Chấm công bằng vân tay như thế nào

Việc chấm công vân tay cần đến sự hỗ trợ của máy chấm công vân tay. Đây là loại máy được sử dụng phổ biến tại nhiều công ty, doanh nghiệp. Sử dụng máy chấm công vân tay, sẽ giúp đơn vị, tổ chức dễ dàng quản lý nhân sự, chấm công và tính lương cho công nhân viên một cách chuẩn xác nhất.

Tuy việc chấm công vân tay này được dùng phổ biến là vậy, nhưng đa số mọi người vẫn chưa nắm được chuẩn xác cách dùng máy chấm công bằng vân tay là như thế nào? Thấu hiểu vấn đề này, trong bài viết dưới đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn. Mời các bạn cùng tham khảo!

1. Đăng ký dấu vân tay cho máy chấm công

Máy chấm công vân tay là một trong những công cụ đắc lực, hỗ trợ công việc quản lý nhân sự cũng như tính toán tiền lương cho công nhân viên trong doanh nghiệp.

Quy trình hoạt động của hình thức chấm công bằng vân tay: Đầu tiên, cần tiến hành lắp đặt thiết bị tại những nơi như bên ngoài cửa phòng hay lối đi vào của công ty để thuận tiện cho việc chấm công. Vì những chiếc máy này, có thiết kế nhỏ gọn nên khi lắp đặt sẽ không hề gây mất diện tích. Sau đó, bạn tiến hành nhập dữ liệu thông tin về nhân viên với ca làm cụ thể của họ. Cuối cùng là tiến hành cho nhân viên đăng ký vân tay.

Để đăng ký dấu vân tay, bạn cần chọn ngón có vân tay rõ nét nhất và không bị xước để đăng ký. Khi đăng ký, bạn đặt ngón tay xuống mặt nhận vân tay, như vậy là chúng ta đã hoàn thành xong việc đăng ký vân tay.

Màn hình đăng ký dấu vân tay trên máy chấm công

Nếu vân tay đã được đăng ký xong nhưng thiết bị vẫn báo không nhận vân tay. Thì nguyên nhân có thể xuất phát từ việc, bạn đặt vị trí vân tay lúc đăng ký và vị trí lúc chấm công khác nhau nhiều. Để xử lý tình huống này, bạn chỉ cần đặt lại vân tay theo hướng thẳng và tiếp xúc đều trên bề mặt mắt nhận.

Nếu máy chấm công vân tay vẫn không nhận, thì bạn cần đăng ký lại vân tay và cần lưu ý lúc chấm công phải đặt đúng vị trí như khi đăng ký dấu vân tay.

Kiểm tra sự kết nối giữa máy tính và máy chấm công vân tay

Nếu máy tính và máy chấm công vân tay không kết nối được với nhau. Trong trường hợp này, bạn chỉ cần xử lý theo cách sau:

• Kiểm tra địa chỉ IP của thiết bị và máy tính xem đã cùng lớp địa chỉ IP được khai báo trên phần mềm chưa.
• Mở cửa sổ lệnh run và gõ vào dòng lệnh ping 192.168.1.201 địa chỉ IP máy chấm công. Nếu đường truyền không tốt sẽ báo“reply from 192.168.1.20”, còn hiện ra dòng “Request time out” có nghĩa là đường truyền kết nối máy tính với máy chấm công bị gián đoạn cần kiểm tra hệ thống dây cáp mạng từ PC đến thiết bị và switch nếu có.

Bước đăng ký dấu vân tay cho máy chấm công rất quan trọng, do đó bạn cần thực hiện đúng để tránh trường hợp chấm công nhưng máy không nhận nhé.

2. Lưu ý khi thực hiện việc chấm công vân tay

Trường hợp, nhân viên đi làm nhưng phần mềm không tính công – đây là điều mà bạn cần quan tâm trong việc chấm công vân tay của mình.

Khi gặp phải trường hợp này, bạn chỉ cần kiểm tra dữ liệu thô, nếu không có dữ liệu chấm công thì có nghĩa nhân viên đó không chấm công. Còn nếu dữ liệu thô có ghi nhận dữ liệu chấm công, thì kiểm tra lại ca làm việc của nhân viên và khoảng thời gian bắt đầu chấm công là khi nào.

Chấm công vân tay hiệu quả cao khi chọn máy chấm công có chất lượng tốt

Những thao tác cần làm trước khi cài đặt lại máy tính có phần mềm chấm công:

• Tải dữ liệu từ máy chấm công về máy tính.
• Không nên lưu trữ dữ liệu hiện tại vào ổ C, nên dùng ổ D, E.
• Sau khi cài đặt lại máy tính, phần mềm chấm công, phải thực hiện thao tác chọn dữ liệu từ file lưu trữ trước khi cài lại windows.
• Đăng ký lại phần mềm chấm công.

