Tại sao nói phân tích công việc là công cụ chủ yếu để triển khái các hoạt động quản trị nhân lực

Quản trị nhân lực là một trong những ngành hết sức quan trọng hiện nay. Các công ty, doanh nghiệp để phát triển tốt và thống nhất trong công việc hiệu quả thì cần có phân tích công việc hiệu quả. Phân tích công việc có ý nghĩa hết sức quan trọng, mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên và là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết mô tả và phân tích công việc.

Vậy Phân tích công việc là gì chắc chắn sẽ là câu hỏi được quan tâm. Luật Hoàng Phi thấu hiểu sự thắc mắc của quý vị về vấn đề và xin trình bày một số nội dung giúp bạn đọc hiểu hơn về vấn đề này.

Khái niệm phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc được hiểu là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để  thực hiện công việc.

Để hiểu rõ hơn được khái niệm phân tích công việc là gì? thì trước tiên cần hiểu được khái niệm công việc, có thể hiểu công việc là khối lượng nhiệm vụ, trách nhiệm hay nghĩa vụ mà công ty, doanh nghiệp cần xử lý và bảo đảm hoàn thành bởi lao động của mình.

Phân tích công việc được hiểu là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để  thực hiện công việc.

Hiểu đơn giản, tức là xác định khối lượng công việc cần làm gì và làm như thế nào, làm sao cho công việc đạt hiệu quả nhất. Thu thập công việc, đưa ra bản chất vấn đề của từng công việc cụ thể

Có thể thấy khối lượng công việc là rất lớn và rất nhiều, khó quản lý nếu không có sự phối hợp quản lý hiệu quả. Hiểu đơn giản, tức là xác định khối lượng công việc cần làm gì và làm như thế nào, làm sao cho công việc đạt hiệu quả nhất. Thu thập công việc, đưa ra bản chất vấn đề của từng công việc cụ thể.

Đặc điểm của phân tích công việc

Nội dung trên đã giải thích được phân tích công việc là gì? phần này sẽ nêu ra những đặc điểm của phân tích công việc.

– Việc phân tích công việc là một quá trình cụ thể trước khi tiến hành công việc. Phân tích công việc cần xác định và ghi chép lại các thông tin liên quan đến bản chất của từng công việc cụ thể.

– Phân tích công việc cần có sự nghiên cứu, tìm hiểu rõ ràng cụ thể và có sự chỉ đạo của người quản lý nhân sự chứ không phải nói một cách chung chung, mơ hồ, thiếu tính nhất quán và không có sự rõ ràng.

– Phân tích công việc còn là quá trình xác định trách nhiệm, nhiệm vụ liên quan đến công việc và các kỹ năng kiến thức cần có để thực hiện tốt công việc. Đây cũng là quá trình xác định sự khác biệt của một công việc này với công việc khác

– Việc chuẩn bị mô tả chức trách, nhiệm vụ, trách nhiệm công việc, yêu cầu về trình độ kỹ năng công việc và các định mức hoàn thành công việc sẽ dựa trên các dữ liệu thu thập được trong quá trình phân tích công việc.

– Việc phân tích công việc sẽ giúp trả lời các câu hỏi sau đây:

+ Nhân viên thực hiện những nhiệm vụ gì?

+ Tại sao cần thực hiện những nhiệm vụ đó?

+ Công việc được thực hiện ở đâu?

+ Nhân viên làm công việc đó như thế nào?

+ Tại sao phải thực hiện công việc đó?

+ Khi nào công việc được hoàn thành?

+ Để thực hiện công việc đó nhân viên cần hội đủ những điều kiện, tiêu chí, trình độ nào?

Tại sao nói phân tích công việc là công cụ chủ yếu để triển khái các hoạt động quản trị nhân lực

Ý nghĩa phân tích công việc

Bên cạnh việc tìm hiểu phân tích công việc là gì? thì ý nghĩa của phân tích công việc cũng hết sức quan trọng.

+ Để hoàn thành tốt bất kỳ công việc nào hay đưa ra những định hướng phát triển mới của công ty, doanh nghiệp cũng như quản lý được nhân sự tốt nhất và dễ dàng hơn thì việc phân tích công việc có ý nghĩa hết sức quan trọng.

