BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘITS. ĐOÀN THỊ TỐ UYÊNGIÁO TRÌNHSOẠN THẢO VĂN BẢNHÀNH CHÍNH(viết mới)Hà Nội, 2019MỤC LỤCLỜI NÓI ĐẦU ............................................................................................................ 1Bài 1 KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH .............................................. 21. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI, VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH ... 21.1. Khái niệm, phân loại văn bản hành chính ................................................ 21.1.1. Khái niệm ............................................................................................... 21.1.2. Đặc điểm của văn bản hành chính ......................................................... 41.1.3. Phân loại văn bản hành chính................................................................. 81.2. Vai trò của văn bản hành chính ............................................................... 122. YÊU CẦU ĐỐI VỚI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH .......................................... 142.1. Yêu cầu về nội dung .................................................................................. 142.1.1. Đảm bảo tính hợp pháp ........................................................................ 142.1.2. Đảm bảo tính hợp lí .............................................................................. 152.2. Yêu cầu về hình thức ................................................................................. 172.2.1. Quốc hiệu/ Tiêu đề ............................................................................... 192.2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản ............................................... 192.2.3. Số, kí hiệu của văn bản ........................................................................ 232.2.4. Địa danh, thời gian ban hành văn bản pháp luật .................................. 242.2.5. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản ......................................... 252.2.6. Phần kí .................................................................................................. 262.2.7. Dấu trong văn bản hành chính thông dụng .......................................... 292.2.8. Nơi nhận văn bản ................................................................................. 312.3. Yêu cầu về ngôn ngữ trong văn bản hành chính .................................... 322.3.1. Đảm bảo chính xác, rõ ràng ................................................................. 322.3.2. Đảm bảo trang trọng, lịch sự ................................................................ 342.3.3. Đảm bảo tính phổ thông, thống nhất .................................................... 353. QUY TRÌNH BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THÔNG DỤNG... 363.1. Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản hànhchính .................................................................................................................. 373.1.1. Xác định hình thức, nội dung văn bản ................................................. 373.1.2. Xác định độ mật, độ khẩn của văn bản ................................................ 38i3.2. Thu thập và xử lý thông tin ...................................................................... 393.3. Xây dựng đề cương và soạn thảo văn bản .............................................. 413.3.1. Xây dựng đề cương văn bản................................................................. 413.3.2. Soạn thảo dự thảo văn bản ................................................................... 423.4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành ............................................... 433.5. Thông qua, ký ban hành văn bản hành chính ........................................ 443.5.1. Thông qua văn bản hành chính ............................................................ 453.5.2. Ban hành văn bản hành chính .............................................................. 45Bài 2 SOẠN THẢO BIÊN BẢN ............................................................................ 501. KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI BIÊN BẢN................................................... 501.1. Khái niệm biên bản ................................................................................... 501.2. Phân loại biên bản ..................................................................................... 512. CÁCH GHI BIÊN BẢN ................................................................................... 513. YÊU CẦU ĐỐI VỚI BIÊN BẢN .................................................................... 533.1. Yêu cầu về hình thức ................................................................................. 533.2.Yêu cầu về nội dung ................................................................................... 543.3. Yêu cầu về ngôn ngữ ................................................................................. 544. CÁCH THỨC SOẠN THẢO BIÊN BẢN ...................................................... 554.1 Cách thức soạn thảo hình thức của biên bản .......................................... 554.2. Cách thức soạn thảo nội dung của biên bản. .......................................... 574.2.1. Soạn thảo nội dung của biên bản vụ việc ............................................. 574.2.2. Soạn thảo nội dung của biên bản hội nghị ........................................... 67Bài 3 SOẠN THẢO CÔNG VĂN, CÔNG ĐIỆN ................................................. 731. SOẠN THẢO CÔNG VĂN ............................................................................. 731.1. Khái niệm và phân loại công văn ............................................................. 731.1.1. Khái niệm công văn ............................................................................. 731.1.2. Phân loại công văn ............................................................................... 751.2. Nội dung của công văn .............................................................................. 761.3. Yêu cầu đối với soạn thảo công văn......................................................... 771.4. Cách thức soạn thảo công văn................................................................. 791.4.1. Cách thức soạn thảo hình thức của công văn ....................................... 791.4.2. Cách thức soạn thảo nội dung công văn............................................... 80ii1.5. Soạn thảo nội dung một số loại công văn ................................................ 831.5.1. Công văn chỉ đạo, đôn đốc, giao nhiệm vụ và nhắc nhở cấp dưới. ..... 