Thứ bảy ngày 28_5_22 tôi học liên tục sáng chiều và tối. Học nhiều quá làm tôi rất mệt. Kết quả học tập không tốt do học quá nhiều thức mà chưa thực hành.
Hiện tại tôi đang học CNTT văn bằng 2; học BIM, học anh văn, vừa rồi còn tham gia học 2 buổi Ms Project. Học đã chiếm hết thời gian của tôi mà những việc cần làm lại không làm được.
Tôi thấy mình không đủ thời gian để làm nhiều việc khác, tôi cần cải thiện việc sắp xếp thời gian của mình. Chỉ có
chủ động cải thiện được thời gian mới thành công được. Bây giờ học quá nhiều thứ, biết quá nhiều thứ mà không ứng dụng thì học để làm gì.
Hiện tại tôi cần phải làm việc tốt nhất, tôi cần tiền để trang trải cho cuộc sống.
[phamvana] Các phần trước, tôi sử dụng MS Project 2013 để thực hiện các công tác.
#1
Sử dụng Custum Fields
#2 Quản lý văn bản
#3 Xuất từ MS
Project ra Excel
Các đây ít hôm, tôi đã chuyển toàn bộ Office 2013 (Word, Excel, Project, …) thành phiên bản Office2019. Link cài đặt được lưu trữ cá nhân.
Office 2019
Project 2019,
tải và chạy file đăng ký
Để có thể sử dụng được phải tiến hành đăng ký bản quyền cho phần mềm.
Tôi lập một file Project mới, tiến hành cài đặt những thông số theo yêu cầu. Sau đó lập tất cả các đầu mục công việc cần nghiệm thu. Từ những công việc cần nghiệm thu tôi chi nhỏ các lần nghiệm thu và các hồ sơ cần có cho mỗi lần. Tất cả tạo thành cây thư mục với cài nhìn tổng quát về toàn bộ công trinhg và
không bỏ soát đầu mục nào hay.
Sau khi đã hoàn thành file Project tôi tiến hành xuất ra file excel. Sau khi xuất ra file excel thành công thì tôi bắt đầu lập hồ sơ trên file đó. Thao tác trên excel cần sử dụng những hàm ngày tháng, hàm nối chuỗi, hàm dò tìm …
<bài viết đang tiếp tục>
Nội dung CHƯƠNG 12: Tổ chức sắp xếp các chi tiết của kế hoạch 12.1. Sắp xếp các chi tiết của kế hoạch.
12.2. Phân nhóm các chi tiết của kế hoạch. 12.3. Lọc các chi tiết của kế hoạch 12.4. Tạo ra các bảng mới. 12.5. Tạo ra các khung nhìn mới.
CHƯƠNG 12: Tổ chức sắp xếp các chi tiết của kế hoạch
Sau khi bạn xây dựng một kế hoạch trong Project, rất có thể bạn sẽ cần phải kiểm tra các khía cạnh cụ thể của kế hoạch cho mục đích
phân tích của riêng bạn hoặc chia sẻ với các bên liên quan khác. Mặc dù các khung nhìn, các bảng và các báo cáo có sẵn trong Microsoft Project 2013 cung cấp rất nhiều cách thức để kiểm tra một kế hoạch, nhưng bạn vẫn có thể cần phải tổ chức xắp xếp các thông tin cho phù hợp với các nhu cầu cụ thể của riêng bạn. Trong chương này, bạn sử dụng một số công cụ trong Project để kiểm soát những dữ liệu gì sẽ xuất hiện và nó được tổ chức sắp xếp như thế nào. 12.1. Sắp xếp các chi tiết của kế
hoạch. Sắp xếp -Softing là cách đơn giản nhất để tổ chức lại dữ liệu của nhiệm vụ hoặc tài nguyên trong Project. Bạn có thể sắp xếp các nhiệm vụ hoặc các tài nguyên theo tiêu chí được xác định từ trước, hoặc bạn có thể tạo ra trình tự sắp xếp của riêng bạn với tối đa ba cấp độ lồng trong nhau. Ví dụ, đầu tiên bạn có thể sắp xếp các tài nguyên theo nhóm tài nguyên (đó là giá trị trong trường dữ liệu có nhãn Group-cụ thể là Design, Editorial… trong ví dụ sau đây) và sau đó sắp xếp theo chi phí
trong từng nhóm tài nguyên đó. Khi bạn sắp xếp dữ liệu, thứ tự sắp xếp áp dụng cho khung nhìn đang được mở ra mà không quan tâm đến loại bảng cụ thể đang được hiển thị trong khung nhìn đó. Ví dụ, nếu bạn sắp xếp khung nhìn Gantt Chart theo ngày bắt đầu-Start trong khi đang hiển thị bảng nhập dữ liệu Entry và sau đó chuyển sang bảng chi phí-Cost, bạn sẽ thấy các nhiệm vụ vẫn được sắp xếp theo ngày bắt đầu trong bảng chi phí. Bạn cũng có thể sắp xếp trong hầu hết các khung nhìn mà nó không
chứa đựng bất kỳ bảng nào, chẳng hạn như khung nhìn Graph Resource. Cũng giống như việc phân nhóm và lọc, mà bạn sẽ làm việc với chúng ở phần sau của chương này, sắp xếp không thay đổi các dữ liệu cơ bản của kế hoạch tiến độ mà nó chỉ đơn giản là xếp đặt lại các dữ liệu bạn có trong khung nhìn đang được mở ra theo trật tự mới. Chỉ có một ngoại lệ duy nhất là tùy chọn mà Project đưa ra để đánh lại số ID của nhiệm vụ hoặc tài nguyên sau khi sắp xếp. Thật là tốt khi thường xuyên đánh lại số
ID của các nhiệm vụ hoặc các tài nguyên nếu đó là những gì bạn định làm. Ví dụ, khi xây dựng một danh sách tài nguyên, bạn có thể nhập tên tài nguyên theo trình tự mà các tài nguyên đó tham gia vào dự án của bạn. Sau đó, khi danh sách được hoàn tất, bạn có thể muốn sắp xếp tên của chúng theo thứ tự abc và đánh lại số ID của chúng. Trong kế hoạch ra mắt cuốn sách thiếu nhi mới ở nhà xuất bản Lucerne Publishing trong tập tin ví dụ, mỗi tài nguyên được phân công tới kế hoạch đều thuộc một trong
