Cách viết số tiền trên hóa đơn điện tử như thế nào là đúng? Cần lưu ý những gì khi viết tiêu thức số tiền trên hóa đơn? Thông tin giải đáp chi tiết sẽ có ngay trong bài viết dưới đây.
Để đảm bảo tiêu thức tiền trên hóa đơn được viết chính xác, các kế toán DN phải tuân theo Thông tư 26/2015/TT-BTC được ban hành bởi Bộ Tài chính. Cụ thể, trong Thông tư này, Bộ Tài chính đã sửa đổi Điểm k, Khoản 1, Điều 4 trong Thông tư số 39/2014/TT-BTC quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trong đó có đề cập tới tiêu thức chữ số trên hóa đơn. Theo đó, chữ số ghi trên hóa đơn là các chữ số tự nhiên từ 0-9 và người viết hóa đơn được lựa chọn 1 trong 2 cách khi viết tiêu thức số tiền bằng chữ trên hóa đơn bán hàng, dịch vụ như sau: – Cách thứ nhất: Sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ thì phải đặt dấu chấm (.). Đối với chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì phải đặt dấu phẩy (,). – Cách thứ hai: Người viết hóa đơn dùng dấu phân cách các số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ hay tỷ tỷ; đồng thời sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên các chứng từ kế toán. Cùng với đó, dòng tổng tiền thanh toán trên hóa đơn phải được ghi rõ ràng bằng chữ. Nếu trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thù các chữ trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.
Ngoài việc phải nắm được các quy tắc chung về cách viết số tiền bằng chữ trong hóa đơn, các kế toán DN cũng cần phải nắm được các lưu ý cần biết khi viết tiêu thức số tiền trên hóa đơn đối với một số trường hợp đặc biệt.
Trường hợp này, kế toán DN có thể viết theo 02 cách:
Trường hợp này, kế toán DN có 2 cách viết:
Trường hợp này, kế toán DN cũng sẽ có 2 cách viết:
Thực tế, hiện nay rất nhiều kế toán có thói quen khi viết số tiền bằng chữ có thêm chữ “y” hoặc “chẵn” nhằm biểu đạt số tiền tròn. Việc này không cần thiết song nếu viết thì cũng không hoàn toàn không sai, hóa đơn vẫn được coi là hợp lệ. Một độc giả gửi email hỏi: “Xin cho tôi hỏi cách viết số tiền bằng chữ trên hóa đơn đúng theo qui định của ngành Tài Chính. Thí dụ con số: 215 342 000 đồng, thì viết là “hai trăm mười lăm triệu ba trăm bốn mươi hai ngàn đồng chẵn” hay viết là: “hai trăm mười lăm triệu, ba trăm bốn hai ngàn đồng” mới đúng. Có cần thêm chữ chẵn cuối câu và chữ “mươi” trong “bốn mươi hai ngàn đồng chẵn” không? Luật sư Vũ Mạnh Hòa tư vấn: Khoản 2 Điều 11 Luật Kế toán 2015: “Điều 11. Chữ viết và chữ số sử dụng trong kế toán 1. Chữ viết sử dụng trong kế toán là tiếng Việt. Trường hợp phải sử dụng tiếng nước ngoài trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính tại Việt Nam thì phải sử dụng đồng thời tiếng Việt và tiếng nước ngoài. 2. Chữ số sử dụng trong kế toán là chữ số Ả-rập; sau chữ số hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ phải đặt dấu chấm (.); khi còn ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị thì sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,)”. Khoản 3 Điều 18 Luật Kế toán 2015: “Điều 18. Lập và lưu trữ chứng từ kế toán … 3. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.” Điều 18 Luật kế toán 2015: “Điều 10. Đơn vị tính sử dụng trong kế toán 1. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”, ký hiệu quốc tế là “VND” ...” Thông tư 200/2014/TT-BTC: “Điều 118. Lập và ký chứng từ kế toán 1. Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số.” Có thể thấy, hiện nay, pháp luật hiện hành chỉ quy định chung chung về việc ghi số tiền bằng chữ mà chưa có hướng dẫn cụ thể về cách đọc chữ số viết số tiền trên hóa đơn bằng chữ. Đồng thời với số tiền bằng số là: 215.342.000 đồng, thì cách viết số tiền bằng chữ: “hai trăm mười lăm triệu, ba trăm bốn mươi hai ngàn đồng chẵn” hay “hai trăm mười lăm triệu, ba trăm bốn hai ngàn đồng” đều không dẫn đến hiểu sai lệch nội dung hóa đơn, mà vẫn xác định được số tiền là 215.342.000 đồng. Do vậy, cách viết của bạn là “hai trăm mười lăm triệu, ba trăm bốn hai ngàn đồng” vẫn được xác định là hợp lệ theo quy định của pháp luật. Việc ghi số tiền bằng chữ có thêm chữ “chẵn” là không cần thiết nhưng trong trường hợp này không gây hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn nên hóa đơn này vẫn được xem là hóa đơn hợp lệ nếu bảo đảm các quy định tại Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 7 Điều 3 Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính. |
