Sử dụng kết quả để đánh giá 5s năm 2024

5S là một tiêu chuẩn làm việc có ý nghĩa quan trọng trong sản xuất tinh gọn giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc và giảm chi phí. Vậy 5S là gì và cách thức triển khai hoạt động này như thế nào. Hãy cùng Vinacontrol CE Hồ Chí Minh tìm hiểu thông tin chi tiết trong bài viết dưới đây.

Nội Dung Bài Viết

5S là gì? Tiêu chuẩn 5S là một phương pháp làm việc bắt nguồn từ Nhật Bản, là hệ thống các quy tắc giúp tổ chức sắp xếp, quản lý không gian làm việc gọn gàng, ngăn nắp để các công việc khác được triển khai hiệu quả và tiết kiệm thời gian.

Hiện nay, tiêu chuẩn 5S đang được áp dụng phổ biến ở nhiều quốc gia trên thế giới. Tại Việt Nam, tiêu chuẩn 5S được áp dụng lần đầu tiên năm 1993 bởi công ty Vikyno khi Nhật Bản mở rộng đầu tư tại Việt Nam.

Các từ viết tắt trong 5S là gì? Thuật ngữ 5S chính là viết tắt của 5 cụm từ trong tiếng Nhật gồm:

• Seiri – Sort – Sàng lọc
• Seiton – Set in order – Sắp xếp
• Seiso – Shine – Sạch sẽ
• Seiketsu – Standardize – Săn sóc
• Shitsuke – Sustain – Sẵn sàng
  
  Các từ viết tắt trong 5S là gì?

\>>> ĐỌC THÊM: PQC là gì? 11 Yêu cầu để trở thành một nhân viên PQC giỏi

2. Nguồn gốc ra đời của tiêu chuẩn 5S

Lịch sử ra đời của quy tắc 5S là gì? Tiêu chuẩn 5S được ứng dụng lần đầu tiên trong hệ thống sản xuất tinh gọn của công ty Toyota vào đầu thế kỉ 20. Nó được đội ngũ lãnh đạo công ty Toyota nghiên cứu và ứng dụng nhằm mục đích gia tăng giá trị của các sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng.

Quy trình sản xuất tinh gọn được hiểu đơn giản là xác định và loại bỏ các bước, các phần không cần thiết của quá trình sản xuất. Khi triển khai quy trình sản xuất tinh gọn, một loạt các công cụ hỗ trợ được ứng dụng như Six sigma, Kaizen, Kanban,…và 5S được coi là một nền tảng của hệ thống.

3. Tiêu chuẩn 5S phù hợp với những đối tượng nào?

Dựa trên ý nghĩa 5S, phạm vi áp dụng tiêu chuẩn 5S không hề bị giới hạn bởi bất kì lĩnh vực hay ngành nghề nào. Các doanh nghiệp sản xuất/kinh doanh ở mọi lĩnh vực có mong muốn cải tiến quy trình, sản xuất tinh gọn đều có thể áp dụng phương pháp 5S để nâng cao hiệu suất công việc.

Để áp dụng tiêu chuẩn 5S hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý hai yếu tố sau. Thứ nhất là sự tham gia và phối hợp của các cấp lãnh đạo, quản lý cũng như nhân viên trong công ty. Yếu tố thứ 2 chính là đội ngũ tiên phong đi đầu trong việc triển khai hoạt động 5S ban đầu cho công ty.

\>>> ĐỌC TIẾP: Biểu đồ phân tán trong quản lý chất lượng và 5 Lưu ý quan trọng

4. Vai trò quan trọng của tiêu chuẩn 5S trong sản xuất

Vậy vai trò của 5S là gì? Khi 5S được triển khai và trở thành một thói quen của bất kì nhân viên nào, doanh nghiệp sẽ tạo dựng được một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thuận tiện và hiệu quả. Mỗi cá nhân thực hiện 5S tốt sẽ đem lại lợi ích rất lớn cho doanh nghiệp.

