Hãy nâng cấp lên Microsoft Edge để tận dụng các tính năng mới nhất, bản cập nhật bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật. Show
Xác định phạm vi của dự án
Trong bài viết nàyHãy bảo đảm rằng bạn lập phạm vi cho dự án để biết bạn sẽ cố gắng đạt được bao nhiêu từ dự án. Giữ một lộ trình rõ ràng cho những gì bạn xác định là cần hoàn thành và những gì nằm ngoài phạm vi của dự án (và, sẽ được thực hiện trong phiên bản tiếp theo, nếu có thể). Phạm vi của bạn trực tiếp ảnh hưởng và xác định các tính năng nào sẽ có hoặc không có khi tạo ứng dụng. Để xác định phạm vi của dự án, bạn nên xem xét các yếu tố ràng buộc sau:
Bạn cũng nên xét đến những phần chức năng có thể cung cấp trong các khối có thể sử dụng. Sẽ chẳng ai nhận được lợi ích gì nếu ứng dụng của bạn chỉ cung cấp nửa vời trên một số tính năng, hãy lập kế hoạch phân phối từng thành phần trong một biểu mẫu làm việc được, hoàn thiện từ đầu đến cuối. Ngay cả khi ứng dụng chưa có mọi tính năng bạn muốn, thì hãy cung cấp thứ gì đó có thể sử dụng được. Kế hoạch dự án của bạn cần chỉ định những gì bạn sẽ cung cấp ở từng giai đoạn. Ví dụ: Phạm vi của dự án báo cáo chi phíHãy nhìn vào quy trình công việc của chúng tôi, nó được chia thành năm nhiệm vụ chính:
 Chúng tôi nghĩ mình có kiến thức chuyên môn để tạo ra một ứng dụng báo cáo chi phí và quy trình phê duyệt. Các yêu cầu về kiểm tra dường như trùng lặp khá nhiều với những gì chúng tôi cần cho việc phê duyệt báo cáo chi phí. Sau khi làm xong việc tạo báo cáo chi phí, chúng tôi nghĩ rằng đã đến lúc giải quyết vấn đề phân tích ngân sách. Trên thực tế, ngay khi chúng tôi thiết lập được mô hình dữ liệu, chúng tôi đã có thể bố trí một nhóm chuyên gia Power BI riêng để triển khai song song dự án đó. Nhưng chúng tôi không chắc chắn về việc tải trực tiếp dữ liệu vào hệ thống tài chính, bởi vì nó đòi hỏi kiến thức chuyên môn về hệ thống mà hiện giờ chúng tôi chưa có. Vậy nên, phần đó hiện nằm ngoài phạm vi của dự án, nhưng rất có thể chúng tôi sẽ bổ sung nó ở giai đoạn sau. Nhiệm vụ tổng thể của dự án luôn được bảo đảm ("Tạo một quy trình hiệu quả cho nhân viên và bộ phận kế toán, cho phép theo dõi ngân sách nhanh hơn và giảm bớt thiếu sót trong lúc kiểm toán"), nên chúng tôi nghĩ rằng phạm vi của dự án như thế là phù hợp. Để đảm bảo sự thành công của dự án của chúng tôi, cần phải xác định đúng phạm vi dự án. Không có phạm vi dự án, dự án của chúng tôi không thể thành công, cho dù chúng tôi làm việc chăm chỉ đến đâu. Xác định phạm vi dự án Điều này có nghĩa là chúng ta phải có một tầm nhìn rõ ràng và thống nhất về kết quả của dự án. Điều này cho phép mọi có thể giao của dự án vẫn đúng tiến độ. Phạm vi dự án là bước đầu tiên để xác định mục tiêu của dự án. Khi đã xác định được phạm vi, chúng ta có thể tài nguyên ấn định và đặt ra một mốc thời gian cho dự án. Sau đó, chúng tôi cũng có thể phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm để chúng tôi có thể thực hiện dự án trong thời hạn và ngân sách. Các từ đồng nghĩa được sử dụng cho phạm vi dự án là:
Phạm vi dự án so với yêu cầuChúng ta không nên nhầm lẫn phạm vi dự án với yêu cầu. Các yêu cầu xác định khả năng, đặc điểm và chức năng của kết quả cuối cùng của dự án. Do đó, các nhà lãnh đạo dự án phải thực hiện phân tích các yêu cầu một cách riêng biệt. Phạm vi dự án chỉ ra:
Phạm vi và yêu cầu của dự án phải hỗ trợ lẫn nhau và cùng nhau tạo ra một bức tranh rõ ràng về những gì chúng ta muốn đạt được với dự án. Làm thế nào để chúng tôi xác định phạm vi dự án?Các bước sau có thể giúp chúng tôi xác định hiệu quả phạm vi của một dự án: XUẤT KHẨU. Xác định nhu cầu dự ánNếu chúng ta có thể xác định rõ ràng nhu cầu của một dự án, chúng ta có nhiều khả năng có được quy mô mục tiêu tốt ngay từ đầu. Đây là điểm chuẩn cho tất cả các bước tiếp theo trong dự án. Khi 'cái gì và tại sao' của một dự án rõ ràng, chúng ta có thể đặt ra các mục tiêu trung gian cụ thể. Nó cũng đặt nền tảng cho thứ tự của các nhiệm vụ và cách chúng ta nên thực hiện chúng. XUẤT KHẨU. Xác nhận mục tiêu của dự ánCơ sở của phạm vi dự án là đúng nếu các mục tiêu và mục tiêu của chúng tôi đáp ứng SMARTChỉ thị. Điều này có nghĩa là chúng phải cụ thể, có thể đo lường được và có thể đạt được. Nó cũng phải thực tế và hoàn thành trong một khung thời gian cụ thể. Cụ thể: Điều này có nghĩa là chúng tôi chỉ ra chính xác những gì chúng tôi muốn đạt được với dự án. Sự rõ ràng làm giảm nguy cơ không chắc chắn và hiểu lầm. Có thể đo lường - Các mục tiêu có được xây dựng theo cách có thể đưa ra phản hồi và chúng ta có thể khiến ai đó chịu trách nhiệm về chúng không? Chúng ta có biết rõ về quy mô dự án không? Có thể đạt được - Các mục tiêu và mục tiêu của dự án có khả thi, dựa trên các nguồn lực sẵn có không? Thực tế - Các mục tiêu đặt ra có thực tế và dễ thực hiện không? Ngay cả khi dự án đến trong thời tiết nặng? Nếu các mục tiêu không thực tế, chúng sẽ làm giảm chất lượng của dự án, dẫn đến vượt quá ngân sách hoặc không đáp ứng được thời hạn đề ra. Khung thời gian - Chúng ta có thể đạt được các mục tiêu của dự án trong thời gian kế hoạch không? Làm thế nào quan trọng là nó để đáp ứng thời hạn? XUẤT KHẨU. Mô tả dự ánVới tư cách là người quản lý dự án, chúng ta cần biết những tính năng và hoạt động nào được yêu cầu cho sản phẩm hoặc dịch vụ. Chúng ta phải mô tả tất cả những phẩm chất sẽ góp phần vào sự thành công của dự án. XUẤT KHẨU. Tiêu chí chấp nhậnNhững dự án thành công là những dự án mà chúng tôi tính đến sự hài lòng của người dùng cuối. Dự án có đáp ứng được mong đợi của người dùng cuối không? Họ sẽ chấp nhận sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình? De tiêu chí chấp nhận có thể bao gồm:
Cuối cùng, chúng tôi phải điều chỉnh phạm vi dự án phù hợp với mong đợi của người dùng cuối. 5. Rủi ro dự ánLuôn luôn có rủi ro dự án điều đó có thể cản trở việc đạt được mục tiêu của chúng tôi. Nếu chúng ta nhận thức được những rủi ro có thể xảy ra, chúng ta có thể giảm thiểu các vấn đề bằng cách đề ra các biện pháp trước. Đó là cách chúng ta có thể làm chậm giới hạn. Rủi ro của dự án thường do các điều kiện môi trường năng động gây ra như trở ngại kỹ thuật hoặc bệnh tật. Cho dù chúng dựa trên những giả định hay sự không chắc chắn, chúng tôi có thể hiển thị tác động lên dòng thời gian của dự án. Tuy nhiên, nếu xác định rủi ro ở giai đoạn đầu, chúng ta có thể giải quyết chúng dễ dàng hơn. XUẤT KHẨU. Xác định những thay đổi cần thiếtTốt nhất là luôn thường xuyên xem xét phạm vi dự án. Bằng cách này, chúng tôi kiểm soát nhiều hơn thời gian, tiền