Ngoài những thiết bị như ổ cứng rời, USB thì Google Drive cũng là một trong những ứng dụng được người dùng lựa chọn để lưu trữ tài liệu miễn phí. Cùng đọc bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn Google Drive là gì? Và cách sử dụng Google Drive sao cho tối ưu nhất. Show
Google Drive là gì?Google Drive là tên của một dịch vụ lưu trữ đám mây và đồng bộ hóa tin tức được phát triển bởi Google, cho phép người dùng lưu trữ tập tin trên đám mây, chia sẻ và tùy chỉnh tài liệu, bảng tính, thuyết trình, biểu mẫu, bản vẽ bằng loạt tính năng như: Google Docs, Sheets và Slides một cách miễn phí. Google Drive là gì?Ngày nay, Google Drive được đánh giá là một ứng dụng phổ biến và quan trọng đối với nhiều đối tượng như: Học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng… Sau khi đăng ký tài khoản sử dụng trên dịch vụ này, người dùng được cung cấp 15GB lưu trữ hoàn toàn miễn phí. Người dùng có thể thực hiện lưu trữ qua Google Drive, Gmail, và Google Photos cùng 1 thời điểm. Google Drive là gì?Drive là gì?Drive có thể có nhiều ý nghĩa khác nhau tùy vào ngữ cảnh. Dưới đây là một số ý nghĩa phổ biến của từ drive
Đặc biệt, trong Google Drive từ Drive chỉ đơn giản là một cách diễn đạt cho không gian lưu trữ trực tuyến. Trong ngữ cảnh của Google Drive, Drive không mang ý nghĩa như trong tiếng Anh thông thường (lái xe, động cơ, v.v.). Nó đơn giản là một tên gọi được chọn để tạo ra hình ảnh của việc lưu trữ dữ liệu trong “đám mây” (cloud), và cung cấp khả năng truy cập dữ liệu từ mọi nơi. Do đó, Drive ở đây có thể hiểu là nơi bạn “đặt” hoặc “lưu trữ” dữ liệu của mình. Google Drive dùng để làm gì?Là một giải pháp lưu trữ dựa trên đám mây nổi trội, Google Drive được sử dụng với ba mục đích cơ bản dưới đây:
Ưu điểm và nhược điểm của Google DriveSau khi đã tìm hiểu những tính năng nổi bật thì bên dưới đây là một số ưu và nhược điểm của Google Drive bạn nên biết: Ưu điểm của Google Drive
Nhược điểm của Google DriveTuy có nhiều ưu điểm nổi bật nói trên nhưng Google Drive cũng sở hữu những mặt hạn chế nhất định sau đây:
Những lưu ý khi dùng Google Drive
Hướng dẫn sử dụng Google DriveCách tạo Google Drive
Cách đăng tải và tạo tệp lưu trữMuốn truy cập và sử dụng các tài liệu trên Google Drive, đầu tiên bạn phải tải các tệp đó lên. Thực hiện tải tệp lên Google Drive thông qua hai cách sau:
Đồng thời, bạn cũng có thể dùng mục “Mới” để tạo mới tệp, tài liệu, biểu mẫu,… mới dùng những phần mềm tích hợp trên Google Drive. Dựa theo nhu cầu của bản thân, bạn có thể tùy chọn những ứng dụng tương ứng trên thanh Menu. Chúng sẽ được sao lưu tự động và cho phép truy cập từ Google Drive. Cách sắp xếp dữ liệuHãy cố gắng sắp xếp dữ liệu của mình một cách khoa học để tiết kiệm thời gian, hiệu suất công việc và nâng cao thẩm mỹ hơn. Đồng thời, nó cũng giúp bạn tìm kiếm các file, tài liệu một cách dễ dàng. Một vài mẹo bạn nên áp dụng để lưu trữ file hiệu quả:
Cách chia sẻ tệp và tài liệuĐây cũng chính là ưu điểm nổi bật của Google Drive, người dùng có thể chia sẻ toàn bộ tài liệu cho người khác một cách nhanh chóng và đơn giản. Thông qua các bước như sau:
Nếu muốn ai cũng có thể truy cập thư mục, bạn thực hiện chia sẻ địa chỉ liên kết với tùy chọn là “Bất kỳ ai có đường liên kết”. Cuối cùng, copy URL đó và chia sẻ. Lưu ý: “Bị hạn chế” là một tùy chỉnh mà chỉ những người bạn thêm bằng Email mới có thể mở file, thư mục. Cách chia sẻ tệp và tài liệu – bị hạn chếHướng dẫn tải Google Drive cho điện thoạiĐể sử dụng Google Drive mọi lúc mọi nơi, thực hiện thao tác tải Google Drive về thiết bị di động của bạn theo hướng dẫn dưới đây:
Ngoài ra, nếu người dùng có nhu cầu lưu trữ dữ liệu ở máy tính của mình thì hiện tại Mac và PC là hai hệ điều hành hỗ trợ chức năng “Sao lưu và Đồng bộ hóa” các tệp sẽ được sao lưu nhanh chóng vào Google Drive. Cách sử dụng Google Drive trên điện thoạiGoogle Drive phiên bản ứng dụng di động có giao diện khá tương đồng giữa các hệ điều hành Windows, Android và iOS-iPadOS. Do đó, bạn có thể dễ dàng làm quen với nó. Các thao tác cơ bản như tải lên, tải xuống, xóa, di chuyển, đổi tên,… đều giống nhau trên tất cả các nền tảng. Bước 1: Tải và cài đặt ứng dụng Google Drive từ App Store hoặc CH Play. Sau khi cài đặt xong, mở ứng dụng lên và đăng nhập bằng tài khoản Google của bạn. Tải và cài đặt ứng dụng Google Drive từ App Store hoặc CH PlayBước 2: Sau khi tải lên dữ liệu, bạn sẽ thấy chúng xuất hiện trên màn hình chính của Google Drive. Lúc này, bạn có thể thực hiện các thao tác với dữ liệu như tải xuống, chỉnh sửa, xóa, chia sẻ,… Thực hiện các thao tác với dữ liệu như tải xuống, chỉnh sửa, xóa, chia sẻ,…Các chức năng và thao tác khác nhau với fileCách thức hoạt động của Google DriveToàn bộ dữ liệu như tài liệu, âm thanh, hình ảnh, video của người dùng sau khi tải lên Google Drive sẽ được lưu trữ trên máy chủ của Google. Đặc biệt, dịch vụ này được đánh giá cao bởi khả năng cho phép người dùng sử dụng các ứng dụng văn phòng quen thuộc như: Google Tài liệu, Google Trang tính, Google Trang trình bày, Google Hình ảnh, Google lớp học. Người dùng có thể tải xuống dễ dàng và hoàn toàn miễn phí trên CH Play hay App Store. Cách thức hoạt động của Google DriveNgoài ra, Google Drive còn được so sánh ngang hàng với bộ Office trực tuyến của Microsoft nhờ có trình chỉnh sửa tài liệu hoạt động vô cùng tiện lợi. Điều đó thể hiện qua quá trình sử dụng Google Tài liệu (Google Docs), khi 2 người trở lên cùng tùy chỉnh trên cùng một nội dung, Google cho phép người dùng khôi phục giữa các phiên bản của nội dung, sao lưu tự động hoặc có thể truy xuất xem ai đã thực hiện thay đổi nội dung đó. Để mở tài liệu trên Google Drive một cách nhanh chóng khi không có internet thì người dùng có thể cài đặt và sử dụng đến công cụ Google Drive File Stream. Công cụ này cho phép bạn nhanh chóng mở tất cả các file đang được lưu trữ trên Google Drive từ máy tính. Các tính năng hữu ích của Google DriveDưới đây là những tính năng hữu ích của dịch vụ lưu trữ Google Drive. Gửi trực tiếp tệp thông qua GmailNgười dùng được phép gửi trực tiếp tệp từ Drive bằng Gmail của mình. Phía người nhận có thể mở thư trực tiếp hoặc chọn lưu tệp ở Drive của họ mà không cần thực hiện tải xuống. Để làm được như vậy bạn chỉ cần thực hiện thao tác như sau:
Cộng tác trực tuyến trở nên đơn giảnNhư đã nêu ở trên, Google Drive cho phép nhiều tài khoản truy cập và được quyền chỉnh sửa trên một văn bản, bảng tính,… những thao tác của từng người đều được sao lưu khi trực tuyến. Từ đó, giúp tối ưu được thời gian và năng suất công việc thay vì thực hiện từng người sau đó mới tổng hợp như trước kia.