các nhóm tài nguyên. Những nhóm này có những cái tên như Design-thiết kế, Editorial-biên tập, và những cái khác có liên quan đến một nhà xuất bản sách. Đối với các kế hoạch của bạn, bạn có thể sử dụng các nhóm tài nguyên để đại diện cho các nhóm chức năng, các phòng ban, hoặc bất cứ thứ gì mà mô tả hợp lý nhất các nhóm của các tài nguyên làm việc tương tự nhau. Sắp xếp tất cả các tài nguyên theo nhóm tài nguyên cho phép bạn xem các chi phí liên quan đến mỗi nhóm tài nguyên một cách dễ dàng
hơn. Điều này có thể giúp bạn lên kế hoạch ngân sách cho dự án của bạn. Bạn cũng có thể sắp xếp các tài nguyên trong từng nhóm theo chi phí từ tốn kém nhất đến ít tốn kém nhất. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn muốn kiểm tra các chi phí tài nguyên trong kế hoạch ra mắt cuốn sách cho trẻ em mới một cách chi tiết. Ngoài việc nhìn thấy các giá trị chi phí của từng tài nguyên dựa trên mức lương và thời gian làm việc được phân công của họ, bạn cũng muốn xem các giá trị chi phí đó
được sắp xếp theo các nhóm tài nguyên đại diện cho các phòng ban tại nhà xuất bản Lucerne. Chúng bao gồm các nhóm như Editorial và Production. Bạn cần các tập tin Advanced Organizing_Start nằm trong thư mục Practises/Chapter 12 đi kèm theo cuốn sách này. Mở tập tin Advanced Organizing _Start và lưu nó thành tập tin khác có tên là Advanced Organizing. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Resource Views, kích Resource Sheet.
Khung nhìn Resource Sheet xuất hiện. Theo mặc định, bảng
nhập dữ liệu Entry xuất hiện trong khung nhìn Resource Sheet; Tuy nhiên, trong bảng Entry có các mức lương nhưng nó không hiển thị trường dữ liệu tổng chi phí cho từng tài nguyên. Thay vào đó, bạn sẽ chuyển sang bảng Summary. Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó kích Summary. Lưu ý: Bạn có thể xác định được tên của bảng đang được mở ra bằng cách di chuyển con trỏ chuột tới nút Select All ở góc trên bên trái của bảng, một Tooltip xuất hiện cùng với tên của
bảng đó. Bạn cũng có thể kích chuột phải vào nút Select All để chuyển sang một bảng khác. Bảng Summary xuất hiện.
Bây giờ bạn đã sẵn sàng để xắp xếp khung nhìn Resource Sheet. Bước 3: Nhấp vào biểu tượng đầu mũi tên AutoFilter trong tiêu đề của cột Cost, và trong menu xuất hiện, nhấp vào Sort Largest to Smallest. Lưu ý: Nếu bạn không nhìn thấy biểu tượng đầu mũi tên AutoFilter trong các tiêu đề của cột thì hãy thử làm điều này: trên tab View, trong nhóm lệnh Data, trong hộp
chọn có Filter cạnh nút lệnh Outline, kích Display AutoFilter. Khung nhìn Resource Sheet đã được sắp xếp theo cột Cost với thứ tự giảm dần.
Sự sắp xếp này là phù hợp đối với việc xem chi phí của tài nguyên trong toàn bộ kế hoạch, nhưng có lẽ bạn lại muốn thấy các dữ liệu này được tổ chức theo nhóm tài nguyên. Để thấy điều này, bạn sẽ áp dụng một thứ tự sắp xếp hai cấp độ. Bước 4: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào Sort và sau đó kích vào Sort By. Hộp thoại Sort xuất
hiện. Trong hộp thoại này, bạn có thể áp dụng lên đến ba cấp độ tiêu chí sắp xếp được lồng vào nhau.
Bước 5: Bên dưới khu vực có nhãn Soft By, kích chọn Group trong hộp chọn có danh sách thả xuống và kích chọn tùy chọn Ascending ở bên cạnh. Lưu ý: Khi lựa chọn các các mục từ một danh sách giống như ở đây, bạn thường có thể bắt đầy bằng việc gõ tên của mục mà bạn muốn, và khi tên đầy đủ của mục đó xuất hiện, chọn nó. Group ở đây liên quan đến trường dữ liệu thuộc cột có nhãn
Resource Group, và ở trong cột này của tập tin kế hoạch ra mắt cuốn sách thiếu nhi mới, chứa đựng các giá trị như Design, Editorial … đó là những nhóm mà phần lớn các tài nguyên trong kế hoạch này có liên quan tới. Bước 6: Bên dưới khu vực có nhãn Then By ( nằm ở giữa hộp thoại), kích chọn Cost trong hộp chọn có danh sách thả xuống và kích chọn tùy chọn Descending ở bên cạnh. Lưu ý: Bạn có thể sắp xếp theo bất kỳ trường dữ liệu nào, chứ không chỉ với các trường dữ liệu có thể nhìn
thấy trong khung nhìn đang được mở ra. Tuy nhiên, bạn sẽ dễ dàng quan sát được sự xắp xếp theo các trường dữ liệu đang được nhìn thấy và trong trường hợp này là trường dữ liệu Cost. Bước 7: Chắc chắn rằng hộp kiểm có nhãn Permanently renumber resources không được tích chọn. Lưu ý: Hộp kiểm có nhãn Permanently renumber resources ( hoặc ở trong khung nhìn dạng Task –ví dụ khung nhìn Task Usage thì là Permanently renumber tasks ) trong hộp thoại Sort là một thiết lập ở cấp độ chung trong
Project; nếu nó được lựa chọn, Project sẽ thường xuyên đánh lại số ID của các tài nguyên hoặc các nhiệm vụ trong bất kỳ kế hoạch nào đó được mở ra trong phần mềm Project khi bạn sắp xếp nó. Bởi vì bạn có thể không muốn đánh lại số ID của các tài nguyên hoặc các nhiệm vụ một cách thường xuyên cho mỗi lần bạn sắp xếp nên hộp kiểm này không tích chọn. Bước 8: Bấm nút Soft. Project sắp xếp khung nhìn Resource Sheet để hiển thị các tài nguyên theo nhóm (Design, Editorial…) và trong từng
nhóm chúng được sắp xếp theo chi phí. Kiểu sắp xếp này khiến bạn dễ dàng xác định được các tài nguyên đắt tốn kém nhất trong từng nhóm tài nguyên làm việc trong dự án ra mắt cuốn sách mới.
Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ sắp xếp lại để các tài nguyên trở lại thứ tự ban đầu ( theo số ID) trước khi nó được sắp xếp. Bước 9: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Soft và sau đó kích by ID. Project sắp xếp lại danh sách các tài nguyên theo số ID của chúng.
Vị trí của các
số ID không đúng thứ tự mang lại cho bạn một dấu hiệu thị giác rằng một khung nhìn dạng Task hoặc Resource đã được sắp xếp. Nếu bạn thấy rằng một sự sắp xếp đã được áp dụng nhưng bạn không biết đó là kiểu sắp xếp nào thì bạn có thể tìm thấy trong hộp thoại Sort. Bạn không thể lưu lại những thiết lập sắp xếp đã được tùy chỉnh mà bạn đã thực hiện. Tuy nhiên, thứ tự sắp xếp mà bạn thiết lập gần đây nhất sẽ có hiệu lực cho đến khi bạn sắp xếp lại khung nhìn. 12.2. Phân nhóm các chi tiết của kế
hoạch. Khi bạn phát triển một kế hoạch, bạn có thể sử dụng các khung nhìn có sẵn trong Project để xem và phân tích dữ liệu của bạn theo nhiều cách. Một cách khác để xem các dữ liệu trong khung nhìn dạng Task và Resource là phân nhóm. Phân nhóm cho phép bạn tổ chức các dữ liệu của nhiệm vụ hay tài nguyên (hoặc trong các khung nhìn dạng Uasage thì đó là dữ liệu về sự phân công) theo các tiêu chí mà bạn chọn. Ví dụ, thay vì xem danh sách các tài nguyên được sắp theo số ID trong khung nhìn
Resource Sheet, bạn có thể xem các tài nguyên đó được sắp xếp theo chi phí. Tuy nhiên phân nhóm tiên tiến hơn sắp xếp. Phân nhóm thêm các giá trị tổng, hoặc các giá trị cuộn lên, trong các phạm vi mà bạn có thể tùy chỉnh. Ví dụ, bạn có thể phân nhóm các tài nguyên theo chi phí của chúng, với khoảng cách chi phí giữa các nhóm là 1000 $. Phân nhóm thay đổi cách thức mà bạn xem dữ liệu của nhiệm vụ hoặc tài nguyên của bạn, cho phép phân tích và trình bày dữ liệu ở một mức độ tinh tế hơn. Phân
nhóm không thay đổi cấu trúc cơ bản của kế hoạch của bạn; nó chỉ đơn giản là tổ chức lại và khái quát các dữ liệu. Giống như sắp xếp, khi bạn phân nhóm dữ liệu trong một khung nhìn thì việc phân nhóm này áp dụng cho tất cả các bảng mà bạn có thể hiển thị trong khung nhìn đó. Bạn cũng có thể phân nhóm trong khung nhìn Network Diagram-một loại khung nhìn không có bảng. Project cũng có một số thiết lập phân nhóm có sẵn cho các nhiệm vụ và tài nguyên, chẳng hạn như phân nhóm các nhiệm vụ theo
thời hạn thực hiện hoặc phân nhóm các nhiệm vụ theo mức lương trung bình. Bạn cũng có thể tùy chỉnh bất kỳ sự phân nhóm có sẵn nào đó hoặc tạo ra của riêng bạn. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn tiếp tục sự kiểm tra các chi phí tài nguyên. Bạn đã thấy rằng việc sắp xếp tài nguyên theo nhóm tài nguyên rất hữu ích bởi vì các giá trị chi phí của các nhóm tài nguyên này vạch ra cho các phòng ban trong nhà xuất bản Lucerne. Bây giờ bạn muốn tuỳ chỉnh thêm nữa khung nhìn chứa đựng
các thông tin về chi phí tài nguyên bằng cách tập hợp chúng thành các nhóm. Sự phân nhóm mới này là một trong những thứ bạn lường trước sẽ sử dụng trong tương lai, vì vậy bạn cũng muốn lưu nó để sử dụng sau này. Trong ví dụ này, bạn phân nhóm các tài nguyên và tạo ra một thiết lập phân nhóm tùy chỉnh. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Group, kích vào hộp chọn có nhãn Group by ( ban đầu nó có chứa đựng [No Group]) và sau đó chọn Resource Group.
Lưu ý: Bởi vì cột Group đang được
nhìn thấy trong khung nhìn Resource Sheet nên bạn cũng có thể kích vào nút AutoFilter trong tiêu đề của cột Group và trong menu ngữ cảnh xuất hiện, kích chọn Group on this field. Project tổ chức lại các dữ liệu tài nguyên vào trong các nhóm tài nguyên, thêm các giá trị tổng cộng cho mỗi nhóm, và trình bày các dữ liệu đó dưới dạng đề cương bị bung ra. Sự phân nhóm này cũng tương tự như việc sắp xếp theo nhóm mà bạn đã làm ở phần trước, nhưng lần này bạn sẽ thấy các giá trị chi phí tổng
cộng của từng nhóm tài nguyên. Project áp dụng định dạng màu sáng tới các hàng chứa dữ liệu tổng cộng. Bởi vì các dữ liệu tổng cộng này nhận được từ dữ liệu cấp dưới của chúng nên bạn không thể trực tiếp chỉnh sửa chúng. Việc hiển thị các giá trị tổng cộng này không ảnh hưởng tới các tính toán về chi phí hoặc tiến độ của kế hoạch. Để mang lại cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn nữa về cách thức mà Project tổ chức và trình bày dữ liệu, bây giờ bạn sẽ tạo ra một thiết lập phân nhóm mới.
