Bạn đang muốn xây dựng Hệ thống Báo cáo quản trị trong doanh nghiệp, và cũng thắc mắc rằng Doanh nghiệp của mình có thật sự cần đến Báo cáo quản trị hay không? Khi lập Báo cáo quản trị thì cần lưu ý gì để điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả? Cách để Phân tích báo cáo quản trị? ... Những thắc mắc của bạn sẽ được chúng tôi gỡ rối ngay sau đây! Show Báo cáo quản trị là một báo cáo vô cùng quan trọng phục vụ chủ yếu bên trong doanh nghiệp. Nó không có một chuẩn mực nào, nhưng sẽ giúp cho các bạn có một kiến thức tổng hợp hơn, nếu muốn hiểu chi tiết hơn mà đi đúng chuyên sâu từng ngành, nếu muốn đào tạo chuyên sâu thì đa số bạn cân nhắc chi phí “Chi phí về nhân sự”, “Chi phí về marketing”, “Chi phí về hoạt động thuê, hoạt động quản lý”, tất cả những chi phí. Nó là một trong những vấn đề là bạn có đủ “doanh thu – chi phí” và đạt được mức lợi nhuận mà bạn kỳ vọng hay không, thì nó sẽ quyết định được là bạn có dám triển khai công việc đó không? Theo số liệu thống kê, có đến 90% doanh nghiệp Việt không làm báo cáo quản trị đúng nghĩa. Hầu hết chỉ có kế toán tài chính làm nhiệm vụ ghi chép, báo cáo số liệu tài chính theo nghiệp vụ kế toán tài chính. Báo cáo quản trị là gì? Tại sao cần báo cáo quản trị trong kinh doanh? Chia sẻ câu chuyện về báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Báo cáo tài chính phải tuân thủ nguyên tắc về thông tin theo chuẩn mực và chế độ hiện hành của kế toán tại từng quốc gia, cũng như với cả nguyên tắc, chuẩn mực quốc tế về kế toán được các quốc gia công nhận. Ví dụ Big 4 hay dùng những chuẩn mực của quốc tế nhưng bản thân Big 4 hoạt động ở Việt Nam thì phải dựa trên những chuẩn mực kế toán Việt Nam để tiến hành một cuộc kiểm toán. Còn báo cáo quản trị thì không bắt buộc phải tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán chung mà cố gắng bám sát vào 2 nội dung xương sống quan trọng nhất – đó là câu chuyện quyết định hệ thống báo cáo quản trị có đến được với ông chủ doanh nghiệp, có đến được với cấp trên; có thực sự tác dụng với yếu tố phát triển dài hạn của doanh nghiệp và thu hút nhà đầu tư hay không? \==> Đọc thêm: Ngoài báo cáo quản trị là ”kim chỉ nam” cho các kế hoạch tăng trưởng lợi nhuận, là lợi thế cạnh tranh khác biệt trên thương trường để thu hút vốn đầu tư, doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm về báo cáo ESG – báo cáo với các yếu tố ”xanh” giúp củng cố sự tăng trưởng bền vững cho DN trong kỷ nguyên hiện đại (không chỉ là ở mặt tài chính mà còn là ở các yếu tố phi tài chính như tình yêu thương hiệu, sự trung thành tin tưởng từ nhân viên, khách hàng,..) Lý do doanh nghiệp cần có hệ thống báo cáo quản trịLý do 1: Cung cấp thông tin tổng thể về công ty cho nhà quản trị Nhà quản trị luôn luôn cần nắm được thông tin tổng thể về tình hình hoạt động của doanh nghiệp. Nhà quản trị ở đây có thể bao gồm HĐQT, tổng giám đốc, giám đốc hoặc lãnh đạo các phòng ban. Nhà quản trị không trực tiếp tham gia chi tiết vào tất cả quy trình trong công ty, đặc biệt là công ty hay tập đoàn lớn. Do đó, họ cần có hệ thống báo cáo trực quan để có thể nắm được tình hình vận hành của doanh nghiệp một cách nhanh nhất. Ví dụ: Tổng giám đốc là người điều hành chung của doanh nghiệp. Họ sẽ không tham gia chi tiết vào hoạt động của bộ phận Sales hay bộ phận Marketing. Nhưng họ sẽ xem báo cáo quản trị của doanh nghiệp để biết các bộ phận này đang vận hành như thế nào. Lý do 2: Bổ sung thông tin báo cáo tài chính chưa cung cấp được Thông thường, các doanh nghiệp sẽ có hệ thống báo cáo tài chính theo mẫu