Sao lưu dữ liệu từ điện thoạiNếu có nhu cầu sao lưu dữ liệu từ điện thoại lên Drive, người dùng chỉ cần thực hiện những bước như sau:
Lưu ý: Trong khi thực hiện sao lưu điện thoại cần có kết nối mạng Internet ổn định. Tạo bảng khảo sát và thu thập dữ liệuGoogle Drive còn cung cấp cho người dùng tính năng tạo bảng, giúp bạn lập nên những bảng khảo sát ý kiến và thu thập thông tin. Thao tác thực hiện như sau:
Mặc dù được ưa chuộng từ đông đảo người dùng, nhưng đối với những người mới tìm hiểu về Google Drive thì vẫn có những điểm chưa hiểu rõ, chẳng hạn như: Câu hỏi thường gặpGoogle Drive có mất phí không? Google Drive được bao nhiêu GB?Với dung lượng lưu trữ miễn phí là 15 GB. Đối với một số công việc cần lưu trữ nhiều thì đây là con số rất nhỏ, bạn có thể mua Google One với mức giá sau: – 1,99 USD/Tháng cho 100 GB. – 2,99 USD/Tháng cho 200 GB. – 9,99 USD/Tháng cho 2 TB. – 99,99 USD/Tháng cho 10 TB. – 199,99 USD/Tháng cho 20 TB. – 299,99 USD/Tháng cho 30 TB. Google Drive cho phép lưu trữ định dạng file nào?Theo trình bày bên trên, thì hiện tại Google Drive cho phép người dùng lưu trữ nhiều loại định dạng file dữ liệu thông dụng như: video, tài liệu, âm nhạc, hình ảnh,… Kích thước file của các dạng dữ liệu: – Tài liệu: Tối thiểu với số lượng 1,02 triệu ký tự. Trong trường hợp là văn bản chuyển đổi sang định dạng Google Docs tối thiểu là 50 MB. – Bảng tính: 2 triệu ô cho bảng tính là con số cho phép khi được tạo mới, hay nếu chuyển đổi thành Google Sheets. – Tập tin trình chiếu: Tối thiểu là 100MB cho bản trình bày được chuyển đổi sang Google Slides. – Tất cả các tập tin khác: Không vượt quá 5 TB. Google Drive có dùng được khi ngoại tuyến không?Một lưu ý nhỏ cho những ai dùng Google Drive là nó chỉ hỗ trợ cho người dùng khi làm việc trên trình duyệt Chrome. Nếu bạn đang dùng một trình duyệt nào đó khác như: Safari, Cốc Cốc,… thì bạn nên đổi sang Chrome ngay nếu không muốn mất nội dung khi không được kết nối mạng Internet hay thao tác tùy chỉnh tại Drive. Ngoài ra, nếu bạn đang dùng Drive trên các thiết bị di động của mình, chỉ cần thực hiện tải xuống ứng dụng Drive sau đó kích hoạt chế độ ngoại tuyến. Các loại tập tin được hỗ trợ trên Google DriveCác tập tin thông thường: – File nén gồm: .RAR,.ZIP, gzip, tar. – File âm thanh gồm các định dạng: MP3, MPEG, WAV, .ogg. – File hình ảnh ở dạng: .JPEG, .PNG, .GIF, .BMP. – Markup/Code theo dạng: .CSS, .HTML, .PHP, .C, .CPP, .H, .HPP, .JS. – File văn bản chỉ ở .TXT. – Các file video như: WebM, .LV, .MPEG4, .MPEGPS, 3GPP, .MOV, .AVI, .WMV, .ogg. Tập tin Adobe: – Autodesk AutoCad (.DXF). – lllustrator (.AI). – Photoshop (.PSD). – Định dạng tài liệu di động (.PDF). – PostScript (.EPS, .PS). – Scalable Vector Graphics (.SVG). – Tập tin hình ảnh được gắn thẻ (.TIFF) – hiệu quả nhất với RGB .TIFF. – TrueType (.TTF). Lời kếtHy vọng sau khi đọc bài viết trên đây của Vietnix bạn đã hiểu được Google Drive là gì? và có thể sử dụng Drive dễ dàng, giúp tối ưu được thời gian và hiệu suất công việc. Nếu có gì chưa rõ, hãy bình luận ngay bên dưới để được Vietnix giải đáp. Chúc bạn thành công! Cách xem những ai đã truy cập Drive?Cách kiểm tra ai có quyền truy cập vào tệp Google Drive. Để kiểm tra danh sách những người có thể xem tệp của bạn, nhấp chuột phải vào tệp được đề cập và nhấp vào Chia sẻ => Chia sẻ. Một cửa sổ sẽ xuất hiện hiển thị cho bạn tất cả những người có quyền truy cập vào tệp của bạn. Cấp quyền truy cập Gmail là gì?Trong Gmail, tài khoản được ủy quyền và hộp thư đến dùng chung là như nhau. Bạn có thể sử dụng các tính năng này để cấp cho một số người hoặc nhóm (người được ủy quyền) quyền truy cập vào tài khoản Gmail của bạn, từ đó có được hộp thư đến mang tới những lợi ích như: Tự động sắp xếp email bằng các bộ lọc (quy tắc) Người nhận xét và người chỉnh sửa khác gì nhau?Người nhận xét: Người dùng có thể nhận xét và đề xuất nhưng không thể thay đổi hoặc chia sẻ tệp với người khác. Người chỉnh sửa: Những người có thể thay đổi, chấp nhận hoặc từ chối nội dung đề xuất, đồng thời chia sẻ tệp với người khác. Thêm lời tất vào Drive để làm gì?Lối tắt là đường liên kết dẫn đến một tệp hoặc thư mục khác. Bạn có thể dùng lối tắt trong Drive của mình hoặc bộ nhớ dùng chung. Tất cả những người có quyền truy cập vào thư mục hoặc Drive đó đều có thể xem được lối tắt. Lối tắt trỏ trở lại tệp gốc để bạn luôn có thông tin mới nhất. |