Tiêu chuẩn 5S tạo ra nền tảng ổn định để doanh nghiệp triển khai các hoạt động khác của hệ thống sản xuất tinh gọn. So với các công cụ khác, 5S là công cụ có mức chi phí thấp nhưng đem lại hiệu quả cao, dựa trên con người là chủ yếu. Nó giúp nhân viên chủ động trong việc sắp xếp không gian làm việc để cải tiến năng suất, chất lượng công việc.

\>>> ĐỌC TIẾP: Sơ đồ Gantt | Cách vẽ gantt chart trên Excel, Google Sheets

5. Lợi ích của việc áp dụng quy tắc 5S trong sản xuất

Những lợi ích khi triển khai tiêu chuẩn 5S là gì? Áp dụng 5S vào tổ chức không chỉ mang lại lợi ích cho Doanh nghiệp mà đối với bản thân nhân sự cũng được hưởng lợi từ phương pháp này. Sau đây là những lợi ích mà 5S mang lại:

5. 1 Lợi ích đối với Doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, việc áp dụng tiêu chuẩn 5S giúp đem lại một số lợi ích sau:

• Nâng cao năng suất và hiệu quả công việc, cải thiện hiệu quả sản xuất và kinh doanh.
• Xây dựng nề nếp, tác phong kỷ luật cho người lao động.
• Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, sạch đẹp cho doanh nghiệp.
• Giảm thiểu thời gian lãng phí giúp tiết kiệm chi phí.
• Tạo dựng hình ảnh chỉn chu cho doanh nghiệp giúp mở ra các cơ hội kinh doanh mới

5.2 Lợi ích đối với nhân sự

Bên cạnh lợi ích với doanh nghiệp, tiêu chuẩn 5S được áp dụng cũng đem đến nhiều lợi ích thiết thực cho người lao động như:

• Làm việc trong môi trường gọn gàng, sạch sẽ và chuyên nghiệp
• Nâng cao giá trị lao động thông qua việc nâng cao hiệu suất làm việc, tăng lợi nhuận cho công ty.
• Nâng cao tinh thần tự giác trong việc quản lý và sắp xếp không gian làm việc của bản thân và đồng nghiệp.
• Tăng cường động lực làm việc cho nhân viên.

6. Hướng dẫn triển khai tiêu chuẩn 5S trong sản xuất

Sau khi hiểu 5S là gì, bạn cần nắm được cách thức thực hiện để triển khai hiệu quả cho doanh nghiệp của mình. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 5 bước triển khai tiêu chuẩn 5S trong sản xuất mà Vinacontrol CE Hồ Chí Minh muốn giới thiệu tới bạn.

6.1 Bước 1: Seiri – Sàng lọc

Bước 1 khi triển khai 5S là gì? Ở bước đầu tiên, bạn cần xem xét, phân loại các vật dụng tại nơi làm việc để loại bỏ những thứ không cần thiết. Các vật dụng loại ra ở bước S1 nên được di dời sang vị trí khác, có thể bán hoặc tái sử dụng. Bước sàng lọc này trong phương pháp 5S cần được doanh nghiệp thiết lập tần suất định kỳ hàng năm. Có 3 hoạt động giúp bạn thực hiện Seiri – Sàng lọc hiệu quả:

• Dọn dẹp khu vực làm việc

Bạn hãy xem xét kỹ các công cụ, vật liệu trong khu vực làm việc của mình, giữ lại các vật dụng cần thiết còn mọi vật dụng không liên quan nên được loại bỏ.

Trong các vật dụng bị loại bỏ, một số vật dụng cần được vứt bỏ hoặc tái chế, một số mục có thể thuộc quy trình, địa điểm làm việc khác mà bạn cần di dời chúng về đúng vị trí. Tuy nhiên, bạn có thể tìm thấy một số mục mà bạn không chắc chắn.

• Gắn thẻ đỏ cho các đồ vật không xác định

Để đánh dấu các vật dụng không xác định, hãy sử dụng các thẻ đỏ tạm thời để ghi chú vị trí và thời gian tìm thấy. Gắn thẻ đỏ vào vật dụng ở vị trí dễ quan sát. Sau đó, tập hợp các vật dụng đã gắn thẻ đỏ và đặt chúng trong một khu vực được đánh dấu.

