CHƯƠNG 2. CÁC GIAI ĐOẠN QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTTI. GIAI ĐOẠN XÁC ĐỊNH YÊU CẦU1. Mục đíchMục đích của giai đoạn này là có được một sự hiểubiết đầy đủ về các vấn đề, các yêu cầu của người dùngcó thể hình dung được đầy đủ về các vấn đề của dựán, ước lượng được giá thành và thời gian thực hiện.2. Các hoạt động chính– Tìm hiểu thấu đáo về các vấn đề của người dùngvà những gì cần thiết để giải quyết vấn đề đó.– Cần phải quyết định có thực hiện hay không thựchiện dự án. Ta cần phải biết chắc rằng dự án là khảthi và có nhiều cơ hội để thành công.1• Nếu dự án có thể thực hiện được, cần phân tíchđánh giá các rủi ro có thể xảy ra và chi tiết hoá tấtcả các kết quả cần đạt được, khi nào và với giáthành bao nhiêu.• Cũng từ giai đoạn này, ta phải bắt đầu ngay cáchoạt động về quản lý dự án, xem xét, báo cáo và tưliệu hoá; và tiếp tục tiến hành các hoạt động đó chođến khi kết thúc dự án.23. Các tài liệu cần phải viết• Đề cương dự án: khởi đầu của một dự án, để đềđạt lên cấp trên xem xét và ủng hộ cho thực hiện;• Nghiên cứu khả thi: để chứng minh rằng dự án cóthể thực hiện được về mặt kỹ thuật với chi phí cóthể chấp nhận được so với lợi ích kinh tế mà nó sẽđem lại; tài liệu phải được nhà đầu tư thông qua;• Tài liệu yêu cầu: giúp cho nhóm dự án hiểu rõ vềnhững yêu cầu của người dùng và trên cơ sở đómới có thể đề ra giải pháp cụ thể thích hợp và ướctính giá thành của nó; (trong trường hợp cụ thể, đâychính là tài liệu gọi thầu). Tài liệu này phải đượcngười dùng thông qua;3• Danh sách rủi ro: dự đoán trước những trở ngại đểchuẩn bị phương án đối phó;• Kế hoạch ban đầu: vạch ra các bước chính, làm cơsở đầu tiên để ước lượng và lập lịch cho dự án. Kếhoạch đưa ra phải được cả nhóm dự án thống nhất;• Đề xuất: giải pháp cho người dùng: ước lượng banđầu về giá thành và thời hạn cho dự án. Đối với cácdự án bên ngoài, đây là tài liệu chính thức trình bàynhững ý định của nhóm dự án nhằm cung cấp cácdịch vụ mà ngươì dùng yêu cầu (tài liệu dự thầu).Điểm mốc cần thiết là tài liệu này được chủ dự ánchấp thuận hoặc chủ đầu tư quyết định trúng thầu.44. Kết luậnCác mốc chính của giai đoạn xác định là:- Quyết định đầu tư hay không đầu tư cho dự án.- Hoàn thành tài liệu yêu cầu được người dùngthông qua.- Lên kế hoạch ban đầu với sự nhất trí của cácthành viên trong nhóm dự án.- Tài liệu đề xuất giải pháp được chủ dự án thôngqua để thực hiện.5II. GIAI ĐOẠN PHÂN TÍCH1. Mục tiêu– Nhằm xác định chính xác hệ thống thông tin dựđịnh xây dựng sẽ “làm gì" cho người sử dụng, vànó sẽ hoà nhập vào môi trường của người sử dụngnhư thế nào, nói cách khác, trong giai đoạn nàyphải xác định mọi yêu cầu, mọi vấn đề đặt ra mà hệthống thông tin phải đáp ứng.