Quy định ký hiệu trên hóa đơn 01gtkt0 khi nào năm 2024

Mẫu số hóa đơn điện tử là gì ? . Đây là thắc mắc được nhiều người đưa ra . Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp quy định về hình thức hóa đơn , ký hiệu hóa đơn và mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 mới nhất . Cùng Giải pháp số Hà Nội tìm hiểu nhé !

Mẫu số hóa đơn điện tử là một chuỗi ký tự đại diện cho một dạng cụ thể của hóa đơn điện tử. Thông qua mẫu số này, ta có thể xác định loại hóa đơn điện tử và trích xuất các thông tin quan trọng như mã đơn vị phát hành, mã loại hóa đơn, mã số thuế của người bán và mã số thuế của người mua.

Mẫu số hóa đơn điện tử là gì ?

Mẫu số hóa đơn điện tử bao gồm 7 ký tự, có ý nghĩa sau:

1. Ký tự đầu tiên xác định ký hiệu mẫu số hóa đơn:
   • G: Hóa đơn giá trị gia tăng
   • B: Hóa đơn bán hàng
   • X: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
   • Y: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
   • Z: Phiếu thu tiền
   • V: Phiếu chi tiền
2. 6 ký tự tiếp theo chứa thông tin về năm lập hóa đơn và số thứ tự của hóa đơn trong năm:
   • 3 ký tự đầu: Thể hiện năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử (có mã hoặc không mã)
   • 3 ký tự tiếp theo: Số thứ tự của hóa đơn trong năm

Ví dụ:

• Mẫu số hóa đơn 01GTKT0/001 đại diện cho hóa đơn giá trị gia tăng, có mã, và được lập năm 2023, là hóa đơn đầu tiên trong năm.
• Mẫu số hóa đơn 02BKH0/002 đại diện cho hóa đơn bán hàng, không có mã, và được lập năm 2023, là hóa đơn thứ hai trong năm.

Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, doanh nghiệp không cần phải báo cáo việc sử dụng mẫu số hóa đơn điện tử với cơ quan thuế. Tuy nhiên, họ phải tuân thủ tất cả các quy định liên quan đến mẫu số hóa đơn điện tử và thông tin trên hóa đơn điện tử, theo quy định tại Thông tư 37/2017/TT-BTC.

Mẫu số hóa đơn điện tử chính là yếu tố quan trọng trong hóa đơn điện tử, giúp phân biệt các loại hóa đơn điện tử và xác định thứ tự của chúng trong năm. Doanh nghiệp cần phải hiểu rõ các quy định liên quan đến mẫu số hóa đơn điện tử để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ quy định khi lập hóa đơn điện tử.

Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC phân chia các loại hóa đơn điện tử thành sáu số tự nhiên trong tập hợp {1, 2, 3, 4, 5, 6}, mỗi số có một ý nghĩa riêng như sau:

Quy định về mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78

• Số 1 đại diện cho hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.
• Số 2 đại diện cho hóa đơn điện tử bán hàng.
• Số 3 đại diện cho hóa đơn điện tử bán tài sản công.
• Số 4 đại diện cho hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.
• Số 5 đại diện cho các loại hóa đơn điện tử khác như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, hoặc các chứng từ điện tử khác có nội dung tương tự hóa đơn điện tử, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Số 6 đại diện cho các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn, bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử theo thông tư 78

Ký hiệu hóa đơn theo Thông tư 78 là một chuỗi gồm 6 ký tự, bao gồm cả chữ cái và chữ số, dùng để biểu thị thông tin về loại hóa đơn điện tử, bao gồm mã cơ quan thuế hoặc không mã, năm lập hóa đơn, và loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Chuỗi 6 ký tự này được định rõ như sau:

Quy định về ký hiệu hóa đơn điện tử theo thông tư 78

1. Ký tự đầu tiên có thể là chữ “C” hoặc “K” để thể hiện loại hóa đơn điện tử:
   • “C” thể hiện hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế.
   • “K” thể hiện hóa đơn điện tử không có mã cơ quan thuế.
2. Hai ký tự tiếp theo là hai chữ số thể hiện năm lập hóa đơn điện tử, lấy từ hai chữ số cuối cùng của năm dương lịch. Ví dụ, nếu năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022, thì thể hiện là số “22”; nếu là năm 2023, thì thể hiện là số “23”.
3. Ký tự tiếp theo là một chữ cái được chọn từ danh sách sau để chỉ loại hóa đơn điện tử được sử dụng:
   • “T”: Áp dụng cho hóa đơn điện tử được sử dụng bởi các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký với cơ quan thuế.
   • “D”: Áp dụng cho hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không bắt buộc phải có các tiêu chí bắt buộc do các doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký sử dụng.
   • “L”: Áp dụng cho hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
   • “M”: Áp dụng cho hóa đơn điện tử được tạo ra từ máy tính tiền.
   • “N”: Áp dụng cho phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử.
   • “B”: Áp dụng cho phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
   • “G”: Áp dụng cho tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng.
   • “H”: Áp dụng cho tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
4. Hai ký tự cuối cùng là các chữ cái do người bán tự xác định để phân biệt các mẫu hóa đơn điện tử khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trong trường hợp không cần quản lý, chúng có thể để là “YY”.

Ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử thường được hiển thị ở phía trên bên phải của hóa đơn hoặc ở vị trí dễ nhận biết.

Ví dụ về các ký tự trong ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử:

• “1C22TAA” là hóa đơn giá trị gia tăng có mã cơ quan thuế, được lập năm 2022, và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
• “2C22TBB” là hóa đơn bán hàng có mã cơ quan thuế, được lập năm 2022, và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
• “1C23LBB” là hóa đơn giá trị gia tăng có mã cơ quan thuế, được lập năm 2023, và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh.
• “1K23TYY” là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã, được lập năm 2023, và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.
• “1K22DAA” là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã, được lập năm 2022, và là hóa đơn điện tử đặc thù không bắt buộc phải có các tiêu chí bắt buộc do các doanh nghiệp hoặc tổ chức đăng ký sử dụng.
• “6K22NAM” là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã, được lập năm 2022, doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
• “6K22BAB” là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã, được lập năm 2022, do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

Quy định về cách đánh số hóa đơn điện tử theo Nghị định 123

Theo quy định tại Điều 10, Khoản 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về cách đánh số hóa đơn:

Số hóa đơn bao gồm 8 chữ số.

• Số hóa đơn được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn.
• Số hóa đơn là các số Ả-rập và có giá trị tối đa là 8 chữ số.
• Quy định bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm, với giới hạn tối đa là số 99,999,999.
• Hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.
• Trường hợp hóa đơn được in sẵn do cơ quan thuế đặt in, số hóa đơn đã được in sẵn trên hóa đơn và người mua hóa đơn sử dụng chúng theo thứ tự từ số đó đến hết.
• Nếu tổ chức kinh doanh có nhiều cơ sở bán hàng hoặc nhiều cơ sở sử dụng cùng một loại hóa đơn điện tử với cùng ký hiệu và sử dụng phương thức truy xuất ngẫu nhiên từ một hệ thống lập hóa đơn điện tử, thì hóa đơn cần được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn, theo thời điểm người bán ký số và ký điện tử trên hóa đơn.

Trường hợp số hóa đơn không tuân theo nguyên tắc nêu trên, hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng dần theo thời gian. Mỗi số hóa đơn chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất và tối đa gồm 8 chữ số.

Tóm lại, theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về cách đánh số hóa đơn, các hóa đơn được ghi số bằng 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn), theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm, với giới hạn tối đa là số 99,999,999. Khi sang năm tiếp theo, quy trình đánh số lại bắt đầu từ số 1.

Quy định về hình thức hóa đơn điện tử theo nghị định 123

Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã đưa ra một phân loại mới về hình thức hóa đơn điện tử, đó là hóa đơn điện tử “CÓ MÔ và “KHÔNG CÓ MÔ mà cơ quan thuế đề cập trong quy định này.

Trước đây, theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Thông tư 32/2011/TT-BTC, chúng ta đã quen thuộc với hai khái niệm hóa đơn điện tử, đó là hóa đơn điện tử xác thực và hóa đơn điện tử thông thường. Tuy nhiên, hiện nay, khái niệm hình thức hóa đơn điện tử “CÓ MÔ và “KHÔNG CÓ MÔ của cơ quan thuế có thể hiểu tương tự như sau:

• Hóa đơn điện tử “CÓ MÔ của cơ quan thuế: Đây là loại hóa đơn điện tử mà cơ quan thuế cấp một mã số đặc biệt trước khi tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ và gửi cho người mua hàng. Mã số này bao gồm một dãy số duy nhất được tạo ra bởi hệ thống của cơ quan thuế, cùng với một chuỗi ký tự được mã hóa dựa trên thông tin của người bán được lập trên hóa đơn.
• Hóa đơn điện tử “KHÔNG CÓ MÔ của cơ quan thuế: Đây là loại hóa đơn điện tử mà tổ chức bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không được cấp mã số đặc biệt từ cơ quan thuế.

Thông tư 78/2021/TT-BTC điều chỉnh rõ hơn về đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo hình thức có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, như được đề cập cụ thể trong Điều 12 của Thông tư này.

Đối tượng sử dụng hình thức hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Có tổng cộng 5 nhóm đối tượng phải tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử như sau:

1. Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế: Đây là những doanh nghiệp và tổ chức kinh tế khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần giao dịch, trừ trường hợp thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn không có mã của cơ quan thuế. (Theo Khoản 1 Điều 91 của Luật Quản lý thuế năm 2019)

2. Doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nhưng có nhu cầu chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. (Theo Khoản 1 Điều 5 của Thông tư 78/2021/TT-BTC)

3. Doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế và người nộp thuế thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu được xác định có rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Trong trường hợp này, phải thực hiện chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong thời gian 10 ngày làm việc. (Theo Khoản 2 Điều 5 của Thông tư 78/2021/TT-BTC)

4. Hộ và cá nhân kinh doanh: Các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải tuân thủ quy định sau đây:

• Nếu thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai, họ phải sử dụng hóa đơn điện tử.
• Nếu hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán và có yêu cầu sử dụng hóa đơn, thì cơ quan thuế cấp lẻ sẽ cung cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
• Nếu hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh và có yêu cầu sử dụng hóa đơn, thì cơ quan thuế cấp lẻ sẽ cung cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. (Theo Khoản 3 Điều 91 của Luật Quản lý thuế năm 2019, Khoản 2 Điều 13 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Khoản 2 Điều 6 của Thông tư 78/2021/TT-BTC)

5. Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và các tổ chức khác được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh để giao cho khách hàng. (Theo Khoản 4 Điều 91 của Luật Quản lý thuế năm 2019 và Khoản 2 Điều 13 của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP)

Đối tượng sử dụng hình thức hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng giao dịch, trừ trường hợp rủi ro về thuế cao theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bao gồm:

• Doanh nghiệp kinh doanh trong 15 lĩnh vực sau đây: điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông, nước sạch, tài chính tín dụng, bảo hiểm, y tế, kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh siêu thị, thương mại, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển và đường thủy. (Theo Khoản 2 Điều 91 của Luật Quản lý thuế năm 2019)
• Doanh nghiệp và tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, đã xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán và phần mềm lập hóa đơn điện tử, đáp ứng quy định về việc lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử, và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và cơ quan thuế. (Theo Khoản 2 Điều 91 của Luật Quản lý thuế năm 2019)
• Doanh nghiệp thuộc trường hợp có rủi ro cao về thuế chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Tuy nhiên, sau khi đã sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trong thời gian 12 tháng, nếu người nộp thuế có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã, họ cũng được phép thực hiện điều này. (Theo Khoản 2 Điều 5 của Thông tư 78/2021/TT-BTC)

Lưu ý: Các đơn vị thuộc đối tượng “Không mã cơ quan thuế” vẫn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế nếu họ muốn.

Bài viết trên đây Giải pháp số Hà Nội đã tổng hợp quy định về hình thức hóa đơn , ký hiệu hóa đơn và mẫu số hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 và Nghị định 123 mới nhất . Hi vọng bài viết hữu ích với bạn !