Tuy nhiên, trước khi bạn tạo một thiết lập phân nhóm mới và các tùy chỉnh bổ sung trong suốt chương này, bạn sẽ thực hiện một sự thay đổi tới thiết lập chung của Project. Bạn sẽ thực hiện sự điều chỉnh này để ngăn chặn thiết lập phân nhóm mới không trở nên sẵn có trong các kế hoạch khác mà bạn có thể làm việc với chúng mà không liên quan đến thiết lập phân nhóm mới này. (Bạn sẽ thay đổi lại điều chỉnh này để quay trở lại thiết lập gốc ban đầu của Project vào cuối chương này). Bước 2: Kích
vào tab File và chọn Options. Bước 3: Kích vào tab Advanced và bên dưới khu vực có nhãn Display, gỡ bỏ tích chọn khỏi hộp kiểm có nhãn Automatically add new views, tables, filters, and groups to the global. Bước 4: Kích OK để đóng hộp thoại Project Options. Bước 5: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn có nhãn Group by và chọn More Groups. Hộp thoại More Group xuất hiện.
Trong hộp thoại này, bạn có thể nhìn thấy tất cả các thiết lập phân nhóm có sẵn trong
Project dành cho các nhiệm vụ ( đối với khung nhìn dạng Task) và tài nguyên (đối với khung nhìn dạng Resource). Thiết lập phân nhóm mới của bạn gần như là tương tự với thiết lập phân nhóm có tên là Resource Group, do đó bạn sẽ bắt đầu bằng cách sao chép nó. Bước 6: Chắc chắn rằng Resource Group đang được chọn, và sau đó kích nút Copy. Hộp thoại Group Definition xuất hiện. Bước 7: Trong hộp nhập có nhãn Name gõ Resource Groups by Cost. Bước 8: Trong cột có nhãn Field Name, kích vào ô
dữ liệu trống ngay bên dưới ô dữ liệu Group. Bước 9: Gõ hoặc chọn Cost. Bước 10: Trong ô dữ liệu thuộc cột Order cùng hàng với ô dữ liệu Cost, lựa chọn Descending. Các tài nguyên sẽ được phân nhóm dựa trên các giá trị trong trường dữ liệu Group và sau đó là theo trường dữ liệu Cost từ cao xuống thấp. Tiếp theo, bạn sẽ tinh chỉnh khoảng chi phí ( là những giá trị nằm trong hai giá trị chi phí cụ thể) mà Project sẽ sử dụng để phân nhóm các tài nguyên. Bước 11: Với việc hàng
chứa ô dữ liệu Cost vẫn đang được chọn, kích Define Group Intervals. Hộp thoại Define Group Interval sẽ xuất hiện. Bước 12: Trong hộp chọn có nhãn Group on, chọn Interval. Bước 13: Trong hộp nhập có nhãn Group interval, gõ 1000. Nghĩa là các tài nguyên sẽ được phân theo các nhóm có giá trị chi phí từ (0 tới < 1.000), (từ 1.000 tới < 2.000), (từ 2.000 tới < 3.000)… Bước 14: Bấm vào nút OK.
Bước 15: Bấm vào nút Save để lưu và đóng hộp thoại Group Definition.
Bây giờ, tên của thiết lập phân nhóm mới, Resource Groups by Cost, sẽ xuất hiện trong hộp thoại More Groups. Bước 16: Bấm vào nút Apply. Project áp dụng thiết lập phân nhóm mới này cho khung nhìn Resource Sheet.
Các tài nguyên được phân nhóm theo các giá trị chi phí. Các tài nguyên đã được phân nhóm theo nhóm tài nguyên của chúng (các dải màu hồng nối Design, Editorial… lại với nhau) và, trong mỗi nhóm đó chúng lại được phân nhóm theo các giá trị chi phí với khoảng cách nhóm là
1000 $ (các dải màu xanh nhạt). Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ gỡ bỏ sự phân nhóm. Bước 17: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn có nhãn Group By và kích chọn Clear Group. Project gỡ bỏ các giá trị tổng cộng và cấu trúc dạng đề cương, chỉ giữ lại các dữ liệu ban đầu. Một lần nữa bạn sẽ thấy rằng việc hiển thị hoặc gỡ bỏ một sự phân nhóm không gây ảnh hưởng đến dữ liệu trong kế hoạch. Lưu ý: Tất cả các thiết lập phân nhóm có sẵn và bất kỳ thiết lập phân nhóm nào
do bạn tạo ra đều được liệt kê trong danh sách thả xuống của hộp chọn có nhãn Group By trong nhóm lệnh Data thuộc tab View. Tên của thiết lập phân nhóm đang được áp dụng sẽ xuất hiện trong hộp chọn này. Kích vào hộp chọn để xem tên của các thiết lập phân nhóm khác. Nếu không có thiết lập phân nhóm nào được áp dụng tới bảng hiện tại trong khung nhìn đang được mở ra thì cụm từ No Group sẽ xuất hiện trong hộp chọn Group By. 12.3. Lọc các chi tiết của kế hoạch Một cách khác rất hữu ích để
thay đổi cách thức bạn xem các thông tin của nhiệm vụ và tài nguyên trong Project là lọc-Filter. Giống như cái tên của nó, lọc ẩn dữ liệu của nhiệm vụ hoặc tài nguyên không đáp ứng được các tiêu chí mà bạn chỉ định, chỉ hiển thị các dữ liệu mà bạn quan tâm. Giống như phân nhóm, lọc không thay đổi dữ liệu trong kế hoạch của bạn, nó chỉ đơn thuần thay đổi những dữ liệu nào sẽ xuất hiện. Có hai cách để sử dụng lọc. Bạn có thể có thể áp dụng một bộ lọc AutoFilter hoặc một bộ lọc có sẵn tới một
khung nhìn:
– Sử dụng bộ lọc AutoFilter cho việc lọc tạm thời trong bất kỳ bảng nào trong Project. Các biểu tượng mũi tên AutoFilter nhỏ xuất hiện bên cạnh các tên của các tiêu đề cột. Kích vào biểu tượng đầu mũi tên để hiển thị một danh sách chứa các tiêu chí mà bạn có thể sử dụng để lọc dữ liệu (nằm ở phía dưới cùng, bên dưới mục Filters). Những tiêu chí mà bạn thấy phụ thuộc vào loại dữ liệu chứa đựng trong các cột, ví dụ tiêu chí AutoFilter trong một cột ngày tháng sẽ là các lựa chọn
như Today-hôm nay hoặc This Month-tháng này, cũng như bộ lọc tùy chỉnh, bạn có thể chỉ rõ các tiêu chí của riêng bạn. Bạn sử dụng AutoFilter trong Project giống như cái cách mà bạn sử dụng nó trong Microsoft Excel. – Áp dụng một bộ lọc có sẵn hoặc tùy chỉnh chỉ để xem các thông tin của nhiệm vụ hoặc tài nguyên mà đáp ứng các tiêu chí của bộ lọc. Ví dụ, bộ lọc Critical chỉ hiển thị các nhiệm vụ thuộc lộ trình then chốt. Một số bộ lọc có sẵn, chẳng hạn như bộ lọc Task Range, nhắc bạn nhập các
tiêu chí cụ thể- ví dụ, đó là phạm vi chứa các số ID của nhiệm vụ. Nếu một khung nhìn đang được áp dụng một bộ lọc, dòng chữ “Filter Applied” sẽ xuất hiện trên thanh trạng thái ở dưới cùng của cửa sổ Project-Status. Cả hai kiểu lọc này (Autofilter và có sẵn) đều ẩn các hàng trong khung nhìn Task Sheet hoặc Resource Sheet không đáp ứng các tiêu chí mà bạn chỉ định. Bạn có thể thấy sự ngắt quãng trong các số ID của nhiệm vụ hoặc tài nguyên. Các dữ liệu biến mất này chỉ ẩn đi mà không bị xóa bỏ.
