Văn bản đi đến mỗi ngày tại doanh nghiệp cần có quy trình quản lý thật khoa học. Trong bài viết này VinaTrain xin giới thiệu tới bạn đọc quy trình quản lý văn bản đến, nội dung này nằm trong chương trình đào tạo hành chính nhân sự do VinaTrain đào tạo. Show Khái niệm văn bản đến là gì?Văn bản đến là tên gọi chung của những văn bản, tài liệu, thư từ doanh nghiệp nhận được từ các đơn vị khác gửi tới. Căn cứ pháp lý quản lý văn bản đến tham khảo tại: NĐ30NĐ-CP Mục đích quản lý văn bản đến để:đảm bảo việc cung cấp, giải quyết kịp thời, đầy đủ, chính xác, bảo mật và an toàn thông tin tại doanh nghiệp cơ quan nhà nước. Quy trình quản lý văn bản đến khoa học sẽ giúp việc trích xuất thông tin tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đảm bảo tính bảo mật cao góp phần cải cách thủ tục hành chính của doanh nghiệp. Quy trình quản lý văn bản đến cần lưu ýMẫu chứng từ quản lý văn bản đến:
Nguyên Tắc Quản Lý Văn Bản Đến
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Nơi tiếp nhận: Phòng hành chính, văn thư Hướng Dẫn Tiếp Nhận Quản Lý Văn Bản ĐếnBước 1: Bóc bì văn bản, sơ bộ phân loại văn bản ( công văn, tài liệu, sách báo…) Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:
Bước 2: Vào sổ đăng ký. Cần đăng ký vào sổ ngay trong ngày.
Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến Trình văn bản: Vào sổ xong, văn thư trình Chánh Văn phòng (TP. Hành chính) xem toàn bộ văn bản đến để xin kiến phân phối giải quyết. Sau khi có kiến đó, văn bản được đưa lại cho văn thư để chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết. Lưu ý việc chuyển giao văn bản cần đảm bao nguyên tắc:
Bước 4: Lưu hồ sơ văn bản đến
Kết luận: Như vậy bài viết này VinaTrain đã giới thiệu tới bạn đọc quy trình quản lý văn bản đến đến biết rõ hơn toàn bộ quy trình quản lý văn bản đi và đến mời bạn đọc tham khảo bài viết tiếp theo quy trình quản lý văn bản đi, quy trình quản lý văn bản bảo mật. Quy trình quản lý văn bản đi gồm bao nhiêu bước?Trình tự quản lý văn bản đi. Bước 1: Cấp số, thời gian ban hành văn bản.. Bước 2: Đăng ký văn bản đi.. Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy);. Bước 4: Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.. Bước 5: Lưu văn bản đi.. Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến.. Văn bản đến là gì ví dụ?Văn bản đến (Incoming documents): Đây là các tài liệu hoặc thông tin mà tổ chức hoặc cá nhân nhận từ bên ngoài. Ví dụ, một công ty có thể nhận được thư từ từ các đối tác, hồ sơ ứng viên ứng tuyển vào công việc, hoặc thông báo về các thay đổi quy định từ cơ quan chính phủ. Sổ theo dõi công văn đi đến là gì?Sổ theo dõi công văn đến là một bộ sưu tập các thông tin về các công văn đã được gửi đến đơn vị, bao gồm các thông tin sau: - Số hiệu công văn: là số thứ tự của công văn đến trong sổ theo dõi. - Ngày đến: là ngày công văn được gửi đến đơn vị. - Người gửi: là tên, đơn vị của người hoặc tổ chức gửi công văn đến. Quản lý văn bản đi là gì?Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến và văn bản đi của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định. Công tác quản lý văn bản là một trong bốn mặt hoạt động của công tác văn thư cơ quan. |