tiêu chuẩn của Bộ Tài chính. Báo cáo tài chính không phục vụ bên trong doanh nghiệp mà nó còn hướng đến bên ngoài. Loại báo cáo này như một bức tranh hướng về quá khứ, tập trung vào các số liệu trong quá khứ. Báo cáo này không giúp nhà lãnh đạo đánh giá được tình hình tổng thể của công ty để đưa ra chiến lược phát triển phù hợp. Những thông tin mà báo cáo tài chính chưa cung cấp được thì sẽ có trong báo cáo quản trị. Báo cáo quản trị cung cấp các thông tin tài chính và phi tài chính về thực trạng của doanh nghiệp, phục vụ yêu cầu quản lý điều hành và ra quyết định của nhà quản trị. Đây là một loại báo cáo nội bộ của doanh nghiệp, không hướng đến đối tượng bên ngoài. Ví dụ: Khi điều hành một doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo thường lên một kế hoạch lớn và dài hạn. Sau đó sẽ triển khai xây dựng những kế hoạch cụ thể theo năm, theo quý và theo tháng. Ngoài ra còn có các kế hoạch hành động cho chương trình, chiến dịch cụ thể. Khi đó, báo cáo tài chính không thể cung cấp được bức tranh tổng thể về sự phát triển của công ty và mức độ theo kịp các kế hoạch đặt ra. Báo cáo tài chính chỉ có thể đưa ra số liệu về lợi nhuận, doanh thu, các khoản chi phí mà không thể thể giúp chúng ta theo dõi những phần khác. Vì vậy, báo cáo quản trị được tạo ra để giúp các doanh nghiệp đo lường chỉ số khác không chỉ về chi phí. Trong thực tế, các doanh nghiệp vẫn có báo cáo về hoạt động của các bộ phận, phòng ban. Những báo cáo này cũng nằm trong hệ thống báo cáo quản trị. Tuy nhiên, nó chưa được tổng quát hóa và hệ thống hóa để vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn. Đồng thời, báo cáo quản trị đưa ra các định hướng về tương lai cho doanh nghiệp. Lý do 3: Các quyết định phải căn cứ vào số liệu Các nhà quản trị hay lãnh đạo trong doanh nghiệp không thể đưa ra quyết định một cách tùy ý. Cơ sở để họ đưa ra quyết định là các số liệu đến từ hệ thống báo cáo quản trị. Những số liệu từ báo cáo tài chính chỉ liên quan đến chi phí, doanh thu hay lợi nhuận không chỉ trở thành cơ sở đưa ra quyết định liên quan đến cả doanh nghiệp. Chỉ khi kết hợp với các số liệu liên quan đến tình hình vận hành trong thực tế mới là cơ sở vững chắc nhất cho những quyết định của nhà điều hành. Báo cáo quản trị và các chỉ số phi tài chính nói về tương lai của doanh nghiệp, có giá trị với khách hàng và cổ đông, nó quyết định giá trị của doanh nghiệp ngay tức thì và hứa hẹn giá trị doanh nghiệp trong tương lai. Lý do 4: Luôn đảm bảo doanh nghiệp đi theo đúng mục tiêu và kế hoạch Giả sử bạn đặt ra một kế hoạch lớn từ đầu năm, tuy nhiên vì không có báo cáo quản trị nên bạn không biết nó đang được vận hành như thế nào. Có thể trong một lúc nào đó, các bộ phận trong công ty của bạn sẽ đi sai định hướng của kế hoạch ban đầu vì chính họ cũng không biết đã làm những gì và cần làm được gì tiếp theo. Vì thế, doanh nghiệp bắt buộc phải có báo cáo quản trị để theo sát và đo lường hoạt động. Từ đó, các mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra sẽ được thực hiện. Khi đó 2 vấn đề được đặt ra: + Vấn đề 1: Bạn phải hiểu được doanh nghiệp của bạn? Hiểu từng chi tiết một. Cố gắng bóc tách càng tốt những hoạt động doanh nghiệp, từ nhân sự, khách hàng, thương hiệu, quản trị, chi phí, ngân sách… + Vấn đề 2: Sau đấy các bạn quay ngược lại cố gắng tiếp cận lại mục tiêu của công ty: “Mục tiêu ngắn hạn”, “Mục tiêu trung hạn”, “Mục tiêu dài hạn”, và “Mục tiêu của chính chủ doanh nghiệp”. Đấy là những yếu tố then chốt khi bước sang một cách tiếp cận, phương pháp triển khai và xây dựng hệ thống báo cáo quản trị cho doanh nghiệp. Các loại báo cáo hình thành nên hệ thống báo cáo quản trị
