Doanh nghiệp cần bổ sung các giấy tờ sau trong bộ hồ sơ công tác phí để dễ dàng chứng minh với Cơ quan Thuế:
- Quyết định cử đi công tác (giấy điều động đi công tác): Nêu rõ cán bộ được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện.
- Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về) và nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú.
- Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Có thể là vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….
- Quy chế tài chính quy định về vấn đề công tác phí
Lưu ý trường hợp mua vé máy bay cho NLĐ đi công tác:
– Nếu mua trực tiếp thì căn cứ tính vào chi phí được trừ là hóa đơn, chứng từ theo quy định
– Nếu mua qua website thì căn cứ tính vào chi phí được trừ là vé máy bay, thẻ lên máy bay (trường hợp không thu hồi được thẻ lên máy bay thì phải vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
– Trường hợp chi phí vé máy bay trên 20 triệu đồng được thanh toán bằng thẻ ngân hàng của cá nhân tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
- Có hóa đơn, chứng từ phù hợp
- Quyết định hoặc văn bản cử NLĐ đi công tác.
- Hình thức thanh toán bằng thẻ cá nhân của NLĐ được quy định tại Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của DN và khoản chi này sau đó được DN thanh toán lại cho NLĐ.
2. Quy định về công tác phí đối với thuế TNCN
Theo tiết đ.4 điểm 2 Điều 2 Thông tư số 111/2013/TT-BTC hướng dẫn về các khoản thu nhập không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN, thì:
Mức khoán chi văn phòng phẩm, công tác phí, điện thoại, trang phục… không tính vào thu nhập chịu thuế đối với người lao động làm việc trong các tổ chức kinh doanh, các văn phòng đại diện là mức khoán chi áp dụng phù hợp với mức xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo các văn bản hướng dẫn thi hành Luật thuế thu nhập doanh nghiệp.
Do đó, đối với các khoản chi công tác phí doanh nghiệp chi cho người lao động thực hiện đúng theo quy định tại Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC đã trình bày ở trên thì sẽ không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
Tham khảo Công văn số 5023/TCT-TNCN ngày 30/10/2017
“Trường hợp các khoản thanh toán tiền công tác phí của các cá nhân đi công tác theo đúng quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của Công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp và các văn bản hướng dẫn Luật thì các khoản thanh toán tiền công tác phí này là khoản thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.
Về khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân, trường hợp khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân nếu được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp thì khoản chi tiền điện thoại cho cá nhân là thu nhập được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNCN.
Tuy nhiên, trong trường hợp đơn vị chi tiền công tác phí, tiền điện thoại cho người lao động cao hơn mức khoán chi quy định thì phần chi cao hơn mức khoán chi quy định phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN”
Cách hạch toán chi phí không hợp lý, chi phí không hợp lệ; Cách xử lý chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN như thế nào? Kế toán Thiên Ưng xin hướng dẫn cách xử lý, hạch toán các khoản chi phí không được trừ khi lập Tờ khai quyết toán thuế TNDN cuối năm.
- Việc đầu tiên các bạn cần quan tâm đó là phải xác đinh được đâu là các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế TNDN. Chi tiết xác định các bạn xem tại đây:
- Việc thứ hai các bạn cần quan tâm là các bạn cần phải biết: CHI PHÍ KẾ TOÁN và CHI PHÍ TÍNH THUẾ là 2 khoản chi phí khác nhau. + Chi phí kế toán là áp dụng theo luật kế toán để hạch toán vào sổ sách kế toán. + Chi phí tính thuế là áp dụng theo luật thuế thu nhập doanh nghiệp để tính thuế TNDN.
---------
Các bạn có thể hiểu nôm na: - Khi phát sinh các khoản chi phí dù là chi phí hợp lý hay là chi phí không hợp lý thì các bạn vẫn phải hạch toán và ghi nhận theo đúng thực tế