831.5.2. Công văn hướng dẫn ............................................................................ 851.5.3. Công văn giải thích .............................................................................. 861.5.4. Công văn trả lời .................................................................................... 861.5.5. Công văn đề nghị, yêu cầu ................................................................... 871.5.6. Công văn giao dịch, trao đổi thông tin. ................................................ 891.5.7. Công văn mời dự họp, hội nghị, đại hội .............................................. 901.5.8. Công văn thăm hỏi, cảm ơn ................................................................. 902. SOẠN THẢO CÔNG ĐIỆN ............................................................................ 912.1. Khái niệm và yêu cầu khi soạn thảo công điện ...................................... 912.2. Cách thức soạn thảo công điện ................................................................ 92Bài 4 SOẠN THẢO TỜ TRÌNH ............................................................................ 951. KHÁI NIỆM, MỤC ĐÍCH SỬ DỤNG CỦA TỜ TRÌNH ............................ 951.1. Khái niệm tờ trình ..................................................................................... 951.2. Mục đích sử dụng của tờ trình ................................................................. 962. YÊU CẦU ĐỐI VỚI TỜ TRÌNH.................................................................... 973. CÁCH THỨC SOẠN THẢO TỜ TRÌNH ..................................................... 983.1. Soạn thảo tờ trình một công việc cụ thể .................................................. 98a, Phần mở đầu ............................................................................................... 98b, Phần nội dung chính ................................................................................... 99c, Phần kết luận .............................................................................................. 993.2. Soạn thảo tờ trình kèm theo dự thảo văn bản ...................................... 102Bài 5 SOẠN THẢO BÁO CÁO, THÔNG BÁO ................................................. 1081. SOẠN THẢO BÁO CÁO .............................................................................. 1081.1. Khái niệm, phân loại báo cáo ................................................................. 1081.1.1.Khái niệm ............................................................................................ 1081.1.2. Phân loại báo cáo................................................................................ 1091.2.Yêu cầu đối với báo cáo ........................................................................... 1111.2.1. Đảm bảo tính kịp thời......................................................................... 1111.2.2. Đảm bảo tính chính xác, trung thực. .................................................. 1121.2.3. Đảm bảo tính cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm ................................. 112iii1.3. Cách thức soạn thảo báo cáo .................................................................. 1131.3.1. Soạn thảo báo cáo tổng hợp ............................................................... 1131.2.3. Soạn thảo báo cáo chuyên đề ............................................................. 1171.2.4. Soạn thảo báo cáo đột xuất................................................................. 1192. SOẠN THẢO THÔNG BÁO ........................................................................ 1212.1. Khái niệm thông báo ............................................................................... 1212.2. Mục đích sử dụng thông báo .................................................................. 1222.3. Yêu cầu đối với thông báo ...................................................................... 1242.4. Cách thức soạn thảo thông báo .............................................................. 125Bài 6 SOẠN THẢO ĐIỀU LỆ, QUY CHẾ, QUY ĐỊNH, NỘI QUY ............... 1291. KHÁI NIỆM ĐIỀU LỆ, QUY CHẾ, QUY ĐỊNH, NỘI QUY ................... 1292. YÊU CẦU ĐỐI VỚI ĐIỀU LỆ, QUY CHẾ, QUY ĐỊNH, NỘI QUY ...... 1313. SOẠN THẢO ĐIỀU LỆ, QUY CHẾ, QUY ĐỊNH, NỘI QUY .................. 1323.1.Soạn thảo điều lệ ....................................................................................... 1323.1.1. Đối với điều lệ của tổ chức xã hội ..................................................... 1323.1.2. Đối với điều lệ của doanh nghiệp ...................................................... 1363.2. Soạn thảo quy chế nội bộ ........................................................................ 1403.3. Soạn thảo quy định.................................................................................. 1433.4. Soạn thảo nội quy .................................................................................... 1453.4.1. Nội quy cơ quan nhà nước ................................................................. 1463.4.2. Nội quy của trường học ...................................................................... 1483.4.3. Nội quy lao độngcủa doanh nghiệp................................................... 150Bài 7 SOẠN THẢO, ĐỀ ÁN, DỰ ÁN, CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNGTÁC.......................................................................................................................... 1581. KHÁI NIỆM ĐỀ ÁN, DỰ ÁN, CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNGTÁC...................................................................................................................... 1581.1. Khái niệm ................................................................................................. 1581.2. Phân loại ................................................................................................... 1592. VAI TRÒ CỦA DỰ ÁN, ĐỀ ÁN, CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCH CÔNGTÁC...................................................................................................................... 1603. YÊU CẦU ĐỐI VỚI DỰ ÁN, ĐỀ ÁN, CHƯƠNG TRÌNH, KẾ HOẠCHCÔNG TÁC......................................................................................................... 1613.1. Phù hợp với chinh sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước, và chứcnăng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. .......................................................... 161iv3.2. Phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh thực tế ở cơ quan, tổ chức ............ 1613.3. Nội dung của đề án, dự án, chương trình, kế hoạch công tác phải cụthể, thuyết phục ............................................................................................. 