Giống như sắp xếp và phân nhóm, khi bạn lọc dữ liệu trong một khung nhìn, sự lọc này áp dụng cho tất cả các bảng mà bạn có thể hiển thị chúng trong khung nhìn. Các khung nhìn mà không có bảng, chẳng hạn khung nhìn Calendar và Network Diagram, cũng hỗ trợ lọc (thông qua hộp chọn Filter trong nhóm lệnh Data trên tab View), nhưng không có các bộ lọc AutoFilter. Một tính năng cũng rất giống, đó là làm nổi bật-Highlight. Trong khi việc áp dụng một bộ lọc ẩn các thông tin không đáp ứng tiêu chí
của bạn, thì việc áp dụng một sự làm nổi bật áp dụng một định dạng màu vàng tới các thông tin đáp ứng các tiêu chí của bạn. Mặt khác, hai tính năng này gần như giống hệt ở chỗ-bạn có thể áp dụng các thiết lập làm nổt bật có sẵn hoặc tạo ra các thiết lập làm nổi bật tùy chỉnh đúng như với bộ lọc. Khi một thiết lập làm nổi bật được áp dụng, dòng chữ “Highlight Filter Applied” xuất hiện trên thanh trạng thái ở dưới cùng của cửa sổ Project- Status. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing,
bạn thường xuyên cần phải tìm kiếm các nhiệm vụ liên quan đến việc chỉnh sửa bởi vì công việc biên tập là một lĩnh vực tập trung chủ yếu tại nhà xuất bản. Bạn có thể nhanh chóng hiển thị các nhiệm vụ được chỉnh sửa với AutoFilter, và bạn cũng muốn tạo một bộ lọc tùy chỉnh để sử dụng sau này. Trong ví dụ này, bạn áp dụng một bộ lọc có sẵn và sau đó tạo ra một bộ lọc tùy chỉnh mà đáp ứng các tiêu chí bạn chỉ định. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Gantt Chart.
Khung nhìn Gantt Chart xuất hiện. Trước khi bạn tạo ra một bộ lọc tùy chỉnh, bạn sẽ nhanh chóng nhìn thấy các nhiệm vụ mà bạn quan tâm bằng cách áp dụng bộ lọc AutoFilter. Bước 2: Kích vào biểu tượng đầu mũi tên bên cạnh tiêu đề của cột Task Name, kích mục Filters trong danh sách thả xuống và sau đó chọn Custom. Hộp thoại Custom AutoFilter xuất hiện. Bạn chỉ muốn nhìn thấy những nhiệm vụ mà tên của nó có chứa từ “edit” – chỉnh sửa. Bước 3: Trong hộp chọn đầu tiên bên dưới nhãn Name,
chọn Contains. Bước 4: Trong hộp nhập thứ hai ở kế bên, gõ edit.
Bước 5: Bấm nút OK để đóng hộp thoại Custom AutoFilter. Project lọc danh sách các nhiệm vụ để hiển thị chỉ những nhiệm vụ mà tên của chúng có chứa từ edit và nhiệm vụ khái quát của chúng. Chú ý tới biểu tượng hình cái phễu xuất hiện bên cạnh tiêu đề của cột Task Name và dòng chữ “AutoFilter Applied” xuất hiện trên thanh trạng thái. Đây là những dấu hiệu thị giác khi một AutoFilter tùy chỉnh được áp dụng tới cột
này. Lưu ý: Khi một bộ lọc AutoFilter được áp dụng, bạn có thể di chuyển con trỏ chuột tới biểu tượng hình cái phễu, khi đó một bản mô tả tóm tắt về bộ lọc đang áp dụng sẽ xuất hiện trong một ToolTip. Di chuyển tới dòng chữ “AutoFilter Applied” trên thanh trạng thái để xuất hiện ToolTip cho bạn biết trường dữ liệu nào đã được lọc. Tiếp theo, bạn sẽ tắt bộ lọc AutoFilter và tạo ra một bộ lọc tùy chỉnh. Bước 6: Kích chuột vào biểu tượng hình cái phễu bên cạnh tiêu đề của cột Task Name,
và sau đó kích vào Clear All Filters trong danh sách xuất hiện. Project tắt bộ lọc AutoFilter, hiển thị lại tấy cả các nhiệm vụ trong kế hoạch. Bây giờ bạn đã sẵn sàng để tạo ra một bộ lọc tùy chỉnh. Bước 7: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn bên cạnh lệnh Outline và chọn More Filters trong danh sách thả xuống. Hộp thoại More Filters xuất hiện. Trong hộp thoại này, bạn có thể nhìn thấy tất các bộ lọc có sẵn trong Project dành cho các nhiệm vụ (trong khung nhìn
dạng Task) hoặc tài nguyên ( trong khung nhìn dạng Resource). Bước 8: Bấm nút New. Hộp thoại Filter Definnition xuất hiện. Bước 9: Trong hộp nhập có nhãn Name, gõ Incomplete Editing Tasks.