Đừng quên kiểm tra lại các vật dụng trong khu vực thẻ đỏ để đảm bảo đặt chúng ở đúng vị trí. Điều này giúp quản lý và sử dụng vật dụng một cách thuận tiện và có tổ chức.

• Ra quyết định với các đồ vật được gắn thẻ

Sau 30 ngày lưu trữ tại khu vực tập kết, các vật dụng không có thẻ đỏ sẽ được di chuyển khỏi khu vực đó. Người hoặc đơn vị phụ trách sẽ tiến hành tái chế hoặc loại bỏ các vật dụng này.

6.2 Bước 2: Seiton – Sắp xếp

Sau khi sàng lọc, các vật dụng còn lại cần được sắp xếp một cách gọn gàng và khoa học theo phương châm 3 dễ: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Các vật dụng cần được sắp xếp đúng vị trí đã quy định chứ không phải ngăn nắp mà khó tìm, gây chậm trễ trong quá trình làm việc. Để thực hiện sắp xếp hiệu quả, bạn có thể tham khảo:

• Xây dựng bản đồ 5S

Bản đồ 5S cần được xây dựng trực quan về vị trí của các công cụ, vật tư, và cách sắp xếp chúng theo nhóm trong khu vực làm việc để mọi người dễ dàng sử dụng. Các vật dụng cùng nhóm và được sử dụng thường xuyên nên sắp xếp ở vị trí gần nhau và dễ lấy, các vật dụng ít sử dụng hoặc dự phòng có thể sắp xếp ở các vị trí xa hơn.

• Dán nhãn các khu vực trong bản đồ

Các vị trí lưu trữ được chỉ định cần phải dán nhãn giúp mọi người dễ dàng nhận biết. Ví dụ như dán nhãn bên ngoài cửa tủ để giúp nhân viên nhanh chóng xác định có gì bên trong mỗi cửa. Bạn có thể sử dụng các tem giấy vàng để cố định vị trí của từng loại vật dụng.

6.3 Bước 3: Seiso – Sạch sẽ

Sạch sẽ tức là duy trì nơi làm việc luôn gọn gàng, ngăn nắp theo đúng vị trí các vật dụng đã được sắp xếp. Để làm được điều này, mỗi cá nhân trong doanh nghiệp phải luôn có ý thức giữ gìn và dọn dẹp vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc sau khi kết thúc công việc. Đạt quy tắc thứ 3 trong tiêu chuẩn 5S bằng cách:

• Dọn vệ sinh định kỳ

Bạn nên thiết lập tần suất vệ sinh định kỳ cho từng vị trí vật dụng tùy vào mức độ bụi bẩn của chúng. Các vật dụng và khu vực dễ bám bụi thì nên được vệ sinh hàng ngày. Các vị trí khác ít bụi bẩn hơn nên thiết lập tần suất theo tuần hoặc theo tháng.

• Dọn vệ sinh cũng là cách để phát hiện các rủi ro trong quá trình sản xuất

Trong quá trình làm việc dọn vệ sinh, bạn nên để ý và phát hiện các vết nứt, rò rỉ hoặc hỏng hóc của các vật dụng và thiết bị trong nhà xưởng. Điều này giúp bạn nhận biết các rủi ro và khắc phục chúng để đảm bảo an toàn và hiệu quả trong quá trình làm việc.

6.4 Bước 4: Seiketsu – Săn sóc

Để duy trì 3S trên thì hoạt động săn sóc là vô cùng cần thiết. Doanh nghiệp cần có kế hoạch cụ thể để việc sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ được triển khai thường xuyên liên tục. Mỗi doanh nghiệp có thể tự thiết lập một chương trình 5S trong đó có các hoạt động thi đua, đánh giá kết quả thực hiện 5S định kỳ của các bộ phận.

Sau đây là các gợi ý giúp bạn săn sóc 3S hiệu quả:

• Đóng gói các quy định thành tài liệu

Các công việc trong quy trình 5S như sàng lọc, gắn thẻ đỏ, xây dựng bản đồ 5S và vệ sinh công cụ cần được viết lại thành tài liệu chuẩn hóa và phổ biến cho mọi người để đạt sự thống nhất trong thực hiện.