1623.4. Dự án, đề án, chương trình, kế hoạch công tác phải đảm bảo tiết kiệmđược thời gian, công sức và tiết kiệm đến mức tối đa chi phí . .................. 1634. CÁCH THỨC SOẠN THẢO ĐỀ ÁN, DỰ ÁN, CHƯƠNG TRÌNH, KẾHOẠCH CÔNG TÁC ........................................................................................ 1634.1. Soạn thảo đề án, dự án ............................................................................ 1634.1.1. Phần mở đầu ....................................................................................... 1634.1.2 Phần nội dung ...................................................................................... 1644.1.3. Phần kết thúc ...................................................................................... 1664.2. Soạn thảo kế hoạch, chương trình công tác .......................................... 1764.2.1. Soạn thảo kế hoạch công tác .............................................................. 1764.2.2. Soạn thảo chương trình công tác ........................................................ 185vLỜI NÓI ĐẦUSoạn thảo, ban hành văn bản hành chính có vị trí quan trọng, diễn ra thườngxuyên trong hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địaphương. Trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các cơquan, tổ chức ban hành văn bản hành chính nhằm thực hiện hoạt động quản lí mộtcách có hiệu quả nhất. Văn bản hành chính là phương tiện chủ yếu để ghi lại vàtruyền đạt các thông tin trong quản lí nên ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạtđộng quản lí của các cơ quan, tổ chức. Do vậy, ban hành văn bản hành chính cóchất lượng luôn là mục tiêu hàng đầu của các cơ quan ban hành ra chúng.Trong chương trình đào tạo cử nhân luật, soạn thảo văn bản hành chính là mônhọc bắt buộc nhằm trang bị cho người học kiến thức về văn bản hành chính và kĩnăng soạn thảo văn bản hành chính cụ thể như khái niệm, phân loại, yêu cầu, quytrình ban hành văn bản hành chính; quy tắc sử dụng ngôn ngữ để soạn thảo văn bảnhành chính, cách thức soạn thảo hình thức, nội dung biên bản, công văn, tờ trình, báocáo… Vì thế, việc biên soạn Giáo trình Soạn thảo văn bản hành chính phù hợp vớiyêu cầu đào tạo của Nhà trường và nhu cầu của người học là thực sự cần thiết.Giáo trình Soạn thảo văn bản hành chính được tác giả biên soạn dựa trên cơ sởquy định của pháp luật hiện hành, cơ sở khoa học, thực tiễn về soạn thảo văn bảnhành chính, đồng thời có sự tham khảo giáo trình về soạn thảo văn bản của một số cơsở đào tạo Luật học khác.Trường Đại học Mở Hà Nội xin trân trọng giới thiệu và mong nhận được ý kiếnđóng góp của độc giả để Giáo trình Soạn thảo văn bản hành chính ngày càng đượchoàn thiện.Hà Nội, tháng … năm 2020TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI1Bài 1KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNHA. MỤC TIÊUVề kiến thức: Trang bị cho người học những kiến thức cơ bản về văn bản hànhchính như: Khái niệm, phân loại, vai trò của văn bản hành chính, các yêu cầu đốivới văn bản hành chính và quy trình ban hành văn bản hành chính.Về kĩ năng: Trên cơ sở những kiến thức lý thuyết giúp người học trau dồi kỹnăng phân tích, kỹ năng nhận diện văn bản hành chính từ đó đánh giá đúng vaitrò, vị trí của văn bản hành chính trong hoạt động quản lý của mọi cơ quan, tổchức.Về thái độ: Trang bị cho người học có được thái độ đúng đắn và trách nhiệmkhi tham mưu cho lãnh đạo ban hành văn bản hành chính.B. NỘI DUNG1. KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI, VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN HÀNH CHÍNH1.1. Khái niệm, phân loại văn bản hành chính1.1.1. Khái niệmCông tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính có vị trí quantrọng, diễn ra hàng ngày trong hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước, tổ chứcxã hội, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp từ trung ương đến địa phương. Bởi văn bảnvừa là phương tiện vừa là công cụ để ghi lại và truyền đạt kịp thời chủ trương, đườnglối và chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, vừa là công cụ hỗ trợ cho hoạtđộng quản lý của mọi cơ quan, tổ chức. Các văn bản này được các cơ quan, tổ chức cụthể hoá bằng quyết định quản lý nhằm chỉ đạo, điều hành đưa chủ trương, quyết địnhđó vào cuộc sống. Vì thế, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạncủa mình các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội và doanh nghiệp luôn ban hành vănbản hành chính nhằm thực hiện hoạt động quản lý một cách có hiệu quả nhất.2Như vậy, các chủ thể khi sử dụng văn bản hành chính để truyền đạt thông tin,ghi nhận lại sự kiện thực tế thực chất là nhằm triển khai thực hiện văn bản quy phạmpháp luật, văn bản áp dụng pháp luật của cấp trên hoặc để giải quyết các công việccụ thể để điều hành quản lý trong nội bộ cơ quan, tổ chức; giao dịch công tác giữacác cơ quan nhà nước với nhau hoặc giữa cơ quan nhà nước với tổ chức và công dânnhằm phục vụ nhu cầu quản lí.Dưới góc độ khoa học, theo nghĩa rộng: “văn bản là vật mang tin được ghibằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định” hay “văn bản là phương tiện để ghi và truyền đạtthông tin dưới một dạng ngôn ngữ viết hay ký tự nhất định”1Theo nghĩa hẹp: “Văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hìnhthành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các cơ quan, tổ chức nhưnghị định, thông tư, nghị quyết, quyết định, công văn, tờ trình, nội quy, quy chế…” 2.Như vậy, theo nghĩa hẹp, sản phẩm của hoạt động quản lý là văn bản quản lý. Trongkhái niệm văn bản quản lý, có thể chia theo tính chất quyền lực nhà nước bao gồmhai nhóm: văn bản pháp luật và văn bản hành chính. Trong đó văn bản pháp luật làhình thức thể hiện ý chí của Nhà nước, được ban hành theo hình thức, thủ tục phápluật qui định, luôn mang tính bắt buộc và được bảo đảm thực hiện bằng Nhà nước.Nhóm văn bản pháp luật có những đặc trưng là: luôn do chủ thể nhân danh Nhànước ban hành, nội dung là ý chí của Nhà nước luôn có tính chất áp đặt, bắt buộcthực hiện với cá nhân, tổ chức trong xã hội và thể thức trình bày, thủ tục ban hànhluôn tuân theo quy định của pháp luật. Trong nhóm văn bản pháp luật, dựa vào tínhchất pháp lý chia thành văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật(văn bản cá biệt).Nhóm văn bản hành chính được ban hành có mục đích hỗ trợ cho hoạt độngquản lý, điều hành đối với mọi cơ quan, tổ chức và cụ thể hóa văn bản pháp luật đểthực hiện trong nội bộ cơ quan, tổ chức đó.1Tạ Thị Thanh Tâm - Giáo trình môn Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản quản lý hành chínhnhà nước, Nxb Hành chính năm 2006.2Lê Văn In – Giáo trình văn bản quản lý nhà nước và kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nxb Đại họcquốc gia thành phố Hồ chí Minh 2009.3Dưới góc độ pháp lý, hiện nay theo quy định tại Điều 1 Thông tư số01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính quyđịnh: “Thông tư này hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính vàbản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chứcxã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân…”. Kháiniệm văn bản hành chính được Thông tư đề cập đến bao gồm hai nhóm: quyết định,nghị quyết, chỉ thị cá biệt và văn bản hành chính.Vì vậy, trong phạm vi Giáo trình này, khái niệm văn bản hành chính được đề cập đếnnhư quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV để thấy được sự khác biệt về bản chấtso với văn bản pháp luật.Văn bản hành chính được hiểu là văn bản do mọi chủ thể quản lý ban hành, cónội dung là ý chí của chủ thể quản lý hoặc thông tin đươc truyền tải trong quản lý,điều hành nhằm thực thi quy định pháp luật, trao đổi thông tin, phản ánh tình hình,ghi nhận sự kiện thực tế, … đáp ứng yêu cầu quản lý hiệu quả nhất.1.1.2. Đặc điểm của văn bản hành chínhThứ nhất, văn bản hành chính do moi chủ thể quản lý ban hành.Đây là nhóm văn bản được ban hành bởi số lượng chủ thể nhiều nhất. Ở bấtkỳ cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức xã hội, doanh nghiệp nào cũng đềuban hành văn bản hành chính để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và góp phần đảmbảo cho hoạt động quản lý có hiệu quả của cơ quan, tổ chức đó.Ví dụ: đối với các cơquan nhà nước khi thực hiện nhiệm vụ xây dựng và ban hành văn bản quy phạmpháp luật, các cơ quan đã ban hành nhiều loại văn bản hành chính để hỗ trợ như tờtrình dự thảo văn bản, báo cáo đánh giá tác động pháp luật, báo cáo tiếp thu ý kiếnđống góp, công văn thẩm định, báo cáo thẩm tra…. Hoặc đối với tổ chức chính trị xã hội, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ cũng thường xuyên ban hành công văn đềnghị, tờ trình dự thảo Quy chế làm việc, báo cáo tổng kết công tắc năm…Còn với các đơn vị sự nghiệp công lập cũng như tư thục và doanh nghiệp(mọi loại hình doanh nghiệp) tần suất ban hành văn bản hành dụng khá lớn để thựchiện hoạt động quản lý như biên bản làm việc, biên bản bàn giao, công văn chỉ đạo,tờ trình, điều lệ, quy định, nội quy trong nội bộ, các giấy tờ hành chính…4Như vậy, văn bản hành chính được ban hành bởi mọi chủ thể quản lý, vìnhóm văn bản này có vai trò hỗ trợ cho hoạt động quản lý nói chung. Khác với vănbản hành chính, văn bản pháp luật chỉ được ban hành bởi cơ quan nhà nước và các cánhân do Nhà nước ủy quyền, có nghĩa luôn nhân danh Nhà nước để ban hành. Thậmchí trong đó văn bản quy phạm pháp luật chỉ được ban hành bởi số lượng chủ thể hạnchế hơn so với văn bản áp dụng pháp luật dù cả hai loại văn bản này đều là văn bảnpháp luật3. Còn các tổ chức xã hội và doanh nghiệp không có thẩm quyền ban hànhvăn bản pháp luật mà chỉ thực thi văn bản pháp luật và ban hành văn bản hành chínhđể hỗ trợ hoạt động quản lý.Thứ hai, văn bản hành chính có nội dung là ý chí của chủ thể quản lý và thôngtin cần truyền đạt trong hoạt động quản lý.Trong hoạt động quản lí, các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị sựnghiệp và doanh nghiệp ban hành văn bản hành chính với sự đa dạng về tên loại vàsự phong phú về nội dung để hỗ trợ cho quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn đạt hiệu quả cao nhất. Nếu xem xét nội dung được thể hiện trong mỗi loạivăn bản hành chính cụ thể thì có thể thấy mỗi loại văn bản này có nội dung khácnhau thậm chí có văn bản hành chính cùng tên loại nhưng lại được ban hành để giảiquyết rất nhiều công việc cụ thể khác nhau. Ví dụ công văn là văn bản được các chủthể quản lý sử dụng để chỉ đạo, đôn đốc cấp dưới, trao đổi thông tin, đề nghị cấp trênmột công việc, cảm ơn, thăm hỏi, trình cấp trên văn bản khác, trả lời đề nghị…Tuy nhiên, xem xét trên bình diện chung nhất, nội dung của văn bản hànhchính bao gồm:- Ý chí của chủ thể quản lý.Ý chí của chủ thể quản lý được hiểu là sự quyết tâm mong muốn đạt đượclợi ích cho mình và cho đối tượng quản lý. Bất kỳ chủ thể quản lý nào cũng mongmuốn cơ quan, tổ chức của mình quy củ, trật tự nề nếp về kỷ luật lao động và đạthiệu quả cao về chất lượng công việc để từ đó đời sống vật chất và tinh thần cho cánbộ, công chức, viên chức, người lao động ngày càng được bảo đảm và nâng cao. Đểcó được mục đích này, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải có công cụ và phương3Xem Điều 4 Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015.5pháp quản lý. Trong đó, về công cụ quản lý không thể thiếu được và quan trọng nhấtlà pháp luật. Pháp luật là công cụ quan trọng nhất để Nhà nước và các tổ chức khácthực thi nhiệm vụ, điều chỉnh hành vi của cá nhân, tổ chức nhằm đạt được mục tiêuquản lý. Tuy nhiên, pháp luật chỉ đặt ra khuôn mẫu xử sự chung cho mọi cơ quan, tổchức, cá nhân mà không thể quy định cụ thể cho từng cơ quan, tổ chức, cá nhântrong xã hội. Mỗi cơ quan, tổ chức trong quá trình quản lý, điều hành có sự đặc thùnên rất cần có văn bản hành chính với nhiệm vụ cụ thể hóa quy định pháp luật đểthực hiện trong nội bộ của mình cho phù hợp. Từ nhu cầu này mà hiện nay nhóm vănbản hành chính đặc trưng nhất về nội dung là ý chí của chủ thể ban hành đó là điềulệ, quy chế, quy định, nội quy, là công văn chỉ đạo, đôn đốc cấp dưới trực thuộc, làcông điện của thủ trưởng cấp trên… Nhóm văn bản có nội dung ý chí này chung chocả Nhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp.Ví dụ: Trên cơ sở Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, Ủy bannhân dân thành phố Hà Nội ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng Ủy ban nhândân kèm theo Quyết định số 316/QĐ-UBND.Hay trên cơ sở Điều lệ tổ chức và hoạt động, các doanh nghiệp cũng banhành Quy chế làm việc hoặc Quy chế tổ chức, hoạt động của doanh nghiệp mình.Vậy, nhóm văn bản hành chính có nội dung là ý chí của chủ thể quản lý cósự khác biệt nào với văn bản pháp luật khi nội dung là ý chí của Nhà nước. Đối vớivăn bản pháp luật do Nhà nước ban hành cũng có nội dung là ý chí của Nhà nước. Ýchí của Nhà nước trong văn bản pháp luật được hiểu là Nhà nước quyết tâm đạt đượcmục đích đem lại lợi ích cho Nhà nước và xã hội. Thông thường ý chí của Nhà nướcđược biểu hiện thông qua: Những chủ trương, đường lối, chính sách của Nhà nướcmang tính định hướng; những qui tắc xử sự chung điều chỉnh hành vi của cá nhân, tổchức trong xã hội theo hướng xác lập, làm thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụcủa đối tượng thi hành văn bản đó; những mệnh lệnh áp dụng pháp luật mang tínhbắt buộc đối với những cá nhân, tổ chức cụ thể.