Cách hạch toán Tài khoản 141 – Tạm ứng Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (Có hiệu lực từ ngày 1/1/2015). Thay thế Chế độ kế toán theo QĐ 15: Dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. 1. Nguyên tắc kế toán - Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.
- Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc chỉ định bằng văn bản.
- Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.
Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
- Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng. Hướng dẫn cách hạch toán ghi sổ nghiệp vụ chi tiền tạm ứng cho nhân viên đi công tác, mua hàng hóa, dịch vụ bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng trên phần mềm Misa
1. Chi tiền tạm ứng cho nhân viên bằng tiền gửi ngân hàngKhi nhân viên xin đề nghị chuyển khoản tạm ứng để: đi công tác, mua hàng hoá, tiếp khách… bộ phận kế toán thường phát sinh các hoạt động sau: - Căn cứ vào đề nghị tạm ứng của nhân viên đã được Trưởng/Phó phòng và Giám đốc phê duyệt, kế toán thanh toán sẽ lập Ủy nhiệm chi, sau đó chuyển cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
- Ngân hàng căn cứ vào Ủy nhiệm chi của công ty sẽ chuyển tiền vào tài khoản của nhân viên, đồng thời lập giấy báo Nợ
- Căn cứ vào giấy báo Nợ của ngân hàng, kế toán thanh toán sẽ hạch toán, đồng thời ghi sổ tiền gửi ngân hàng.
1.1. Cách định khoản hạch toán chi tiền tạm ứng cho nhân viên bằng tiền gửi ngân hàng: Nợ TK 141 - Tạm ứng Có TK 112 - Tiền gửi ngân hàng (1121, 1122) 1.2. Các bước hạch toán ghi sổ nghiệp vụ chi tiền tạm ứng cho nhân viên bằng tiền gửi ngân hàng trên phần mềm Misa - Vào phân hệ "Ngân hàng" => chọn tab "Thu, chi tiền" => chọn chức năng "Thêm\Chi tiền". - Lựa chọn phương thức thanh toán. - Chọn nội dung thanh toán là Tạm ứng cho nhân viên.
.png) - Khai báo thông tin chứng từ, sau đó ấn "Cất". - Chọn chức năng "In" trên thanh công cụ, sau đó chọn chứng từ chi tiền gửi cần in. CHÚ Ý: Sau khi hạch toán xong nghiệp vụ tạm ứng cho nhân viên thông qua chuyển khoản ngân hàng, phần mềm tự động chuyển thông tin của chứng từ vào Sổ tiền gửi ngân hàng. 2. Chi tiền tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặtKhi nhân viên xin đề nghị tạm ứng tiền mặt để: đi công tác, mua hàng hoá, tiếp khách… bộ phận kế toán thường phát sinh các hoạt động sau: - Căn cứ vào đề nghị tạm ứng của nhân viên đã được trưởng phó/phòng và Giám đốc phê duyệt, kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu chi.
- Chuyển Phiếu chi cho Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt
- Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu chi đã được duyệt, thực hiện xuất quỹ tiền mặt và ghi sổ quỹ
- Nhân viên ký Phiếu chi và nhận tiền. Còn kế toán thanh toán căn cứ vào Phiếu chi có chữ ký của thủ quỹ và người nhận tiền để ghi số kể toán tiền mặt.
2.1. Cách định khoản hạch toán chi tiền tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt: Nợ TK 141 - Tạm ứng Có TK 111 - Tiền mặt (1111, 1112) 2.2. Các bước hạch toán ghi sổ nghiệp vụ chi tiền tạm ứng cho nhân viên bằng tiền mặt trên phần mềm Misa - Vào phân hệ "Quỹ" => chọn tab "Thu, chi tiền" => chọn chức năng "Thêm\Chi tiền". - Chọn lý do chi là Tạm ứng cho nhân viên.
- Khai báo thông tin chứng từ, sau đó ấn "Cất". - Chọn chức năng "In" trên thanh công cụ, sau đó chọn mẫu phiếu chi cần in. CHÚ Ý: Trường hợp Thủ quỹ có tham gia sử dụng phần mềm, sau khi phiếu chi tạm ứng cho nhân viên được lập, chương trình sẽ tự động sinh ra phiếu chi trên tab "Đề nghị thu, chi" của Thủ quỹ. Thủ quỹ sẽ thực hiện ghi sổ phiếu chi vào sổ quỹ. | 