Trên đây là hướng dẫn cách đăng ký dấu vân tay, cùng lưu ý về cách sử dụng máy chấm công bằng vân tay. Bạn nên tham khảo những thông tin này, để việc chấm công vân tay được diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ.

Nếu bạn muốn mua mới, mua thêm máy chấm công chất lượng, giá cả hợp lý, thì có thể liên hệ đến Công ty giải pháp Tinh Hoa theo hotline: 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như) để được giới thiệu các loại máy chấm công vân tay, kèm báo giá cụ thể. Đồng thời, được hướng dẫn chi tiết việc chấm công vân tay đảm bảo sao cho chuyên nghiệp và chuẩn nhất.

Máy chấm công vân tay ngày càng được sử dụng phổ biến trong các môi trường kinh doanh như: công ty, nhà xưởng, cơ quan,… chúng được xem là giải pháp quản lý thời gian làm việc chính xác của từng nhân viên giúp doanh nghiệp có thể tính công dễ dàng và tiết kiệm thời gian nhất.

Tuy nhiên, đối với người dùng mới tiếp cận thiết bị này sẽ không biết cách sử dụng máy chấm công vân tay như thế nào vì thế bài viết này Hải Nam xin hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng máy chấm công vân tay chi tiết nhất cho bạn tham khảo nhé!

XEM THÊM: TOP Máy chấm công vân tay tốt nhất hiện nay

• Máy Chấm Công Ronald Jack 4000TID-C & Vân tay + Thẻ Từ
• Máy Chấm Công Vân Tay Gigata S800 Có Thẻ Từ, Pin lưu điện 8H
• Máy chấm công vân tay Ronald Jack T8 chính hãng, giá rẻ

Để tiến hành cài đặt máy chấm công vân tay, thẻ từ trước tiên ban cần lắp đặt máy chấm công hoàn chỉnh để chúng hoạt động nhé!

Hướng dẫn lắp và cài đặt máy chấm công vân tay

Bước 1: Lắp đặt máy chấm công lên tường: lắp chân đế máy chấm công lên tường và dùng 4 ốc cố định máy chấm công vào chân đế đó.

Bước 2: Nối dây cáp mạng LAN từ máy chấm công vân tay đến bộ chia mạng của công ty (Router, modem,…). Tiếp tục cắm adapter để lấy nguồn điện cho máy chấm công khởi động.

Bước 3: Kiểm tra địa chỉ IP của mạng LAN đang sử dụng, nếu hiện 192.168.1.XXX thì tiếp tục nhấn giữ phím M/OK trên máy chấm công đến khi màn hình máy chấm công hiển thị màn hình cài đặt, tại đây bạn chọn mục Network để thêm địa chỉ IP cho máy là 192.168.1.201 (lưu ý: bạn cần kiểm tra bằng lệnh Ping 192.168.1.201 và đảm bảo địa chỉ này chưa có máy tính hay bất kỳ thiết bị nào sử dụng).

Bước 4: Dùng máy tính, chọn RUN (phím tắt Windows + R) và gõ Ping 192.168.1.201 -t

• Nếu thành công sẽ có dòng thời gian chạy liên tục dạng Reply from 192.168.1.201 bytes=32 time<1ms TTL=63…
• Nếu thất bại sẽ hiển thị: Rely from 192.168.1.201 Destination host unreachable và bạn cần kiểm tra lại hoặc bấm lại 2 đầu dây mạng.

Sau khi bước này thành công bạn cơ bản đã lắp và cài đặt máy chấm công thành công 100% rồi đấy. Tiếp tục theo dõi các bước hướng dẫn cách sử dụng máy chấm công vân tay, thẻ từ nhé!

Cách sử dụng máy chấm công vân tay, thẻ từ

1. Tìm hiểu các phím chức năng trên máy chấm công

• Các phím từ 0 đến 9: dùng để đặt ID(Chỉ số) cho nhân viên, ngoài ra chúng còn có chức năng thể hiện các chữ cái tương ứng để đặt tên cho nhân viên.
• Phím bấm ESC: dùng để quay lai Menu hoặc thoát ra màn hình chính.
• Phím M/OK: dùng để đang nhập Menu chính của thiết bị và dùng để tuỳ chỉnh các mục thêm, sửa, xoá trong mục quản lý nhân viên.
• Phím O/tam giác góc trái: dùng khi khai báo ID nhân viên, nếu muốn đặt ID cho nhân viên bằng số khác mà không phải ID mặc định thì dùng phím này để xoá. Ngoài ra chúng cũng có tác dụng như phím đi chuyển sang trái.
• Các phím có hình tam giác: dùng để điều hướng.

Tiếp đến, Hải Nam xin hướng dẫn cách sử dụng máy chấm công vân tay cơ bản cho bạn nhé!

2. Thiết lập thông số kỹ thuật

Để thiết lập thông số kỹ thuật trên máy chấm công bạn cần đang nhập vào Menu cài đặt, hãy nhấn giữ phím M/OK khoảng 5 giây để vào giao diện màn hình chính nhé!