Điêm giống nhau cơ bản nhất về nội dung này giữa văn bản hành chính vớivăn bản pháp luật là có tính áp đặt đối tượng quản lý phải tuân thủ và chỉ có một6chiều duy nhất truyền mệnh lệnh đó là chủ thể quản lý truyền mệnh lệnh xuống đốitượng quản lý.Nhưng khác nhau đó là, ý chí của Nhà nước có tính chất bắt buộc chungcho mọi cá nhân, tổ chức trong xã hội mà không bị giới hạn trong phạm vi nội bộ cơquan, tổ chức, đồng thời nội dung trong văn bản pháp luật là căn cứ để văn bản hànhchính được ban hành. Còn nội dung là ý chí của chủ thể quản lý trong văn bản hànhchính (kể cả văn bản hành chính của Nhà nước ban hành) chỉ có giá trị bắt buộctrong nội bộ của cơ quan, tổ chức đó. Có thể thấy, văn bản hành chính được banhành để hỗ trợ và tiếp nối cụ thể hơn nội dung của văn bản pháp luật nhằm thực thipháp luật có hiệu quả. Nếu văn bản pháp luật đặt ra quy tắc xử sự chung thì một sốvăn bản hành chính đặt ra quy tắc xử sự nội bộ. Ví dụ: Quyết định ban hành Quy chếlàm việc, nội quy, quy định… của cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp.- Thông tin cần truyền đạt trong hoạt động quản lý, điều hành của cơ quannhà nước, tổ chức xã hội, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp.Ngoài một số văn bản hành chính có nội dung là ý chí của chủ thể quản lý, vănbản hành chính còn có nội dung là thông tin cần truyền đạt trong quản lý, điều hànhcủa cơ quan, tổ chức. Suy đến cùng thì bất kỳ văn bản nào cũng đều có thông tin.Tuy nhiên, với nhóm văn bản này rất cần được chia tách về nội dung ý chí của chủthể và thông tin trong quản lý để thấy được bản chất và sự khác biệt giữa chúng.Nếu văn bản hành chính có nội dung là ý chí của chủ thể quản lý thì thông tinthường là mệnh lệnh của lãnh đạo truyền xuống đơn vị, nhân viên trực thuộc (cấptrên xuống cấp dưới), còn những văn bản hành chính khác thông tin được truyền tảiđa chiều hơn. Theo chiều dọc thông tin được truyền tải từ cấp trên xuống cấp dưới(công văn chỉ đạo, đôn đốc, giải thích, hướng dẫn…), từ cấp dưới lên cấp trên (côngvăn, tờ trình, báo cáo, giấy tờ hành chính… gửi lên lãnh đạo cấp trên); trao đổithông tin từ cơ quan, tổ chức này đến cơ quan tổ chức, cá nhân khác (công văn traođổi, thông báo, thư mời, giấy mời…). Các thông tin trong nội dung của văn bản hànhchính được truyền tải từ chủ thể này đến chủ thể khác nhằm hỗ trợ việc thực hiệnchức năng, nhiệm vụ công tác quản lí mà không phải nội dung chứa đựng tính ý chímang tính áp đặt và cưỡng chế như văn bản pháp luật.7Thứ ba, hình thức của văn bản hành chính tuân theo quy định pháp luật hoặchướng dẫn của tổ chức.Hình thức của văn bản hành chính bao gồm tên loại và thể thức, kỹ thuật trìnhbày được quy định trong Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Thôngtư số 01/2011/TT-BNV, ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.Nhóm văn bản này đa dạng, phong phú về tên gọi như công văn, tờ trình, báocáo, biên bản, diều lệ, nội quy, quy chế, quy định, chiến lược, đề án, kế hoạch, phiếugửi, phiếu trình, giấy mời, giấy đi đường… So sánh với văn bản pháp luật, tên loạivăn bản do mỗi cơ quan, cá nhân người có thẩm quyền ban hành được quy định chặtché trong Hiến pháp năm 2013, các đạo luật tổ chức bộ máy, các luật, pháp lệnh điềuchỉnh những lĩnh vực. Nhưng với văn bản hành chính, pháp luật không quy định cơquan, tổ chức nào được ban hành văn bản hành chính với tên gọi cụ thể nào mà phápluật cũng như hướng dẫn của một số tổ chức chỉ quy định về thể thức, kĩ thuật trìnhbày. Điều này được hiểu, mọi chủ thể quản lý tùy theo nhiệm vụ, chức năng và nhucầu thực tiễn công việc quản lý đều có quyền ban hành mọi văn bản hành chính.Bên cạnh đó, thể thức và kỹ thuật trình bày của văn bản từ kết cấu chung, vị trívà cách thức thể hiện các đề mục trong hình thức của văn bản hành chính (quốc hiệu,tiêu ngữ, tên cơ quan, tổ chức, số kí hiệu, địa danh, thời gian ban hành… chữ ký vànơi nhận) do pháp luật và hướng dẫn của một số tổ chức quy định.1.1.3. Phân loại văn bản hành chínhVăn bản hành chính là nhóm văn bản được ban hành bởi nhiều chủ thể khácnhau và rất phong phú, đa dạng về tên gọi. Do vậy cũng có nhiều cách phân loại vănbản hành chính theo các tiêu chí khác nhau.Nếu dựa vào tiêu chí chủ thể ban hành có văn bản hành chính của Nhà nước,tổ chức xã hội, đơn vị sự nghiệp, đơn vị kinh tế (doanh nghiệp).Theo tiêu chí tên loại thì văn bản hành chính bao gồm: văn bản hành chính cótên loại (quy chế, quy định, quy hoạch, hướng dẫn, đề án, chương trình, kế hoạch,8thông báo, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, các loại giấy tờ, các loại phiếu) vàvăn bản hành chính không có tên loại (công văn)Dựa vào tiêu chí mục đích sử dụng và ban hành văn bản thì văn bản hành chính đượcchia thành các loại sau:+ Văn bản hành chính được sử dụng để giao dịch công tácVăn bản hành chính có mục đích thông tin giao dịch, là văn bản cơ quan, tổchức, đơn vị ban hành để “truyền tải các thông tin quản lí” từ chủ thể này sang chủthể khác. Các chủ thể sử dụng nhóm văn bản này để hỗ trợ thực hiện chức năng,nhiệm vụ, bao gồm:Công văn (hay còn gọi thư công) là văn bản hành chính dùng để trao đổi, giaodịch chính thức giữa các cơ quan Nhà nước với nhau, giữa cơ quan Nhà nước với tổchức, giữa cơ quan Nhà nước, tổ chức với công dân để giải quyết công việc vì lợi íchchung nhằm thực hiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất.Công điện là văn bản hành chính dùng để thông tin hoặc truyền đạt một mệnhlệnh của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhận có thẩm quyền trong những trường hợp khẩncấp.Tờ trình là văn bản hành chính dùng để đề xuất với cấp trên có thẩm quyềnphê duyệt một vấn đề mới phát sinh trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm thựchiện chức năng quản lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất.Thông báo là văn bản hành chính dùng để thông tin sự việc cho các cơ quan, tổchức, cá nhân để biết,để giải quyết hoặc để thực hiện công việc một cách có hiệu quảnhất.Báo cáo là văn bản hành chính được sử dụng để phản ánh tình hình thực tế,trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan, tổ chức làm cơ sởđể đánh giá thực tiễn quản lý, đề xuất những biện pháp, phương án mới.Phiếu gửi là văn bản hành chính dùng để kèm theo văn bản gửi đi (văn bản, tàiliệu) nhằm làm bằng chứng xác nhận cho việc gửi và nhận văn bản đó.Giấy giới thiệu (thư giới thiệu) là văn bản hành chính dùng để cấp cho cán bộ,nhân viên liên hệ giao dịch để thực hiện nhiệm vụ được giao, hoặc giải quyết cáccông việc cần thiết.9Giấy mời là văn bản hành chính dùng để mời cơ quan, tổ chức, cá nhân thamdự một công việc nào của đơn vị mình.