Hướng dẫn báo cáo chất lượng sản phẩm

Trong thời đại kinh tế toàn cầu hóa như hiện nay, việc phân tích và báo cáo mua hàng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tiền bạc. Bài viết dưới đây ATALINK xin giới thiệu tổng quan và các bước lập báo cáo mua hàng hiệu quả nhằm cung cấp những ý tưởng sáng tạo, góp phần tạo hoạt động kinh doanh hiệu quả và bền vững hơn.

1. Đôi nét về báo cáo mua hàng

Báo cáo mua hàng là báo cáo thể hiện tất cả các thông tin liên quan đến hoạt động mua hàng của doanh nghiệp trong khoảng thời gian xác định.

Báo cáo mua hàng cho phép doanh nghiệp chứng minh các hoạt động mua sắm mang lại giá trị đồng tiền, góp phần vào việc thực hiện các mục tiêu, đồng thời cung cấp một cái nhìn toàn cảnh về hiệu quả chiến lược mua hàng của mình.

Có thể nói báo cáo mua hàng rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp bởi các thông số sau đây:

• Cải thiện độ chính xác của dự báo tài chính
• Giảm thiểu sai sót trong toàn bộ chuỗi cung ứng
• Tăng hiệu quả của các KPI quan trọng
• Hiểu được mối quan hệ nào đang hoạt động

2. Những dữ liệu nên có trong bảng báo cáo mua hàng

Khi thiết lập báo cáo mua hàng, điều quan trọng là phải xem xét một số mục cơ bản cần có để xây dựng quy trình thành công. Lưu ý không phải tất cả các mục cần phải được thêm vào một báo cáo duy nhất, nhưng chúng đóng vai trò là điểm khởi đầu tuyệt vời giúp xây dựng một bộ phận mua sắm theo hướng dữ liệu.

Sau đây là một số dữ liệu cần có trong bảng báo cáo:

• Kiểm soát chi phí: Phần này là tất cả về chi phí. Doanh nghiệp có thể bao gồm tiết kiệm chi phí từ năm tài chính đến nay (fiscal-year-to-date), chi phí phát sinh kể từ kỳ trước, cơ hội tiết kiệm chi phí, cũng như một số mối đe dọa tiềm ẩn liên quan đến chi phí cần được quan sát thêm.
• Rủi ro nhà cung cấp: Doanh nghiệp cần lường trước những vấn đề có thể xảy ra thông qua phân tích dữ liệu trực tuyến hiện đại. Liệt kê tất cả các rủi ro đã được xác định cùng với các giải pháp thực tế giúp giảm thiểu tác động của từng rủi ro trong số đó. Điều này có thể được thực hiện với sự trợ giúp của các công nghệ tiên tiến như phân tích dự đoán.
• Khách hàng nội bộ: Doanh nghiệp có thể chia sẻ tất cả thông tin liên quan đến các hợp tác đã hoàn thành với khách hàng nội bộ như nhà cung cấp, cổ đông, nhân viên từ các bộ phận khác nhau để đảm bảo mọi khía cạnh đang được theo dõi.
• Báo cáo hiệu suất: Doanh nghiệp muốn thành công về lâu dài cần đảm bảo đang làm việc với những nhà cung cấp tốt nhất. Vì vậy ở phần báo cáo hiệu suất, doanh nghiệp cần theo dõi hoạt động của các nhà cung cấp khác nhau, liệt kê những thách thức của từng nhà cung cấp và cách họ cải thiện kịp thời. Đây là thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp đảm bảo sự cộng tác trung thực và hiệu quả.
  
  Theo dõi hiệu suất của nhà cung cấp để đưa vào báo cáo mua hàng
• Những cải thiện trong quy trình: Bên cạnh việc kiểm tra các nhà cung cấp, doanh nghiệp cũng nên theo dõi sự phát triển của các quy trình chung trong quy trình mua sắm của mình. Nhằm đảm bảo rằng mọi quy trình quan trọng đang hoạt động trơn tru cũng như tìm các cơ hội cải tiến để tăng thêm hiệu quả.
• Dự án tìm kiếm khách hàng: Theo dõi tất cả các khía cạnh liên quan đến các dự án tìm nguồn cung ứng. Để đạt hiểu quả tối ưu, báo cáo nên tách từng dự án này thành các giai đoạn, bằng cách này bạn có thể theo dõi chi tiết từng giai đoạn và rút ra kết luận khi cần thiết.
• Hợp tác chiến lược: Hợp tác chiến lược cũng là một dữ liệu quan trọng trong báo cáo mua hàng. Đôi khi, các doanh nghiệp đang làm việc với các nhà cung cấp có kinh nghiệm sẽ đưa ra các giải pháp sáng tạo giúp doanh nghiệp có thể áp dụng cho các dự án hoặc quy trình khác. Để làm được điều này doanh nghiệp phải theo dõi tất cả các đề xuất này và cách chúng phát triển trong thực tế để xem xét trong tương lai.

