Khi cộng tác trên một tài liệu trong Word, bạn sẽ thấy các thay đổi của đồng tác giả. Bạn có thể muốn giữ một số chỉnh sửa nhưng từ chối những chỉnh sửa khác. Cách tiếp cận tốt nhất là sử dụng tính năng Track Changes để xem lại thay đổi và cách xử lý chúng. Show Bật tính năng theo dõi thay đổi trong WordĐể theo dõi tất cả các chỉnh sửa trong tài liệu, bạn có thể bật tính năng theo dõi thay đổi Track Changes cho mọi người hoặc thậm chí chỉ cho chính bạn. Đây là một cách hữu ích để đảm bảo rằng mọi thay đổi trong tài liệu Word bạn đều biết. Bước 1: Mở tài liệu Word và chuyển đến thẻ Review trên thanh công cụ ribbon. Bước 2: Bấm nút Track Changes thuộc nhóm tính năng Tracking. Bước 3: Trong menu xổ xuống, chọn tùy chọn For Everyone nếu muốn theo dõi tất cả các thay đổi của mọi người đối với tài liệu này, hoặc Just Mine nếu chỉ để theo dõi các chỉnh sửa của chính bạn. Bước 4: Sau khi tính năng Track Changes được bật, bạn có thể khóa nó để ngăn người khác tắt tính năng này. Bằng cách chọn tùy chọn Lock Tracking trong cùng menu xổ xuống và thực hiện theo hướng dẫn. Cách hiển thị các chỉnh sửa trong WordKhi nhận lại tài liệu Word của mình và bạn nhận thấy có những thay đổi trong tài liệu, bạn có thể kiểm tra xem người khác đã chỉnh sửa những nội dung gì trong tài liệu bằng cách. Bước 1: Mở tài liệu Word và chuyển đến thẻ Review trên thanh công cụ ribbon. Bước 2: Bạn kích chuột vào ô Simple Markup thuộc nhóm tính năng Tracking, trong menu xổ xuống cung cấp các tùy chọn có sẵn bao gồm:
Bước 3: Sau khi đã kiểm tra được những thay đổi đã được thực hiện trong tài liệu. Tiếp theo, bạn kích vào mũi tên xổ xuống của mục Show Markup ngay bên dưới. Tại đây sẽ có sẵn các tùy chọn để có thể điều chỉnh những gì bạn thấy và cách nó hiển thị.
Cách xem các thay đổi trong Word với một cửa sổ khácNgoài những tùy chọn ở trên, bạn còn có tùy chọn để hiển những thay đổi trong một cửa sổ khác tiện lợi hơn trong Word được gọi là Reviewing. Trong đó Word sẽ cung cấp thông tin như một bảng tổng hợp những thay đổi đã được thực hiện trong tài liệu… Bằng cách kích vào mũi tên xổ xuống của mục Reviewing Pane ngay bên dưới mục Show Markup và chọn một trong hai tùy chọn có sẵn gồm:
Ngoài ra, bạn có thể xem lại các thay đổi bằng cách chuyển trực tiếp đến từng thay vì tìm kiếm chúng trong tài liệu. Cũng trong thẻ Review, tại nhóm tính năng Changes bạn bấm nút Previous để chuyển đến những thay đổi ở phía trước, hoặc Next để chuyển đến vị trí thay đổi tiếp theo. Cách chấp nhận các chỉnh sửa trong WordSau khi hiển thị các chỉnh sửa và biết được những nội dung nào trong tài liệu đã được chỉnh sửa. Bước tiếp theo là chấp nhận các chỉnh sửa đó nếu thấy hài lòng. Bạn có thể chấp nhận các thay đổi riêng lẻ hoặc tất cả các thay đổi cùng một lúc. Chấp nhận các chỉnh sửa riêng lẻ Để chấp nhận các chỉnh sửa riêng lẻ, hãy bắt đầu bằng cách chọn chỉnh sửa đầu tiên. Từ thẻ Review bạn bấm nút Accept thuộc nhóm tính năng Changes, trong menu xổ xuống chọn các tùy chọn sau:
Ngoài ra, bạn có thể kích chuột phải vào một thay đổi và chọn Accept để chèn, xóa hoặc thay đổi định dạng. Chấp nhận tất cả các thay đổi Nếu bạn muốn chấp nhận tất cả các thay đổi trong tài liệu, bấm nút Accept thuộc nhóm tính năng Changes, trong menu xổ xuống chọn các tùy chọn sau:
Cách từ chối chỉnh sửa trong WordNếu bạn không đồng ý với những thay đổi đã được thực hiện trong tài liệu của mình. Bạn có thể từ chối tất cả những thay đổi đó bằng cách. Tại nhóm tính năng Changes của thẻ Review, bạn bấm nút Reject, trong menu xổ xuống chọn:
Trên đây, FPTShop vừa hướng dẫn các bạn chi tiết cách sử dụng tính năng Track Changes để theo dõi toàn bộ lịch sử chỉnh sửa đã được thực hiện trên file Word như: chỉnh sửa văn bản, thêm bình luận, thêm ghi chú, xóa nội dung... Đây sẽ là tính năng vô cùng cần thiết khi bạn làm việc nhóm với nhiều người trên cùng một tài liệu Word. |