Email là một trong những công cụ giao tiếp phổ biến nhất trong công việc, và trong thời gian làm việc, một người có thể gửi đi rất nhiều email. Tuy nhiên, nhiều người viết vẫn thường mắc phải các lỗi sai trong cách viết email tiếng Anh như thiếu tiêu đề mail, văn phong không phù hợp,… khiến cho email thiếu chuyên nghiệp, gây ấn tượng xấu đối với người nhận. Trong bài viết này, tác giả sẽ chỉ ra những lỗi sai thường gặp và những lưu ý cần nhớ khi viết mail trong công việc. Show
Bố cục một emailMột email cơ bản trong tiếng Anh gồm có các phần sau: Bố cục của một emailCác lỗi sai về các thành phần chính trong bố cục của một emailThiếu tiêu đề mailĐây là lỗi sai nghiêm trọng nhất trong cách viết email tiếng Anh. Đối với người nhận mail, khi mỗi ngày trong hộp thư có đến hàng trăm email, tiêu đề mail giúp họ nắm được thông tin chung: email liên quan đến vấn đề gì. Nhờ đó người nhận có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên các mail cần đọc và giải quyết trước. Vì vậy, người viết cần luôn luôn có tiêu đề cho email của mình và lưu ý:
Thiếu hoặc sử dụng câu chào hỏi chưa chính xácMột trong những lỗi sai thường gặp nhất khi viết email bằng tiếng Anh là những lỗi sai liên quan đến câu chào mở đầu email (Dear Mr. Stark, Good morning James,). Người viết thường gặp hai lỗi sai chính ở phần này:
Câu chào là phần quan trọng trong email, giúp người viết tạo thiện cảm đầu tiên với người nhận. Vì vậy người viết cần luôn luôn phải có câu chào đúng trong email của mình:
Những cách chào hỏi cần tránh:
Ngoài ra, người viết cũng cần chú ý, tránh sai tên và giới tính của người nhận trong câu chào. Xem thêm: Mẫu mở đầu email tiếng Anh Thiếu mục đích của emailNhiều người viết thường gặp phải lỗi sai là thiếu phần mục đích chính (email này để phản hồi cho thông tin gì trước đó, email này để than phiền về vấn đề gì, …) ngay đầu email. Mọi người thường rất bận rộn và phải xử lý rất nhiều công việc trong thời gian làm việc. Vì vậy, một câu tóm tắt ngắn gọn về mục đích chính của email ngay sau câu chào hỏi sẽ giúp người đọc nhanh chóng nằm được vấn đề, nội dung chính trong email. Người viết có thể sử dụng những cụm từ sau để nêu mục đích của mình: I am writing to + động từ (Tôi viết email này để …)
I am writing in response to + danh từ (Tôi viết email này để phản hồi về …)
Thiếu và dùng sai câu kết mailNhiều người viết thường quên câu kết mail, hoặc dùng nhầm giữa các câu kết mail như: nhầm giữa những kết mail trang trọng và kết thư thân mật, nhầm giữa Yours sincerely, và Yours faithfully, Người viết cần chú ý phân biệt các câu kết mail như sau: Đối với các email trang trọng: (gửi sếp hoặc khách hàng)
Đối với các email thân mật hơn: (gửi đồng nghiệp)
Người viết cũng cần lưu ý có dấu phẩy (,) theo sau câu kết thư. Xem thêm: Kết thúc email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp Lỗi sử dụng ngôn ngữ không trang trọngKhi viết email trong công việc, nhiều người viết sử dụng giọng văn không trang trọng dẫn đến ấn tượng không chuyên nghiệp đối với cấp trên hoặc khách hàng. Để đảm bảo văn phong trong email của mình lịch sự và trang trọng, người viết cần lưu ý các điều sau:
Những lỗi sai khácNgoài các lỗi sai kể trên, người viết mail còn thường gặp các lỗi sai như:
Những lỗi sai về thông tin có thể dẫn đến các ảnh hưởng nghiêm trọng (nhầm địa điểm gặp khách hàng, trễ hạn nộp báo cáo, …). Các lỗi sai về chính tả, ngữ pháp, tuy có vẻ vụn vặt hơn, nhưng lại ảnh hưởng lớn đến hình ảnh của người viết mail. Hãy thử tưởng tượng nếu như cấp trên của người viết nhận được một email đầy các lỗi chính tả, người cấp trên sẽ đánh giá như thế nào về nhân viên này của mình? Để tránh các lỗi sai khi viết mail, người viết cần cẩn thận đọc lại email trước khi gửi qua các bước sau: Tổng kếtEmail là một công cụ giao tiếp quan trọng và phổ biến ngày nay. Email không chỉ truyền tải các thông tin quan trọng, mà cách viết email cũng góp phần xây dựng hình ảnh của người viết đối với người nhận. Vì vậy, người viết mail cần đọc kỹ email của mình, kiểm tra các lỗi sai về bố cục, thông tin, chính tả và ngữ pháp trong cách viết email tiếng Anh để đảm bảo email được hoàn chỉnh tốt nhất trước khi gửi đi. Email gửi được dung lượng bao nhiêu?Bạn có thể gửi tệp đính kèm có kích thước tối đa là 25 MB. Nếu có nhiều tệp đính kèm thì tổng kích thước không được vượt quá 25 MB. Nếu tệp của bạn lớn hơn 25 MB, thì Gmail sẽ tự động thêm đường liên kết Google Drive trong email, chứ không bao gồm tệp đó dưới dạng tệp đính kèm. Làm thế nào để gửi mail có dung lượng lớn?Hướng dẫn nhanh. Mở Gmail trên máy tính, chọn soạn thư > Chọn biểu tượng Google Drive > Chọn tải lên > Chọn chọn tệp từ thiết bị > Chọn video, file từ máy tính > Tải lên > Trở lại giao diện soạn thư, chọn gửi \> Xác nhận quyền truy cập và sử dụng tệp này > Gửi. Làm sao để gửi thư mục qua email?Bước 1: Bạn truy cập vào Gmail trên trình duyệt bằng máy tính và nhấn vào Soạn thư. Bước 2: Ở phía dưới của giao diện soạn thư, bạn nhấn vào biểu tượng ghim kẹp. Thao tác này sẽ mở ra thư mục từ máy tính của bạn. Bước 3: Tại hộp thoại hiện ra, bạn lựa chọn và nhấn vào file muốn gửi đi. Bạn có thể gửi email tối đa cho bao nhiêu người?Bạn có thể gửi email đến tối đa 500 người dùng khác nhau trong một ngày thông qua Gmail. Nếu vượt quá giới hạn này, tài khoản của bạn sẽ bị khóa tạm thời do lỗi "Gmail Lockdown in Section 4". Lưu ý là giới hạn này chỉ liên quan đến số lượng người nhận mà không liên quan đến số lượng email. |