Hướng dẫn chuyển mail vào ổ d

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách lưu email vào ổ cứng máy tính để có thể đọc và truy cập bất cứ khi nào bạn muốn, không phụ thuộc vào các nhà cung cấp dịch vụ, phần mềm hay đường truyền Internet.

Tải thư từ Gmail xuống máy tính

Để lưu một bức thư điện tử từ dịch vụ Gmail của Google xuống ổ cứng, bạn hãy mở email cần lưu, nhấn chuột vào nút có hình ba dấu chấm ở góc trên bên phải cửa sổ (cạnh nút "Trả lời" – Reply).

Trong menu hiện ra, chọn mục "Download Message" – Tải tin nhắn xuống.

Sau khi chọn nơi lưu, thư của bạn sẽ được lưu trữ vào một thư mục trên ổ cứng máy tính với định dạng .eml. Tập tin với định dạng này có thể mở được bằng bất kỳ phần mềm đọc email hay trình duyệt web nào. Mặc dù vậy, Gmail không cung cấp tuỳ chọn cho phép tải xuống nhiều email cùng một lúc. Do đó, nếu muốn tải một lượng lớn thư từ Gmail, bạn nên sử dụng công cụ Google Takeout để xuất dữ liệu từ tài khoản Google của bạn.

Lưu email từ phần mềm Microsoft Outlook vào ổ cứng máy tính

Để lưu thư điện tử từ trình duyệt thư Outlook của Microsoft, bạn hãy mở email cần lưu vài chọn menu File ở góc trên bên trái cửa sổ.

Trong màn hình hiện ra, nhấn chọn "Save As" ở thanh công cụ bên trái.

Chọn thư mục bạn muốn lưu email rồi nhấn nút "Save".

Email sẽ được lưu thành một tập tin có định dạng .msg. Đây là một định dạng file của Microsoft, và bạn cần sử dụng phần mềm Outlook để mở nó.

Bạn cũng có thể kéo thả thư điện tử từ cửa sổ Outlook vào một cửa sổ thư mục bất kỳ cảu Windows để lưu chúng vào ổ cứng. Đây là một thao tác rất hữu ích trong trường hợp bạn cần lưu nhiều email cùng một lúc. Để thực hiện, hãy chọn các email cần lưu, sau đó kéo thả chúng vào một cửa sổ thư mục Windows Explorer bất kỳ mà bạn muốn.

Tuy nhiên, bạn không có cách nào để tải email từ dịch vụ Outlook phiên bản web, do đó bạn buộc phải cài đặt và sử dụng phần mềm Outlook trên máy tính để làm việc đó. Tuy nhiên, nếu chỉ cần lưu lại nội dung của email, bạn hoàn toàn có thể "in" cửa sổ thư Outlook nền web thành một file PDF để lưu trữ trong ổ cứng.

Phương pháp này hoàn toàn có thể thực hiện cả trên Windows (từ Windows 8 trở lên) và macOS bởi cả hai hệ điều hành này đều có chức năng "Print to PDF".

Cách thực hiện như sau: Mở email cần lưu trữ bằng trang web Outlook ra, nhấn chuột vào nút có hình ba dấu chấm ở góc trên bên phải cửa sổ, rồi chọn "Print" (In).

Trong cửa sổ hiện ra, bạn nhấn nút "Print" (In) trên thanh công cụ.

Trong hộp thoại Print hiện ra, bạn chọn "Print to PDF" (In thành file PDF).

Hình ảnh minh hoạ trên được chụp từ một máy tính chạy hệ điều hành Windows, tuy nhiên trên Mac, cách làm cũng tương tự. Email của bạn sẽ được in ra thành một tập tin PDF và lưu vào thư mục bạn chọn.

Lưu email từ ứng dụng Apple Mail

Để lưu email từ ứng dụng Apple Mail (trên máy tính Mac), bạn hãy mở email mình cần lưu rồi chọn menu File > Save As.

Trong hộp thoại hiện ra, bạn có thể đổi tên email (nếu cần), chọn nơi lưu và nhấn nút "Save" để hoàn tất.

Theo mặc định, email sẽ được lưu dưới dạng file .rtf (Rich Text Format) chứ không phải bằng một định dạng tập tin email chuyên biệt. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi bằng cách chọn "Raw Message Source" (Định dạng thư nguyên gốc) hay "Plain Text" (Văn bản thuần" từ menu Format thả xuống.

Tương tự như Outlook, Apple Mail cho phép bạn kéo thả email để lưu chúng vào máy. Do đó, nếu có nhiều email cần lưu một lúc, bạn có thể chọn tất cả chúng và kéo thả vào cưa sổ thư mục để lưu lại.

Bạn cũng có thể thực hiện để chuyển dữ liệu sang Microsoft 365, Yahoo,.v.v…. theo bài viết hướng dẫn này

Ví dụ cụ thể là chuyển dữ liệu email từ địa chỉ mail Gmail sang địa chỉ mail mới tại Mắt Bão.

Lấy dữ liệu địa chỉ mail cũ

Trong ứng dụng Outlook , hãy chọn File > Open & Export > Import/Export.

Chọn Export to a file, rồi chọn Next

Chọn Outlook Data File (.pst), rồi chọn Next

Chọn tài khoản Email cũ bạn muốn xuất dữ liệu bằng cách chọn tên hoặc địa chỉ email của tài khoản đó và chọn Include subfolders (điều này đảm bảo tất cả email của bạn được sao chép), sau đó chọn Next.

Nhấp vào Browse để chọn nơi lưu Outlook Data File (.pst) và nhập tên tệp. Theo mặc định nó có tên là “backup”, bạn hãy chọn một tên khác dễ nhớ hơn như Gmail. Nếu bạn đang xuất sang Outlook Data File (.pst) hiện có, trong Options, hãy chỉ định những việc cần làm khi xuất các mục đã tồn tại trong tệp. Chọn Finish để kết thúc.

Trong hộp thoại Add an optional password, hãy thêm mật khẩu nếu bạn muốn. Chọn OK để lưu tệp dữ liệu ngay cả khi bạn để trống các ô mật khẩu. Không cần thông báo thêm, Outlook bắt đầu xuất dữ liệu ngay lập tức. Nó cũng không cung cấp cho bạn một tin nhắn khi hoàn tất.

Đi tới vị trí bạn đã lưu tệp .pst để xác nhận nó có được lưu ở đó hay không.

Khi bàn làm xong bước này, bảo sao các Gmail sẽ được lưu trữ trong tệp mà Outlook tạo trên màn hình của bạn. Tệp này có tên là Outlook Data File (.pst).

Di chuyển dữ liệu địa chỉ mail cũ vào hộp thư mới của bạn

Khi bạn hoàn thành bước này, email trong tệp .pst sẽ có sẵn trong hộp thư Microsoft 365 của bạn.

Trong ứng dụng Outlook, chọn File > Open & Export > Import/Export để khởi động Trình hướng dẫn Nhập và Xuất.

Chọn Import from another program or file > Next như hình bên dưới.

Chọn Outlook Data File (.pst) > Next.

Vào Browse và đến tệp .pst mà bạn đã tạo ở Bước 3. Trong mục Options, hãy chọn cách bạn muốn thiết lập với các bản sao. Chọn Next.

Nếu bạn đã gán mật khẩu cho Outlook Data File (.pst), hãy nhập mật khẩu> OK.

Chọn nhập email vào hộp thư Microsoft 365 của bạn (trong ví dụ: hộp thư Mắt Bão có tên là [email protected] ) . Chọn Finish.

Outlook bắt đầu sao chép thông tin từ tệp .pst vào hộp thư Microsoft 365 của bạn. Nếu bạn có nhiều dữ liệu, quá trình này có thể mất vài giờ. Nếu bạn tắt Outlook hoặc ngắt kết nối Internet trước khi quá trình nhập hoàn tất, nó sẽ tiếp tục vào lần kết nối lại tiếp theo.