Xây dựng quy chế làm việc là gì

Hệ thống quy phạm nội bộ của một doanh nghiệp bao gồm Quy chế, Quy định và Quy trình do doanh nghiệp ban hành.

Việc ban hành hệ thống quy chế, quy phạm, quy trình có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý điều hành doanh nghiệp; tuy nhiên để xây dựng và ban hành một văn bản quy phạm hợp pháp, phù hợp thực tế, đảm bảo tính khoa học ứng dụng là điều không đơn giản. Quy phạm nội bộ, phải đảm bảo:

      – Tính hợp pháp: Phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái luật.

     – Tính thực tiễn: Phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp trong từng lĩnh vực cụ thể.

     – Tính hiệu quả: Quy phạm nội bộ tạo hành lang pháp lý nội bộ cho doanh nghiệp, góp phần tích cực vào công tác quản lý, điều hành cũng như toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp; khi được áp dụng phải được mọi người tôn trọng và quán triệt thực thi;

Trước khi xây dựng quy phạm nội bộ, cần xác định mục đích, sự cần thiết, phạm vi, đối tượng điều chỉnh cụ thể. Xác định được mục đích và đối tượng chính là doanh nghiệp đã xác định được “tên loại” quy phạm cần ban hành. Quy chế, quy định, quy trình là những thuật ngữ riêng dành cho những mục đích và đối tượng riêng đó.

Vậy khi nào thì sử dụng “QUY CHẾ”, khi nào sử dụng “QUY ĐỊNH“, và khi nào sử dụng “QUY TRÌNH“. Muốn sử dụng đúng, nhất thiết chúng ta phải hiểu về bản chất của những thuật ngữ này; qua đó phân biệt sự khác nhau giữa Quy chế, Quy định, Quy trình là như thế nào.

Qua quá trình làm việc, tìm hiểu, bản thân tôi rút ra một số thông tin về 3 thuật ngữ này như sau:

Là quy phạm điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác tổ chức hoạt động, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn, định mức, đơn giá áp dụng. Đồng thời, quy chế đưa ra yêu cầu cần đạt được và có tính định khung mang tính nguyên tắc.

Là quy phạm định ra các công việc phải làm, không được làm hoặc hướng dẫn thực hiện quy định của quy phạm pháp luật; điều lệ của doanh nghiệp, quy chế doanh nghiệp. Quy định chứa đựng nội dung hướng dẫn cụ thể về chuyên môn, nghiệp vụ phục vụ cho công tác điều hành của doanh nghiệp.

Là quy phạm đề cập đến trình tự các bước công việc, nguồn lực được sử dụng, trách nhiệm của các bộ phận/phòng ban trực thuộc; trách nhiệm của các cá nhân trong việc phối hợp để quản lý và thực hiện một hoạt động hay một công việc nào đó.

Thông qua cách hiểu nêu trên Quý bạn đọc có thể hiểu rằng quy định khác quy chế như thế nào, và có thể hiểu rõ hơn về quy trình.

Ví dụ cụ thể về quy chế trong công ty:  Quy chế về cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành. Quy chế này do Hội đồng quản trị ban hành; Nội dung quy chế nhằm phân định rõ về cơ cấu tổ chức của bộ máy điều hành gồm bao nhiêu mảng? Bao nhiêu bộ phận? chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận, cơ cấu chi tiết của bộ phận này (phòng, ban…).trong 1 công ty, sẽ có rất nhiều quy chế như: Quy chế lương, thưởng, quy chế tài chính, quy chế bảo mật thông tin kinh doanh,

Hiểu rõ hơn, quy chế trong công ty được hiểu là việc soạn thảo các văn bản quản lý nội bộ và là khung pháp chế trong nội bộ doanh nghiệp. Bao gồm tất cả các mối quan hệ trong nội bộ doanh nghiệp giữa người lao động với người lao động, giữa người lao động với ban quản trị điều hành và giữa ban quản trị điều hành với nhau đều được điều chỉnh bởi các quy chế quản trị điều hành này. Các văn bản quy chế này không được trái với pháp luật hiện hành.

Ví dụ cụ thể về quy định trong công ty: Về thời gian làm việc, thời gian nghỉ ngơi trong 1 công ty

a/ Giờ làm việc trong ngày: + Buổi sáng: Từ 8h30 đến 12h + Buổi chiều: Từ 14h đến 17h30. b/ Ngày làm việc trong tuần: Tuần làm việc 6 ngày – Thời giờ làm việc đối với các đơn vị sản xuất được quy định như sau: + Lao động tại nhà máy làm việc theo ca ( 3 ca/ ngay ): Thời gian làm việc mỗi ca là 08 giờ.

+ Lao động làm việc tại mỏ hoặc tham gia bốc xếp, vận chuyển, vệ sinh công nghiệp… làm việc theo ngày, tách làm 2 phần và tổng thời gian lao động của một ngày là 08 h.

Ví dụ về quy trình trong công ty: Quy trình tuyển dụng trong 1 công ty

– Có kế hoạch tuyển dụng. – Tuyển dụng qua các kênh truyền thanh, truyền hình, các trang mạng điện tử…. – Phận loại và chọn lọc hồ sơ – Phỏng vấn ứng viên – Kiểm tra trình độ chuyên môn. – Tập sự thử việc 02 tháng

– Quyết định tuyển dụng sau thử việc.

Qua ví dụ này, quý khách hàng có thể hiểu rõ hơn thế nào là quy trình trong doanh nghiệp.

Ngoài ra, có rất nhiều khách hàng thắc mắc về “nội quy là gì”. Nội quy nó không thể hiện ý chí của nhà nước, nó được hiểu là những quy tắc xử sự nói chung để điều chỉnh các mối quan hệ trong cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp. Nội quy được lập thành văn bản và không trái luật.

Ví dụ: Nội quy lao động, nội quy tiếp khách, nội quy đến cơ quan làm việc…

Sự phân biệt trên đây chỉ có ý nghĩa tương đối và hoàn toàn xuất phát từ hoạt động thực tiển mà bản thân tôi tự rút ra. Chưa phải là một sự khẳng định, nhưng cách hiểu này về cơ bản sẽ hỗ trợ phần nào trong công tác tham mưu soạn thảo, đề xuất xây dựng, sửa đổi bổ sung các quy phạm nội bộ trong một doanh nghiệp. Quý khách hàng còn có vướng mắc về các khái niệm về quy định, hay khái niệm quy chế, quy trình, vui lòng kết nối đến tổng đài tư vấn 1900 6284 của chúng tôi. Để được hỗ trợ các dịch vụ quản lý nội bộ doanh nghiệp, vui lòng liên hệ số hotline di động. Hỗ trợ các ngày 24/7.

Chúc các doanh nghiệp thành công!