Khách sạn là lĩnh vực kinh doanh dịch vụ rất đặc biệt. Đây là lĩnh vực có sự kết hợp của nhiều hạng mục như nhà hàng, phòng nghỉ, giặt là, massage, … Từ những chi phí trên, kế toán sẽ gộp lại làm một. Chính vì thế, bộ phận kế toán ở đây sẽ phụ trách nhiều mảng như dịch vụ, thương mại, sản xuất. Vậy thực tế kế toán khách sạn làm những công việc gì ? Những chi phí mà bộ phận kế toán phải hạch toán gồm những gì ? Hãy cùng Kế toán ATS tìm hiểu chi tiết trong bài viết này
Kế toán khách sạn là gì
Kế toán khách sạn là công việc ghi chép, thu nhận và xử lý các thông thông tin về tình hình tài chính của một doanh nghiệp hay tổ chức kinh doanh khách sạn. Bộ phận kế toán thuộc lĩnh vực quản lý kinh tế. Những nhân viên tại bộ phận này sẽ đảm nhận những công việc liên quan tài chính của khách sạn. Kế toán tại đây được xếp vào loại kế toán doanh nghiệp.
Công việc này là một trong những công việc rất “hot” trên thị trường tuyển dụng hiện nay. Đặc biệt, những khách sạn chất lượng đang ngày càng được phát triển ở khắp nơi. Đây không chỉ là cơ hội cho du khách muốn tìm được chỗ nghỉ chất lượng. Hơn nữa, đây chính là cơ hội để các bạn được trở thành những kế toán viên tại đây. Vậy chúng ta cùng đi tìm hiểu xem công việc kế toán ở mảng này làm những công việc gì
Kế toán khách sạn gồm những công việc nào ?
Theo dõi hàng hoá xuất nhập
- Nhận các chứng từ nhập/xuất từ bộ phận kho, mua hàng.
- Nhập các chứng từ vào phần mềm hàng ngày.
- Nhắc nhở các bộ phận liên quan chuyển giao chứng từ đúng hạn.
- Xem xét tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ xuất nhập theo quy định của công ty.
- Lưu trữ các chứng từ xuất/nhập.
- Báo cáo kịp thời giám đốc các trường hợp xuất nhập không đúng theo nguyên tắc kế toán.
- Kiểm tra số lượng xuất hàng hàng ngày so với quy định tồn kho của khách sạn.
- Báo cáo và đưa ra hướng xử lý về các trường hợp không thực hiện đúng quy định về mức tồn kho và số lượng hàng đặt, những biến động đột xuất.
- Kiểm tra định kỳ số lượng hàng tồn, kết hợp cùng nhân viên bếp kiểm kê chất lượng và số lượng, kiểm tra hạn sử dụng của hàng tồn kho thực tế.
- Lên kế hoạch tồn kho cho những nguyên vật liệu còn tương sống, mua hàng mới phù hợp.
Kiểm soát giá cả hàng hoá mua vào
- Nhận các báo giá của nhà cung cấp.
- Theo dõi việc tăng giảm giá của các nhà cung cấp.
- Định kỳ hàng tháng kiểm tra giá cả trên thị trường và so sánh với giá của nhà cung cấp.
- Kiểm tra tính chính xác về giá, nhà cung cấp với hàng hóa mua ngoài.
Quản lý định mức tồn kho, đặt hàng
- Xem xét số lượng xuất hàng hàng ngày so với định mức tồn kho quy định
- Xem xét số lượng đặt hàng yêu cầu so với số lượng đặt hàng max đã quy định.
- Báo cáo và có hướng xử lý với giám đốc về các trường hợp không thực hiện đúng định mức tồn kho và số lượng đặt hàng.
Kiểm soát hàng tồn kho, xuất nhập tồn
- Định kỳ kiểm tra mặt hàng theo số lượng xuất nhập tồn và số lượng hàng hoá thực tế trong kho.
- Hàng tháng, kết hợp cùng thủ kho kiểm kê số lượng hàng hoá tồn thực tế trong kho, bếp, bar và báo cáo Giám đốc.
Lập giá phòng khách sạn
- Lập các mã công việc trong dịch vụ phòng nghỉ
- Hạch toán hóa đơn chi phí phân bổ (tính vào giá thành của dịch vụ phòng); hóa đơn mua mới và phân bổ CCDC như giường, tủ, điều hòa,…; các loại đồ dùng như lược, bàn chải, khăn,…; hóa đơn mua mới và khấu hao TSCĐ (tính vào giá thành của dịch vụ tiền phòng); doanh thu dịch vụ phòng; chế biến bữa sáng miễn phí cho khách
- Tính toán, phân bổ quy trình tính giá thành cho mảng giá thành phòng nghỉ
- Các bước xử lý tổng hợp
Quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ
- Theo dõi số lượng tài sản, công cụ mua về và nhập vào phần mềm.
