và Word 2000 nếu cài đặt sẵn gói Compatibility Pack được Microsoft cung cấp miễn phí từ cuối năm 2006 thì hoàn toàn có thể chuyển đổi một tài liệu sang định dạng Word 2010 dễ dàng.
Ngoài ra, người dùng các phiên bản Word cao hơn như Word 2007/2010/2013 có thể hạ cấp định dạng tài liệu bằng cách truy cập vào menu File>Save As, tại khung Save as Type bạn chọn Word 97-2003 Document để các phiên bản Word cũ hơn từ Word 97-2003 có thể đọc được tài liệu của bạn dễ dàng hơn mà không cần phải cài đặt bổ sung Compatibility Pack như cách trên nếu cần thiết.
Khi bạn sử dụng Compatibility Pack để mở các định dạng tài liệu được tạo ra bởi phiên bản Office mới trong phiên bản Office cũ, bạn sẽ thấy rằng các tính năng được giới thiệu trong ứng dụng mới hơn thường sẽ được “hạ cấp” để có thể làm việc với phiên bản cũ hơn.
Một tính năng mà người dùng dễ dàng nhận thấy sự thay đổi đó là tính năng Smart Art. Đây là một nhóm các kiểu biểu đồ có hình thức mỹ thuật mà người dùng có thể dễ dàng biên tập và định dạng. Nhưng khi mở tài liệu đó bằng phiên bản Office cũ thì hầu hết các biểu đồ của Smart Art sẽ được thay thế bằng những hình ảnh đơn giản hơn mà không phải là những hình ảnh biểu đồ mới như trong bản Office mới. Bạn có thể thay đổi lại vị trí hoặc thay đổi kích thước hình ảnh bằng phiên bản Office cũ hơn nhưng lại không thể chỉnh sửa các yếu tố bên trong Smart Art.
Mặc dù Smart Art khá hữu ích, tuy nhiên khi bạn lưu tài liệu đã chỉnh sửa ở định dạng OOXML và mở bằng Office 2007 thì Smart Art có thể dễ dàng chỉnh sửa từ vị trí, kích cỡ cho đến việc thay đổi các đối tượng của biểu đồ dễ dàng. Đây là một trong những lý do mà người dùng nên lưu các tài liệu của mình với định dạng file OOXML (docx, xlsx, pptx) mà không nên hạ cấp để lưu lại với định dạng tập tin cũ hơn.