Quản trị là việc thiết yếu trong mỗi tổ chức. Vậy chức năng quản trị là gì? Mối quan hệ giữa các chức năng quản trị ra sao? Hãy tìm hiểu trong bài viết sau. Show
Các chức năng của quản trị Chức năng quản trị là gì?Chức năng quản trị là những hoạt động riêng biệt của quản trị thể hiện những phương thức tác động của quản trị viên đến các lĩnh vực quản trị trong doanh nghiệp. Hoạt động quản trị của con người đã ra đời từ rất lâu nhưng khi con người đã tổ chức các nhà máy, xí nghiệp khổng lồ và đạt được các tiến bộ to lớn về kỹ thuật nhưng khoa học quản trị vẫn chưa được quan tâm đến. Đến đầu thế kỷ 20, những nghiên cứu khoa học về quản trị mới được đưa ra một cách có hệ thống và phân loại các chức năng quản trị. Bản thân các cách phân loại của các nhà khoa học hàng đầu theo thời gian cũng khác nhau và chúng ta có thể tìm hiểu ở mục dưới đây. Phân loại các chức năng của quản trịTrong bài viết này, chúng ta sẽ phân loại các chức năng của quản trị theo quan điểm của nhiều nhà khoa học quản trị. 1. Phân loại quản trị theo Henry Fayol Henry Fayol là một nhà khoa học quản trị của Pháp. Bạn có thể tìm hiểu thêm quy tắc quản trị của ông trong bài viết: 14 nguyên tắc quản trị doanh nghiệp của Henry Fayol Chức năng quản trị được ông chia thành 5 phần, bao gồm: - Hoạch định: “Doanh nghiệp chỉ thu được kết quả khi nó được hướng dẫn bởi một chương trình hoạt động, một kế hoạch nhất định nhằm xác định rõ: Sản xuất cái gì? Sản xuất bằng cách nào? Bán cho ai? Với nguồn tài chính nào?” - Tổ chức: “Tổ chức một doanh nghiệp tức là trang bị tất cả những gì cần cho hoạt động của nó bao gồm: máy móc, vốn, nhân viên, vật liệu…” - Phối hợp: “Phối hợp là việc làm cho đồng bộ giữa tất cả những hoạt động của doanh nghiệp nhằm tạo ra lợi nhuận dễ dàng và có hiệu quả”. - Chỉ huy: “Có thể xã hội đã được xây dựng xong, giờ chúng ta chỉ việc làm cho nó hoạt động, đó chính là nhiệm vụ của người chỉ huy”. - Kiểm soát: “Kiểm tra thực chất là quá trình xem lại tất cả việc đã được tiến hành phù hợp với chương trình đã định với những mệnh lệnh đã ban bố và những nguyên lý đã thừa nhận”. Phân loại các chức năng quản trị 2. Phân loại theo cách của L. Gulick và L. Wrwich Năm 1937, hai nhà khoa học quản trị L. Gulick và L. Wrwich đã phát triển hệ thống của Fayol thành 7 chức năng quản trị được viết tắt là POSDCORB trong cuốn “Papers on the Science of Administration” tạm dịch là Luận cứ về khoa học của quản trị. Theo đó, chức năng quản trị được chia thành: P: Planning – Hoạch định O: Organizing – Tổ chức S: Staffing – Nhân sự D: Directing – Chỉ huy CO: Coordinating – Phối hợp R: Reporting – Báo cáo B: Budgeting – Ngân sách Cách phân loại chức năng quản trị này thể hiện tính kế thừa và phát triển. Có 2 nhân tố ảnh hưởng tới khoa học quản trị ở thời kì này chính là: - Sự hình thành các tập đoàn doanh nghiệp dẫn đến việc phải đổi mới vấn đề tổ chức – đặc biệt là việc tuyển dụng các nhân viên quản trị có học vấn vào các vị trí cao cấp. - Sự thâm nhập của giới ngân hàng vào hoạt động của các doanh nghiệp với tư cách là các quản trị viên cấp cao. 3. Phân loại theo H. Koontz và C. O’Donnell Kế thừa lại cách phân loại của Fayol, hai nhà khoa học người Mỹ đã phân loại thành 4 chức năng quản trị cơ bản bao gồm: - Xác định triết lý, giáo lý và chính sách kinh doanh - Kế hoạch kinh doanh và kiểm tra - Tổ chức và chỉ huy - Phát triển nhà quản trị Nội dung của các chức năng quản trịNội dung của các chức năng quản trị Hoạch định Là chức năng đầu tiên trong quản trị bao gồm các công việc: Xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể, thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động. Tổ chức Bao gồm việc xác định những việc phải