Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được tổ chức để thu thập, lưu trữ, xử lý, phân phối thông tin trong lĩnh vực kinh tế, tài chính dựa vào công cụ máy tính và các thiết bị tin học để cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình ra quyết định để quản lý, điều hành hoạt động tác nghiệp của tổ chức, doanh nghiệp. Trong bài viết này, TACA sẽ bật mí cho bạn về kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp thì phải làm những gì? Show \>> Tham khảo: Khóa học coaching về: Kiểm soát, tài chính, hệ thống kế toán, thuế hữu ích nên học Vấn đề chungHiện nay có những công ty phát triển trên thị trường dù có hơn 10 năm kinh nghiệm, có thương hiệu lớn hay là một doanh nghiệp thành công với doanh thu lên đến vài trăm tỷ đồng thế nhưng bên cạnh đó vẫn có nghiên cứu chỉ ra rằng 90% các chủ doanh nghiệp này đều đang gặp phải các vấn đề như sau:
Đầu tiên phải hiểu rằng hệ thống kế toán là ghi chép lại toàn bộ quá trình hoạt động kinh doanh. Ta cần hiểu rõ với hệ thống kế toán thì khi mua hàng, xuất hàng dòng tiền sẽ lưu chuyển như thế nào và nó tác động ra sao tới các chỉ số cũng như nhóm tài khoản. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống kế toán cho chúng ta đầy đủ các dữ liệu để phân tích, quản trị doanh nghiệp một cách tốt nhất và đưa ra các sách lược làm sao cho hiệu quả hơn và quản lý chi phí tốt hơn. Đặc biệt là biết được hiệu quả của các kế hoạch, dự án đang triển khai tới đâu. Hệ thống kế toán giống như “cuốn nhật ký” mà mỗi doanh nghiệp đều phải có để có thể phát triển lớn mạnh. Khi mua hàng hóa việc nhập hàng về kho triển khai bán hàng là công việc bắt buộc. Lúc này mọi hoạt động sẽ liên quan đến toàn bộ các chi phí: Chi phí bán hàng, Chi phí marketing, Chi phí chiết khấu cho khách hàng, nhà phân phối, shop, cửa hàng,… Toàn bộ các chi phí có thể trả trực tiếp hoặc trả sau nhưng đều phải được thống kê rõ ràng thông qua mục Chi phí marketing và Chi phí bán hàng. Những chi phí này cũng liên quan tới tiền lương trả cho người lao động ở đầu kì tiếp theo nhưng chúng ta vẫn phải phản ánh trong kì để biết được hiệu quả hoạt động kinh doanh lỗ hay lãi như thế nào. Từ đó có những chiến lược tốt hơn, phù hợp hơn với năng lực doanh nghiệp. Ngoài ra tổng chi phí này còn bao gồm cả chi phí cố định như: Điện thoại , điện nước, hoặc chi phí khác của doanh nghiệp phát sinh. Bên cạnh đó khi hàng xuất bán thì tiền sẽ được kết chuyển sang tài khoản giá vốn hàng bán và sau đó tài khoản giá vốn hàng bán sẽ kết chuyển tiếp sang tài khoản kết quả kinh doanh. Khi bán hàng ta lại sử dụng đến tài khoản doanh thu. Lúc này kế toán kết chuyển toàn bộ tài khoản doanh thu sang tài khoản kinh doanh. Vì vậy đích đến cuối cùng của tất cả các chi phí này đều tập hợp tại tài khoản kết quả kinh doanh một cách toàn diện.
