Mẫu sổ nhật ký bảo vệ

Vì sao mẫu sổ bảo vệ lại quan trọng trong công tác bảo vệ? Vì nó vừa thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn, đồng thời ghi chép sổ sách, các chứng từ số liệu hay sự việc đã xảy ra.

Tùy vào mục tiêu bảo vệ, tính chất công việc tại mỗi khách hàng có một số sổ sách chuyên dùng như Sổ xuất nhập, sổ khách, sổ thư báo bưu phẩm, sổ nhật ký ca trực (hay còn gọi là sổ giao ca) v.v. Nếu bản chất sự việc thuộc nội dung sổ nào thì bạn ghi vào sổ đó, nếu nằm ngoài các sổ chuyên dụng thì bạn ghi vào trong sổ nhật ký ca trực.

Nội dung bài viết

• I. Khi nào thì cần ghi chép vào sổ sách:
•  II. Các loại sổ sách, biểu mẫu, biên bản
  • 1. Sổ sách
  • 2. Biên bản
• III. Cách ghi chép sổ sách và cách lập biên bản
  • 1. Hướng dẫn cách ghi sổ sách
  • 2. Cách lập biên bản

I. Khi nào thì cần ghi chép vào sổ sách:

1. Khi có sự việc xảy ra tại phạm vi vị trí của bạn
2. Xe của lãnh đạo, xe chở khách, xe chở hàng ra vào.
3. Các cá nhân ra vào trong giờ làm việc.
4. Thời gian người Công nhân đầu tiên vào Nhà Máy. Thời gian người cuối cùng ra về, ghi rõ tên và mã số của họ
5. Những sự việc bất thường xảy ra.
6. Các số liệu hàng hóa mà bạn phải kiểm soát.
7. Những yêu cầu, chỉ thị của Khách hàng hay Chỉ huy.
8. Tình trạng mục tiêu sau mỗi lần tuần tra.
9. Phát hiện sự việc đột xuất trong khi tuần tra.
10. Thời gian đến và về của Chỉ huy, Ban Lãnh Đạo đến kiểm tra.
11. .v.v.

Lưu ý:

• Bạn phải ghi chép ngắn gọn nhưng đầy đủ nhất những diễn biến tình hình xảy ra trong ca trực
• Bạn phải ghi rõ ràng, sạch đẹp.
• Phải có đi kèm thời gian qua mỗi sự việc.
• Phải vừa ghi vừa chú ý quan sát, không mải miết cúi đầu ghi chép mà mất đi sự quan sát. Khi ghi hàng hóa xuất nhập không để các tài xế vây quanh che khuất tầm quan sát của bạn để người xấu có thể lợi dụng thời điểm này.

 II. Các loại sổ sách, biểu mẫu, biên bản

1. Sổ sách

• Sổ giao ca.
• Sổ xuất – nhập
• Sổ niêm phong (Biên bản đóng và mở niêm phong)
• Sổ khách vào liên hệ công tác.
• Sổ đăng ký đơn vị thầu phụ vào.
• Sổ giao nhận bưu phẩm, thư báo.
• Sổ công nhân đi làm trễ, về sớm.
• Sổ theo dõi rác.

2. Biên bản

• Biên bản sự việc.
• Biên bản thu hồi tang vật.
• Biên bản phạm pháp quả tang.
• Biên bản bàn giao người phạm tội quả tang.
• Biên bản mất thẻ xe.

III. Cách ghi chép sổ sách và cách lập biên bản

1. Hướng dẫn cách ghi sổ sách

Mẫu sổ sách bảo vệ có thể được xem là một trong những thứ mà bắt buộc nhân viên bảo vệ tại vị trí ghi chép nào cũng phải nắm được. Tại công ty bảo vệ SeaZen thì đây cũng chính là một trong những yếu tố tạo nên tính chuyên nghiệp của một nhân viên. Chính vì thế SeaZen luôn hướng dẫn mẫu sổ sách bảo vệ cho các nhân viên của mình thực hiện một cách chính xác nhất.

– Ghi đầy đủ diễn biến tình hình của ca trực, chi tiết rõ ràng, dễ hiểu chính xác.

– Ghi tuần tự việc nào diễn ra trước thì ghi trước, không để dồn lại cuối ca mới ghi.

– Sổ trực được ghi đầy đủ tình hình và diễn biến xảy ra trong ca trực.

Một mẫu sổ sách gọi là chuẩn phải hiển thị đầy đủ những thông tin sau:

• Ngày giờ ghi chép
• Tên mục tiêu.
• Logo công ty bảo vệ.
• Phiên hiệu mục tiêu.
• Tên mẫu sổ, số thứ tự sổ.
• Tên nhân viên ghi chép.
• Thời Gian cập nhật ghi chép.
• Sự việc xảy ra cần ghi chép.
• Khung ký tên, khung kiểm tra của ca trưởng, chỉ huy khu vực,
• …

Tùy từng loại sổ khác nhau mà sẽ có một số các yếu tố khác nhau. Tuy nhiên thứ tự trình bày và bố cục của sổ sách bảo vệ phải rõ ràng để người xem có thể dễ dàng đánh giá tình hình, nắm bắt vấn đề một cách tốt nhất, nhanh chóng nhất. Thể hiện được sự chuyên nghiệp cũng như thái độ nghiêm túc trong quá trình làm việc.

2. Cách lập biên bản

SỔ THEO DÕI NHÂN VIÊN RA VÀO CỔNG

Việc tạo được một mẫu sổ sách chuẩn sẽ giúp cho việc ghi chép những thông tin cần. Qua đó kiểm soát tốt công việc và quản lý của nhân viên bảo vệ sẽ trở nên dễ dàng hơn. Từ đó các nhân viên bảo vệ làm việc tại vị trí sẽ phải cập nhật sổ sách. Tích cực ghi chép sổ sách có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Một số vị trí thường xuyên sử dụng mẫu sổ sách gồm có:

1. Vị trí cổng ra vào,
2. Vị trí kiểm soát Công nhân ra vào
3. Tại vị trí cổng xuất nhập,
4. Vị trí bảo vệ kiêm thủ kho,
5. Vị trí tuần tra,
6. Sổ sách cho đội trưởng…

Các nhân viên bảo vệ của SeaZen đều nắm rõ các mẫu sổ bảo vệ mà vị trí của mình phải có. Từ đó sẽ tiến hành liên hệ với các nhân viên văn phòng để có thể được cung cấp khi cần thiết.

Khi có nhu cầu thuê dịch vụ bảo vệ tòa nhà, văn phòng công ty, bảo vệ chung cư, bảo vệ trường học, bệnh viện, bảo vệ ngân hàng, bảo vệ trung tâm thương mại, siêu thị, bảo vệ sự kiện, nhà hàng, khách sạn, bảo vệ yếu nhân… Hãy liên hệ với SeaZen qua hotline 0937.275.877, chúng tôi tận tình tư vấn với mức giá cạnh tranh nhất.