+ Văn bản hành chính được sử dụng để ghi nhận sự kiệnVăn bản hành chính có mục đích ghi nhận sự kiện,là nhóm văn bản cơ quan, tổchức, đơn vị ban hành dùng để mô tả lại toàn bộ các các diễn biến xảy ra trong thựctế để hỗ trợ các chủ thể quản lý thực hiện chức năng, nhiệm vụ, bao gồm:Biên bản là văn bản hành chính được sử dụng để ghi nhận sự kiện thực tế xảy ralàm cơ sở giúp chủ thể quản lý giải quyết công việc đảm bảo tính chặt chẽ về thủ tục.Giấy ủy nhiệm là văn bản hành chính của một cơ quan trao cho một cơ quan, tổchức, cá nhân khác được ủy nhiệm đại diện cho mình trước cơ quan hoặc người thứba về nội dung và phạm vi thẩm quyền được ủy nhiệm để giải quyết một công việcnhất định.Giấy chứng nhận là văn bản hành chính dùng để cấp cho một cơ quan, tổ chức, cánhân để xác nhận một sự việc nào đó là có thực.Giấy đi đường là văn bản hành chính dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên nhằmxác nhận trong thời gian nhất định, tại đơn vị nhất định của ngườikhi được cử đicông tác.Hợp đồng là văn bản hành chính dùng để ghi lại kết quả đã được thỏa thuậngiữa các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân về một việc nào đó.+ Văn bản hành chính được sử dụng để đặt ra quy tắc xử sự nội bộVăn bản hành chính có mục đích đặt ra quy tắc xử sự nội bộ, là nhóm văn bảnban hành để đưa ra các quy định mang tính định hướng điều chỉnh các mối quan hệtrong và ngoài cơ quan, tổ chức, đơn vị nhằm hỗ trợ các chủ thể quản lý thực hiệnchức năng, nhiệm vụ, bao gồm:Nội quy là văn bản hành chính được sử dụng để đặt ra quy định cụ thể vềquyền, nghĩa vụ của các đối tượng nhằm bảo đảm trật tự, kỷ cương trong cơ quan, tổchức và đơn vị đó.Quy chế là văn bản hành chính được sử dụng để đặt ra các quy định về quyền,nghĩa vụ của các đối tượng trong một lĩnh vực nhất định; về cơ cấu tổ chức và hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức, nhằm phục vụ hoạt động quản lý của cơ quan, tổ10chức đó.Tuy nhiên, hiện nay điều lệ, quy chế và quy định ngoài việc được các cơ quan,tổ chức ban hành để đặt ra quy tắc xử sự trong nội bộ còn được Nhà nước ban hànhđể đặt ra quy tắc xử sự chung (quy phạm pháp luật). Trong phạm vi Giáo trình này,chỉ đề cập và hướng dẫn soạn thảo đối với điều lệ, quy chế, quy định đặt ra quy tắcxử sự nội bộ, tức là với tính chất văn bản hành chính.+ Văn bản hành chính được sử dụng để trình bày dự kiến công việc trong thờigian nhất định.Văn bản hành chính có mục đích trình bày dự kiến công việc cần thực hiệntrong thời gian nhất định bao gồm:Chương trình là văn bản hành chính dùng để trình bày toàn bộ dự kiến nhữnghoạt động theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định để đạt đượcmục tiêuđề ra.Đề án là văn bản hành chính dùng để trình bày một cách hệ thống dự kiếncông việc cần thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định cùng với những biệnpháp để tổ chức thực hiện công việc đó nhằm đạt được mục đích đặt ra với hiệu quảcao nhất.Kế hoạch là văn bản hành chính dùng để trình bày dự kiến về việc tổ chứcthực hiện nhiệm vụ công tác hoặc công việc của một cơ quan, đơn vị trong thời giannhất địnhPhương án là văn bản hành chính dùng để trình bày dự kiến về cách thức, trìnhtự tiến hành công việc trong điều kiện và hoàn cảnh cụ thể nhất định.+ Văn bản hành chính được sử dụng để trực tiếp áp dụng pháp luật trong nộibộ cơ quan, tổ chức:Quyết định là văn bản hành chính nội bộ được cơ quan, tổ chức sử dụng đểban hành kèm theo quy chế, quy định, nội quy nội bộ; giải quyết những công việcquan trọng liên quan đến quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức cũng như công việcchuyên môn.11Nghị quyết là văn bản hành chính nội bộ do cơ quan, tổ chức hoạt động theochế độ tập thể ban hành để quyết sách những vấn đề quan trọng trong nội bộ cơquan, tổ chức đó.1.2. Vai trò của văn bản hành chínhVăn bản hành chính là phương tiện không thể thiếu trong các hoạt động tácnghiệp cụ thể của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, xã hội, đơn vị kinh tế.Đây là nhóm văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản cấptrên hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, traođổi, ghi chép công việc…Do vậy, trong quá trình thực hiện hoạt động quản lý thìnhóm văn bản hành chính có vai trò hữu hiệu đó là:- Văn bản hành chính là phương tiện truyền đạt các nội dung điều hành, quảnlý của các cơ quan, tổ chức.Trong quá trình điều hành hoạt động quản lý của mọi cơ quan, tổ chức, vănbản hành chính có vai trò vô cùng quan trọng trong việc truyền đạt các nội dungquản lý. Những mệnh lệnh của cơ quan, tổ chức cấp trên được truyền đến cơ quan, tổchức cấp dưới trực thuộc thông qua những công văn, công điện, thông báo. Để tạoquy củ, trật tự và lề lối làm việc trong nội bộ, các cơ quan, tổ chức ban hành nhữngđiều lệ, quy chế, quy định, nội quy. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các cơ quan,tổ chức, đơn vị cấp dưới thường xuyên có nhu cầu đề xuất, kiến nghị và xin ý kiếnchỉ đạo của cấp trên đối với những vấn đề vướng mắc, khó khăn bằng việc sử dụngnhững công văn đề nghị, tờ trình, báo cáo… Những văn bản hành chính này đượcban hành đã giúp cơ quan, tổ chức hoạt động thông suốt, hiệu quả và thực sự trởthành phương tiện phổ biến để truyền đạt nội dung quản lý.- Là phương tiện truyền đạt thông tin góp phần thúc đẩy hoạt động quản lý cóhiệu quả.Người lãnh đạo của các cơ quan, tổ chức luôn phải tổ chức công việc một cáchkhoa học nhất, quản lý được quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Đểthực hiện nhiệm vụ này, người lãnh đạo phải biết thu thập và xử lý thông tin. Vănbản hành chính với tư cách là phương tiện ghi thông tin trong trường hợp này trởthành đối tượng lao động của người lãnh đạo. Xử lý thông tin tốt, người lãnh đạo12trong cơ quan, tổ chức sẽ ra những quyết định đúng và phù hợp, ngược lại xử lýthông tin không tốt, các quyết định quản lý sẽ không đảm bảo chất lượng và khôngđem lại hiệu quả cao. Những thông tin về kết quả thực hiện nhiệm vụ, cấp dưới phảnánh thông qua báo cáo; thông tin về sự kiện thực tế mang tính khách quan, là cơ sởđể lãnh đạo xem xét giải quyết công việc đúng thủ tục, quy định, cơ quan, tổ chứcthường sử dụng biên bản. Những thông tin mới, thay đổi cần được truyền đến cánhân, tổ chức có liên quan, các cơ quan, tổ chức sử dụng thông báo. Cơ quan, tổchức này cần truyền thông tin cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khác để trao đổi, cảmơn, thăm hỏi… thường sử dụng công văn, thông báo…Có thể nói, với nội dung là thông tin rất đa dạng, thường xuyên diễn ra tronghoạt động quản lý của mọi cơ quan, tổ chức, văn bản hành chính đã trở thành phươngtiện, công cụ hỗ trợ rất đắc lực để các cơ quan, tổ chức hoàn thành tốt nhiệm vụ,quyền hạn của mình.