3. Những bảng báo cáo mua hàng

Sau đây, ATALINK sẽ giới thiệu một số loại báo cáo mua hàng phổ biến thường được sử dụng trong các tổ chức, doanh nghiệp.

• Báo cáo chi phí: Báo cáo được sử dụng để so sánh chi tiêu thực tế với ngân sách được phê duyệt trong thời gian thực, thông qua các số liệu cụ thể giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ, phát hiện những điểm bất thường nhằm đưa ra giải pháp kịp thời để giảm chi phí và tăng hiệu quả.
• Báo cáo cơ sở cung ứng: Theo dõi mọi chi tiết liên quan đến sự phát triển của từng nhà cung cấp. Một số thông tin chi tiết cho phép doanh nghiệp đánh giá rủi ro, tính bền vững, chi phí, việc sử dụng hàng tồn kho, so sánh sự phát triển của các nhà cung cấp khác nhau và đưa ra hướng xử lý.
• Báo cáo các khoản phải trả: Các khoản phải trả cho phép doanh nghiệp hợp lý hóa chuỗi cung ứng bằng cách cắt giảm chi phí mà vẫn duy trì chất lượng trên toàn diện. Báo cáo cho phép tối ưu hóa việc quản lý dòng tiền, giảm thiểu rủi ro và tìm kiếm các cơ hội đổi mới giúp doanh nghiệp khác biệt với các đối thủ cạnh tranh
• Phân tích danh mục: Sử dụng các kỹ thuật quản lý danh mục để phân loại dữ liệu từ vật liệu, hàng hóa và dịch vụ thành các danh mục để xác định cơ hội. Báo cáo này cho phép xác định các xu hướng của nhà cung cấp theo thời gian và cơ hội cải thiện hiệu suất của danh mục.
• Quản lý hợp đồng: Bao gồm điều khoản thanh toán và ngày hết hạn hợp đồng. Ngoài ra, báo cáo còn cung cấp, hướng dẫn thông tin thích hợp liên quan đến các khía cạnh khác giúp doanh nghiệp có cơ hội hợp tác với các nhà cung cấp tiềm năng mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
• Phân tích vòng đời tiết kiệm: Được sử dụng để đánh giá hiệu quả của các hành động tiết kiệm chi phí theo thời gian. Doanh nghiệp sử dụng nó để đánh giá tác động của các sáng kiến ​​tiết kiệm đối với tài chính trong quy trình mua sắm.

4. Các bước để tạo ra bảng báo cáo mua hàng

Làm thế nào để sử dụng nguồn ngân sách hợp lý và hiệu quả đảm bảo doanh nghiệp phát triển bền vững trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay? Điều cần thiết là phân tích thường xuyên các quy trình và sử dụng các loại báo cáo thu mua khác nhau để xem xét doanh nghiệp có đang sử dụng tốt nhất các nguồn lực hay không? Sau đây là quy trình các bước tạo bảng báo cáo mua hàng hiệu quả:

Bước 1: Xác định mục tiêu

Bước đầu tiên trong quy trình là xác định các mục tiêu và nhu cầu chung của doanh nghiệp để đảm bảo tính nhất quán. Một số mục tiêu phân tích mua hàng phổ biến bao gồm giảm chi phí, tăng chất lượng, đảm bảo mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp và một số mục tiêu khác.

Bước 2: Xác định nguồn dữ liệu

Bất kể quy mô doanh nghiệp lớn hay nhỏ, bạn cũng cần thu thập và hợp nhất tất cả các nguồn dữ liệu từ tất cả các phòng ban và đơn vị.

Để đảm bảo thông tin được hiển thị một cách trực quan doanh nghiệp cần giao diện chung nơi tất cả dữ liệu mua hàng sẽ được lưu trữ và sẵn sàng trích xuất hoặc thao tác bất cứ khi nào người quản lý hoặc thành viên nhóm cần tạo báo cáo. Như vậy, việc xác định nguồn dữ liệu vừa nhanh vừa chính xác.