+ Phân tích công việc không chỉ có ý nghĩa với 1 cá nhân hay một bộ phận. việc phân tích công việc đưa ra định hướng phát triển cho cả công ty, doanh nghiệp.

+ Phân tích công việc giúp cung cấp các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc, như các hành động nào  cần được  tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao; các loại máy máy móc trang bị, dụng cụ  nào cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc.

– Đối với quản lý và nhà tuyển dụng, phân tích công việc giúp:

+. Trước hết, nhà quản lý nắm rõ được nội dung công việc làm là gì và làm như thế nào.

+ Xác định các nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm của người lao động khi thực hiện công việc. Từ đó có thể phân công công việc chính xác và hiệu quả hơn.

+ Xác định được mức độ, tính chất của công việc cũng như mức độ khả thi của việc thực hiện và hoàn thành công việc của người lao động dễ dàng hơn. Từ đó đưa ra phương hướng giải quyết, xử lý công việc hay tình huống phát sinh cũng như các chính sách khen thưởng phù hợp khi người lao động làm việc.

+ Xác định điều kiện để tiến hành công việc hiệu quả nhất, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cũng như sức lực cho người thực hiện và quá trình đánh giá hiệu quả làm việc.

+ Xây dựng được mối tương quan của công việc đó với công việc khác. Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn

+ Định hướng cho quá trình tuyển dụng, lựa chọn nhân sự phù hơp và hoàn thiện việc bố trí, sắp xếp công việc phù hợp với nhân viên thực hiện.

+ Xác định nhu cầu đào tạo nhân viên và lập kế hoạch cho các chương trình đào tạo. Lên kế hoạch bổ nhiệm và thuyên chuyển công tác cho nhân viên.

– Đối với người lao động:

+ Biết được khả năng phù hợp của bản thân với công việc để có thể ứng tuyển và đề xuất mức lương, các chế độ phù hợp nhất.

+ Nắm được nội dung công việc để quá trình làm việc hiệu quả và linh hoạt, nhanh chóng và mang kết quả tốt nhất.

+ Nắm được phần nhiệm vụ, nội dung công việc mình làm và chịu trách nhiệm với phần công việc được giao.

+ Có sự phối hợp và thống nhất trong quá trình làm việc với đồng nghiệp và cấp trên hơn.

Bài viết trên đã giải đáp được thắc mắc về vấn đề phân tích công việc là gì? và ý nghĩa của phân tích công việc.

Tại sao nói phân tích công việc là công cụ chủ yếu để triển khái các hoạt động quản trị nhân lực

Loading Preview

Sorry, preview is currently unavailable. You can download the paper by clicking the button above.

Phân tích công việc là điều đầu tiên mà nhà tuyển dụng cần làm trước khi đăng tin tìm kiếm ứng viên. Vì sao ư? Vì đây là cơ sở để nhà tuyển dụng hiểu và mô tả được công việc cho vị trí mà doanh nghiệp đang cần nhân sự, từ đó chọn được đúng nhân tài mà tổ chức đang cần.

Việt Nam là đất nước giàu nguồn nhân lực, tuy nhiên trong đó chỉ có 60% đáp ứng được tiêu chuẩn của nhà tuyển dụng, đẩy sự canh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng gay gắt hơn. Muốn thu hút ứng viên giỏi, nhất định phải có “bí kíp”. Và một trong những yếu tố không thể thiếu làm nên bộ “bí kíp” đó của nhà tuyển dụng chính là quá trình phân tích công việc. Bạn đang có rất nhiều câu hỏi xoay quanh phân tích công việc? Chefjob giải đáp giúp bạn ngay đây.

Tại sao nói phân tích công việc là công cụ chủ yếu để triển khái các hoạt động quản trị nhân lực

Phân tích công việc là một trong những “bí kíp” giúp bạn thành công – Ảnh: Internet

Phân tích công việc là gì?

Phân tích công việc được hiểu là quá trình nghiên cứu nội dung công việc, sau đó xác định điều kiện thực hiện các nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cùng các phẩm chất, kỹ năng cần có để hoàn thành. Đây là một quá trình dài mà người quản lý cần có thời gian để ghi chú lại các thông tin liên quan đến bản chất của công việc nhằm đưa ra đánh giá chuẩn xác nhất.

Các dữ liệu thu thập được đóng vai trò then chốt giúp quá trình phân tích công việc diễn ra suôn sẻ, có cơ sở hơn. Cụ thể, phân tích công việc sẽ đi tìm và giải đáp các câu hỏi này:

– Nhiệm vụ của nhân viên là gì?

– Thời gian kết thúc công việc?

– Quá trình thực hiện diễn ra cụ thể như thế nào? Ở đây? Làm thế nào để thực hiện?

– Lý do cần thực hiện những công việc này?

– Yếu tố cần thiết giúp nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ?

Ý nghĩa, vai trò của phân tích công việc

– Xác định trách nhiệm, quyền hạn của nhân sự khi làm việc, từ đó bảo đảm hiệu quả và đạt được mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp.

– Loại bỏ sự bất bình đẳng của mỗi nhân viên, tránh sự so sánh không cần thiết trong một tổ chức.

– Định hướng phát triển cho nhân sự, xem xét nhu cầu đào tạo nhân viên.

– Làm cơ sở cho việc lên kế hoạch công việc và phân chia thời gian biểu làm việc hợp lý.

– Giúp cấp trên giám sát công việc nhân sự cấp dưới đơn giản, thuận tiện hơn.

– Xây dựng hệ thống đánh giá, xếp hạng công việc làm cơ sở đưa ra thay đổi về mức lương, thưởng phù hợp. Ngoài ra, dựa vào tính chất công việc và tình hình nhân sự hiện tại để quyết định bổ sung hoặc giảm bớt sao cho phù hợp.

Tại sao nói phân tích công việc là công cụ chủ yếu để triển khái các hoạt động quản trị nhân lực

Phân tích công việc mang lại nhiều lợi ích thiết thực – Ảnh: Internet

Phân tích công việc và nội dung cần có

Muốn phân tích công việc tối ưu nhất, bạn cần có những thông tin dưới đây:

1. Tình hình thực hiện công việc: Cơ sở thực hiện nhiệm vụ, phương pháp làm việc, thời gian hao phí thực hiện, thành phần công việc,…

2. Yêu cầu nhân sự: Tiêu chuẩn về chất lượng lẫn số lượng nhân viên thực hiện như trình độ chuyên môn, học vấn, nghiệp vụ, thuộc tính cá nhân,…

3. Công cụ, máy móc, trang thiết bị cần có hỗ trợ cho công việc đạt chất lượng tốt nhất.

4. Tiêu chuẩn thực hiện công việc: Định mức thời gian, năng suất,… để đánh giá tiến trình công việc của từng nhân viên.

5. Điều kiện làm việc: Bao gồm cả yêu cầu dành cho nhân viên như sức khỏe, tinh thần đến điều kiện của môi trường như chế độ lương bổng, phụ cấp, đồng phục,…

Tại sao nói phân tích công việc là công cụ chủ yếu để triển khái các hoạt động quản trị nhân lực

Xây dựng nội dung cụ thể sẽ giúp quá trình phân tích diễn ra dễ dàng hơn – Ảnh: Internet

Phân tích công việc và trình tự thực hiện

Bước 1: Xác định mục đích sử dụng của dữ liệu phân tích công việc, theo đó sẽ đưa ra hình thức thu thập thông tin phù hợp.

Bước 2: Thu thập thông tin dựa trên cơ cấu tổ chức, văn bản ban hành liên quan đến công việc, chức năng và nhiệm vụ thực tế của vị trí, bản mô tả công việc cũ nếu có,…

Bước 3: Chọn lọc các thông tin thiết yếu và then chốt nhất để đưa vào phân tích, nhằm tiết kiệm thời gian và công sức.

Bước 4: Kiểm tra, xác minh lại tính chuẩn xác của thông tin. Tiến hành công bố và áp dụng rộng rãi trong tổ chức.

Mỗi vị trí đều có đặc điểm riêng nên phân tích công việc cũng vì thế mà khác biệt. Nhân viên Lễ tân sẽ có mô tả khác nhân viên Phục vụ, vị trí Đầu bếp sẽ được phân tích công việc nhiều hơn Phụ bếp. Vì thế, phân tích công việc không chỉ có lợi cho nhân viên và cả người quản lý cũng dễ dàng dựa vào đó để biết được tình hình làm việc của cấp dưới.