Các báo cáo quản trị cần thiết cho nhà quản trịKhi bạn thành lập một doanh nghiệp, đầu tư tiền bạc, tài sản, thời gian, công sức, tất cả những gì bạn có để tạo ra một doanh nghiệp, điều bạn cần là tiền bạc và công sức của bạn bỏ ra xứng đáng, đầu tư có hiệu quả. Dười đây là một số báo cáo quản trị để chủ doanh nghiệp theo dõi và quản lý tài sản của mình: 1. Báo cáo quản trị tồn kho Đây là báo cáo để bạn biết được số lượng hàng mua về, bán ra, số lượng còn tồn trong kho, doanh thu tương ứng với lượng hàng bán ra. Báo cáo này dùng để kiểm soát hàng, theo dõi doanh thu và lên kế hoạch mua hàng, 2. Báo cáo quản trị doanh thu Đây là báo cáo để bạn theo dõi doanh thu đối với từng mặt hàng trong tháng, so sánh tỷ lệ doanh thu giữa các mặt hàng trong tháng và của một mặt hàng trong các tháng. Từ báo cáo này, ta xác định được doanh thu chính thu được là từ việc bán sản phẩm nào và mặt hàng nào đang có doanh thu tăng, mặt hàng nào doanh thu giảm, tìm ra giải pháp thúc đẩy doanh thu 3. Báo cáo quản trị chi phí Đây là báo cáo để bạn theo dõi các khoản chi phí chi ra trong kỳ theo từng nhóm tùy theo từng doanh nghiệp. Có thể là chi phí lương, chi phí khấu hao, chi phí chung… hoặc chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí lãi vay…. Từ báo cáo này, ta xác định được các khoản chi phí chi ra trong kỳ nhiều nhất là từ chi phí nào, có hợp lý không, các khoản chi phí biến động tăng giảm thế nào so với kỳ trước, có biện pháp nào để quản lý chi phí hiệu quả hơn không 4. Báo cáo quản trị lợi nhuận Đây là báo cáo theo dõi lợi nhuận thực tế thu được của từng sản phẩm. Nhiều người dựa vào cơ cấu doanh thu để đưa ra phương án kinh doanh là thúc đẩy bán các sản phẩm có doanh thu cao, điều này chưa chắc hợp lý, vì có thể có những mặt hàng doanh thu cao nhưng chi phí phân bổ cho sản phẩm cũng cao nên lợi nhuận thực tế thu về cho sản phẩm đó chưa chắc đã cao nhất. Tất nhiên để có được báo cáo này, bạn phải xác định được phương thức phân bổ chi phí phù hợp với doanh nghiệp bạn, phân bổ theo giá vốn hay phân bổ theo doanh thu. Từ báo cáo này, ta xác định được lợi nhuận thu được từ sản phẩm nào là cao nhất, và sự thay đổi lợi nhuận của cùng một sản phẩm qua các kỳ ra sao, đưa ra phương án kinh doanh hiệu quả cho doanh nghiệp. 5. Báo cáo quản trị dòng tiền Đây là báo cáo dự tính về doanh thu, chi phí cho kỳ tiếp theo. Từ báo cáo này, bạn sẽ có cái nhìn tổng quan về dòng tiền trong kỳ tiếp theo, để có kế hoạch chuẩn bị nguồn tiền 6. Báo cáo xác định điểm hòa vốn Đây là báo cáo xác định doanh thu hòa vốn cho từng sản phẩm. Từ báo cáo này, bạn sẽ biết được, số lượng sản phẩm tối thiểu cần bán trong kỳ đối với từng sản phẩm đề có thể hòa vốn \=> Xem Demo Các mẫu báo cáo quản trị bằng Excel và Power BI tại link: https://taca.com.vn/demo-mau-bao-cao-quan-tri/ Quy trình xây dựng báo cáo quản trị Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị (BCQT) là toàn bộ quá trình thu thập, phân tích và tổng hợp dữ liệu từ tất cả các bộ phận phòng ban vận hành trong doanh nghiệp. Xây dựng hệ thống báo cáo quản trị (BCQT) là toàn bộ quá trình thu thập, phân tích và tổng hợp dữ liệu từ tất cả các bộ phận phòng ban vận hành trong doanh nghiệp. Chi tiết quy trình bao gồm 05 bước sau: Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng thông tin BCQT Người xây dựng BCQT cần phải trao đổi và ghi nhận nhu cầu sử dụng thông tin từ cấp quản trị để xác định được các mục tiêu cơ bản của báo cáo. Cần