Hô sơ lập dự phòng xử lý nợ khó đòi

Phụ lục

• Nợ khó đòi là gì? 
• Đối tượng để lập dự phòng nợ khó đòi
• Nguyên tắc kế toán dự phòng nợ khó đòi là gì? 
  • Điều kiện để trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là gì?
  • Mức trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi
  • Phương pháp trích lập
• Cách xử lý nợ khó đòi theo quy định
  • Thẩm quyền xử lý
  • Hồ sơ
  • Xử lý tài chính

Nợ khó đòi là gì? 

Vậy, nợ khó đòi là gì? Nợ khó đòi (Uncollectible accounts) hay còn được gọi là nợ xấu (bad debt), là những khoản cho vay, khoản phải thu hay những khoản nợ khác có khả năng cao không thể thanh toán bởi nhiều lý do như: thiếu tài liệu cần thiết để chứng minh rằng khoản nợ có tồn tại, bị khách hàng lừa đảo, không tìm được khách hàng hay khách hàng phá sản,… 

Theo nguyên tắc phù hợp trong kế toán, kế toán viên cần tiến hành trích lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi. Những khoản nợ này được xác định là khoản chi phí kinh doanh và được khấu trừ vào lợi nhuận công ty.  

Đối tượng để lập dự phòng nợ khó đòi

Ngoài câu hỏi “nợ khó đòi là gì?” thì nợ đối tượng lập dự phòng nợ khó đòi cũng là vấn đề cần được quan tâm. Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 228/2009/TT-BTC, đối tượng lập dự phòng bao gồm:

• Các khoản nợ phải thu (khoản trái phiếu doanh nghiệp đang sở hữu, chưa được đăng ký giao dịch trên thị trường chứng khoán và các khoản doanh nghiệp hiện đang cho vay) đã vượt quá thời hạn cần thanh toán. 
• Các khoản nợ phải thu chưa đến hạn nhưng có khả năng cao doanh nghiệp không thể thu hồi đúng hạn. 

Nguyên tắc kế toán dự phòng nợ khó đòi là gì? 

Điều kiện để trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi là gì?

Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 228/2009/TT-BTC, việc trích lập dự phòng cần đáp ứng các điều kiện sau: 

• Phải có chứng từ gốc nhằm chứng minh tính xác thực về số tiền đối tượng nợ chưa trả. Cụ thể:
  • Bản thanh lý hợp đồng (nếu có);
  • Bảng kê công nợ;
  • Một trong các chứng từ gốc sau: khế ước vay nợ, Hợp đồng kinh tế, cam kết nợ;
  • Đối chiếu công nợ/văn bản đề nghị đối chiếu xác nhận công nợ/văn bản đòi nợ do doanh nghiệp đã gửi (có xác nhận của đơn vị chuyển phát hoặc dấu bưu điện);  
  • Các chứng từ có liên quan khác (nếu có).

• Đủ căn cứ để xác định đó là khoản nợ phải thu khó đòi:
  • Nợ phải thu vượt quá thời hạn thanh toán 06 tháng trở lên (không tính đến thời gian gia hạn trả nợ giữa các bên, chỉ tính theo thời hạn thanh toán nợ gốc ban đầu theo khế ước vay nợ, hợp đồng kinh tế hoặc các cam kết vay nợ khác), doanh nghiệp đã đôn đốc thanh toán hoặc gửi đối chiếu xác nhận nợ nhưng nợ vẫn chưa được thu hồi. 
  • Nợ phải thu chưa đến hạn cần thanh toán nhưng doanh nghiệp thu thập được các bằng chứng xác định đối tượng vay nợ có khả năng không thể thanh toán được nợ theo điểm c khoản 2 Điều này.
  • Đối với các khoản nợ mua của doanh nghiệp mua bán nợ (có đăng ký ngành nghề, hoạt động mua bán nợ theo đúng quy định pháp luật), sẽ có thời gian quá hạn được tính theo cam kết gần nhất (nếu có) hoặc theo ngày chuyển giao quyền chủ nợ giữa các bên (trên cơ sở thông báo bàn giao quyền chủ nợ hoặc biên bản) giữa doanh nghiệp mua bán nợ và doanh nghiệp đối tượng nợ.

