Chuyên viên tổ chức sự kiện là gì

• Tuổi: 27
• Số năm kinh nghiệm ở ngành nghề này: 5 năm
• Trình độ học vấn & chuyên ngành: Đại học Văn hóa – Quản lý sự kiện 
• Các chứng chỉ chuyên môn (nếu có): không
• Số giờ làm hằng tuần: trung bình: 60 giờ /tuần, khoảng 10 giờ/ngày.
• Loại hình & quy mô công ty (tổng số nhân viên):  Công ty Tổ chức sự kiện; quy mô: 20 người.

Trách nhiệm chính: 

Đại diện công ty làm việc với khách hàng có nhu cầu tổ chức sự kiện xuyên suốt quá trình, từ giới thiệu công ty – tham gia đấu thầu – quản lý thông tin sự kiện – thanh lý hợp đồng. 

Đảm bảo cho chương trình được diễn ra suôn sẻ, đúng với yêu cầu và đúng với những cam kết với khách hàng trong hợp đồng.

Cụ thể:

• Nhận thông tin nhu cầu của khách hàng qua các kênh liên quan và giới thiệu về công ty để thuyết phục khách hàng tham gia đấu thầu.
• Gặp gỡ, tiếp nhận (brief) thông tin tổng thể về yêu cầu sự kiện từ khách hàng (brief meeting) bao gồm: mục đích/ ý nghĩa sự kiện, loại hình sự kiện, thời gian, địa điểm, ý tưởng ban đầu, kinh phí sự kiện, yêu cầu khác.
• Họp triển khai với các bên liên quan: bộ phận sáng tạo & thiết kế (creative), bộ phận sản xuất (operation), bộ phận mua hàng (purchasing), team nội dung (content) thực hiện công đoạn lên ý tưởng, thiết kế sản phẩm quảng cáo (POSM – Point of Sales Material), Layout 3D.
• Tổng hợp thông tin từ các bộ phận liên quan để soạn thảo chương trình (proposal), lên kế hoạch chi tiết chương trình gồm: proposal, kịch bản, thiết kế, báo giá.
• Làm việc với Khách hàng về chương trình mà công ty đề xuất (present meeting), chỉnh sửa theo ý kiến của khách hàng, điều chỉnh proposal, thương thảo về giá và các nội dung khác.
• Sau khi khách hàng đồng ý ký hợp đồng, tiếp theo là: triển khai các ý tưởng đã ký kết hợp đồng với khách đến các nhóm liên quan, triển khai chuẩn bị sự kiện; lên kịch bản MC script cho chương trình gửi khách duyệt.
• Theo dõi tiến độ dự án và phụ trách đại diện công ty trao đổi với khách hàng suốt quá trình trước – trong – sau sự kiện.
• Xử lý các phát sinh từ khách hàng trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng.
• Tổng hợp thanh lý, nghiệm thu cho bộ phận kế toán và gửi cho khách hàng.

Giá trị cho công ty:

• Mang về doanh số cho công ty thông qua việc tổ chức toàn bộ quá trình từ báo giá – ký hợp đồng – tiến hành sự kiện.
• Đảm bảo chương trình diễn ra đúng theo hợp đồng; đảm bảo lợi nhuận cho công ty thông qua việc phối hợp chặt chẽ với khách hàng và các bộ phận triển khai.
• Truyền thông hình ảnh, sự chuyên nghiệp của công ty đến khách hàng thông qua quá trình làm việc.
• Giữ mối quan hệ tốt với khách hàng để có các dự án trong tương lai.

Giá trị với khách hàng:

• Giúp khách hàng có những sự kiện ý nghĩa, sáng tạo, thành công phục vụ hoạt động kinh doanh của họ.

Anh/chị bắt đầu vào nghề như thế nào? Vì sao anh/chị chọn con đường này?

Con đường vào nghề: Từ cấp 3, khi tham gia các hoạt động đoàn hội cho trường, phát hiện sự yêu thích đối với việc tổ chức các sự kiện, lên ý tưởng, quản lý nhân sự, triển khai chương trình và cảm thấy mình có năng khiếu trong lĩnh vực này, nên khi chọn trường đại học tôi chỉ tập trung khoanh vùng các trường có ngành tổ chức sự kiện hoặc Marketing.

