Theo Luật kế toán 2015 số 88/2015/QH13 và Luật Giao dịch điện tử 2005 số 51/2005/QH11, bên bán cần lưu trữ hóa đơn điện tử trong vòng 10 năm giống như lưu trữ hóa đơn giấy. Việc lưu trữ hóa đơn giúp doanh nghiệp có những căn cứ xác thực khi xảy ra rủi ro, nhằm giải quyết các vấn đề pháp lý có thể xảy ra trong tương lai. Show
Đối với khách hàng (bên mua) thì có thể không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trực tiếp trên website của bên bán. Ngoài ra, nếu cẩn thận thì khách hàng có thể tải file hóa đơn về để lưu trữ. Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử giúp bên mua chủ động hơn, tránh tình trạng phụ thuộc vào phần mềm hóa đơn bên bán sử dụng. Lưu trữ hóa đơn điện tử là quan trọng bắt buộc đối với doanh nghiệp/người bán Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tửLưu trữ hoá đơn điện tử (HĐĐT) là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả tại các phần mềm quản lý chuyên dụng, email,... để đảm bảo an toàn, bảo mật tuyệt đối và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử. Vậy, để lưu trữ hóa đơn điện tử đúng chuẩn thì cần lưu ý những quy định gì? Định dạng của hóa đơn điện tử khi lưu trữDoanh nghiệp cần tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là file thể hiện nội dung nghiệp vụ của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML).
Một hóa đơn được lưu trữ cần đạt đủ những điều kiện nào?Trước khi lưu trữ hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn phải đáp ứng các điều kiện sau đây:
Một hóa đơn điện tử đủ điều kiện lưu trữ bao gồm những gì? Quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vàoTheo Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào cần tuân thủ theo các quy định sau đây:
\>> Xem thêm: Thời gian lưu trữ hóa đơn điện tử bao lâu? Doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn đầu vào và đầu ra như thế nào?Bên bán cần lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định như sau:
Đối với bên mua:
Các quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử đối với bên bán và bên mua Cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toànNgày nay, công nghệ hiện đại đã giúp việc lưu trữ dữ liệu ngày càng tiện lợi và có nhiều sự lựa chọn hơn, giúp đảm bảo tăng cường tính an toàn và dễ dàng tra cứu, truy xuất. Sau đây là một số cách lưu trữ hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần biết. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vàoVới hóa đơn mua vào, quý khách có thể thực hiện lưu trữ thông tin an toàn theo các bước: Bước 1 - Tạo Email riêng để lưu hóa đơn và thông báo email này với toàn bộ các bên bán. Email này sẽ được cài đặt để chuyển đến email cấp quản lý. Bước 2 - Lập thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn này. Bước 3 - Khi nhận được email, lúc này kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính và đổi tên file tương ứng với mã số thuế, tên người bán, số hóa đơn. Bước 4 - Tiếp theo mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật thông tin trên tờ hóa đơn vào file Excel: mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn link tới hóa đơn đó để thuận tiện cho việc tra cứu khi cần thiết. Bước 5 - Đồng bộ thư mục máy tính có chứa hóa đơn lên Google Drive. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu raĐối với hóa đơn đầu ra, quý khách có thể lưu trữ hóa đơn như sau: Bước 1 - Lưu trữ hóa đơn điện tử vào thư mục trên máy tính cập nhật nội dung trên HĐĐT vào file excel: Tên khách hàng, mã số thuế, số tiền trước và sau VAT, mã tra cứu. Bước 2 - Đồng bộ thư mục chứa file excel này với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu. Lưu trữ hóa đơn điện tử sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Fast E-invoiceĐây là một trong những cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào đạt hiệu quả tốt nhất. Với cách lưu trữ này, người dùng có thể dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn. Khi sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử Fast e-Invoice của CÔNG TY PHẦN MỀM FAST, những lợi ích có thể kể đến như:
Lưu trữ hóa đơn điện tử tại phần mềm Fast e-Invoice Câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử và lưu trữ hóa đơn điện tửĐể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về lưu trữ hóa đơn điện tử, Fast e-Invoice đã tập hợp các câu hỏi có liên quan như sau. Hóa đơn điện tử đầu vào là gì?Hóa đơn điện tử đầu vào được hiểu là một hình thái của hóa đơn đầu vào. Theo quy định của Tổng cục thuế ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, toàn bộ doanh nghiệp phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 01-7-2022. Như vậy, hóa đơn đầu vào sẽ được chuyển đổi dưới dạng điện tử. Theo quy định của Luật Kế toán và Luật giao dịch điện tử đã nêu: Việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cần thực hiện trong 10 năm cũng tương tự như khi công ty sử dụng và lưu trữ hóa đơn giấy. Công ty sẽ chủ động hơn, không bị phụ thuộc vào dữ liệu trực tuyến khi lưu trữ hóa đơn điện tử. \>>> Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78 Hóa đơn điện tử đầu ra là gì?Hóa đơn điện tử đầu ra là một loại hóa đơn điện tử thể hiện ở dạng dữ liệu, được bên bán phát hành nhằm ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo đúng quy định pháp luật bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử đầu ra còn bao gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào là gì?Lưu trữ hoá đơn điện tử (HĐĐT) là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD… Ngoài ra, doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả tại các phần mềm quản lý chuyên dụng, email... để đảm bảo an toàn, bảo mật tuyệt đối và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử. Có bắt buộc in HĐĐT để lưu trữ dạng bản cứng không?Theo quy định tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính phủ đã khẳng định HĐĐT không bắt buộc phải in ra bản cứng mà có thể in ra giấy để tra cứu khi có yêu cầu. Vì vậy, quy định không bắt buộc hóa đơn điện tử phải in ra dạng bản cứng để lưu trữ. Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử là bao lâu?Hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ ở định dạng XML với thời hạn 10 năm. Một số câu hỏi về hóa đơn điện tử Những thông tin về cách lưu trữ hóa đơn đã giúp khách hàng có thêm những kiến thức hữu ích, giúp quý khách lựa chọn phương án lưu trữ HĐĐT một cách hiệu quả. Liên hệ với |