xác định được các thông tin cơ bản như: Ai là người xem BCQT? BCQT phải cung cấp được những thông tin gì? Yêu cầu về thông tin cung cấp (giới hạn về thời gian, chi phí)? Bước 2: Xác định nội dung báo cáo Đây chính là bước lên ý tưởng thiết kế nội dung bố cục của các báo cáo. Trên cơ sở nhu cầu về thông tin đã được xác định, tác giả sẽ tiến hành phân tích thông tin chính, thông tin phụ và cách trình bày làm sao để phù hợp dễ dàng truyền tải thông tin tới người xem. Bước 3: Thu thập dữ liệu Có thể từ nguồn dữ liệu bên trong hoặc bên ngoài, sơ cấp hay thứ cấp, người xây dựng cần phải có kế hoạch chi tiết để tập hợp được toàn bộ các thông tin cần dùng cho BCQT. Nguồn dữ liệu nội bộ có thể từ hệ thống Tài chính – Kế toán, hệ thống Nhân sự, Kinh doanh… hay một số bộ phận phòng ban khác có liên quan. Nguồn dữ liệu bên ngoài cần có liên quan đến chiến lược phát triển ngành nghề lĩnh vực liên quan của doanh nghiệp. Có nhiều cách để tác giả có thể thực hiện được công việc ở bước này: có thể là cập nhật thủ công, cập nhật báo cáo trên các hệ thống phần mềm bổ trợ. Hoặc có thể qua khảo sát, điều tra, tiếp nhận dữ liệu có sẵn từ tài nguyên internet. Bước 4: Xử lý và phân tích dữ liệu Từ những dữ liệu thô đã tổng hợp, người xây dựng cần phải có những kỹ năng nhất định liên quan tới các công cụ xử lý và phân tích mới có thể tạo ra những báo cáo với nội dung đặc thù. Ngoài ra kỹ năng đọc hiểu, phân tích, đánh giá là rất quan trọng, đòi hỏi tác giả phải có tầm nhìn, kiến thức và chuyên môn vững chắc. Bước 5: Lập và trình bày BCQT Đây là bước có vai trò quan trọng, một lần nữa khẳng định được năng lực của người xây dựng báo cáo. Có định hướng và tư duy tốt vẫn chưa đủ, tác giả cần diễn giải và truyền đạt thông tin bằng văn bản tốt để hỗ trợ tối đa cho công việc của nhà quản trị. Việc trình bày BCQT không có khuôn mẫu chung, người lập sẽ tự tìm kiếm, tham khảo và tùy chỉnh sao cho phù hợp với nhu cầu tại đơn vị của mình. Yêu cầu của việc trình bày cần phải ngắn gọn, xúc tích, rõ ràng, dễ xem và dễ hiểu. Những lưu ý khi lập báo cáo quản trịTrên đây là một số báo cáo quản trị nội bộ cơ bản sử dụng cho quản trị doanh nghiệp. Tất nhiên, mỗi doanh nghiệp tùy vào đặc thù kinh doanh sẽ cần những báo cáo đặc thù riêng, phù hợp yêu cầu của doanh nghiệp. Lưu ý thứ nhất: Người lập báo cáo quản trị phải là người hiểu về công ty tường tận đến từng chi tiết nhỏ. Lưu ý thứ hai: Hệ thống báo cáo quản trị cần được thiết lập dựa trên 2 nguyên tắc sau:
Báo cáo quản trị không phải là một tài liệu lý thuyết. Nó không phải là một cái module mang tính chi tiết cho doanh nghiệp nhưng thực sự nó sẽ giúp bạn giải quyết cho các bạn các vấn đề trên. Tuy khó, vất vả trong môi trường các bạn đang làm nhưng các bạn sẽ có được những đánh giá, nó sẽ cho các bạn thấy chi tiết trong 4 hợp phần: yếu tố doanh thu, yếu tố chi phí, yếu tố xu hướng và yếu tố chỉ số. Báo cáo quản trị được xem là tài liệu mật tối cao trong mỗi doanh nghiệp, phạm vi công bố của Báo cáo này cũng cần phải được quy định và xác lập từ trước. Bên cạnh đó với vai trò quan trọng thì việc lưu trữ và kiểm soát BCQT là một công việc quan trọng. Doanh nghiệp cần phải có bộ phận, nhân sự chuyên trách uy tín cho công việc này. Dịch vụ xây dựng và triển khai Hệ thống báo cáo quản trị của TACA Cung cấp mọi góc nhìn toàn diện cho thấy tình hình kinh doanh thực sự đang diễn ra các vấn đề bên trong doanh nghiệp. Giúp chủ doanh nghiệp đưa ra những quyết định chính xác nhất để phát triển doanh nghiệp trong tình hình kinh tế liên tục có những chuyển biến. |
