Quá trình ra quyết định là gì

Ra quyết định quản trị như trên đã đề cập, có thể được định nghĩa là một sự lựa chọn hợp lý giữa nhiều cách lựa chọn, điểm trọng tâm là phải nhận thức được nhu cầu, xác đinh mục tiêu của ra quyết định.

Việc ra quyết định có hiệu quả đòi hỏi một sự lựa chọn phương hướng hành động hợp lý, có nghĩa nhằm cố gắng đạt được mục tiêu nào đó và muốn đạt được phải hành động tích cực.

Bước thứ nhất: khi doanh nghiệp có hoặc sẽ có những vấn đề phát sinh trong công việc, thì việc nhận biết được những vấn đề đó như thế nào là một bước rất quan trọng.

Bởi vì nó đảm bảo chắn chắn rằng nhà quản trị đã hiểu bản thực chất thật sự của vấn đề chứ không phải chỉ nhận biết được những dấu hiệu của vấn đề đó. Trên cơ sở đó, nhà quản trị phải cụ thể hóa, phân tích và phát triển những mục tiêu và doanh nghiệp muốn đạt tới. Khi vấn đề đã được phân tích tỷ mỷ, xác định được những điều kiện tiên quyết những thuận lợi và khó khăn; nhận dạng cho được các ràng buộc....ví dụ: xác định những vấn đề tài chính, yêu cầu về môi trường, cách chính sách và chế độ của doanh nghiệp...nhà quản trị sẽ có được những dữ liệu cần thiết cho việc ra đời một quyết định. Các quyết định bao giờ cũng bị hạn chế bởi những ràng buộc – những  giới hạn của nhiều loại đối với quyết định quản trị. Ràng buộc là những khó khăn, hạn chế các phương án lựa chọn khi mà quản trị cân nhắc giải pháp cho vấn đề và ra quyết định.

Bước thứ hai: Xây dựng phương án. Trên cơ sở những  dữ liệu có được, thông qua bước xác định tình hình, nhà quản trị tiến hành xây dựng các tình huống và phương án có thể xảy ra. Có thể mô tả chúng và trao đổi, tham khảo ý kiến của đồng nghiệp, tìm kiếm những quan điểm mới, sàn lọc để xây dựng phương án có tính khả thi cao. Đây là bước đòi hỏi có sự sáng tạo của tập thể cũng như của nhà quản trị.

Bước thứ ba: từ những phương án đã được xây dựng, tiến hành so sánh những thông tin, biện pháp xử lý, hiệu quả mong đợi, tính nhạy cảm...để xem xét kết quả của các phương án thể hiện như thế nào. Dự tính các xác suất, rủi ro có thể xảy ra..., tiến hành lập danh sách để so sánh những thuận lợi, khó khăn của từng phương án. Ở bước này cần phải xác định một số phương án cần thiết có thể áp dụng một cách hiệu quả, phù hợp với những đặc điểm của công việc, con người và tập thể đó. Nếu thấy rằng, các phương án đặt ra còn chưa đủ hay nhà quản trị thấy cần phải có thêm một số phương án khác nữa thì tùy theo sự cần thiết của công việc, khả năng của nhà quản trị có thể bắt đầu từ bước một hoặc hai.

Bước thứ tư: Chọn phương án tối ưu. Đây là bước cốt yếu và quan trọng nhất, bởi vì tại đây  nhà quản trị phải từ bỏ “quyền tự do lựa chọn” của mình. Nhà quản trị chỉ được phép chọn một phương án và phải bảo vệ quyết định đó. Đồng thời đảm bảo sự cam kết của tất cả mọi người tham gia và có được sự hỗ trợ cần thiết. Phần lớn công việc này cần được làm thông qua sự tham gia của các bên hữu quan trong giai đoạn trước.

Bước thứ năm: thực hiện phương án. Đó là hành động chấp hành hay thực hiện phương án đã chọn. Để hoạt động này có hiệu quả thì phải căn cứ theo kế hoạch hành động đã được lập kèm theo các phương án. Kế hoạch càng chi tiết, cụ thể thì khả năng hoạt động có hiệu quả càng tăng.

