Hướng dẫn cách sắp xếp thứ tự abc trong excel

Có rất nhiều cách để sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel, hơn thế nữa bộ lọc của Excel hoạt động khá là hiệu quả nhưng để phát huy tác dụng hoàn toàn của bộ lọc này không phải là điều đơn giản. Với những người mới học Excel, học các hàm cơ bản Excel thì việc áp dụng các hàm cơ bản trong Excel hay các chức năng cơ bản của nó không phải đơn giản.

Trong bài viết này Taimienphi.vn sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel theo 2 trường hợp khác nhau bao gồm trường hợp khác nhau để bạn đọc có thể hiểu hơn về cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel và áp dụng cho những trường hợp tương tự.

Cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel

1. Trường hợp cột họ và tên riêng.

Bước 1: Để sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel trong trường hợp này trước tiên chúng ta cần tạo bộ lọc cho danh sách bằng cách bôi đen vào các tiêu đề ở đầu dòng mỗi cột chọn Data >Filter như trong hình.

Bước 2: Sau khi bạn tạo được bộ lọc xong rồi chúng ta nhận tiếp vào Sort để tiến hành sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel.

Bước 3: Ở đây cột Column bạn chọn Tên và tích vào My data has headers rồi nhấn OK.

Bước 4: Sau đó bạn sẽ thấy danh sách đã được sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel, lúc này hãy thiết lập lại số thứ tự sao cho chính xác hơn với danh sách.

Giữ Ctrl rồi kéo từ trên xuống dưới bạn sẽ được kết quả như dưới đây.

Như vậy chúng ta đã hoàn thành việc sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel trường hợp cột họ và tên riêng rồi đấy.

2. Trường hợp cột họ và tên chung với nhau.

Bước 1: Trường hợp này để sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel thực chất chúng ta cũng làm giống như trường hợp trên tuy nhiên chúng ta cần phải lọc riêng tên trước sau đó mới có thể sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel như thông thường được.

Đầu tiên bạn hãy click vào cột trước cột họ tên rồi nhấn Insert để thêm cột.

Bước 2: Sau đó copy toàn bộ cột họ và tên sang bên cột mới.

Bước 3: Sau khi copy xong bạn sẽ được như thế này, bôi đen toàn bộ cột họ và tên mới rồi nhấn tổ hợp phím Ctrl + H.

Bước 4: Giao diện của Find And Replace hiện lên bạn nhập vào đó như sau và nhấn vào Replace All để thay thế tất cả:

- Find what: Tại đây bạn nhập ký tự * và dấu cách.

- Replace with: Tại đây bạn nhập một lần dấu cách vào.

Đợi hệ thống thông báo All done thì bạn nhấn vào OK kết đóng nó lại.

Bước 5: Sau thao tác trên bạn làm tương tự cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel như phần đầu tiên chúng tôi có hướng dẫn, sau khi sắp xếp xong xuôi thì click vào cột tên và chọn Delete.

Kết quả bạn đã sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel mà cột họ và tên chung với nhau rồi đấy.

Trên đây là cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel đơn giản nhất mà chúng ta có thể thực hiện được trên Excel. Với những người mới biết đến Excel thì hướng dẫn trên cũng là một cách giúp bạn làm quen với Excel cũng như các tính năng cơ bản trong Excel.

Khi chúng ta lập bảng danh sách có họ tên trong Excel thì cần sắp xếp tên theo thứ tự ABC của bảng chữ cái để dễ tìm kiếm, theo dõi và quản lý dữ liệu. Hãy cùng Gitiho tìm hiểu cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel qua bài học Excel dưới đây nhé.

Cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel

Hướng dẫn sắp xếp theo tên trong Excel theo thứ tự bảng chữ cái có ví dụ cụ thể cực dễ hiểu. Hãy cùng chúng mình khám phá ngay để xử lý dữ liệu hiệu quả hơn nhé.

Cách sắp xếp ABC trong Excel khi họ và tên ở khác cột

Ban đầu, chúng mình có một bảng dữ liệu với họ và tên nằm ở 2 cột khác nhau và không được sắp xếp theo bảng chữ cái trong Excel như sau:

Để sắp xếp tên trong Excel theo thứ tự bảng chữ cái mà vẫn đảm bảo 2 cột họ và tên không bị lệch nhau thì chúng ta làm theo cách sau:

Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu trong Excel có chứa tên người. Ở đây chúng mình sẽ bôi đen các ô từ C1:C15 của cột C.

Bước 2: Nhấp chuột vào thẻ Data rồi chọn biểu tượng Sort A to Z.

Nếu có bảng chọn Sort Warning hiện lên thì các bạn chọn vào rồi Expand the selection rồi bấm Sort nhé

Bây giờ các bạn đã thấy tên được sắp xếp theo bảng chữ cái ABC nhưng số thứ tự thì đang bị đảo lộn:

Bước 3: Để sắp xếp lại số thứ tự thì các bạn điền số 1 vào ô đầu tiên chứa dữ liệu của cột này (A2). Sau đó các bạn đặt con trỏ chuột vào ô vuông màu xanh ở góc dưới bên phải của ô tính, nhấn giữ chuột trái rồi kéo xuống đến hết dòng có chứa dữ liệu.

Kết quả tạm thời sau khi thực hiện thao tác này sẽ như sau:

Bây giờ các bạn bấm vào biểu tượng Auto Fill Options ở dưới cuối phần bôi đen thì sẽ có bảng chọn hiện ra. Tại đây các bạn chọn Fill Series là số thứ tự sẽ được sắp xếp lại như sau nhé:

Hoàn thành bước này là bảng biểu cũng bạn đã được sắp xếp tên theo bảng chữ cái trong Excel.

Xem thêm: Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel

Cách sắp xếp tên theo abc trong Excel khi họ và tên ở cùng cột

Dây là bảng dữ liệu ban đầu của chúng mình với họ và tên nằm cùng một cột:

Khi họ và tên cùng nằm trong một cột thì việc sắp xếp theo thứ tự ABC không còn đơn giản. Bởi Excel hoạt động theo quy ước tên kiểu phương Tây, và tên sẽ được viết trước. Nếu các bạn dùng Sort A to Z thì Excel sẽ sắp xếp thứ tự theo phần họ chứ không phải tên.

Cách duy nhất để làm là tách riêng họ và tên rồi thực hiện sắp xếp cột tên rồi cột họ sẽ tự động nhảy theo. Các bạn cũng có thể chọn cách tách Họ, Tên Đệm, và Tên làm 3 cột khác nhau cũng được.

Bước 1: Các bạn nhấp chọn toàn bộ cột nằm bên phải cột Họ và Tên. Trong bảng của chúng mình là cột B. Sau đó nhấp chuột phải => chọn Insert để thêm cột mới nằm giữa 2 cột này.

Các bạn nhớ sửa lại tiêu đề của cột để tránh nhầm lẫn:

Bước 2: Các bạn bấm vào ô trống đầu tiên ở cột Tên. Trong bảng tính của chúng mình là ô B2. Sau đó các bạn điền tên người ở dòng này vào đây nhé.

Bước 3: Bôi đen vùng chứa dữ liệu của cột Tên:

Bước 4: Các bạn bấm tổ hợp phím tắt Ctrl + E là tên của những người còn lại sẽ được điền vào cột này. Đây là tính năng Flash Fill cực kỳ tiện lợi của Excel.

Bước 5: Tiếp tục tạo thêm một cột nằm cạnh cột Tên rồi dùng cách tương tự để tách riêng phần Họ + Tên Đệm mà không chứa tên. Kết quả thu được như sau:

Bây giờ bạn xóa cột đầu tiên đang chứa cả họ và tên đi nhé.

Bước 6: Chọn cột Tên rồi vào Data => chọn Sort A to Z để sắp xếp tên theo bảng chữ cái trong Excel. Kết quả mà chúng ta thu được như sau:

Bước 7: Để ghép chung họ và tên vào một cột thì trước hết các bạn chèn thêm một cột trống rồi đặt tiêu đề là Họ và Tên (có thể bỏ qua bước này nếu không muốn ghép Họ và Tên)

Tại ô C2, nhập công thức ghép nối chuỗi:

=A2&" "&B2

Copy công thức xuống các dòng dưới sẽ thu được kết quả như sau:

Bây giờ các bạn chọn vào cột Họ và tên mà chúng ta vừa ghép được => bấm Ctrl + C để sao chép => nhấp chuột phải rồi chọn Paste Value để dán giá trị không kèm công thức:

Cuối cùng các bạn xóa cột Họ và cột Tên riêng đi là thu được kết quả cuối cùng như sau:

Lưu ý: Các thao tác trong bài viết này chúng mình thực hiện trên phiên bản Microsoft Excel trong bộ Microsoft Office 365. Các phiên bản Excel khác cũng có tính năng tương tự, chỉ khác một chút về mặt giao diện. Bạn có thể áp dụng cách sắp xếp tên theo abc trong Excel này cho các phiên bản 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2021 nhé.

Xem thêm: 3 cách chuyển chữ thường thành chữ hoa trong Excel và ngược lại

Kết luận

Có thể thấy rằng cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel giúp file làm việc của chúng ta trở nên khoa học hơn rất nhiều. Các bạn hãy ứng dụng kiến thức tin học văn phòng này vào công việc thực tế và chia sẻ với bạn bè nhé.