- Hỗ trợ kế toán thanh toán trong việc thanh toán cho nhà cung cấp.
- Theo dõi số lượng tài sản tăng giảm định kỳ hàng tháng.
- Kết hợp phòng nhân sự để đánh giá số liệu công cụ hư hỏng hàng tháng và trừ vào quỹ phí dịch vụ.
- Tổ chức việc quản lý tài sản cố định, các máy móc, công cụ quan trọng như dán nhãn, theo dõi chi phí .
- Tổ chức kiểm kê thực tế tài sản, máy móc, công cụ hàng tháng.
- Theo dõi hoạt động xây dựng cơ bản.
Lên báo cáo
- Cuối tháng, cuối quý phải lên báo cáo nhập xuất tồn thực phẩm
- Báo cáo tình hình lãi lỗ cho Quản lý.
- Lên báo cáo thuế
- Lên báo cáo tài chính cuối năm
Kế toán hạch toán những chi phí khách sạn nào ?
- Chi phí chung cho khách sạn như: điện, nước, điện thoại, dịch vụ internet …
- Chi phí trích khấu hao tài sản hàng tháng: Cơ sở vật chất phòng, tivi, điều hoà, các máy móc dụng cụ phục vụ cho việc kinh doanh khách sạn.
- Chi phí nhân viên khách sạn : Lương tháng, tiền làm thêm giờ, thưởng lễ tết, và các chi phí thuê ngoài phát sinh.
- Chi phí dùng trong phòng: gồm chăn ga gối đệm, bàn chải , xà phòng, nước lau sàn, nước rửa nhà vệ sinh, giấy vệ sinh, khăn tắm, khăn mặt …
- Chi phí tiếp khách nằm trong khoản cho phép
Hướng dẫn hạch toán kế toán khách sạn
Kế toán dùng TK 632 để theo dõi hạch toán như sau:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: là chi phí trang bị cho phòng, buồng ngủ như xà phòng, trà, giấy vệ sinh, bàn chải đánh răng,nước phục vụ theo tiêu chuẩn, kem, dầu gội đầu,…:
Hạch toán vào TK 621 (theo QD15) hoặc TK 154 ( theo QD 48)
Chi phí nhân công trực tiếp: bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp phải trả và các khoản trích theo lương của nhân viên phục vụ phòng, buồng:
Hạch toán vào TK 622 (theo QD15) hoặc TK 154 (theo QD 48)
Chi phí sản xuất chung: bao gồm lương của người quản lý trực tiếp, lương của nhân viên phục vụ như lễ tân, Chi phí công cụ, khấu hao Tài sản cố định và các Chi phí khác bằng tiền
Hạch toán vào TK 627 (theo QD15) hoặc TK 154 ( theo QD 48)
Với hạch toán theo qd 15, cuối tháng thêm bút toán kết chuyền:
- Nợ 154
- Có 621, 622, 627
- Cả 2 QĐ đều kết chuyển vào giá vốn: Nợ 632/ có 154
Bàn thêm về nước uống ngoài tiêu chuẩn:
Thông thường thì các khách sạn sẽ setup cho mỗi phòng (trong mini bar) là 1 chai nước/khách/ngày. Cái này gọi là nước uống trong tiêu chuẩn (đã tính trong giá cho thuê phòng)
Nếu nước uống ngoài tiêu chuẩn (khách dùng thêm) có thu thêm tiền thi phần thu này hạch toán:
- Nợ 1111/ Có 5111, Có 33311,
- và Nợ 632/ có 156 , 152 của giá gốc nước thu thêm.
Kế toán khách sạn không theo dõi các chi phí giá vốn trực tiếp bằng TK 632. Mà tất cả các chi phí phát sinh đều phản ảnh vào 2 tài khoản chi phí bán hàng (641 theo QD15, 6421 theo QD48). Và tài khoản chi phí quản lý doanh nghiệp (642 theo QD15, 6422 theo QD48).
Xem thêm:
- Hướng dẫn hạch toán kế toán khách sạn
- Tầm quan trọng của bộ phận hạch toán kế toán nhà hàng
Trên đây là những điều cần biết về các công việc của kế toán khách sạn. Cùng với đó là cách hạch toán chi phí, dịch vụ khách sạn. Để được tư vấn cụ thể, hãy liên hệ Kế toán ATS theo thông tin bên dưới