làm, những ai tham gia làm việc đó, các công việc sẽ được phối hợp lại với nhau như thế nào? Những bộ phận nào cần phải được thành lập? Quan hệ phân công và trách nhiệm giữa các bộ phận đó, hệ thống quyền hành trong doanh nghiệp. Chỉ huy Công việc trong doanh nghiệp cần phải có người thực hiện. Để có người làm việc, nhà quản trị cần phải tuyển chọn, thu hút người làm việc, bố trí, bồi dưỡng, động viên và khích lệ nhân viên. Việc thiết lập quyền hành và sử dụng quyền hành đó để giao việc cho nhân viên, đưa ra các nội quy, quy định làm việc và ủy quyền cho người khác… là nội dung của chức năng chỉ huy. Phối hợp Chức năng này bao gồm: Phối hợp theo chiều dọc, nghĩa là phối hợp giữa các cấp quản trị và phối hợp theo chiều ngang nghĩa là phối hợp giữa các chức năng, các lĩnh vực quản trị. Kiểm soát Chức năng này bao gồm việc xác định thu thập thông tin về thành quả thực tế, so sánh với thành quả kỳ vọng và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch nhằm đảm bảo tổ chức đang đi đúng hướng giúp hoàn thành mục tiêu. Mối quan hệ giữa các chức năng quản trịQuan hệ giữa chức năng quản trị với quy mô doanh nghiệp Việc thực hiện số lượng các chức năng quản trị ở doanh nghiệp lớn và nhỏ là giống nhau. Tuy nhiên việc đảm bảo chức năng quản trị của các cấp quản trị trong những doanh nghiệp có quy mô khác nhau là khác nhau. Điều này thể hiện ở việc các doanh nghiệp nhỏ có cấp quản trị cao nhất có thể can thiệp và điều hành cả những công việc của cấp dưới, trong khi ở các doanh nghiệp lớn thì chức năng quản trị được phân cấp khá rành rọt, cấp quản trị cao nhất chỉ tập trung thời gian vào những chức năng thiết yếu. Quan hệ giữa chức năng quản trị với các cấp quản trị Trong một doanh nghiệp, các cấp quản trị được phân chia một cách khách quan việc đảm trách các chức năng này ở các mức độ khác nhau. Chức năng hoạch định và tổ chức giảm dần theo cấp quản trị trong khi đó, chức năng điều hành lại tăng lên ở cấp quản trị thấp nhất Tính quốc tế của chức năng quản trị Mặc dù việc vận dụng các chức năng quản trị vào hệ thống doanh nghiệp ở từng quốc gia, khu vực có thể khác nhau về vai trò, tính chất quan trọng của từng chức năng nhưng xét về tổng thể thì các chức năng theo phân loại của Fayol vẫn được mọi quốc gia công nhận. Có thể nói phát minh phân loại chức năng quản lý của Fayol là cơ sở quyết định cho sự tiến bộ của khoa học quản trị từ thế kỷ 20. Lời giải chuẩn nhất cho câu hỏi: “Mối quan hệ giữa các cấp quản trị?” và phần kiến thức mở rộng thú vị về quản trị do Top lời giảibiên soạn là tài liệu hay dành cho các bạn học sinh và các thầy cô giáo tham khảo Trả lời câu hỏi: Mối quan hệ giữa các cấp quản trị?- Các doanh nghiệp hoạt động lớn có các cấp quản trị rõ ràng, ᴠà phân cấp bậc, những nhà quản trị lớn chỉ tập trung thời gian ᴠào quản lý những nhà quản trị cấp trung của doanh nghiệp. - Trong một doanh nghiệp, các cấp quản trị quan trọng được phân công ở nhiều mức độ khác nhau, mỗi cấp độ ѕẽ đóng một ᴠai trò ᴠà ᴠị trí nhất định trong hoạt động tổ chức, cấp độ quản trị càng cao thì chức năng hoạch định, trách nhiệm ᴠà tổ chức càng cao, ᴠà ngược lại, chức năng điều hành càng thấp khi cấp quản trị càng thấp. Hãy để Top lời giải giúp bạn tìm hiểu thêm những kiến thức thú vị hơn về quản trị nhé! Kiến thức tham khảo về quản trị1. Quản trị là gì?- Có rất nhiều khái niệm được đưa ra để giải thích cho khái niệm quản trị, quản trị học là gì. Thuật ngữ được giải thích bằng nhiều cách khác nhau, người ta thường biết nhiều đến quản trị nhân sự, quản trị kinh doanh,…Một số định nghĩa phổ biến về quản trị đó là: + Theo Harold Koontz và Cyril O’Donnell: Quản trị là thiết lập và duy trì một môi trường mà các cá nhân làm việc với nhau trong nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả. + Theo James Stoner và Stephen Robbins, khái niệm quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác để đạt được các mục tiêu đề ra. + Còn theo Robert Albanese thì quản trị là một quá trình xã hội và kỹ thuật nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người, tạo điều kiện thay đổi để đạt được các mục tiêu của tổ chức. => Quản trị là sự phối hợp để đạt được hiệu quả trong các hoạt động của người cùng chung trong tổ chức. Đây là quá trình để đạt dduocj các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp nguồn lực của tổ chức. Quản trị còn là quá trình các nhà quản lý hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. 2. Các chức năng và nội dung của các chức năng trong quản trị-Chức nănghoạch định:Là chức năng đầu tiên trong quản trị bao gồm các công việc: Xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể, thiết lập một hệ thống các kế hoạch để phối hợp các hoạt động. -Chức năng tổ chức:Bao gồm việc xác định những việc phải làm, những ai tham gia làm việc đó, các công việc sẽ được phối hợp lại với nhau như thế nào? Những bộ phận nào cần phải được thành lập? Quan hệ phân công và trách nhiệm giữa các bộ phận đó, hệ thống quyền hành trong doanh nghiệp. -Chức năngchỉ huy: +Công việc trong doanh nghiệp cần phải có người thực hiện. Để có người làm việc, nhà quản trị cần phải tuyển chọn, thu hút người làm việc, bố trí, bồi dưỡng, động viên và khích lệ nhân viên. + Việc thiết lập quyền hành và sử dụng quyền hành đó để giao việc cho nhân viên, đưa ra các nội quy, quy định làm việc và ủy quyền cho người khác… là nội dung của chức năng chỉ huy. -Chức năng phối hợp:Chức năng này bao gồm: Phối hợp theo chiều dọc, nghĩa là phối hợp giữa các cấp quản trị và phối hợp theo chiều ngang nghĩa là phối hợp giữa các chức năng, các lĩnh vực quản trị. -Chức năngkiểm soát:Chức năng này bao gồm việc xác định thu thập thông tin về thành quả thực tế, so sánh với thành quả kỳ vọng và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai lệch nhằm đảm bảo tổ chức đang đi đúng hướng giúp hoàn thành mục tiêu. 3. Tại sao nói quản trị là khoa học, nghệ thuật và là một nghề?
*Tính khoa học của quản trị thể hiện: -Khoa họcquản trị xây dựng nền lý thuyết về quản trị, giúp nhà quản trị cách tư duy hệ thống, khả năng phân tích và nhận diện đúng bản chất vấn đề và cáckỹ thuậtđể giải quyết vấn đề phát sinh. • Quản trị học là khoa học nghiên cứu phân tích về công việc quản trị trong tổ chức thành các nguyên tắc, lý thuyết có thể áp dụng cho các tình huống quản trị. - Khoa học quản trị cung cấp cho các nhà quản trị: + Những phương pháp khoa học nhằm giải quyết các vấn đề quản trị + Những quan niệm, ý niệm nhằm phân tích, đánh giá và nhận diện bản chất vấn đề + Những kỹ thuật đối phó với các vấn đề trong công việc - Tính khoa học đòi hỏi nhà quản trị phải suy luậnkhoa họcđể giải quyết vấn đề, không nên dựa vào suy nghĩ chủ quan, cá nhân. * Tính nghệ thuật của quản trị thể hiện: Tính nghệ thuật: là sự tinh lọc kiến thức để vận dụng phù hợp trong từng lĩnh vực, từng tình huống -Nghệ thuậtlà sự tinh lọc kiến thức để vận dụng phù hợp trong từng lĩnh vực, trong từng tình huống. - Ví dụ trong một số lĩnh vực sau: + Nghệ thuật sử dụng người. + Nghệ thuậtquảng cáo. + Nghệ thuậtgiao tiếp, ứng xử. + Và trong bất cứ một lĩnh vực nào khác. * Quản trị là một nghề được thể hiện: + Quản trị là một nghề được đào tạo một cách hệ thống thông qua các chương trình hoàn chỉnh trong các hệ thống giáo dục trên thế giới. + Nghề quản trị mang tính chuyên nghiệp. + Thu nhập từ việc thực hiện nghề có khả năng đảm bảo cuộc sống cho người thực hiện nó. |