• Xây dựng các công cụ chuẩn hóa quy trình 5S

Các công cụ chuẩn hóa quy trình 5S bao gồm:

• * Danh sách kiểm tra 5S: Liệt kê các bước riêng lẻ của một quy trình giúp người lao động dễ dàng tuân theo quy trình đó. Nó cũng cung cấp một công cụ kiểm toán đơn giản để đội đánh giá 5S kiểm tra quy trình sau này.
  • Biểu đồ chu kỳ công việc: Giúp xác định từng nhiệm vụ cần thực hiện và tần suất thực hiện nhiệm vụ đó. Mỗi nhiệm vụ được giao trách nhiệm cho cá nhân cụ thể để báo cáo kết quả định kỳ và chịu trách nhiệm giải trình khi cần thiết.
  • Nhãn và biển báo quy trình: Cung cấp hướng dẫn vận hành, các bước vệ sinh và quy trình bảo trì phòng ngừa ngay tại nơi cần thông tin đó.
    
    Hoạt động săn sóc cần được doanh nghiệp thực hiện thường xuyên liên tục

6.5 Bước 5: Shitsuke – Duy trì/ Sẵn sàng

Duy trì là việc hình thành thói quen tự giác duy trì các hoạt động 4S trên để tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ và thoải mái cho tất cả mọi người. Môi trường làm việc tuân thủ tiêu chuẩn 5S sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí và nâng cao hiệu suất công việc. Doanh nghiệp bạn có thể thực hiện duy trì 4S trên với các cách sau:

• Thực hiện và cải tiến liên tục chương trình 5S

Quy trình 5S muốn đạt hiệu quả cần được triển khai, đánh giá định kỳ và cải tiến liên tục chứ không phải làm 1 lần cho xong. Dưới đây là các yếu tố cơ bản quyết định thành công của một chương trình 5S mà bạn có thể tham khảo.

• Hỗ trợ quản lý

Nếu không có sự cam kết rõ ràng từ đội ngũ quản lý, các quy trình 5S sẽ không tồn tại. Người giám sát và quản lý nên tham gia vào việc đánh giá các quy trình làm việc 5S và nhận phản hồi từ người lao động. Người lao động cũng cần được cung cấp các công cụ, đào tạo và thời gian để hoàn thành tốt công việc của họ.

• Tham quan bộ phận

Tổ chức cho mỗi bộ phận đến thăm các bộ phận khác sẽ giúp nhân viên giữa bộ phận làm quen với các quy trình của nhau. Kiểu giao lưu chéo này giúp truyền bá những ý tưởng hay và truyền cảm hứng cho mọi người nghĩ ra ý tưởng mới để cải thiện việc triển khai 5S.

• Đào tạo cập nhật

Theo thời gian, có thể có những thay đổi tại nơi làm việc của bạn như thiết bị mới, sản phẩm mới hoặc quy tắc làm việc mới. Khi đó, bạn cần sửa đổi kịp thời các tiêu chuẩn 5S để phù hợp với những thay đổi và cung cấp đào tạo về các tiêu chuẩn mới.

• Kiểm tra tiến độ

Các tiêu chuẩn được xây dựng trong chương trình 5S phải cung cấp các mục tiêu cụ thể và có thể đo lường được. Kiểm tra các mục tiêu đó bằng các cuộc đánh giá định kỳ để đánh giá kết quả hoạt động 5S của doanh nghiệp đang như thế nào, các đội nào bị tụt lại phía sau.

• Đánh giá hiệu suất

Khi bạn biết mục tiêu của mình là hợp lý, hãy biến hiệu suất thành một phần trong đánh giá nhân viên định kỳ. Khi các nhóm và cá nhân thực hiện tốt, cần có các biện pháp khích lệ tinh thần cho đội nhóm.

7. Mối quan hệ giữa 5S và Kaizen

Kaizen là gì? Kaizen là một khái niệm xuất phát từ Nhật Bản mang ý nghĩa là cải tiến liên tục trong sản xuất tinh gọn. Theo đó, doanh nghiệp sẽ không ngừng tìm ra những điểm cải tiến dù là nhỏ nhất để cải thiện hiệu quả của quy trình làm việc hiện tại.