Bước 10: Trong hàng đầu tiên của cột Field Name, gõ hoặc chọn Name. Bước 11: Trong hàng đầu tiên của cột Test, chọn contains. Bước 12: Trong hàng đầu tiên của cột Values, gõ edit. Đây mới là tiêu chí thứ nhất, tức là lọc các nhiệm vụ có từ edit ở trong tên của chúng. Sau đây sẽ
tạo tiêu chí thứ hai cho bộ lọc. Bước 13: Trong hàng thứ hai của cột And/Or, chọn And. Bước 14: Trong hàng thứ hai của cột Field Name, gõ hoặc chọn Actual Finish. Bước 15: Trong hàng đầu tiên của cột Test, chọn equals. Bước 16: Trong hàng đầu tiên của cột Values, gõ NA. NA có nghĩa là Not Application-“không áp dụng” và là cách mà Project đánh dấu một số trường dữ liệu vẫn chưa có giá trị. Nói cách khác, bất cứ công việc biên tập nào mà chưa có ngày kết thúc thực tế đều coi là
đang dở dang. Bước 17: Bấm vào nút Save để đóng hộp thoại Filter Definition. Bộ lọc mới tạo sẽ xuất hiện trong hộp thoại More Filters.
Bước 18: Trong danh sách các bộ lọc, chọn Incomplete Editing Tasks, và sau đó bấm vào nút Apply. Project áp dụng bộ lọc mới này tới khung nhìn Gantt Chart.
Hiện tại, danh sách các nhiệm vụ đã được lọc để chỉ hiển thị các nhiệm vụ biên tập đang dở dang. Bởi vì bạn đã không bắt đầu theo dõi các nhiệm vụ ngoài này thực tế nữa nên tất cả các nhiệm
vụ biên tập đều là dở dang tại thời điểm này. Lưu ý: Khi một bộ lọc đã được áp dụng, bạn có thể di chuyển con trỏ chuột tới dòng chữ “Filter Applied” trên thanh trạng thái để thấy tên của bộ lọc được áp dụng. Để kết thúc ví dụ này, bạn sẽ tắt bộ lọc này đi. Bước 19: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích vào hộp chọn cạnh lệnh Outline và sau đó chọn Clear Filter trong danh sách thả xuống. Project gỡ bỏ việc lọc. Như mọi lần thì việc áp dụng hoặc gỡ bỏ lọc không ảnh hưởng đến
các dữ liệu gốc ban đầu của kế hoạch. 12.4. Tạo ra các bảng mới. Bảng là một bảng tính, nơi mà sự trình bày của các dữ liệu của kế hoạch được tổ chức trong các cột dọc và hàng ngang. Mỗi cột thể hiện một trong các trường dữ liệu có trong Project, và mỗi hàng chỉ thể hiện duy nhất một nhiệm vụ hoặc một tài nguyên (hoặc trong khung nhìn Usage thì đó là một sự phân công). Giao giữa một cột và một hàng có thể được gọi là một ô -Cell (nếu bạn nghĩ tới bảng tính) hoặc trường dữ liệu-Field (nếu
bạn nghĩ tới thuật ngữ cơ sở dữ liệu). Project bao gồm rất nhiều bảng mà có thể được áp dụng trong các khung nhìn. Thực ra, bạn đã sử dụng một số loại của bảng trong chương này, chẳng hạn như các bảng Entry và Summary. Rất có thể là trong hầu hết những lần đã sử dụng, các bảng có sẵn của Project chứa đựng các trường dữ liệu mà bạn muốn. Tuy nhiên, bạn có thể sửa đổi bất kỳ bảng có sẵn nào đó hoặc bạn có thể tạo ra một bảng mới chỉ chứa những dữ liệu mà bạn muốn. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất
bản Lucerne Publishing, bạn tiếp tục tập trung vào các nhiệm vụ biên tập trong kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới. Cuối cùng, bạn quyết định để tạo ra một bảng tùy chỉnh, và trong bảng đó trình bày một số mô tả của công việc biên tập mà đã được thêm tới một trường dữ liệu Text-văn bản trong kế hoạch này. Trong ví dụ này, bạn sẽ tạo ra một bảng tùy chỉnh. Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích Other Views và sau đó chọn Task Sheet.
Project hiển thị khung nhìn Task
Sheet. Bước 2: Trên tab View, trong nhóm lệnh Data, kích Tables và sau đó chọn More Tables.
Hộp thoại More Tables xuất hiện. Bảng Entry có lẽ đang được chọn. Trong hộp thoại này, bạn có thể nhìn thấy tất cả các bảng có sẵn trong Project cho các nhiệm vụ ( trong khung nhìn dạng Task) hoặc cho các tài nguyên ( trong khung nhìn dạng Resource). Bước 3: Chắc chắn rằng bảng Entry đang được lựa chọn, bấm vào nút Copy. Hộp thoại Table Definition xuất hiện. Bước 4: Trong hộp nhập có
nhãn Name, gõ Editorial Table. Tiếp theo, bạn sẽ gỡ bỏ một số trường dữ liệu và sau đó thêm một số trường dữ liệu khác. Bước 5: Trong cột có nhãn Field Name, lần lượt kích vào các tên trường dữ liệu sau đây rồi kích vào nút Delete Row sau mỗi lần kích vào tên chúng. Indicators Task Mode Predecessors Row.
Tiếp theo, bạn sẽ thêm một trường dữ liệu vào trong bảng tùy chỉnh này. Bước 6: Trong cột có nhãn Field Name, kích chọn Duration và sau đó bấm vào nút Insert
Project
sẽ thêm một hàng trống lên trên dưới hàng Duration. Bước 7: Trong cột có nhãn Field Name, kích chọn hàng mới vừa được chèn vào. Bấm vào biểu tượng đầu mũi tên và chọn Editorial Focus (Text 9) từ danh sách thả xuống. Trường dữ liệu văn bản tùy chỉnh Editorial Focus (Text 9) chứa đựng một số lưu ý về mức độ yêu cầu biên tập cho từng nhiệm vụ và được thêm vào từ trước.