Mức trích lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi

Cũng theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 228/2009/TT-BTC, mức trích lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi được quy định như sau:

a) Đối với các khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán:

b) Đối với doanh nghiệp kinh doanh bán lẻ hàng hóa và doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông, khoản nợ phải thu do bán lẻ hàng hóa theo hình thức trả góp/trả chậm và khoản nợ phải thu cước truyền hình trả sau, công nghệ thông tin, dịch vụ viễn thông của các đối tượng nợ là cá nhân đã quá thời hạn cần thanh toán, mức trích lập dự phòng được quy định theo bản sau:

1. c) Đối với các khoản nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng đối tượng nợ đang thi hành án/đang bị các cơ quan pháp luật giam giữ, truy tố, xét xử/đang mắc bệnh hiểm nghèo (có xác nhận từ bệnh viện)/đã chết hoặc khoản nợ đã được doanh nghiệp yêu cầu thi hành án nhưng không thể thực hiện được vì lý do đối tượng bỏ trốn khỏi nơi cư trú; doanh nghiệp thu thập được các bằng chứng xác định tổ chức kinh tế đã bỏ trốn khỏi địa điểm kinh doanh, đã mở thủ tục phá sản, đã phá sản; khoản nợ đã được doanh nghiệp khởi kiện đòi nợ nhưng bị đình chỉ giải quyết vụ án thì doanh nghiệp tự dự kiến mức tổn thất không thu hồi được (tối đa bằng giá trị khoản nợ đang theo dõi trên sổ kế toán) để trích lập dự phòng. 

Phương pháp trích lập

Khi đã có được những cơ sở, bằng chứng xác thực, đáng tin cậy, kế toán viên tiến hành lập dự phòng cho nợ phải thu khó đòi theo mức trích lập dự phòng nêu trên. 

Sau khi hoàn tất trích lập, doanh nghiệp cần tổng hợp tất cả các khoản dự phòng này vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ cho việc hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp sau đó.  

Cách xử lý nợ khó đòi theo quy định

Thẩm quyền xử lý

Theo điểm đ, khoản 4 Điều 6 Thông tư 228/2009/TT-BTC, thẩm quyền xử lý bao gồm: Giám đốc, Tổng giám đốc, Chủ tịch công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị, chủ doanh nghiệp tư nhân và chủ sở hữu của các tổ chức kinh tế vào các bằng chứng liên quan đến khoản nợ và Biên bản của Hội đồng xử lý do doanh nghiệp lập để quyết định xử lý những khoản nợ phải thu không thu hồi và chịu trách nhiệm về quyết định của mình trước pháp luật. Doanh nghiệp sẽ tự quyết định thành phần Hội đồng xử lý. 

Hồ sơ

Theo điểm d, khoản 4 Điều 6 Thông tư 228/2009/TT-BTC, để xử lý các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi, doanh nghiệp cần lập hồ sơ sau:

– Biên bản của Hội đồng xử lý nợ của doanh nghiệp. Trong đó ghi rõ giá trị của từng khoản nợ phải thu, giá trị thiệt hại thực tế (sau khi đã trừ đi các khoản thu hồi được) và giá trị nợ đã thu hồi được.

– Bảng kê chi tiết về các khoản nợ phải thu đã xóa để làm căn cứ hạch toán. Sổ kế toán, tài liệu, chứng từ chứng minh khoản nợ chưa thu hồi được, đến thời điểm xử lý nợ doanh nghiệp đang hạch toán nợ phải thu trên sổ kế toán của doanh nghiệp.

– Các tài liệu, hồ sơ liên quan đến việc thực hiện trích lập dự phòng liên quan đến các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi.

Xử lý tài chính

Theo điểm c, khoản 4 Điều 6 Thông tư 228/2009/TT-BTC:

• Tổn thất thực tế của từng khoản nợ không thu hồi được là khoản chênh lệch giữa nợ phải thu ghi trên sổ kế toán và số tiền đã thu hồi được (do phát mại tài sản của người nợ hoặc đối tượng nợ, do người gây ra thiệt hại đền bù, do được chia tài sản theo quyết định của tòa án hoặc các cơ quan có thẩm quyền khác).
• Đối với giá trị tổn thất thực tế của khoản nợ không thể thu hồi, doanh nghiệp sử dụng nguồn dự phòng nợ phải thu khó đòi (nếu có) để bù đắp cho phần chênh lệch thiếu hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp.
• Các khoản nợ phải thu không có khả năng thu hồi sau khi đã có quyết định xử lý theo quy định trên, doanh nghiệp phải theo dõi thông tin trong hệ thống quản trị của doanh nghiệp và trình bày trong thuyết minh báo cáo tài chính trong thời hạn tối thiểu là 10 năm kể từ ngày thực hiện xử lý và tiếp tục có các biện pháp để thu hồi nợ. Trường hợp thu hồi được nợ thì số tiền thu hồi sau khi trừ đi các chi phí có liên quan đến việc thu hồi nợ, doanh nghiệp hạch toán vào thu nhập. 

Như vậy, trên đây Công ty Tim Sen đã giúp doanh nghiệp giải đáp “nợ khó đòi là gì?” và cách xử lý nợ khó đòi theo quy định. Hy vọng đây sẽ là tài liệu tham khảo hữu ích, giúp doanh xử lý tốt các vấn đề về nợ khó đòi trong quá trình hoạt động kinh doanh!