bạc và tài nguyên. Thay đổi phạm vi dự án đôi khi là không thể tránh khỏi. Chúng tôi không thể thực hiện các thay đổi một cách đơn phương, chúng tôi cần biết khách hàng, các bên liên quan và các thành viên trong nhóm của dự án. Điều này giảm thiểu những bất đồng ở giai đoạn sau. Tầm quan trọng của việc xác định phạm vi dự ánViết một tuyên bố phạm vi dự án có chứa thông tin về kết quả dự án thường là bước khởi đầu của việc lập kế hoạch dự án. Lợi ích của tuyên bố phạm vi dự án cho một sáng kiến mới bao gồm:
Xác định phạm vi dự án đảm bảo rằng các dự án được tập trung và được thực hiện theo mong đợi. Phạm vi cung cấp một nền tảng vững chắc để quản lý một dự án khi nó tiến triển và giúp đảm bảo rằng các nguồn lực không bị chuyển hướng hoặc lãng phí vào các yếu tố bên ngoài phạm vi. Phạm vi dự án và quản lý thay đổiCác bộ phận của một dự án lớn thay đổi theo thời gian là điều bình thường. Mặc dù luôn luôn là tốt nhất để tránh công việc bổ sung, nhưng đôi khi nó là không thể tránh khỏi do tính chất thay đổi của dự án. Tuy nhiên, chúng tôi muốn tiếp tục kiểm soát quy mô dự án. Để tránh những bất đồng và thay đổi trong phạm vi dự án, cách tốt nhất là một quy trình quản lý thay đổi nghiêm ngặt giải quyết. Khi phạm vi đã được xác định, chúng ta không nên thay đổi nó mà không thay đổi quản lý thay đổi quá trình đã được hoàn thành. Sau đó, chúng tôi có thể thực hiện các biện pháp thích hợp để đáp ứng các yêu cầu thay đổi của dự án. Các dự án liên tục được đưa ra với phạm vi dự án kémĐặc biệt SaaS dự án dễ dàng khởi động. Chúng tôi chỉ dùng phiên bản dùng thử của ứng dụng SaaS mà chúng tôi thích và chúng tôi dùng thử trong một tháng. Nếu nó không hoạt động chúng tôi nói lại lần nữa và chúng tôi đang tìm kiếm phần mềm ứng viên sau. Đôi khi chúng ta phải đi một bước xa hơn và vườn thử nghiệm Đang cài đặt. Tuy nhiên, chúng ta không thể duy trì phương pháp này lâu dài, một khi phải đưa ra giải pháp hữu hiệu. Để tránh đánh mất danh tiếng của chúng tôi, điều quan trọng là phải đảm bảo triển khai dự án thành công. Quản lý dự án thành công có tính đến các cân nhắc sau:
Ba khía cạnh hình thành dự án tam giác và được thiết lập như vậy khi bắt đầu dự án và chúng tôi ghi lại trong quá trình thực hiện dự án. Nếu cần điều chỉnh một trong ba yếu tố thì sẽ ảnh hưởng đến hai yếu tố còn lại. Giao tiếp là chìa khóa để quản lý phạm vi dự ánBằng cách thiết lập phạm vi dự án rõ ràng, chúng tôi có thể quản lý tốt nhóm dự án và đảm bảo rằng chúng tôi có được khách hàng hài lòng. Bắt đầu dự án đúng cách bằng cách xác định đúng phạm vi của dự án. Thiết lập phạm vi dự án hiệu quả mang lại cho nhóm cảm giác tập trung. Nó cung cấp cơ sở để chúng ta có thể quản lý dự án tốt từ đầu đến cuối. Quản lý phạm vi dự án hiệu quả về cơ bản yêu cầu tốt truyền thông dự án để đảm bảo rằng mọi người đều hiểu các yêu cầu của dự án và đồng ý chính xác cách chúng tôi sẽ đạt được các mục tiêu của dự án. Một khi chúng tôi đặt điều này xuống, chúng tôi có nền tảng để bắt đầu và hoàn thành dự án thành công. Tóm tắt điều khoản Đây là cách bạn xác định phạm vi dự án Mô tả Xác định phạm vi dự án có nghĩa là bạn phải có một tầm nhìn và thỏa thuận rõ ràng về kết quả của dự án. Điều này cho phép bất kỳ giao hàng nào của dự án vẫn đúng tiến độ. |