Bước thứ sáu: Đánh giá kết quả. Nhà quản trị mong muốn kết quả đạt được như thế nào hay nói một cách khác đó là mục tiêu đặt ra cho quyết định quản trị. Để có thể thực hiện tốt bước này, nhà quản trị cần phải thường xuyên theo dõi, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và phương án đã lựa chọn. Nắm bắt những thông tin được sử dụng có chính xác không? Kế hoạch được thực hiện như thế nào? Kết quả đạt được của kế hoạch đã đặt ra.

Trong quá trình thực hiện quyết định sẽ nảy sinh nhiều vấn đề mà bản thân nhà quản trị và các cộng sự chưa thể lường trước được. Do đó, việc theo dõi, kiểm tra sẽ giúp được nhà quản trị nắm được những vướng mắc phát sinh cần giải quyết trong khi thực hiện quyết định. Trên cơ sở đó, tiến hành chỉnh lý, bổ sung, sửa đổi để quyết định quản trị đưa ra phù hợp với thực tế của công việc đòi hỏi và như vậy kết quả thu được sẽ tốt hơn.

Có hai kiểu ra quyết định cơ bản: kiểu ra quyết định được lập chương trình và kiểu ra quyết định không được lập chương trình.

a.Các quyết định theo chương trình

Là loại quyết định thường ngày và lặp đi lặp lại, vì loại quyết định này không phải là quyết định mới, cho nên một tổ chức thường có những nguyên tắc chỉ đạo riêng biệt để xử lý chúng.

b. Các quyết định không được lập trình

Là loại quyết định không có tính lặp lại, ít được làm và không mang tính cấu trúc. Chúng thường được ban lãnh đạo cấp cao của tổ chức soạn thảo và có ảnh hưởng rộng lớn đối với doanh nghiệp.chẳng hạn, nhà quản trị merketing sẽ quyết định có nên tăng ngân sách quảng cáo để tăng doanh số bán nhân dịp tết cổ truyền sắp đến hay không. Giám đốc doanh nghiệp sẽ quyết định có cần phải mở rộng nhà máy để đối phó với sự gia tăng nhu cầu về sản phẩm của doanh nghiệp hay không.

Dựa vào các kiểu quyết định và mức độ ảnh hưởng của chúng đối với doanh nghiệp, các nhà quản trị có thể phân biệt được nhiệm vụ của mình trong việc ra quyết định.

Ra quyết định quản trị như trên đã đề cập, có thể được định nghĩa là một sự lựa chọn hợp lí giữa nhiều cách lựa chọn, điểm trọng tâm là phải nhận thức được nhu cầu, xác định mục tiêu của ra quyết định.

Việc ra quyết định có hiệu quả đòi hỏi một sự lựa chọn phương hướng hành động hợp lý, có nghĩa nhằm cố gắng đạt được mục tiêu nào đó và muốn đạt được phải hành động tích cực.

Bước thứ nhất: khi kinh doanh có hoặc sẽ có những vấn đề phát sinh trong công việc, thì việc nhận biết được những vấn đề đó như thế nào là một bước rất quan trọng. Bởi vì nó đảm bảo chắc chắn rằng nhà quản trị đã hiểu bản thực chất thực sự của vấn đề chứ không phải chỉ nhận biết được những dấu hiệu của vấn đề đó.

Trên cơ sở đó, nhà quản trị phải cụ thể hóa, phân tích và phát triển những mục tiêu mà doanh nghiệp muốc đạt tới. Khi vấn đề đã được phân tích tỉ mỉ, xác định được những điều kiện tiên quyết, những thuận lợi và khó khăn; nhận dạng cho được các ràng buộc...

Ví dụ: xác định những vấn đề tài chính, yêu cầu về môi trường, các chính sách và chế độ của doanh nghiệp...nhà quản trị sẽ có được những dữ liệu cần thiết cho việc ra đời một quyết định.

Các quyết định bao giờ cũng bị hạn chế bởi những ràng buộc – những giới hạn của nhiều loại đối với quyết định quản trị. Ràng buộc là những khó khăn, hạn chế các phương án lựa chọn khi nhà quản trị cân nhắc giải pháp cho vấn đề và ra quyết định.