- Là cơ sở và phương tiện cho công tác kiểm tra, thanh tra, giám sátKiểm tra, thanh tra, giám sát là hoạt động tất yếu trong quá trình quản lý nhằmđảm bảo cho bộ máy lãnh đạo và quản lý hoạt động có hiệu quả. Hiện nay, khi nhiệmvụ quản lý ngày càng được mở rộng và phức tạp, việc kiểm tra, giám sát càng trở nênquan trọng và có ý nghĩa to lớn. Tổ chức tốt việc kiểm tra sẽ làm cho công tác củangười lãnh đạo trở nên tháo vát, linh hoạt, đồng thời có thể ngăn ngừa được nhữngsai lầm trong chỉ đạo công việc, kịp thời đề ra các biện pháp khắc phục hạn chế mộtcách phù hợp nhất.Việc kiểm tra được thực hiện dựa trên cơ sở văn bản quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan, đơn vị; dựa trên quy định pháp luật về chuyênmôn, nghiệp vụ; dựa trên cơ sở của những quy định nội bộ trong quy chế, quy định,nội quy. Như vậy, những văn bản hành chính cụ thể hóa quy định pháp luạt để thựchiện trong nội bộ sẽ là cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện nhiệm vụ của mỗi cơquan, tổ chức, đơn vị.Kết quả của hoạt động kiểm tra được ghi nhận trong một số văn bản hànhchính điển hình như kết luận, biên bản, báo cáo. Ở góc độ này, văn bản hành chính13đã trở thành phương tiện để ghi lại kết quả kiểm tra, góp phần làm cho hoạt độngquản lý nề nếp và hiệu quả hơn.2. YÊU CẦU ĐỐI VỚI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH2.1. Yêu cầu về nội dung2.1.1. Đảm bảo tính hợp phápDù đây là loại văn bản chỉ được sử dụng để triển khai thực hiện văn bản phápluật hoặc trao đổi thông tin, giao dịch hay ghi nhận sự kiện, đặt ra quy tắc xử sựtrong nội bộ… nhưng một yêu cầu đối với văn bản hành chính là nội dung các vănbản này phải đảm bảo tính hợp pháp. Sự hợp pháp về nội dung được biểu hiện nhưsau:- Nội dung của văn bản phù hợp với quy định của pháp luậtVăn bản hành chính là một loại công cụ hỗ trợ hoạt động quản lí, do đó, việcban hành loại văn bản này trong các cơ quan, tổ chức chính là việc thực hiện hoạtđộng quản lí, một hoạt động mang tính chính trị. Hoạt động này không được phéptrái pháp luật, vì vậy, nội dung văn bản hành chính phải phù hợp với văn bản phápluật của Nhà nước. Cho dù văn bản hành chính được ban hành bởi bất cứ chủ thể nàothì một trong những yêu cầu về nội dung là cần ghi nhận hoặc truyền đạt nhữngthông tin hợp pháp, không trái với các qui định của pháp luật hiện hành và các vănbản của cơ quan, tổ chức cấp trên. Chẳng hạn: Công văn của Tổng cục trưởng Tổngcục A chỉ đạo cho các Cục thực hiện việc thông quan qua biên giới những hàng hóathuộc danh mục cấm thì văn bản này nội dung trái quy định pháp luật.Về phương diện khác, tính hợp pháp của văn bản hành chính còn được đánh giátheo nguyên tắc “văn bản của cơ quan, tổ chức cấp dưới ban hành phải phù hợp vàthống nhất với văn bản do cơ quan, tổ chức trung ương ban hành”. Nguyên tắc nàyphản ánh sự phân cấp trong hệ thống cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương,đồng thời tạo ra sự đồng bộ, thống nhất của cả hệ thống theo trật tự quản lý. Nhưvậy, trong công tác ban hành văn bản hành chính của chính quyền địa phương mộtđòi hỏi đặt ra là phải đảm bảo tính hợp pháp trong sự phù hợp với các văn bản khácdo cơ quan trung ương ban hành. Chẳng hạn, khi đánh giá nội dung hợp pháp củavăn bản hành chính do Uỷ ban nhân dân tỉnh ban hành, cần xem xét nội dung văn14bản đó trong mối liên hệ với các văn bản đã ban hành của cơ quan trung ương đểđảm bảo sự phù hợp và thống nhất về các vấn đề nội dung của văn bản.- Nội dung của các các văn bản hành chính phù hợp với tôn chỉ, mục đích của tổchức.Ngoài đảm bảo đúng quy định của pháp luật là yêu cầu quan trọng nhất, nộidung của văn bản hành chính (do các tổ chức ban hành) còn phải phù hợp với tônchỉ, mục đích của tổ chức đó. Đối với văn bản hành chính của tổ chức Đảng, nộidung phải phù hợp với Điều lệ của Đảng cộng sản Việt Nam. Đối với văn bản hànhchính của các tổ chức khác như Mặt trận tổ quốc Việt Nam và các tổ chức thànhviên; doanh nghiệp, tổ chức xã hội nghề nghiệp… nội dung phù hợp với Điều lệ,Quy chế của tổ chức đó.- Nội dung văn bản hành chính của cấp dưới phải phù hợp với nội dung vănbản hành chính của cấp trên.Đây là yêu cầu rất quan trọng để đảm bảo quá trình quản lý tuân theo trật tựtrong nội bộ, mệnh lệnh được truyền tải từ cấp trên xuống cấp dưới được thống nhấtvì mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Công văn của Chủ tịch Ủy ban nhândân tỉnh A về chỉ đạo công tác đảm bảo an toàn thực phẩm phải phù hợp với nộidung Công văn của Thủ tướng Chính phủ chỉ đạo về nội dung này.- Giải quyết những công việc thuộc thẩm quyền của mỗi cơ quan, tổ chứcSự hợp pháp về nội dung của các văn bản hành chính còn được thể hiện ở việcchủ thể ban hành các văn bản này chỉ để giải quyết những công việc phát sinh nằmtrong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức đã được phápluật qui định hoặc thừa nhận. Ví dụ: Sở Y tế báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnhvề kết quả rà soát các cơ sở thẩm mĩ viện để quản lý chặt chẽ về chất lượng củanhững cơ sở này.2.1.2. Đảm bảo tính hợp líĐể phát huy hiệu quả trong hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức, cácvăn bản hành chính khi được soạn thảo và ban hành cần phải đảm bảo tính hợp lí. Cụthể:- Nội dung văn bản phù hợp với thực tiễn15Văn bản hành chính thông dụng được ban hành dựa trên nhu cầu thực tiễnquản lý của mỗi cơ quan, tổ chức. Do vậy, nội dung của văn bản phải thiết thực,những thông tin truyền tải phù hợp với thực tế, các đề xuất, kiến nghị cần phù hợpvới đặc thù công việc và khả năng của các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tổ chứcthực hiện văn bản. Văn bản hành chính được ban hành có nội dung phù hợp với điềukiện kinh tế - xã hội, với nhu cầu công việc xảy ra trên thực tế và đem lại hiệu quảtác động là mong muốn của cơ quan, tổ chức ban hành. Nội dung của Văn bản hànhchính phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội, điều kiện thực tiễn của cơ quan, tổchức, đơn vị sẽ đảm bảo tính khả thi cho văn bản đó. Xem xét tính hợp lý của Vănbản hành chính khi có nội dung phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội luôn cần thiếttrong quá trình xây dựng, ban hành. Đồng thời, cần phù hợp với nhận thức phápluật, trình độ văn hóa của đối tượng tiếp nhận và tạo sự kịp thời, đồng bộ giữa các cơquan, đơn vị có liên quan trong hoạt động ban hành và tổ chức thực hiện Văn bảnhành chính.- Văn bản phải được ban hành kịp thời: Là công cụ để phục vụ cho hoạt độngquản lí, các văn bản hành chính cần phải được ban hành đúng lúc để truyền tải thôngtin cần thiết hay triển khai kịp thời các văn bản của cấp trên hoặc giải quyết nhanhchóng những công việc phát sinh trong các cơ quan, tổ chức. Tính kịp thời của việcban hành văn bản trong nhiều trường hợp giúp các chủ thể có liên quan nắm bắt đúngtình hình và đưa ra các quyết định quản lí đúng đắn, phù hợp (báo cáo, biên bản…).Việc ban hành văn bản đúng thời điểm góp phần không nhỏ vào việc đảm bảo tínhkhả thi cho văn bản, đồng thời giúp cho hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chứcđược thông suốt và đạt hiệu quả như mong muốn.