Bước 3: Gom nhóm & Xử lý dữ liệu

Doanh nghiệp cần phân loại và sắp xếp lại các dữ liệu đã thu thập dựa trên các công cụ chuyên nghiệp để chuẩn hóa các phân tích, thông tin mà doanh nghiệp đang tìm kiếm.

Doanh nghiệp cũng cần hài hòa tất cả các giao dịch, đảm bảo các chiến lược mua hàng sẽ tăng năng suất bằng cách sử dụng các phần mềm hỗ trợ thực hiện công việc này.

Bước 4: Trực quan hóa dữ liệu

Làm thế nào để các dữ liệu thu thập được trở nên dễ hiểu, trực quan. Câu trả lời rất đơn giản đó là trực quan hóa dữ liệu. Hiện nay, nhiều công nghệ, phần mềm bảng điều khác khác nhau đã ra đời để làm cho quy trình mua hàng trở thành một nhiệm vụ trực quan hơn.

Trực quan hóa các dữ liệu sẽ giúp các thông tin dữ liệu của doanh nghiệp trở nên dễ hiểu hơn đồng thời tăng cường mối quan hệ mật thiết giữa những người dùng có liên quan. Một lưu ý quan trọng ở đây là không phải tất cả các loại trực quan hóa dữ liệu đều hữu ích cho mọi mục đích. Điều quan trọng là phải tuân theo một số kỹ thuật trực quan hóa dữ liệu sẽ giúp doanh nghiệp xuất dữ liệu theo cách hiệu quả nhất.

Bước 5: Phân tích dữ liệu và Kết luận

Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi, phân tích các chỉ số chuỗi cung ứng cụ thể để đưa ra các đàm phán, thỏa thuận tốt nhất. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định giảm số lượng nhà cung cấp cho mỗi danh mục và thương lượng mức giá hợp đồng tốt hơn nhằm giảm chi phí.

Lưu ý tiết kiệm chi phí chỉ có thể đạt được nếu quá trình tính toán và các bước trước đó chẳng hạn như gom nhóm, xử lý dữ liệu được thực hiện chính xác. Doanh nghiệp nên sử dụng công nghệ, phần mềm hiện đại để thu thập, lưu trữ, phân tích và giám sát dữ liệu của mình.

5. Một số bảng báo cáo mua hàng mẫu

Như đã đề cập phía trên, công nghệ hiện đại có thể giúp doanh nghiệp nâng cấp quy trình báo cáo tài chính và tự động cập nhật thông tin của bạn. Đồng thời gửi thông tin đó cho các bên liên quan, đồng nghiệp hoặc cấp quản lý bằng cách đặt lịch trình tự động.

Doanh nghiệp không phải sử dụng lại bảng tính hoặc tính toán thủ công. Bảng điều khiển kinh doanh thông minh có thể đơn giản hóa các quy trình và giúp bạn tạo báo cáo quản lý mua sắm tốt nhất có thể, đánh giá nhà cung cấp có phù hợp với doanh nghiệp và báo động nếu xảy ra bất thường.

Sau đây ATALINK xin giới thiệu một số danh sách các mẫu báo cáo mua hàng mà doanh nghiệp có thể xem xét và áp dụng trong các chiến lược riêng của mình.

5.1. Bảng theo dõi KPI mua hàng

Mẫu báo cáo mua hàng (KPI mua hàng) cung cấp cái nhìn tổng quan toàn diện về các chỉ số khác nhau rất quan trọng đối với sự thành công của bộ phận. Bảng điều khiển tương tác và trực quan này giúp tóm tắt các hoạt động chính của bộ phận mua hàng cũng như mối quan hệ của bộ phận này với các nhà cung cấp.

KPIs cho phép doanh nghiệp xác định chính xác và theo dõi các số liệu có trong hầu hết các bộ phận mua hàng, cùng với thông tin chi tiết và chuyên sâu, tương tác và lọc từng phần của hình ảnh hóa. Ngoài ra, bộ phận mua hàng có thể dễ dàng xuất hoặc thiết lập báo cáo tự động cho mỗi tuần, mỗi tháng với dữ liệu cập nhật mới nhất. Với sự trợ giúp của phần mềm kinh doanh thông minh trực tuyến, việc quản lý mua hàng trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Sau đây là một số chỉ số KPI chính:

