Bạn muốn viết thư mời hay Gmail cho nhiều người nhưng lại phát ngán với việc điền từng tên của mỗi người vào từng phiếu mời. Nhưng bạn đừng lo, mình sẽ hướng dẫn bạn cách viết thư thật nhanh thông qua mail merge trên Word, Excel. Hãy cùng theo dõi nhé.Bài viết được thực hiện trên máy tính với phiên bản Word, Excel 2016, ngoài ra có thể thực hiện trên các phiên bản Word, Excel 2003, 2007, 2010, 2013 và cả trên MacOS với thao tác tương tự. Show
I. Mail merge là gì?1. Định nghĩaMail merge (hay còn gọi là chức năng trộn thư) là 1 tính năng soạn thư hàng loạt trong Word. Chức năng này có thể giúp bạn tạo được nhiều thư mời và giảm thiểu thời gian khi làm hợp đồng lao động, phiếu lương, thư mời, thông báo, thư cảm ơn, 2. Ví dụVấn đề: Bạn muốn viết thư mời cho những người trong công ty đến 1 buổi họp, bạn đã có sẵn dữ liệu về khách mời cũng như mẫu thư mời, nhưng bạn lại phải điền từng tên của khách mời vào từng lá thư. Việc đó sẽ rất tốn thời gian phải không nào. Giải pháp: Vậy để viết được nhanh hơn thì bạn chỉ cần sử dụng Mail merge để tự động điền tất cả thư trong 1 nốt nhạc. II. Hướng dẫn cách làm Mail merge trong Word, Excel1. Hướng dẫn nhanh
2. Hướng dẫn chi tiếtLưu ý: Mail mergenàychỉ sử dụng đượckhicó sẵn dữ liệutên của từng người trong fileExcelvà có sẵn mẫu thư mờihoặcvăn bảntrongWord. Bước 1: Tạo mẫu danh sáchtrong Excel và mẫu đơn sẵn có trong Word. Ở đây mình đã chuẩn bị sẵn 2 file dữ liệu: Tạo mẫu danh sáchtrong Excel và mẫu đơn sẵn có trong Word Bước 2: Vào File Word có mẫu đơn > Nhấn vào thẻ Mailings > Nhấn vào Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. Vào File Word có mẫu đơn > Nhấn vào thẻ Mailings > Nhấn vào Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard Bước 3: Phía bên phải màn hình sẽ hiện ra hộp thoại với tổng cộng 6 Step. Phía bên phải màn hình sẽ hiện ra hộp thoại với tổng cộng 6 Step Bước 4: Ở Step 1 chọn cách viết cho Mail merge Trong đó:
Ở Step 1 chọn cách viết cho mail merge Bước 5: Ở Step 2 chọn mẫu thư cho mail merge. Trong đó:
Ở Step 2 chọn kiểu định dạng cho mail merge Bước 6: Ở Step 3 Chọn các dữ liệu có sẵn từ file Excel đã tạo từ trước bằng cách: Nhấn vào Browse... > Ở hộp thoại hiện ra chọn file Excel có thông tin khách mời > Nhấn chọn Sheet có chứa thông tin khách mời > Tích chọn bỏ hoặc thêmnhững thông tin bạn không muốn sử dụng > Nhấn OK. Bước 7: Ở Step 4 Viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong mail merge nếu bạn chưa viết xong mẫu thư. Thông thường nếu đã có sẵn mẫu thư thì bước này bạn có thể bỏ qua. Ở Step 4 Viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong mail merge nếu bạn chưa viết xong mẫu thư. Bước 8: Ở Step 5 Điền tên vào các chỗ trống trong mail merge bằng cách: Nhấn chọn Insert Mail Merge Field > Chọn Trường sẽ lấy. Mẹo: Nếu bạn muốn bức thư đầu tiên không hiện tên trường mà có Tên khách mời luôn thì chỉ cần nhấn dấu mũi tên ở hộp thoại Step 5 là được. Step 5 Điền tên vào các chỗ trống trong mail merge Bước 9: Ở Step 6 Nhấn vào Edit individual letters...để mail merge tự động điền tất cả dữ liệu từ file Excel vào mẫu thư trong Word. Step 6 Nhấn vào Edit individual letters...để mail merge tự động điền tất cả dữ liệu từ file Excel vào mẫu thư trong Word. Xem thêm:
Đó là 9 bước có thể giúp bạn tạo, làm 1 mail merge cực kỳ nhanh chóng và đơn giản, nếu có thắc mắc gì về bài viết hãy để lại bình luận bên dưới, còn nếu thấy hay hãy chia sẻ cho bạn bè cùng xem nhé. Chúc bạn thành công!! |