Toàn bộ quá trình HĐKD chính là bức tranh tổng thể về kế hoạch dòng tiền, những bước đi của dòng tiền từ khi đầu tư đến khi thu về lợi nhuận. Và việc cần làm là phải hiểu rõ hệ thống kết cấu vận hành kế toán như thế. Những nhóm tài khoản chính trên hệ thống thông tin kế toán:
Thực trạng hoạt động kiểm soát hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệpHiện nay, các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm kế toán để hỗ trợ cho công tác kế toán; chú trọng áp dụng các chính sách, thủ tục, thực hiện việc kiểm tra, giám sát và an toàn cho hệ thống thông tin kế toán. Công tác quản lý chungThường thì, việc phân quyền cho người dùng chương trình được thực hiện theo các phân hệ kế toán như kế toán vật tư, kế toán tài sản cố định, kế toán tiền lương, kế toán thuế, kế toán thanh toán và kế toán tổng hợp. Trong đó, người đảm nhận vai trò quản trị, tức kế toán trưởng, thường được cấp quyền toàn quyền, cho phép xem, nhập và sửa đổi dữ liệu trong toàn bộ phòng kế toán. Còn đối với những người dùng khác như nhân viên kế toán, họ chỉ được phép nhập và sửa đổi dữ liệu kế toán liên quan đến phần hành mà họ được phụ trách. Ngoài ra, dữ liệu được nhập vào phần mềm theo từng phân hệ và có mối liên kết với nhau thông qua truyền nhận thông tin. Mối liên kết truyền nhận này được thiết lập mặc định trong phần mềm kế toán. Vì vậy, giữa các người dùng (kế toán các phần hành) khác nhau có thể thực hiện kiểm tra và đối chiếu lẫn nhau để đảm bảo tính thống nhất, chính xác và hạn chế sai sót, trùng lặp, bỏ sót trong công việc. Điều này đồng nghĩa việc kiểm soát kế toán không chỉ được thực hiện bởi kế toán trưởng hoặc phó phòng kế toán, mà còn được thực hiện bởi chính nhân viên kế toán trong quá trình nhập liệu và kiểm tra chéo giữa các kế toán thuộc các phần hành. Công tác quản lý nghiệp vụ cụ thểNhập và xử lý dữ liệu: Hầu hết các phần mềm kế toán của doanh nghiệp đều có quy trình kiểm soát từ giai đoạn nhập dữ liệu. Người nhập liệu được yêu cầu xác nhận các bút toán, định khoản để đảm bảo sự nhất quán về số lượng và số tiền. Qua việc kiểm soát quá trình nhập liệu, việc phát sinh sai sót được hạn chế và dữ liệu đầu vào được đảm bảo tính chính xác. Ngoài ra, các phần mềm kế toán còn cung cấp khả năng lập báo cáo kế toán sớm, cho phép kế toán kiểm tra và cân đối dữ liệu ngay trong quá trình xử lý, không cần phải chờ đến cuối kỳ kế toán. Bảo mật dữ liệu: Tính an toàn của dữ liệu được đảm bảo ngay từ khi nhập vào hệ thống. Khi truy cập vào hệ thống, người dùng phải nhập tên đăng nhập và mật khẩu, đây là yêu cầu bắt buộc trong phần mềm kế toán. Các phần mềm kế toán cũng hỗ trợ chức năng khóa dữ liệu nhằm tăng cường tính bảo mật. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, dữ liệu trong hệ thống vẫn có nguy cơ mất mát do các nguyên nhân như hỏng ổ cứng hay bị nhiễm virus. \>> Xem thêm hướng dẫn cách triển khai hệ thống kế toán quản trị chi tiết tại đây Như vậy hệ thống thông tin kế toán phải là nơi phản ánh chân thực về Doanh Thu – Chi phí và là góc nhìn thấu đáo về các sự kiện lãi, lỗ của doanh nghiệp. Để hiểu hết những con số trong hệ thống thông tin kế toán không khó. Điều cần thiết là phải hiểu bản chất của kiểm soát hệ thống này và biết áp dụng nó trong quản trị doanh nghiệp một cách an toàn, hiệu quả. Hy vọng rằng với bài viết hữu ích trên, TACA có thể giúp bạn giải quyết được vấn đề đang gặp phải. |