Bước 8: Trong cột có nhãn Width, gõ hoặc chọn 20. Bước 9: Bấm nút OK để đóng hộp thoại Table Difinition. Bảng mới
tạo sẽ xuất hiện trong hộp thoại More Tables. Bước 10: Chắc chắn rằng bảng Editorial Table đang được chọn và sau đó bấm nút Apply. Project sẽ áp dụng bảng mới này tới khung nhìn Task Sheet. Lưu ý: Bạn có thể thêm hoặc gỡ bỏ các cột một cách nhanh chóng trong bảng hiện tại. Để thêm một cột, đầu tiên chọn cột nằm bên phải của nơi mà bạn muốn thêm một cột mới. Sau đó, trên tab Format, trong nhóm lệnh Comlumn, kích Insert Column. Project sẽ hiển thị tất cả các trường dữ liệu có sẵn cho các
loại bảng bạn đang hiển thị ( về nhiệm vụ hay tài nguyên), sau đó chọn trường dữ liệu mà bạn muốn thêm vào. Để gỡ bỏ một cột, kích chuột phải vào tiêu đề của cột đó và chọn Hide Column trong danh sách xuất hiện. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ kết hợp bộ lọc tùy chỉnh ở trên với bảng tùy chỉnh này để tạo ra một khung nhìn về “Tiến độ biên tập”- Editorial Schedule cho dự án cuốn sách thiếu nhi mới.
* Tạo ra các trường tùy chỉnh một cách nhanh chóng. Trong phần này, bạn đã thấy một
trường dữ liệu tùy chỉnh, Text9, đã được tùy chỉnh để có tiêu đề là Editorial Focus và chứa đựng các thông tin chi tiết về hoạt động chỉnh sửa trong kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới. Project cung cấp một loạt các trường dữ liệu tùy chỉnh, và bạn có thể dễ dàng thêm chúng tới bất kỳ bảng nào đó. Cột ngoài cùng bên phải trong mọi bảng trong các khung nhìn được dán nhãn Add New Column là nơi mà bạn có thể kích vào tiêu đề cột và chọn bất kỳ trường dữ liệu nào mà bạn muốn thêm vào trong danh sách
thả xuống hoặc bạn cũng có thể bắt đầu bằng việc gõ trong một ô bất kỳ thuộc cột Add New Column. Khi bạn gõ trong một cột mới, Project dò tìm loại của dữ liệu mà bạn đang gõ để thêm trường dữ liệu tùy chỉnh phù hợp với nó. Ví dụ, nếu bạn gõ một giá trị là ngày tháng, Project sẽ sử dụng một trong các trường dữ liệu tùy chỉnh về ngày tháng, chẳng hạn như Date1. Nếu bạn muốn, sau đó có thể chỉnh sửa lại tiêu đề cột theo ý muốn của bạn bằng cách kích đúp vào tiêu đề cột mà bạn muốn chỉnh sửa.
Các trường dữ liệu tùy chỉnh cung cấp bởi Project bao gồm: – Cost-chi phí: Lên đến 10 trường dữ liệu chi phí. – Date-Ngày tháng: Lên đến 10 trường dữ liệu ngày tháng. – Duration-Thời hạn thực hiện: Lên đến 10 trường dữ liệu thời hạn thực hiện. – Finish-Ngày kết thúc: Lên đến 10 trường dữ liệu ngày kết thúc. – Flag-Cắm cờ: Lên đến 10 trường dữ liệu Yes hoặc No. – Number-Số: Lên đến 20 trường dữ liệu về số học. – OutlineCode-: Lên đến 10 trường dữ liệu . –
Start-Ngày bắt đầu: Lên đến 10 trường dữ liệu ngày bắt đầu. – Text-Văn bản: Lên đến 30 trường dữ liệu về văn bản. Lưu ý: Trường dữ liệu tùy chỉnh ngày bắt đầu (Start) và kết thúc (Finish) đang sẵn sàng để bạn sử dụng, nếu bạn lưu một kế hoạch tạm thời-Interim plan (sẽ được giới thiệu trong chương 13), kế hoạch tạm thời đó cũng sẽ sử dụng các trường dữ liệu này và có thể ghi đè lên các giá trị của ngày bắt đầu và kết thúc tùy chỉnh của bạn. Thực tế, Project cung cấp các trường tùy
chỉnh cho trước cho các nhiệm vụ và các tài nguyên là các nhóm các trường dữ liệu khác nhau. Ví dụ, bạn có thể tùy chỉnh trường dữ liệu tùy chỉnh Text1 trong một khung nhìn về nhiệm vụ-Task và cũng có thể tùy chỉnh trường dữ liệu Text1 ( 1 trường dữ liệu tùy chỉnh khác) trong một khung nhìn về tài nguyên-Resource. Những trường dữ liệu tùy chỉnh là một cách tuyệt vời để lưu trữ các thông tin thêm về các nhiệm vụ hoặc các tài nguyên trong các kế hoạch của bạn. Thông thường, không ai trong số
các trường dữ liệu tùy chỉnh này gây ảnh hưởng tới việc tiến độ của các nhiệm vụ hoặc các tài nguyên. 12.5. Tạo ra các khung nhìn mới. Gần như là tất cả các công việc mà bạn thực hiện trong Project đều diễn ra trong khung nhìn-View. Một khung nhìn có thể chứa đựng nhiều thành phần như các bảng-Table, các thiết lập phân nhóm và các bộ lọc. Bạn có thể kết hợp chúng với các yếu tố khác (chẳng hạn như một lưới pha thời gian trong một khung nhìn dạng Usage) hoặc với các yếu tố đồ họa (như các
thanh bar đại diện cho các nhiệm vụ trong phần biểu đồ của khung nhìn Gantt Chart). Project bao gồm hàng chục khung nhìn được dùng để tổ chức sắp xếp thông tin cho các mục đích cụ thể. Có thể bạn thấy rằng bạn cần xem các thông tin của kế hoạch của mình theo một số cách nào đó mà không có sẵn trong các khung nhìn sẵn có của Project. Nếu các khung nhìn sẵn có của Project không đáp ứng được nhu cầu của bạn, bạn có thể chỉnh sửa các khung nhìn hiện có hoặc tạo ra các khung nhìn của riêng
mình. Nhiệm vụ: Tại nhà xuất bản Lucerne Publishing, bạn đã sử dụng rất tốt bộ lọc và bảng tùy chỉnh mà bạn đã tạo trước đó để giúp bạn tập trung vào các nhiệm vụ biên tập trong kế hoạch cuốn sách thiếu nhi mới. Bây giờ bạn muốn kết hợp các tùy chỉnh này vào một khung nhìn tùy chỉnh để bạn có thể dễ dàng chuyển đổi sang bất cứ lúc nào bạn muốn. Trong ví dụ này, bạn sẽ tạo ra một khung nhìn mới kết hợp bộ lọc tùy chỉnh và bảng tùy chỉnh mà bạn đã tạo ra trong các phần trước.