- Lựa chọn được tên loại văn bản văn bản hành chính phù hợp với công việcđang giải quyết và mục đích của cơ quan, tổ chức ban hành.Văn bản hành chính được sử dụng rất thường xuyên, phổ biến trong các cơquan, tổ chức tuy nhiên pháp luật chưa có quy định đầy đủ về nội dung của từng vănbản mà thực tế các cơ quan, tổ chức tự xác định theo nhu cầu công việc và mục đíchban hành của cơ quan, đơn vị. Trên cơ sở vai trò của từng loại văn bản, người soạn16thảo cần lựa chọn một hình thức văn bản phù hợp để thể hiện hợp lí nhất nội dungcủa văn bản và đạt được mục đích của chủ thể ban hành.Ví dụ: Phòng Nội vụ huyện A trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện để bổ nhiệmTrưởng phòng Giáo dục và Đào tạo sử dụng văn bản phù hợp là tờ trình.Hoặc Công ty A (công ty thành viên) phản ánh tình hình kinh doanh trong 6 thángđầu năm để gửi lên cho Tổng Giám đốc sử dụng báo cáo sẽ phù hợp với công việcnày.- Bố cục văn bản chặt chẽ, lôgic; cách trình bày nội dung rõ ràng, chính xácnhưng dễ hiểu, dễ nhớ.Tính hợp lí của văn bản hành chính còn thể hiện ở việc nội dung văn bản đượctrình bày theo bố cục logic, chặt chẽ, dễ hiểu, dễ theo dõi. Việc chia nhỏ đề mục vàđặt tên cho các đề mục nhằm cung cấp những thông tin nhất định cho người đọc,giúp người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung của văn bản. Đồng thời, trật tự sắp xếp cáccâu văn trong đoạn và các đoạn trong văn bản cũng cần phải đảm bảo tính khoa họcvà hợp lí.Mặt khác, các vấn đề trong nội dung cần phải được trình bày cụ thể, rõ ràng,mạch lạc, nhất quán về chủ đề. Mỗi văn bản hành chính chỉ nên triển khai một chủđề để nội dung văn bản được tập trung. Trong một văn bản cần triển khai toàn bộnhững việc có liên quan mật thiết với nhau. Như vậy vừa tránh được tình trạng trùnglặp, chồng chéo trong các nội dung văn bản vừa giúp cho chủ thể ban hành khôngphải ban hành nhiều văn bản để giải quyết một công việc nhất định. Tuy nhiên, cũngcần phải đảm bảo tính hệ thống của văn bản. Mỗi văn bản hành chính phải được xemxét xây dựng trong mối quan hệ biện chứng với các văn bản khác trong hệ thống vănbản quản lí nhà nước nói chung.Việc sử dụng kết cấu phù hợp với hệ thống các đề mục rõ ràng, dễ nhớ cùngcách diễn đạt đúng ngữ pháp và văn phong tiếng Việt là những yếu tố quan trọnggiúp người đọc dễ tiếp cận văn bản, từ đó có thể hiểu và thực hiện văn bản dễ dàng.2.2. Yêu cầu về hình thứcHình thức văn bản hành chính thông dụng được xem xét ở hai yếu tố: tên loạivăn bản và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.17Về tên loại: Văn bản hành chính thông dụng có rất nhiều tên loại khác nhau,tên của các loại văn bản thuộc nhóm này được ghi nhận tại khoản 2, Điều 4, Nghịđịnh số 110/2004/NĐ-NP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, phụlục của Thông tư 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 19/01/2011 hướng dẫn thểthức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính. Bên cạnh đó, các cơ quan, tổ chứckhác cũng có những qui định về các hình thức văn bản hành chính thông dụngthường sử dụng.Về thể thức trình bày: Do văn bản hành chính thông dụng được ban hành bởirất nhiều chủ thể quản lí (cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị, kinhtế, xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân) nên thể thức trình bày nhóm văn bản này rấtphong phú, đa dạng: vừa theo hướng dẫn của các cơ quan, tổ chức, vừa theo quiđiịnh của pháp luật.Thể thức trình bày nhóm văn bản hành chính thông dụng do cơ quan nhà nướcban hành và được qui định cụ thể4. Trên cơ sở các qui định của Nhà nước, tổ chứcchính trị5, tổ chức chính trị - xã hội hay các đơn vị kinh tế đều có thể ban hành cácqui định hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của cơ quan, tổ chứcmình. Theo đó, thể thức trình bày các văn bản hành chính thông dụng bao gồm cácyếu tố sau:- Quốc hiệu (hoặc tiêu đề);- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;- Số, kí hiệu của văn bản;- Địa danh và thời gian ban hành văn bản;- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;- Phần kí và đóng dấu trong văn bản;- Nơi nhận.Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư (được sửa đổi, bổ sung theo Nghịđịnh số 09/2010/NĐ-CP) và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản hành chính5 Quyết định số 31-QĐ/TW ngày 11/10/1997 của Bộ Chính trị “Qui định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thểthức văn bản của Đảng” và Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng Hướngdẫn về thể thức văn bản của Đảng; Quyết định số 367-QĐ/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 của Ban Bí thư Trung ươngĐoàn về ban hành văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh và Hướng dẫn số 29-HD/TƯĐTN-VP ngày 29/10/2013 củaBan Bí thư Trung ương Đoàn Hướng dẫn thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.418Cách thức trình bày các thành phần thể thức như sau:2.2.1. Quốc hiệu/ Tiêu đềQuốc hiệu bao gồm tên nước, chế độ chính trị và mục tiêu lí tưởng của Nhànước. Quốc hiệu được trình bày ở phía trên cùng, bên phải của vùng trình bày trangđầu tiên của văn bản, gồm hai dòng: Dòng thứ nhất gồm tên nước, chế độ chính trịcủa Nhà nước “CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bàybằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 12 hoặc 13; dòng thứ hai gồm ba từ chỉmục tiêu lí tưởng của Nhà nước “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” (Tiêu ngữ), đượctrình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ đứng, đậm, cỡ chữ 13 hoặc 14, viết hoa chữcái đầu tiên của các từ và giữa các từ có gạch nối. Phía dưới Quốc hiệu có đường kẻngang, nét liền (sử dụng lệnh Draw), có độ dài bằng độ dài của dòng chữ thứ hai.CỘNG HOÀ Xà HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập - Tự do - Hạnh phúcĐối với văn bản của tổ chức Đảng cộng sản Việt Nam, tổ chức Đoàn TNCSHồ Chí Minh gọi phần này là “Tiêu đề”. Vị trí và các trình bày phần này của hai tổchức cũng có sự khác biệt:- Văn bản của Đảng: Tiêu đề ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM được trìnhbày ở dòng đầu, góc phải; kiểu chữ in hoa, đứng, đậm, cỡ chữ 15; phía dưới cóđường kẻ ngang liền nét, có độ dài bằng độ dài tiêu đềĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM-Văn bản của Đoàn thanh niên: Tiêu đề ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH đượctrình bày ở dòng đầu, góc phải, kiểu chữ in hoa, đứng, đậm; phía dưới có đường kẻngang liền nét, có độ dài bằng độ dài tiêu đềĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH2.2.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bảnĐề mục này được trình bày ở bên trái, phía trên, chiếm khoảng 1/2 dòng giấy theochiều ngang, ngang hàng với Quốc hiệu/Tiêu ngữ, bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng,đậm, cỡ chữ 12 hoặc 13, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ19 |