Tại Menu này, người dùng có thể sử dụng cài đặt các thông số như: quản lý nhân viên, cài đặt kết nối MCC, thiết lập hệ thống, cài đặt ngày giờ cho máy chấm công, quản lý chấm công,…

3. Cài đặt quản lý/khai báo nhân viên trên máy chấm công

Tại Menu cài đặt, chọn mục Quản lý nhân viên (Hoặc Người sử dụng) ⇒ Chọn Người mới ⇒ Đăng ký thông tin ID, Vân tay, Password (Mật mã),… cho nhân viên mới. Nhấn OK để đăng nhập vào cửa sổ đăng ký thông tin của nhân viên mới như sau:

• Số ID: tự đặt ID cho nhân viên
• VT: nhấp chọn để đăng ký vân tay trên máy chấm công – Đăt ngón tay nhân viên vào đầu đọc vân tay 3 lần liên tiếp để máy chấm công nhận điện vân tay đầy đủ hơn. Mỗi nhân viên được đăng ký tối đa 10 vân tay.
• M.mã: Nhập mật mã (Password)
• Quản lý: Nếu đăng ký cho nhân viên làm việc bình thường thì đặt vào mục “Nhân viên”, nếu khai báo cho người quản lý MCC thì đặt vào mục “Quản lý”.

LƯU Ý:

• Nếu màn hình hiển thị dấu tích xanh “Đăng ký xong. OK. Tiếp tục. Thoát” là bạn đã cài đặt máy chấm công bằng vân tay thành công rồi đấy. Trường hợp xảy ra lỗi có dấu X đỏ thì bạn có thể huỷ và thao tác lại nhé!
• Nếu cần đăng ký thêm vân tay cho một ID người dùng có sẵn, bạn nhấn M/OK để tiếp tục đăng ký như bước trên. Để lưu trữ lại thông tin nhấn ESC 2 lần màn hình sẽ hiện lên thông báo và nhân OK để lưu lại là xong.

4. Sử dụng mục quản lý trên máy chấm công

Tại mục này, người dùng MCC có thể quản lý toàn bộ nhân viên cũng như quyền thay đổi, bổ sung, sửa chữa hoặc xoá thông tin nhân viên cũ dễ dàng.

Để vào mục quản lý máy chấm công bạn vào Menu cài đặt ⇒ Chọn Q.lý NViên ⇒ chọn Quản lý. Sau đó, muốn thực hiện chức năng nào thì bạn chỉ cần di chuyển lên xuống bằng các phím điều hướng trên máy chấm công vân tay và nhấn OK là được nhé!.

5. Kết nối phần mềm máy chấm công

Sau khi cài đặt máy chấm công vân tay, thẻ từ thành công bạn có thể giao tiếp 2 chiều giữa MCC và phần mềm chấm công dành cho máy tính để quản lý tính công nhân viên và xuất bảng chấm công hàng tháng.

Các phần mềm chấm công này sẽ được các cửa hàng bán thiết bị máy chấm công cung cấp cho bạn vì mỗi loại máy chấm công vân tay thẻ từ sẽ sử dụng các phần mềm quản lý riêng.

Hải Nam mong rằng qua bài viết hướng dẫn cài đặt và cách sử dụng máy chấm công vân tay cơ bản này sẽ giúp bạn có thể sử dụng thành thạo các chức năng trên máy chấm công vân tay Ronald Jack, Gigata,…

Mọi thắc mắc về cách cài đặt và sử dụng máy chấm công vân tay bạn có thể bình luận ngay bên dưới bài viết này để Hải Nam tiện giải đáp ngay nhé!

Máy chấm công vân tay có tác dụng gì?

Máy chấm công vân tay là phương thức chấm công dựa trên công nghệ sinh trắc học vân tay. Máy sẽ so sánh, đánh giá các dấu hiệu riêng biệt trên vân tay để xác định danh tính. Dòng sản phẩm máy chấm công vân tay thường được sử dụng tại các doanh nghiệp, cửa hàng nhỏ,… Bởi giá thành hợp lý và nhiều tính năng vượt trội.

Máy chấm vân tay hoạt động như thế nào?

Máy chấm công vân tay là thiết bị sử dụng công nghệ sinh trắc học vân tay để xác nhân danh tính của từng nhân viên khi chấm công. Máy áp dụng các thuật toán xử lý hình ảnh để xác định các dấu hiệu riêng biệt của từng dấu vân tay để so sánh giữa dấu vân tay này với dấu vân tay khác.

Chấm công cần đến trước bao lâu?

Chấm công bằng thẻ: 2.2 Những nhân viên cần giải quyết công việc trước khi đến công ty quẹt thẻ thì không được quá 1 tiếng, Nếu quá 1 tiếng bắt đầu tính thời gian đi muộn. Những trường hợp giải quyết công việc cần thời gian trên 1 tiếng phải trực tiếp báo cáo với trưởng bộ phận hoặc Ban lãnh đạo Công ty.