Như vậy, xét về mục tiêu ý nghĩa, 5S và Kaizen có điểm tương đồng là đều giúp cải tiến quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất công việc. Tuy nhiên, cách thức thực hiện của chúng lại hoàn toàn khác nhau.:

• Tiêu chuẩn 5S hướng tới việc tăng cường tính tổ chức của môi trường làm việc, tạo tiền đề cho doanh nghiệp tìm kiếm các cơ hội cải tiến và áp dụng Kaizen.
• Kaizen tập trung vào việc cải tiến trực tiếp quy trình làm việc.
  
  Kaizen và tiêu chuẩn 5S đều hướng tới cải tiến quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất

8. 4 Yếu tố cần thiết để triển khai thành công 5S là gì

Doanh nghiệp muốn triển khai 5S thành công cần phối hợp nhiều yếu tố khác nhau. Vậy các yếu tố quan trọng cần lưu ý khi áp dụng 5S là gì?

• Sự đồng tình, hỗ trợ của cấp lãnh đạo

Sự đồng tình, hỗ trợ của lãnh đạo là yếu tố đầu tiên then chốt quyết định sự thành công của bất kì chương trình, dự án nào trong doanh nghiệp. Sự cam kết của lãnh đạo chính là yếu tố quan trọng giúp tiêu chuẩn 5S được triển khai thành công.

• Đào tạo 5S cho toàn bộ tổ chức

Để thực hiện tiêu chuẩn 5S hiệu quả, mỗi cá nhân cần có những kiến thức cơ bản về 5S là gì và cách thức triển khai hoạt động này. Do đó, việc tổ chức hoạt động đào tạo phương pháp 5S cho toàn bộ nhân viên trong tổ chức là cần thiết.

• Tham gia trên tinh thần tự nguyện

Doanh nghiệp nên khuyến khích và tạo động lực cho nhân viên tham gia hoạt động 5S với tinh thần tự giác. Để đạt được điều đó, doanh nghiệp nên tổ chức các hoạt động thi đua 5S để khích lệ người lao động cùng thực hiện với tinh thần thoải mái, vui vẻ và sáng tạo.

• Không ngừng cải tiến

Để mô hình 5S thực sự phát huy tác dụng, doanh nghiệp cần không ngừng cải tiến hoạt động 5S qua các giai đoạn. Quy tắc 5S lấy con người là trung tâm và phương thức thực hiện cũng dựa vào con người là chủ yếu.

9. 3 Công cụ hỗ trợ việc triển khai tiêu chuẩn 5S hiệu quả

Để triển khai tiêu chuẩn 5S hiệu quả, ngoài các bước hướng dẫn thực hiện chi tiết mà Vinacontrol CE Hồ Chí Minh đã giới thiệu, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các công cụ hỗ trợ khác như Kaizen, Kanban hay bảo trì toàn diện.Vậy những công cụ giúp triển khai hiệu quả 5S là gì?

• Kaizen

Kaizen là quá trình thực hiện nhiều thay đổi nhỏ liên tục nhằm cải tiến quy trình làm việc. Nhờ sự kết hợp của những thay đổi nhỏ này, chúng ta có thể đạt được những thay đổi lớn về chất lượng, an toàn và hiệu suất công việc. Quá trình cải tiến liên tục Kaizen hoàn toàn phù hợp với bước duy trì trong tiêu chuẩn 5S.

• Kanban

Phương pháp Kanban là gì? Kanban là một mô hình hoạt động dựa trên nhu cầu thực tế của chuỗi sản xuất, tập trung vào nhu cầu của khách hàng để giảm thiểu hàng dự trữ, tồn kho và sản phẩm không cần thiết. Quy trình làm việc theo Kanban thực chất đang áp dụng phương pháp sắp xếp của 5S cho toàn bộ doanh nghiệp thay vì chỉ một khu vực làm việc cụ thể.

• Bảo trì toàn diện (TPM – Total Productive Maintenance )

Bảo trì toàn diện sử dụng bảo trì phòng ngừa và tự động để cải thiện hiệu quả sử dụng của tất cả các thiết bị. Việc giảm thời gian ngừng hoạt động và loại bỏ lỗi sẽ mang lại năng suất và lợi nhuận tốt hơn.