Bước thứ hai: Xây dựng phương án. Trên cơ sở những dữ liệu có được, thông quá bước xác định tình hình, nhà quản trị tiến hành xây dựng các tình huống và phương án có thể xảy ra. Có thể mô tả chúng và trao đổi, tham khảo ý kiến của đồng nghiệp tìm kiếm những quan điểm mới, sàng lọc để xây dựng các phương án có tính khả thi cao. Đây là bước đòi hỏi có sự sáng tạo của tập thể cũng như của nhà quản trị.

Nguồn: Quantri.vn (Biên tập và hệ thống hóa)

Việc làm Quản lý điều hành

Theo như tâm lý học thì ra quyết định được coi là một quá trình nhận thức của con người và dẫn đến việc đưa ra những lựa chọn hoặc cũng chính là một quá trình hoạt động với những khả năng thay thế. Với mỗi quá trình thay thế và ra quyết định đó của con người thì nó chính là lựa chọn cuối cũng có thể hoặc không thể nhắc nhở hành động. Việc ra quyết định chính là việc mà bạn phải lựa chọn những giá trị thay thế, dựa trên những giá trị và sở thích của người ra quyết định.

Bên cạnh đó thì ra quyết định nó cũng liên quan đến việc giải quyết vấn đề. Nhà quản trị luôn đưa ra những quyết định, và quyết định của một nhà lãnh đạo sẽ ảnh hưởng đến chính hiệu quả công việc và tổ chức của bạn. Chính vì thế mà khi đưa ra quyết định thì bạn cần phải suy nghĩ thật kỹ nếu như muốn trở thành một nhà lãnh đạo giỏi.

Quyết định cũng được phân chia thành nhiều loại quyết định khác nhau chứ nó không đơn thuần chỉ là quyết định. Có ba loại quyết định đó là: Quyết định theo quy chuẩn, quyết định cấp thời, quyết định có chiều sâu. Để hiểu rõ hơn về những loại quyết định này thì vội bỏ lỡ phần sau đây nhé.

Chắc bạn cũng chẳng còn mấy xa lạ với những quyết định quy chuẩn này nữa, bởi vì đây chính là những quyết định mang tính lặp đi lặp lại hàng ngày. Giải pháp cho những quyết định này chính là giải những thủ tục, luật lệ và những chính sách đã được quy định từ trước. Quyết định này thường đơn giản và bạn đưa ra những quyết định như này thường dựa vào lập luận logic hoặc tham khảo những quy định có trước. Đối với những vấn đề này thì nó sẽ gặp vấn đề phát sinh nếu như bạn không thực hiện đúng với quy tắc của nó. tuy nhiên thì vẫn có những phát sinh không được thực hiện theo đúng quy trình của nó thế nhưng nó vẫn bạn vẫn có khuynh hướng ra những quyết định như thế này.

Ví dụ: Giám đốc quyết định mua máy in, máy tính để cho nhân viên có thể sử dụng phục vụ cho công việc.

2.2. Quyết định cấp thời

Quyết định cấp thời chính là quyết định cần đòi hỏi những tác động nhanh, mạnh và dứt khoát, quyết định này gần như phải được thực hiện ngay lập tức.

Trong một hoàn cảnh nhất định, xảy ra mất chợt nếu như những dự định hay kế hoạch của bạn không được thực hiện lúc đó được do điều kiện hay hoàn cảnh thì bắt buộc bạn cần phải đưa ra một quyết định khác thay thế cho dự kiến cũ. Quyết định này thường không được chuẩn bị trước, chính vì thế mà nó đòi hỏi ở những người ra quyết định cấp thời phải rất tập trung. Thông thường thì những quyết định này phải được thực hiện luôn và nó sẽ cho bạn rất ít thời gian để thực hiện hoặc hoạch định lôi kéo người khác vào quyết định này.

Ví dụ: Nếu như một chuyến máy bay đến muộn hơn so với lịch dự kiến và để cho khách hàng phải đợi lâu thì giám đốc của hãng này sẽ phải gặp hành khách của mình sau đó quyết định xem có nên để họ chở hya cho họ về nhà hay không?

2.3. Quyết định có chiều sâu

Quyết định có chiều sâu chính là những quyết định đưa ra phải có thời gian chuẩn bị giải quyết chứ không giống như những quyết định khác khi đưa ra có thể thực hiện ngay lập tức. Những quyết định có chiều sâu đòi hỏi bạn cần phải lên kế hoạch, tập trung họp thảo luận và lấy ý kiến chung. Với những quyết định như thế này thường liên quan đến việc định hướng phát triển hay những công việc có ảnh hưởng đến tổ chức. Chính vì thế mà có thể nó cũng là quyết định gây ra nhiều tranh cãi nhất, bất đồng, xung đột quan điểm.