• Tỷ lệ tuân thủ: Trong mua hàng, tuân thủ đại diện cho các thỏa thuận cơ bản được thiết lập bởi một công ty và nhà cung cấp của nó. KPI này cung cấp thông tin tổng quan rõ ràng về mức độ tuân thủ của các đối tác khác nhau và xem xét thay đổi nếu cần thiết
• Số lượng nhà cung cấp: KPI này theo dõi mức độ phụ thuộc của doanh nghiệp đối với nhà cung cấp trong thời gian cụ thể. Số liệu này giúp doanh nghiệp quyết định số lượng nhà cung cấp tối ưu cho tổ chức của mình
• Thời gian chu kỳ đặt hàng: Thời gian chu kỳ đặt hàng là thước đo đo lường quy trình đặt hàng từ đầu đến cuối, từ khi đơn đặt hàng được đưa ra cho đến khi phê duyệt đơn hàng, nhận, lập hóa đơn và thanh toán. Theo dõi KPI này giúp doanh nghiệp cải thiện tỷ lệ năng suất và nâng cao danh tiếng cho thương hiệu

5.2. Bảng theo dõi mua hàng nhà cung cấp

Mẫu báo cáo này dựa trên khả năng của nhà cung cấp trong việc cung ứng sản phẩm / dịch vụ cho doanh nghiệp phù hợp vào đúng thời điểm.

Sau đây ATALINK xin giới thiệu một số KPI chính doanh nghiệp nên theo dõi:

• Tính sẵn có: KPI này đo lường năng lực và khả năng đáp ứng nhu cầu khẩn cấp của các nhà cung cấp một cách nhất quán. Trong thời đại mà thói quen mua hàng của người tiêu dùng thay đổi liên tục, việc đảm bảo rằng các nhà phân phối luôn sẵn sàng ứng phó với khối lượng đơn đặt hàng và yêu cầu biến động là điều quan trọng hơn bao giờ hết. Và KPI này sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi điều đó
• Tỷ lệ lỗi: KPI này đo lường chất lượng sản phẩm / dịch vụ các nhà cung cấp riêng lẻ của doanh nghiệp, đồng thời giúp doanh nghiệp xử lý các vấn đề tiềm ẩn ngay từ đầu trước khi chúng gây ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp, đối tác và khách hàng.
• Thời gian giao hàng: Thời gian giao hàng hỗ trợ định lượng tổng thời gian cần thiết để thực hiện một đơn hàng. KPI này giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian giao hàng trong khi vẫn duy trì mức chất lượng vượt trội

5.3. Bảng báo cáo chi phí mua hàng

Một trong những mục tiêu chính của quy trình mua hàng thành công là khả năng quản lý chi phí hiệu quả.

Sau đây ATALINK xin giới thiệu một số KPI chính doanh nghiệp nên theo dõi để đạt mức tối ưu quy trình quản lý chi phí:

• Chi phí của đơn đặt hàng: Số liệu này giúp theo dõi và kiểm soát chi phí nội bộ phát sinh từ mỗi lần mua hàng mà doanh nghiệp thực hiện, thể hiện chi phí trung bình để xử lý một đơn đặt hàng, từ tạo mua hàng đến hoàn thành hóa đơn. Những chi phí này đi kèm với mức độ biến động đáng kinh ngạc. Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét chúng cẩn thận và quyết định chi phí trung bình của một đơn đặt hàng dựa trên khoảng thời gian cần thiết
• Giảm chi phí: Là một trong những thành phần quan trọng nhất của báo cáo chi phí mua hàng, KPI này giúp hợp lý hóa các khoản tiền tiết kiệm hữu hình trong tất cả các hoạt động và quy trình mua sắm, thúc đẩy hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp
• Hạn chế chi phí không hiệu quả: Bằng cách đưa ra quan điểm về các nhà cung cấp khác nhau và các hoạt động của họ liên quan đến doanh nghiệp, bạn sẽ có thể hiểu được những lĩnh vực kém hiệu quả đang làm phát sinh chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp và phát triển chiến lược để tránh chúng trong tương lai
• ROI mua hàng: ROI giúp xác định khả năng sinh lời của các khoản đầu tư được thực hiện trong bộ phận mua hàng của doanh nghiệp. Để tính toán ROI mua hàng, bạn phải chia khoản tiết kiệm chi phí hàng năm cho chi phí mua sắm nội bộ và biểu thị nó dưới dạng tỷ lệ. Làm như vậy sẽ giúp doanh nghiệp thu được giá trị tối đa từ các khoản đầu tư và bằng cách đo lường các số liệu này cùng với các chỉ số chính khác, bạn sẽ thấy những cải thiện đáng kể trong một khoảng thời gian tương đối ngắn

5.4. Bảng báo cáo chất lượng mua hàng

Để một quy trình mua hàng duy trì mạnh mẽ và linh hoạt, việc duy trì chất lượng là điều cần thiết. Mẫu báo cáo chất lượng mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp đi sâu vào các nhóm cụ thể trong chiến lược của mình, đảm bảo các yếu tố chính trong chuỗi cung ứng hoạt động với hiệu quả tối ưu.