Bước 1: Trên tab View, trong nhóm lệnh Task Views, kích vào Other Views và sau đó chọn More Views. Hộp thoại More Views xuất hiện. Trong hộp thoại này, bạn có thể nhìn thấy tất cả các khung nhìn có sẵn trong Project. Bước 2: Bấm nút New. Hộp thoại Define New View xuất hiện. Hầu hết các khung nhìn đều chứa đựng một khung nhìn duy nhất-Single View, nhưng một khung nhìn cũng có thể bao gồm hai khung nhìn riêng biệt- Combination View. Trong thực tế, khung nhìn mặc định trong Project
là một khung nhìn đôi:Khung nhìn Gantt Chart và khung nhìn Timeline. Bước 3: Chắc chắn rằng tùy chọn Single View đang được chọn và sau đó bấm nút OK. Hộp thoại View Defination xuất hiện. Bước 4: Trong hộp nhập có nhãn Name, gõ Editorial Schedule View. Bước 5: Trong hộp chọn có nhãn Screen, chọn Task Sheet trong danh sách thả xuống. Trong danh sách thả xuống của hộp chọn có nhãn Screen, bạn có thể nhìn thấy tất cả các loại khung nhìn được cung cấp bởi Project. Rất nhiều trong số
các khung nhìn này bao gồm một bảng ( chẳng hạn như khung nhìn Resource Sheet) hoặc bảng cộng với một biểu đồ ( khung nhìn Gantt Chart) hoặc một Form ( khung nhìn Task Form). Các khung nhìn khác chỉ là sơ đồ, chẳng hạn như khung nhìn Network Diagram và Timeline. Bước 6: Trong hộp chọn có nhãn Table, lựa chọn Editorial Table từ danh sách thả xuống. Editorial Table là bảng tùy chỉnh mà bạn tạo ra ở phần trước. Bước 7: Trong hộp chọn có nhãn Group, chọn No-Group từ danh sách thả
xuống.
Bước 8: Trong hộp chọn có nhãn Filter, lựa chọn Imcomplete Editing Tasks từ danh sách thả xuống. Imcomplete Editing Tasks là bộ lọc tùy chỉnh mà bạn tạo ra từ phần trước. Lưu ý: Tất cả các khung nhìn đều là các khung nhìn với trọng tâm là nhiệm vụ hoặc tài nguyên. Các bảng, các thiết lập phân nhóm và các bộ lọc cụ thể được liệt kê trong danh sách thả xuống trong hộp thoại View Definition phụ thuộc vào loại khung nhìn mà bạn đã chọn trong hộp chọn có nhãn Screen ở Bước 5. Ví dụ, với
Task Sheet được chọn trong hộp chọn Screen, chỉ những bộ lọc áp dụng cho các nhiệm vụ, chẳng hạn như là bộ lọc Critical Filter, là có sẵn trong danh sách thả xuống của hộp chọn Filter. Ngoài ra, các hộp chọn các thành phần của khung nhìn biến đổi theo loại của khung nhìn. Ví dụ, hộp chọn Table và Group không hoạt động nếu bạn chọn loại khung nhìn Calendar trong hộp chọn Screen. Bước 9: Đảm bảo hộp kiểm Show in menu được tích chọn. Bước 10: Bấm nút OK để đóng hộp thoại View
Definition. Tên của khung nhìn mới sẽ xuất hiện và trong trạng thái được chọn trong hộp thoại More Views. Bước 11: Đảm bảo rằng khung nhìn Editorial Schedule View đang được chọn, bấm nút Apply. Project sẽ áp dụng khung nhìn mới. Bây giờ, chỉ có những nhiệm vụ biên tập đang dở dang được hiển thị, và các trường dữ liệu đang thể hiện theo cái cách mà bạn muốn. Ngoài ra, Project thêm khung nhìn Editorial Schedule View vào danh sách thả xuống của nút lệnh Other Views trong nhóm lệnh
Task Views trên tab View. Tên khung nhìn mới xuất hiện bên dưới nhãn Custom, vì thế sẽ dễ dàng để truy cập tới nó trong tập tin kế hoạch này.
Do có một sự điều chỉnh tới thiết lập chung của Project mà bạn đã thực hiện trước đó ở phần 12.2 trong chương này nên khung nhìn tùy chỉnh này không có sẵn trong các kế hoạch khác. Tuy nhiên, khi bạn tạo ra các khung nhìn tùy chỉnh của riêng bạn, có thể bạn muốn chúng có sẵn trong bất kỳ kế hoạch nào đó mà bạn làm việc tới. Để làm điều đó thì chúng
ta sẽ thay đổi để quay trở lại thiết lập mặc định ban đầu. Khi đó, bất cứ khung nhìn nào đó mà bạn tạo ra sau này sẽ trở nên có sẵn trong bất kỳ tập tin kế hoạch nào đó mà bạn làm việc với. Bước 12: Kích vào tab File, sau đó chọn Option. Hộp thoại Project Option xuất hiện. Bước 13: Kích vào tab Advanced và bên dưới khu vực có nhãn Display, tích chọn vào hộp kiểm có nhãn Automatically add new views, tables, filters, and groups to the global. Bước 14: Kích OK để đóng hộp thoại Project
Options.