Với những quyết định có chiều sâu này thì bạn sẽ có thời gian để chuẩn bị, hơn nữa bạn cũng sẽ có những ý kiến, phương án khác nhau để thực hiện vì nó được dựa trên sự tranh luận của nhiều người. Khi càng nhiều người đưa ra ý kiến thì bạn càng có nhiều sự lựa chọn, lúc này chỉ cần chọn phương án tốt nhất được nhiều người tán dương nhất để thực hiện là xong.

Quyết định có chiều sâu là những quyết định mang tính chọn lọc, thích ứng và sáng tạo. Việc bạn chọn lọc những phương án này sẽ cho phép bạn đạt được sự thích hợp tốt nhất, sự hiệu quả của phương án này sẽ phụ thuộc vào những quyết định của bạn, quyết định phải được nhiều người chấp thuận nhất.

Ví dụ: Một doanh nghiệp quyết định mua đất để mở rộng kinh doanh, quyết định này cần phải được đưa ra họp bàn và thảo luận giữa các cổ đông với nhau.

3. Kỹ năng để đưa ra một quyết định chiến lược

Với những nhà lãnh đạo thì việc đưa ra những phương hướng chiến lược hay những quyết định là rất quan trọng với họ. Hàng ngày họ phải đưa ra những quyết định hết sức quan trọng liên quan đến sự phát triển của cả doanh nghiệp, chính vì thế mà kỹ năng để ra quyết định rất quan trọng. Cho dù bạn không phải là người lãnh đạo, thế nhưng bạn cũng cần phải đưa ra quyết định trong cuộc sống của mình. Để bản thân mình không phải hối tiếc vì điều mình làm thì bạn cần phải biết những kỹ năng sau đây.

Trong cuộc sống của chúng ta, bạn sẽ phải đưa ra những quyết định hàng ngày, với những quyết định dễ dàng thì bạn không quá khó khăn để đưa ra. Còn với những quyết định khó khăn thì cần phải có thời gian, vậy với những quyết định khó và phức tạp thì bạn cần phải làm gì?

- Bước thứ nhất, bạn cần phải hiểu vấn đề: Hãy hiểu rằng bạn cần phải làm gì và làm như thế nào? Vấn đề mà bạn đang gặp phải là gì, hãy xác nhận rõ ràng điều đó để quyết định của bạn đưa ra là đúng đắn.

- Bước thứ hai, nhận định giải pháp: Hãy xem bạn có bao nhiêu sự lựa chọn, hãy nghĩ đến những cách mà bạn có thể đưa ra để giải quyết vấn đề là gì. Sau đó hãy tham khảo những ý kiến từ người khác. Tham khảo những ý kiến mà bạn cho rằng người đó bạn có thể tin tưởng, ví dụ như: Bố mẹ, bạn bè, thầy cô,...sau khi đã nắng nghe ý kiến từ những người đó thì bạn hãy phân tích trên cơ sở thực tế của bản thân để giải quyết nó.

- Bước thứ ba, đưa ra những lý lẽ để tán thành và phản đối của mỗi sự lựa chọn. Sau khi đã có được các phương án thực hiện giải quyết vấn đề trong tay thì hãy lọc ra những phương án mà bạn cho rằng khả thi và dễ thực hiện nhất. Sau đó hãy đánh giá những ưu nhược điểm của các phương pháp này và xác định những hậu quả của nó nếu như bạn thực hiện hoặc không thực hiện theo. Và liệu phương án đó có phải sẽ chỉ ảnh hưởng đến mình bạn hay không? Hay cả đối với người khác nữa.

- Bước thứ tư, đưa ra quyết định cuối cùng: Bạn chỉ được lựa chọn một phương án để thực hiện cho quyết định đó, sau khi lựa chọn hãy đảm bảo rằng phải làm theo và thực hiện đúng giải pháp đó. Nếu như là một người lãnh đạo giỏi, là một người có trách nhiệm với bản thân thì sau khi đưa ra quyết định thì bạn cần phải chịu trách nhiệm với những quyết định đó của mình.

