Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán. Show Như vậy, kế toán chỉ được tiến hành hủy tài liệu kế toán khi hết thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán. Cụ thể, theo Luật Kế toán 2015: - Ít nhất là 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính - Ít nhất là 10 năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác - Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. - Chỉ được tiêu hủy tài liệu kế toán khi có quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán. Hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy. Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó. Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định về thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán như sau: Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định. Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập “Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy” và “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. “Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy. Xử lý vi phạm đối với hành vi tiêu hủy tài liệu kế toán không đúng quy định Tiêu hủy tài liệu kế toán không đúng quy định có thể phải chịu xử lý hành chính hoặc xử lý hình sự. Biện pháp hành chính Nghị định 41/2018/NĐ-CP quy định về hình thức xử phạt hành chính đối với vi phạm trong việc tiêu hủy tài liệu kế toán như sau: - Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi (mức phạt áp dụng đối với tổ chức vi phạm): - Hủy bỏ tài liệu kế toán khi chưa hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nhưng chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự - Không thành lập Hội đồng tiêu hủy, không thực hiện đúng phương pháp tiêu hủy và không lập biên bản tiêu hủy theo quy định khi thực hiện tiêu hủy tài liệu kế toán. Biện pháp hình sự Nếu thực hiện hành vi tiêu hủy tài liệu kế toán mà gây hậu quả nghiêm trọng thì có thể phải chịu truy cứu trách nhiệm hình sự. Theo Bộ luật hình sự 2015, người nào hủy bỏ hoặc cố ý làm hư hỏng tài liệu kế toán trước thời hạn lưu trữ sẽ phải chịu: - Phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 01 năm đến 05 năm đối với người lợi dụng chức vụ, quyền hạn thực hiện hành vi gây thiệt hại từ 100.000.000 đồng đến dưới 300.000.000 đồng hoặc dưới 100.000.000 đồng nhưng đã bị xử lý kỷ luật hoặc xử phạt vi phạm hành chính về hành vi này mà còn vi phạm. - Phạt tù từ 03 năm đến 12 năm nếu phạm tội: vì vụ lợi; có tổ chức; dùng thủ đoạn tinh vi, xảo quyệt; gây thiệt hại từ 300.000.000 đồng đến dưới 1.000.000.000 đồng. - Phạt tù từ 10 năm đến 20 năm nếu gây thiệt hại 1.000.000.000 đồng trở lên. - Người phạm tội còn có thể bị cấm đảm nhiệm chức vụ hoặc làm công việc nhất định từ 01 năm đến 05 năm hoặc tịch thu một phần hoặc toàn bộ tài sản. Biện pháp hình sự đối với tội này chỉ áp dụng đối với cá nhân vi phạm. Trên đây là nội dung chia sẻ sẻ những quy định pháp luật về tiêu hủy tài liệu kế toán. Hy vọng bài chia sẻ này đã mang lại cho các bạn thông tin hữu ích. Chứng từ kế toán thuộc vào những tài liệu quan trọng. Kế toán viên phải lưu trữ những chứng từ này đúng với thời hạn mà luật pháp đã quy định. Tuy nhiên, sau khi đã lưu trữ đủ thời gian, kế toán có thể hủy chứng từ kế toán.  Khi nào hủy chứng từ kế toán?Thời điểm để doanh nghiệp hủy chứng từ kế toán, khi đã hết thời hạn lữu trữ chứng từ. Thời hạn lưu trữ các chứng từ thường rơi vào 5 năm hoặc 10 năm. Khi đã hết thời hạn lưu trữ, kế toán viên sẽ tiêu hủy tùy ý. Tài liệu của đơn vị nào, đơn vị đó sẽ tự tiêu hủy. Dựa trên điều kiện của các đơn vị, mà bạn sẽ tự lựa chọn cách thức để tiêu hủy chứng từ kế toán. Thủ tục để tiêu hủy chứng từ kế toánKhi tiêu hủy chứng từ kế toán, cần phải làm thủ tục tiêu hủy trước. Đầu tiên, người đại diện của doanh nghiệp, theo quy định của Pháp luật sẽ đứng đầu để thành lập Hội đồng tiêu hủy chứng từ trước. Lưu ý, trong Hội đồng tiêu hủy này, gồm có: Lãnh đạo của văn phòng kế toán; Kế toán trưởng; Người đứng đầu của bộ phận lưu trữ những tài liệu, chứng từ kế toán; Một số những thành phần khác do người đứng đầu chỉ định. Khi đã đầy đủ các thành viên trong Hội đồng. Hội đồng sẽ bắt đầu tiến hành kiểm kê, đánh giá và phân loại các tài liệu chuẩn bị tiêu hủy của doanh nghiệp. Sau khi đã phân loại xong, sẽ bắt đầi lập ra Danh sách các tài liệu cần được tiêu hủy. Biên bản tiêu hủy tài liệu cũng sẽ được lập ra ngay sau đó. Sau khi kế toán đã tiêu hủy xong những chứng từ kế toán của doanh nghiệp, kế toán cần phải lập ngay Biên bản tiêu hủy tài liệu. Trong Biên bản tiêu hủy chứng từ kế toán sẽ gồm có những nội dung như: Loại chứng từ được tiêu hủy; Thời hạn lưu trữ của các loại chứng từ trước đó ( Chứng từ lưu trữ tối thiểu 5 năm; Chứng từ lưu trữ tối thiểu 10 năm); Hình thức tiêu hủy của các loại chứng từ ( Cắt; Xé; Đốt); Kết luận về việc tiêu hủy chứng từ; Trên biên bản cần có đầy đủ chữ ký của tất cả các thành viên trong Hội đồng. Hồ sơ khi tiêu hủy tài liệu của kế toánTrước khi kế toán viên thực hiện tiêu hủy tài liệu của công ty, kế toán sẽ phải chuẩn hồ sơ tiêu hủy như sau:
Sau khi đã chuẩn bị xong những hồ sơ này, kế toán viên đã có thể bắt đầu tiêu hủy chứng từ, tài liệu kế toán. Những hình thức tiêu hủy chứng từ kế toánKhi kế toán viên tiến hành tiêu hủy tài liệu kế toán. Có thể lựa chọn một số những hình thức tiêu hủy như sau:
Dựa vào đặc điểm của mỗi doanh nghiệp mà kế toán viên có thể lựa chọn cho mình hình thức tiêu hủy phù hợp nhất. Mức xử phạt hành chính liên quan đến hành vi hủy chứng từMột số các hành vi khi hủy chứng từ trong doanh nghiệp vi phạm và bị xử phạt hành chính. Các hành vi bao gồm:
Ví dụ: Chứng từ thuộc nhóm đối tượng lưu trữ trong vòng 5 năm. Nhưng mới chỉ lưu trữ được 4 năm, kế toán đã đem ra tiêu hủy.
Những trường hợp vi phạm này sẽ bị xử phạt hành chính từ 10 triệu đến 20 triệu đồng. Quy định trong Điều 3, Khoản 157, Nghị định 41/2018/NĐ-CP. |
