Trong thương mại, việc nhận phản hồi từ khách hàng là công việc thường gặp. Nhưng đôi khi, chúng ta nhận được những lời phàn nàn từ khách hàng về lỗi của sản phẩm hay dịch vụ. Vậy làm thế nào để viết một bức thư trả lời một cách hợp lý? Hãy cùng Aroma luyện tập cách viết qua mẫu thư tiếng anh thương mại trả lời phàn nàn từ khách hàng nhé. Show
1-HeadingCũng giống như những mẫu thư khác, phần Heading cần phải có tên và địa chỉ của người gửi và người nhận, và ngày tháng. Ví dụ: Golden Goods (Tên công ty) 171 Main Road (Địa chỉ công ty) Chiengmai, Thailand Tel/Fax 2235 2449 (số điện thoại) 13 Feb 2017 (ngày tháng viết thư) Mr J Wang (tên người nhận) Purchasing Officer (chức vụ người nhận nếu có) Fortune Funiture (tên công ty người nhận) 317 Orchard Road (địa chỉ công ty/cá nhân người nhận) Singapore 2-Salutation/OpenThường trong trường hợp này, bạn đã biết tên người nhận nên có thể dùng “Dear Ms/ Mr./ Mrs. + tên,” Trong trường hợp bạn chưa biết tên người nhận, bạn nên dùng “Dear Sir or Madam,” 3-Body-Điều đầu tiên bạn cần làm là thông báo cho người nhận rằng bạn đã nhận được thư phàn nàn từ họ. Bạn có thể bắt đầu bằng:
-Tiếp đến bạn nên bày tỏ lời xin lỗi về những vấn đề về sản phẩm hay dịch vụ được đề cập đến dù lỗi đó có phải do công ty bạn gây ra hay không.
-Sau khi xin lỗi, bạn nên giải thích vì sao sự việc đó lại xảy ra.
As a result of our investigation, we found that… : sau kết của cuộc điều tra, chúng tôi nhận thấy…….
The error was caused by … / was due to …….: lỗi là bị gây ra bởi…../do……… Apparently, the problem was the result of … / resulted from …..:dường như, vấn đề là kết quả của……./gây ra từ……….. The cause of / reason for the mistake was …:nguyên nhân của vấn đề là………
As a result ………: kết quả là….. This led to ………: điều này dẫn đến……. Consequently ……..: kết quả là
We have modified / changed our ……..: Chúng tôi đã điều chỉnh……….. We have implemented a system to……….: Chúng tôi đã lắp đặt một hệ thống……. To prevent re-occurrences we have set up a verification procedure: để tránh việc tương tự xảy ra, chúng tôi đã lắp đặt quy trình kiểm tra.
We assure you that this will not happen again.: chúng tôi bảo đảm rằng sự việc này sẽ không xảy ra nữa. –Việc cuối cùng là bạn phải đưa ra hướng giải quyết vấn đề của khách hàng
4-Closing-Bày tỏ mong muốn nhận phản hồi hay được tiếp tục được hợp tác làm ăn trong tương lai.
-Nếu là khách hàng mới, bạn có thể dùng
-Với khách hàng thân thiết hơn, bạn có thể dùng
Trên đây, Aroma đã giới thiệu trình tự mẫu thư tiếng anh thương mại trả lời phàn nàn từ khách hàng . Các bạn hãy đọc và vận dụng nhé. Chúc các bạn thành công. |