Tôi tự mình quyết định theo đam mê và cũng được gia đình ủng hộ. Tôi đã bắt đầu công việc bán thời gian (part-time) trong nghề này từ năm 2 đại học, và tiếp tục theo đuổi đến nay. Tôi cảm thấy yêu thích công việc này nên sẽ tiếp tục với nghề lâu dài.

Nếu được chọn lại, tôi vẫn chọn nghề này.

Một ngày làm việc tiêu biểu của anh/chị như thế nào?

Anh/chị thích nhất những điều gì ở công việc của mình? Vì sao?

• Cảm thấy mình giúp được khách hàng tổ chức thành công chương trình, nhận được lời cảm ơn từ khách hàng.
• Thích sự đoàn kết, hợp tác làm việc cùng với các đội khác trong công ty để chương trình diễn ra tốt đẹp.
• Thích sự đổi mới, sáng tạo liên tục trong công việc qua từng sự kiện.
• Thích được học hỏi nhiều kiến thức về các ngành nghề khác nhau khi gặp nhiều khách hàng.
• Công việc có thu nhập cao, năng động.

Anh/chị không thích nhất những điều gì? Vì sao?

• Áp lực cao trong sự kiện, hoặc từ khách hàng.
• Tốn nhiều thời gian, đặc biệt làm việc cường độ cao trong mùa cao điểm/ diễn ra sự kiện, khó cân bằng giữa thời gian cho công việc và cuộc sống cá nhân, gia đình.

Những điều kiện cần có để hoàn thành tốt công việc này (kiến thức, kỹ năng, thái độ, v.v…)? Nếu em muốn thăng tiến trong công việc thì em nên trau dồi những gì ạ?

Điều kiện cần để hoàn thành tốt công việc này:

• Khả năng chịu được áp lực cao.
• Khả năng thuyết trình, hùng biện, thuyết phục, đàm phán tốt.
• Khả năng linh hoạt cao, xử lý vấn đề tốt, nhạy bén.
• Kiến thức tốt về Marketing.
• Kỹ năng quản lý thời gian và khả năng làm nhiều việc cùng lúc (multitask).
• Kỹ năng viết tốt.
• Kỹ năng teamwork, phân chia, giám sát công việc của các bên liên quan.
• Kỹ năng tạo dựng mối quan hệ với các bộ phận nội bộ và khách hàng bên ngoài.
• Năng động, chấp nhận di chuyển.
• Kiến thức rộng về xã hội và nhiều ngành nghề.

Những điều mà mọi người hay hiểu lầm về công việc này là gì? Tại sao họ lại hiểu sai như vậy?

• Nhầm tưởng công việc này được ăn mặc đẹp, lên sân khấu, tham gia các sự kiện lớn. Thực tế là thời gian diễn ra sự kiện là thời gian làm việc nghiêm túc đảm bảo sự kiện diễn ra tốt đẹp.
• Tưởng sẽ gặp gỡ các KOL (người có ảnh hưởng trong lĩnh vực nào đó), mối quan hệ tốt với giới showbiz. Thực tế, đó là sự cạnh tranh về giá là chủ yếu để book được KOL, ít có mối quan hệ riêng tư.

Công việc này có giúp em tự nuôi mình khi mới ra trường không? 

Có, thu nhập tốt nếu chịu khó và làm tốt.

Nhìn lại con đường phát triển sự nghiệp cũng như quá trình tìm việc của mình, anh/chị có lời khuyên nào cho em nếu em muốn theo nghề này?

• Các em nên tham gia các hoạt động tại trường cấp 3, đoàn hội, tổ chức các chuyến từ thiện, sự kiện văn nghệ ở trường để trải nghiệm công việc trước khi chọn ngành chính thức.
• Các em có thể làm thêm ngay từ năm nhất đại học để học hỏi kinh nghiệm và áp dụng những kiến thức được học vào thực tế công việc từ sớm.
• Chịu khó đọc nhiều kiến thức xã hội trên báo, tạp chí.
• Tham gia các sự kiện lớn của các nhãn hàng, sự kiện thể thao, văn hoá, âm nhạc trong/ngoài nước với vai trò khán giả, quan sát và ghi chép học hỏi cách một chương trình diễn ra, ghi chép lại các ý tưởng hay để làm tư liệu sau này.
• Công việc đòi hỏi rất nhiều kỹ năng vì vậy, càng năng động, trải nghiệm và rèn luyện mình càng nhiều bên ngoài trường học thì sự phát triển và thăng tiến trong nghề càng nhanh.