– Mặc dù theo lý thuyết thì trong giai đoạn phân tíchchỉ cần xác định được xem hệ thống sẽ phải làmnhững gì. Tuy nhiên trên thực tế, kết thúc giai đoạnnày người quản lý dự án phải hình dung ra đượchệ thống sẽ thực hiện các chức năng chính đó nhưthế nào?62. Các công việc phải thực hiện2.1. Công việc chính là viết tài liệu xác định mọichức năng, mọi hành vi của hệ thống. Tài liệu nàyđược gọi là tài liệu Đặc tả chức năng (FunctionalSpecifications - FS).2.2. Sau khi viết xong Đặc tả chức năng, chúng tađã có hiểu biết đầy đủ hơn về hệ thống thông tincần phải xây dựng so với giai đoạn xác định, do đócần xem xét lại kế hoạch dự án ban đầu. Trên cơ sởxem lại viết Kế hoạch dự án cuối cùng (Final ProjectPlan FPP).72.3. Trong trường hợp dự án được thực hiện theophương pháp hai bước thì kết thúc giai đoạn phântích chính là kết thúc bước 1, ta cần đề xuất vàđánh giá thực hiện bước hai. Đề xuất này được thểhiện qua việc viết Tài liệu đề xuất phát triển(Development Proposal - DP).2.4. Trong giai đoạn phân tích, ta cũng thực hiệnmột phần công việc của giai đoạn thiết kế. Đó làThiết kế tổng thể (thiết kế mức tổng quát - Top leveldesign - TLD). Như vậy ở giai đoạn này chúng ta cóthể hình dung hệ thống sẽ thực hiện các chức năngchính như thế nào.83. Viết tài liệu "đặc tả chức năng”• Đặc tả chức năng là tài liệu mô tả toàn bộ hoạt độngcủa hệ thống, các giao diện người sử dụng. Trongtài liệu này cần:– Mô tả chi tiết nhất có thể các thông tin vào,thông tin ra, các yêu cầu về thực hiện, các thủtục, các quy trình....– Giải thích các thay đổi môi trường của người sửdụng do đưa vào hệ thống mới.– Mô tả tất cả các sản phẩm chuyển giao bao gồmphần cứng, phần mềm, đào tạo, các tài liệu, cácđảm bảo về bảo hành....9Đặc tả chức năng chính là tài liệu nói rõ "cái gì" hệ thống sẽlàm cho người sử dụng. Tài liệu này nếu làm nghiêm túc, cẩnthận sẽ giúp cho chúng ta:- Hệ thống hoá và ghi nhớ được đầy đủ các vấn đề, các yêucầu, đặt ra đối với hệ thống, làm cơ sở pháp lý để giải quyếtvà triển khai các giai đoạn sau.- Giải quyết nhiều vấn đề phức tạp của hệ thống trước khithực hiện thiết kế kỹ thuật và lập trình, làm cho việc nghiêncứu các dữ liệu, các chức năng xử lý và mối quan hệ giữachúng được rõ ràng mạch lạc.- Tạo điều kiện thuận lợi để các nhóm chuyên gia khác nhaucó thể kế thừa thực hiện hoặc hoàn thiện hệ thống trongnhững giai đoạn tiếp theo.10• Tài liệu đặc tả chức năng chỉ có thể hoàn thành saumột quá trình khảo sát thực trạng, thu thập ý kiến từnhiều người, nhiều bộ phận nghiệp vụ khác nhau,sau nhiều buổi phân tích, trao đổi ý kiến của cán bộchuyên môn và các chuyên gia tin học.• Đặc tả chức năng là kết quả đúc kết từ quá trìnhlàm việc này và được trình bày như kết quả nhậnthức của các nhà phân tích hệ thống về mọi khíacạnh của các vấn đề đặt ra qua các mức độ kháiquát hoá khác nhau.114. Xem xét lại kế hoạch• Làm kế hoạch là quá trình lặp. Do đó ngay sau khitiến hành phân tích xong, cần xem xét lại kế hoạchdự án ban đầu. Cần nhớ rằng đã nhiều thời gian trôiqua kể từ khi chúng ta viết kế hoạch dự án ban đầuvà rất nhiều hiểu biết đã được bổ sung trong thờigian đó. Do đó có điều kiện để đánh giá lại cơ cầuphân việc, các nhiệm vụ, bổ nhiệm người thực hiện,lên lịch và thực hiện.• Chú ý vấn đề nhân sự, các rủi ro125. Kế hoạch dự án cuối cùng• Sau khi xem xét lại dự án ban đầu cần viết kế hoạchdự án cuối cùng. Về bố cục, kế hoạch dự án cuốicùng giống như kế hoạch dự án ban đầu, song từngkhoản mục cần được xem xét, điều chỉnh, chi tiếthoá, chính xác hoá. Mức đánh giá tại thời điểm nàylà mức B (+/- 25%). Đồng thời trong báo cáo dự áncuối cùng cần bổ sung thêm các phần:– Quản lý sự thay đổi.