Nghị định 119 năm 2023 về hóa đơn điện tử

Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định kể từ tháng đầu tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Riêng Hà Nội, TP.Hồ Chí Minh và các đô thị lớn phải 100% sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nghị định này cũng chia ra đối tượng sử dụng hóa đơn có mã và đối tượng sử dụng hóa đơn không có mã, khiến nhiều bạn khó hiểu, gặp khó khăn khi xử lý các hóa đơn điện tử.  

Ở bài viết trước, dịch vụ kế toán TinLaw đã chia sẻ với các bạn quy định về sử dụng hóa đơn điện tử có mã. Nên trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ về quy định sử dụng hóa đơn điện tử không có mã.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Mẫu hóa đơn điện tử không có mã có cơ quan thuế

Cách nhận diện hóa đơn điện tử không có mã rất đơn giản, nó được thể hiện ở các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn và ký hiệu hóa đơn. Nếu là hóa đơn điện tử không có mã thì ký tự đầu tiên là 1 chữ cái được quy định là K.

Ví dụ:

• “1K22TYY” – là hóa đơn GTGT không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
• “1K23DAA” – là hóa đơn GTGT không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng.
• “3K21TAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử không có mã của cơ quan thuế được lập năm 2021 và là chứng từ điện tử có nội dung của hóa đơn điện tử do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

>> Xem thêm: Ký hiệu hóa đơn điện tử là gì? Quy định pháp luật về ký hiệu hóa đơn điện tử

Đối tượng sử dụng hóa đơn không có mã

Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế (trừ trường hợp doanh nghiệp thuộc trường hợp thuộc rủi ro cao về thuế và và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).

>> Xem thêm: Khi nào được sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí?

Hướng dẫn đăng ký sử dụng hóa đơn không có mã

Trường hợp doanh nghiệp không có mã của cơ quan thuế thì thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã như sau:

Doanh nghiệp thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định 119/2018/NĐ-CP truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Nội dung thông tin đăng ký, thay đổi thông tin đã đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Thời hạn giải quyết: trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi Thông báo cho doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).

Trường hợp cơ quan thuế không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thì doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

>> Xem thêm: Hướng dẫn cách hủy hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử không có mã

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử để lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số trên hóa đơn điện tử và gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

>> Xem thêm: 6 Phần mềm lập hóa đơn điện tử sử dụng nhiều nhất hiện nay

Phương thức gửi và nhận hóa đơn không có mã

Phương thức gửi và nhận hóa đơn không có mã: Gửi cho người mua bằng phương thức điện tử theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.

Xử lý sai sót hóa đơn không có mã

Trường hợp người bán đã lập và gửi cho người mua mà phát hiện sai sót (do người bán hoặc người mua phát hiện) thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, đồng thời người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán để người bán kiểm tra. Trong vòng 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số, ký điện tử gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập để gửi cho người mua.

>> Xem thêm: Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử không có mã bị lập sai

Trên đây là quy định về sử dụng hóa đơn điện tử không có mã. Nếu vẫn còn thắc mắc về hóa đơn hay muốn được tư vấn các vấn đề liên quan đến thuế, kế toán, quý khách vui lòng liên hệ cho chúng tôi để được hướng dẫn, giải đáp chi tiết.