Với thiết kế hợp lý và trực quan dễ hiểu, mẫu báo cáo mua hàng cung cấp quyền truy cập nhanh vào các số liệu chính tập trung vào các nhà cung cấp hàng đầu, chi phí nhà cung cấp và xu hướng tỷ lệ từ chối, chi tiêu được quản lý, v.v. Sau đây, ATALINK xin đưa ra các chỉ số KPI chính trong bảng mua hàng để tối ưu hóa chất lượng quy trình mua sắm

• Xếp hạng chất lượng: KPI dựa trên việc giám sát cũng như đánh giá hiệu suất của mối quan hệ với nhà cung cấp hiện tại và tương lai
• Tỷ lệ và chi phí từ chối nhà cung cấp: Báo cáo hàng tháng của bộ phận mua hàng này sẽ giúp doanh nghiệp phân tích các chiến lược quản lý chất lượng của mình một cách chính xác hơn. Theo dõi số liệu này thường giúp doanh có thể xử lý các vấn đề tốn kém ngay từ đầu và đưa ra các sáng kiến chiến lược của các quy trình mua sắm.
• Tỷ lệ mua hàng khẩn cấp: Cung cấp cho doanh nghiệp các công cụ cần thiết để theo dõi các giao dịch mua hàng khẩn cấp trong một khung thời gian cụ thể. Bằng cách đó, doanh nghiệp có thể giải quyết những khác biệt tiềm ẩn về tài chính và các nút thắt về tổ chức sẽ kìm hãm sự phát triển của doanh nghiệp. Mục đích ở đây là giữ cho các tỷ lệ của bạn ở mức thấp để thúc đẩy tăng trưởng bền vững trong toàn doanh nghiệp
• Mua hàng kịp thời và ngân sách: Số liệu này sẽ cho phép bạn đi sâu vào các chi phí cụ thể theo danh mục mua sắm. Theo dõi các số liệu này một cách nghiêm ngặt sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện các biện pháp có giá trị, giúp bạn luôn đúng giờ và ngân sách trên cơ sở lâu dài
• Chi tiêu dưới sự quản lý: KPI này cực kỳ có giá trị để theo dõi cũng như tối ưu hóa các khoản chi tiêu cấp cao nhất. Đây là một thước đo mạnh mẽ để cải thiện và duy trì sức mạnh tài chính trên cơ sở nhất quán

6. Tổng kết

Qua bài viết được chia sẻ phía trên, ATALINK tin chắc rằng các doanh nghiệp đã hiểu hơn về tầm quan trọng của việc xây dựng bảng báo cáo mua hàng hiệu quả. Trong thời đại công nghiệp 4.0, doanh nghiệp luôn phải đối mặt với các nguồn dữ liệu khổng lồ, đa dạng và thay đổi liên tục. Việc xử lý dữ liệu hiệu quả là một thách thức vô cùng lớn. Nếu doanh nghiệp nhập liệu thủ công, vừa mất thời gian vừa dễ gây ra lỗi, làm lệch báo cáo và ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định. Để khắc phục tình trạng trên, doanh nghiệp nên sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu thích hợp giúp thu thập, phân tích và cung cấp các báo cáo theo thời gian thực để đưa ra quyết định tốt hơn.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang mong muốn tìm kiếm một đối tác toàn diện và hỗ trợ quản lý mua bán sản phẩm / dịch vụ hãy đến với ATALINK – Sàn Thương mại điện tử B2B. ATALINK mang đến giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình và quản lý mua hàng hiệu quả, tối ưu hóa chi phí mua sắm, tiết kiệm thời gian tìm kiếm Nhà cung cấp.

Thông qua các báo cáo phân tích đa chiều, ATALINK giúp doanh nghiệp nhìn nhận toàn diện về hoạt động mua hàng, tình trạng hợp tác với nhà cung cấp và hiệu suất của đội ngũ nhân viên. Từ đó điều chỉnh kế hoạch chi tiêu, củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp nhằm tối ưu hóa chi phí mua sắm, góp phần nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp.