Quy trình quản lý doanh nghiệp xây dựng

Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả trong doanh nghiệp là nhiệm vụ không hề dễ dàng của các nhà quản lý.

Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả là điều cần thiết để các bộ phận cũng như toàn bộ doanh nghiệp có thể vận hành một cách trơn tru và tối ưu nhất. Tuy nhiên, để xây dựng được kế hoạch làm việc tốt là điều không hề dễ dàng. Thêm vào đó, sự thay đổi linh hoạt của thị trường cũng gây ảnh hưởng phần nào đến doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có quy trình hiệu quả, đừng bỏ qua bài viết này của Acabiz nhé.

Xác định nhu cầu

Trước khi tiến hành xây dựng quy trình, nhà quản lý cần xác định nhu cầu của nhiệm vụ này. Nhu cầu này có thể xuất hiện từ phía nhà quản lý hoặc nhân viên:

Các bước xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp

-          Áp dụng các tiêu chuẩn mới

-          Tài liệu căn bản để nhân viên thực hiện theo

-          Nâng cấp hệ thống

-          Yêu cầu từ quản lý

Xác định mục đích

-          Mục đích của việc xây dựng quy trình làm việc này là gì?

-          Quy trình cần tuân thủ các mục tiêu, chính sách nào của tổ chức?

-          Toàn bộ các bước thực hiện công việc, phương pháp thực hiện, tần suất, thời hạn đều được xây dựng trên cơ sở đạt được mục tiêu đã đề ra.

Xác định phạm vi

Ai là người sẽ có thể áp dụng các quy trình này? Tất cả các nhân viên hay chỉ một số phòng ban cụ thể? Quy trình làm việc cũng có thể được áp dụng theo thời gian, không gian hay các lĩnh vực khác nhau.

Xác định các nội dung chính của quy trình

Hay nói cách khác là xây dựng quy trình làm việc này gồm bao nhiêu bước? Các bước cụ thể như thế nào? Một quy trình làm việc thông thường từ 8 – 12 bước. Quy trình gồm quá nhiều bước dễ gây sự rối loạn, khó kiểm soát trong khi quy trình quá ít bước đôi khi lại mô tả chưa rõ ràng.

>> Số hóa tài liệu cho đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp

Quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Để phân tích các bước trong một quy trình, cần dựa vào các yếu tố sau:

-          Input: đầu vào của quy trình gồm những yếu tố nào?

-          Output: đầu ra của quy trình gồm cấu thành của các yếu tố nào? GTGT là gì?

-          Tiếp theo dùng phương pháp 5W+1H và 5M để làm rõ vấn đề.

·         Phương pháp 5W+1H:

-          What? Là gì?

-          Why? Tại sao?

-          Who? Ai thực hiện…

-          When? Khi nào?

-          Where? Ở đâu

-          How? Làm thế nào thực hiện.

·         Phương pháp 5M (xác định các nguồn lực):

-          Man: con người.

-          Money: Tài chính.

-          Machine: Máy móc.

-          Material: Nguyên vật liệu.

-          Method: Phương pháp làm việc.

Xác định các điểm kiểm soát mấu chốt

Việc xác định các điểm kiểm soát chính là thực hiện chức năng kiểm tra của nhà quản trị.

Về nguyên tắc có bao nhiêu bước công việc, sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát, nhưng do các nguồn lực không đủ, do vậy tổ chức chỉ thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu.

Xác định người thực hiện

Mỗi bước công việc, cần phải xác định bước đó do bộ phận/cá nhân nào thực hiện.

Có nhiều quy trình, cần xác định chặt chẽ hơn qua: người thực hiện chính, người thực hiện phụ, người hỗ trợ.

Xác định các phương pháp kiểm soát công việc

Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình.

Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình.

Các nội dung trong bảng kiểm soát: Công đoạn, điểm kiểm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người thực hiện, hồ sơ…

>> Các phương pháp đánh giá hiệu quả công việc

Quy trình làm việc hiệu quả

Mô tả các bước công việc

Để nhân viên có thể áp dụng dễ dàng quy trình làm việc vào thực tế, bạn cần có văn bản mô tả các bước thực hiện theo quy trình.

-          Mô tả cụ thể các bước trong quy trình làm việc.

-          Cách thức thực hiện các bước công việc?

-        Trường hợp việc diễn giải cách thức thực hiện quá phức tạp, dài…thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.

Hoàn thiện các định nghĩa, tài liệu kèm theo

Quy trình làm việc trong doanh nghiệp sau khi hoàn thành cần được kèm theo bản giải thích các định nghĩa, thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ ngữ viết tắt.

Nếu quy trình có các biểu mẫu kèm theo thì cần quy định rõ các biểu mẫu, các thông tin, quy định biểu mẫu nằm trong nội dung nào.

Xây dựng quy trình làm việc trong doanh nghiệp càng cụ thể, rõ ràng thì các công việc sẽ được tiến hành dễ dàng và đạt được hiệu quả cao nhất.

>> Xây dựng bộ quy tắc ứng xử trong doanh nghiệp

Phần lớn các doanh nghiệp chúng ta trong tình trạng không biết hoặc không quan tâm đến việc xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động. Cũng có thể bạn biết nhưng không biết bắt đầu từ đâu và làm như thế nào để có thể xây dựng thành công hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động hiệu quả, phù hợp với thực tế của doanh nghiệp.

Có 04 lý do cơ bản để chúng ta phải xây dựng hệ thống quản trị cho Doanh Nghiệp:

• Tránh sự phụ thuộc vào chủ doanh nghiệp, tránh sự phụ thuộc vào một cá nhân, một ngôi sao trong doanh nghiệp
• Tránh sự giới hạn cho sự phát triển doanh nghiệp (quy mô hoạt động, quy mô doanh thu …)
• Hệ thống giúp đơn giản hóa công việc
• Hệ thống giúp nhân bản công việc kinh doanh, mở rộng thị trường, nghành nghề

Trong quá trình phát triển doanh nghiệp, có 05 giai đoạn phát triển bền vững mà doanh nghiệp phải trải qua:

•  Hoàn thiện hóa bộ máy tổ chức
• Quy trình hóa doanh nghiệp
• Hiện đại hóa doanh nghiệp
• Toàn diện hóa doanh nghiệp
• Hội nhập hóa, đa dạng hóa doanh nghiệp

Thực ra việc hệ thống hóa và xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động không phải là vấn đề mới hay quá khó để thực hiện.

Chúng ta có thể hình dung và thực hiện theo quy trình gồm 9 bước cơ bản sau:

1.Tầm nhìn

Đó là vị trí mà chúng ta sẽ có được trong tương lai, nó cho thấy sự tham vọng của một tổ chức.

2. Sứ mạng

Chúng ta sinh ra là để thực hiện điều gì? Cái gì sẽ được tạo ra từ chúng ta? Nó chính là mục đích, động lực để một tổ chức tồn tại và phấn đấu.

3. Giá trị cốt lõi và văn hóa

Chúng ta phấn đấu vì điều gì? Nó cần thể hiện một giá trị cao đẹp nào đó liên quan đến đạo đức, nguyên tắc sống và niềm tin.

4. Hệ thống mục tiêu/Chiến lược

Doanh nghiệp nào cũng xác lập được hệ thống mục tiêu và chiến lược nhưng chưa làm tốt công tác tổ chức, thúc đẩy thực hiện. Vì vậy, kế hoạch đưa ra thường bị trễ hạn hoặc không hoàn thành.

5. Sơ đồ tổ chức

Việc vẽ sơ đồ tổ chức sẽ dựa vào mô hình kinh doanh cụ thể, nguồn lực hiện tại đang có và có khả năng phát triển trong tương lai

6. Bảng mô tả công việc và KPI’s

• Xây dựng hướng dẫn công việc: hướng dẫn đúng và đủ cho nhân viên, không để lãng phí thao tác thừa hay thiếu thao tác. Việc thừa thao tác sẽ gây lãng phí nguồn lực, việc thiếu thao tác thì ảnh hưởng tới Chất lượng (lãng phí Lean Sixma).
• Xây dựng hệ thống Thưởng phạt phân minh: để cho nhân viên có động lực phát triển bản thân, không cào bằng năng lực của nhân viên, cần xây dựng KPI cho toàn bộ công ty.

7. Hệ thống quy trình, quy định và hướng dẫn

• Xây dựng hệ thống quy trình: vấn đề nào làm trước, vấn đề nào làm sau, cơ chế kiểm tra chéo giữa các bộ phận
• Xây dựng hệ thống quy định: đi làm đúng giờ, đào tạo nhận thức cho nhân viên.v.v. Chú trọng xây dựng nhận thức đúng vì nhận thức đúng sẽ làm đúng.

8. Hệ thống phần mềm/tự động hóa

• Về phần này, do được xây dựng theo thực tế phát sinh, không có mục tiêu từ đầu hoặc xác định mục tiêu chưa rõ ràng. Hầu hết doanh nghiệp đều có phần mềm nhưng chỉ giải quyết được một số công việc chuyên môn nhất định như: kế toán thuế, tính lương, quản lý công văn, …
• Thế nhưng, chúng chưa thực sự là đòn bẩy để tăng hiệu suất lao động, tăng tốc độ đáp ứng nhu cầu khách hàng, xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác để giúp bạn có cơ sở đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời. Vấn đề này được được giải quyết tốt nếu bạn biết cách triển khai hệ thống ERP (hoạch định nguồn nhân lực).

9. Hệ thống điều hành và đội ngũ kế thừa

Khi công ty ngày càng phát triển thì bản thân CEO cũng phải thay đổi theo. Không thể dùng cách quản lý cũ như hồi xưa: “ Cầm tay chỉ việc” từng phòng ban/ cá nhân để mà quản lý vận hành công ty.

9.1 Việc xây dựng hệ thống điều hành cần chú trọng 4 yếu tố:

• Quản lý con người
• Quản lý kỹ thuật
• Quản lý nguyên vật liệu
• Quản lý tài chánh và các quản lý khác

9.2 Các yếu tố tác động đến Con Người:

• CEO có thay đổi phương pháp quản lý chưa
• Có đào tạo nhận thức ngay từ đầu cho nhân viên
• Xây dựng Lộ Trình Công Danh, áp dụng cách tính Lương 3P vào trong Doanh Nghiệp

9.3 Các yếu tố tác động đến Văn Hóa Doanh Nghiệp:

• Văn hóa doanh nghiệp có thể hiện ý thức và niềm tin được chia sẻ bên trong doanh nghiệp. Được xây dựng từ giá trị cốt lõi và triết lý kinh doanh của chủ doanh nghiệp
• Có được giáo dục đào tạo
• Có được tuyên truyền thuyết phục
• Có quy chế, luật lệ để bảo vệ giá trị cốt lõi

Nhìn chung, chúng ta có công thức để hệ thống hoá doanh nghiệp và xây dựng hệ thống quản trị tự động. Việc này được thực hiện từng bước tùy theo điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. Đây là công cụ có tính chất đòn bẩy, tiến hành 1 lần nhưng lợi ích lâu dài, giúp chủ doanh nghiệp xây dựng doanh nghiệp thành công. Doanh nghiệp của bạn có thể tự vận hành hiệu quả và bền vững hơn theo thời gian.

(Theo chia sẻ của một thành viên group Facebook “Chiến lược và quản trị sản xuất“)