– Đào tạo, huấn luyện đội dự án.136. Thiết kế tổng thể• Thiết kế mức tổng thể là mô tả chung kiến trúc hệthống.• Mô tả này được bắt đầu bằng việc nêu ra các thànhphần chính của phần cứng và chúng được nối vớinhau trên mạng như thế nào.• Tiếp theo là nêu ra các thành phần chính của phầnmềm: Liệt kê các phần mềm trên các máy chủ (máyphục vụ), trên mỗi máy khách hàng. Đối với mỗiphần mềm cần đặt làm, phải có thiết kế riêng. Mứctổng quát chỉ kể ra các thành phần chính của phầnmềm.14Thiết kế tổng thể cần chú ý các yếu tố sau:•••••••Chi phí hệ thốngThời gian cần thiết để xây dựng hệ thống.Tính thân thiện đối với người sử dụngThực hiệnKích thước hệ thốngĐộ tin cậyKhả năng thay đổi.157. Kết luậnCác mốc chính của giai đoạn phân tích là:• Đặc tả chức năng được hoàn thành, thông qua vàký nhận.• Nếu dự án được thực hiện theo phương án haibước, thì cần viết tài liệu đề xuất phát triển.• Kế hoạch dự án ban đầu được xem xét lại và từ đóhoàn thành kế hoạch dự án cuối cùng.• Hoàn thành thiết kế mức tổng thể.16III. GIAI ĐOẠN THIẾT KẾ1. Mục tiêuGiai đoạn thiết kế nhằm xác định mục tiêu chính xáchệ thống sẽ làm việc "như thế nào". Nói một cáchkhác nó phải xác định các bộ phận, các chức năngvà các mối liên kết giữa chúng của hệ thống.2. Các công việcViết thiết kế hệ thống thông tin được tiến hành lầnlượt theo 3 mức:• Mức tổng thể: thiết kế mức tổng thể thường đượcthực hiện ở cuối giai đoạn phân tích. Nó cho thấykiến trúc chung của hệ thống về cả phần cứng vàphần mềm. Sử dụng các mô hình khái niệm để minhhoạ.17Mức giữa: Thiết kế ở mức giữa đơn giản là tiếp tục việcchia nhỏ bản thiết kế ở mức tổng thể thành các thành phầnnhỏ hơn. Các thành phần của phần cứng được chi tiết đếnmức các khối. Các thành phần phần mềm được chi tiết đếnmức các chương trình trong mỗi môđun hoặc mỗi ứngdụng. Sử dụng đến các mô hình logic để minh hoạ.• Thiết kế Môđun: (được tiến hành trong giai đoạn thựchiện): đây là mức (thấp nhất) chi tiết nhất, nhằm thiết kế racác thành phần cơ bản tạo ra phần cứng, các chương trìnhcon tạo thành các chương trình phần mềm ứng dụng. Mứcnày thường do các chuyên gia phát triển làm trong giaiđoạn thực hiện. Các sơ đồ ở đây chi tiết đến từng dữ liệuvà thao tác.•18• Với quy trình thiết kế mô tả như trên, các công việc của giaiđoạn thiết kế bao gồm:2.1 Thiết kế hệ thống mức giữa và phối hợp với kết quả thiếtkế hệ thống mức tổng thể để viết tài liệu Đặc tả thiết kế(Design Specification - DS)2.2 Soạn thảo tài liệu "Kế hoạch kiểm thử để chấp nhận"(Acceptance Test Plan - ATP). Đây là tài liệu liệt kê tất cả cácphép thử sẽ phải thực hiện để kiểm tra tất cả các chức năngcủa hệ thống cho người dùng thấy trong giai đoạn chấp nhận.• Mốc chính của giai đoạn này là tài liệu Đặc tả thiết kế đượcxem xét thông qua và được chứng tỏ là không sai sót. Cũngcó thể trong giai đoạn này người sử dụng kiểm duyệt "Kếhoạch kiểm thử để chấp nhận”.193. Đặc tả thiết kếTài liệu đặc tả thiết kế là tài liệu mang tính chất kỹthuật. Nó được viết để cho các lập trình viên đọc vàhiểu để thực hiện. Những người sử dụng cũng cóthể đọc song không nhất thiết phải hiểu tất cả. Khiviết tài liệu này cần chú ý đến các điều sau đây:• Phải sử dụng ngôn ngữ chặt chẽ, chính xác.Nguyên nhân lớn thứ hai gây ra sai sót trong hệthống phần mềm là do lập trình viên hiểu sai thiết kế(Nguyên nhân lớn gây ra sai sót là do nhà phân tíchhiểu sai nhu cầu của người dùng).