3.2.  Kỹ năng để đưa ra một quyết định chiến lược

Quyết định không làm

- Có những mong muốn không phù hợp với bản thân, nếu như với những quyết định không thực tế thì bạn phải biết mình không có khả năng để thực hiện điều đó. Chính vì thế dù sớm hay muộn nếu như cương quyết thì bạn sẽ có những quyết định sai lầm.

- Hãy tuân thủ theo đúng bốn bước để đưa ra quyết định, trừ khi thật cần thiết thì bạn mới có thể bỏ qua những bước này. Tuy nhiên khuyên bạn nên cẩn thận để đưa ra quyết định, nếu không muốn nhận hậu quả lớn.

- Hành động không cần thiết nhất khi mà phương hướng hành động tốt nhất là không làm gì cả.

- Lựa chọn những phương án dễ dàng, dễ thực hiện nhưng lại không đem lại hiệu quả gì cho chính bạn. Điều này sẽ khiến cho bạn bị sa lầy vào những bế tắc của quyết định.

Quyết định làm

- Luôn luôn trung thực trong việc nhìn nhận và đánh giá vấn đề, nếu như vấn đề khó thì không được nói đơn giản.

- Chịu trách nhiệm cho các quyết định mà mình đưa ra

- Biết sử dụng linh hoạt thời gian, sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Bạn nên hiểu rằng có hai thứ qua đi mà không quay lại chính là thời gian và cơ hội. Thời gian khi bạn đã lãng phí thì nó sẽ không bao giờ quay trở lại nữa.

- Tự tin vào chính khả năng của mình, nếu như đến chính bản thân bạn còn không tin tưởng bạn thì liệu người khác có tin vào quyết định của bạn hay không. Để mọi người tin rằng mình đúng thì bạn cần phải có niềm tin vào chính mình trước đã.

- Biết học hỏi, đúc rút từ những sai lầm trước, với nhiều người họ không bao giờ dám nhìn nhận vào sai lầm của mình tạo ra, vì họ sợ mình sẽ lặp lại sai lầm đó. Thế nhưng đó lại không phải điều đúng đắn. Bạn cần phải biết nhìn nhận những cái sai của bạn, để từ đó biết mình sai ở đâu và không tái lại cái sai đó nữa.

Đó chính là kỹ năng mà bạn có thể dựa vào để đưa ra quyết định cho mình, hãy chắc chắn một điều rằng bạn tự tin vào nó và có khả năng chịu trách nhiệm với chính nó nhé.

4. Bạn có nên tự ra quyết định hay không?

Cuộc đời là của các bạn, chính vì thế mà hãy sống như một “đóa hoa” vươn giữa trời chứ đừng như một “bình hoa”. Hãy tự quyết định cho cuộc đời mình, bạn nên làm gì và cần phải làm gì để nó thực sự là cuộc sống của chính bạn. Hầu như cuộc sống của các bạn trẻ hiện nay đều nghe theo sự sắp đặt của bố mẹ, ngay từ khi còn nhỏ bạn đã được người lớn quyết định thay cho việc mặc gì, ăn gì hay chơi gì. Những tư tưởng và sự ra quyết định đó ăn sâu vào tiềm thức của các bạn cho đến khi lớn lên cũng vậy. Bạn không biết mình muốn học trường nào, hay sở thích của mình là gì? Tất cả mọi thứ vẫn đang nghe theo sự sắp đặt của người lớn. Nếu sống một cuộc sống như vậy bạn có thấy mình giống một bình hoa hay không? Sau khi nghe theo những định hướng từ bố mẹ, nghe theo những quyết định của người khác bạn có bao giờ hối hận rằng mình không tự quyết định sớm hơn hay không?

Cuộc đời của bạn chỉ xuất hiện một lần duy nhất, và không lặp lại lần thứ hai, bởi vì thế mà bạn hãy tự quyết định cuộc sống của chính mình. Tự đưa ra những quyết định quan trọng để sau này bản thân bạn không phải hối hận vì mình đã bỏ lỡ điều gì đó. Chính vì thế mà hãy tự làm chủ cuộc sống của mình và hãy tự đưa ra những quyết định cho cuộc sống của mình.