• Sử dụng các sơ đồ, các hình vẽ, các mô hình thiếtkế chuẩn.20• Hãy cố gắng làm cho các ý đồ thiết kế được thểhiện ngay trong những trang đầu tiên, sau đó sẽ giảithích chi tiết.• Bảo đảm tính nhất quán về ngôn ngữ trình bày, cảvề lời văn lẫn các hình vẽ. Cách tốt nhất là để mộtngười viết toàn bộ. Trong trường hợp cấp bách vềthời gian phải dùng một số người viết thì nhữngngười này phải cố gắng để có văn phong chung.214. Một số vấn đề trong quá trình thiết kếa. Đội thiết kế• Nhà quản lý dự án phải chọn những người tốt nhất vào độithiết kế: họ phải là những người có đầu óc tổng hợp, có thểhình dung tổng thể sự việc. Cần tránh quan điểm cầu toàn,hoàn thiện trong đội thiết kế. Chúng ta luôn luôn có thể tìm racách tốt hơn để thực hiện dự án nếu có đủ thời gian và nguồnlực, nhưng cần phải nhớ là chúng ta bị hạn chế về thời gianvà kinh phí. Có nhiều sự so sánh lựa chọn phải làm trong thờigian thiết kế, do đó đội nên có một số lẻ người, hoặc ít raphải có đội trưởng giỏi, để dễ dàng trong việc bỏ phiếuquyết định một vấn đề gì đó cần sự thống nhất.• Đối với đội thiết kế cần lập kế hoạch lên các lịch họp và cốgắng đảm bảo các cuộc họp được liên tục.22b. Rà soát lại bản thiết kế• Cần tiến hành các cuộc họp để rà soát lại bản thiếtkế trên khía cạnh kỹ thuật. Cuộc họp gồm các đạibiểu của đội dự án và có thể có thêm các đại biểutừ các nhóm khác.• Trong khi rà soát lại cần đảm bảo rằng thiết kế:– Đáp ứng được tất cả các đặc tả chức năng đãđề ra.– Được chia thành các thành phần một cách logic.– Mọi vấn đề kỹ thuật được trình bày rõ ràng, dễhiểu và nằm trong giới hạn về thời gian và giá cả.235. Vấn đề chấp nhận dự án• Chấp nhận dự án là việc người sử dụng khẳng địnhbằng văn bản rằng sản phẩm đã được cung cấpđúng như thoả thuận, và nếu đó là dự án được thựchiện dưới dạng hợp đồng thì cần tiến hành thanhtoán hợp đồng. Mặc dù chưa đến giai đoạn chấpnhận, song giai đoạn thiết kế là thời điểm tốt nhấtđể bắt đầu lập kế hoạch cho giai đoạn này.• Chính tại giai đoạn chấp nhận, lần đầu tiên ngườidùng thực sự mới được trông thấy và sử dụng sảnphẩm. Họ cần kiểm tra để xem có chấp nhận đượcsản phẩm đó hay không.246. Xem xét lại các ước lượng• Tại thời điểm cuối của giai đoạn thiết kế, chúng tatiếp tục xem xét lại kế hoạch dự án, đặc biệt là xemxét lại các đánh giá. Mặc dù bây giờ chúng ta chỉđánh giá bốn giai đoạn còn lại, song phần lập trìnhtrong giai đoạn thực hiện có thể là tốn kém thời gianvà công sức nhất trong toàn bộ dự án. Thiết kế chochúng ta biết số các môđun và ước lượng độ phứctạp của chúng. Đồng thời bây giờ ta cũng đã biết aisẽ là lập trình viên và có thể đưa năng suất của họvào các đánh giá. Như vậy có thể dễ dàng đánh giáchính xác hơn lượng thời gian cần thiết để lập trình.Thống kê đã cho thấy là vào cuối giai đoạn thiết kế,ước lượng thuộc loại lớp A (sai số +/- 10%).25 |
