Có bao nhiêu cách phân loại văn bản

hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, đề án,báo cáo,… đều được gọi là văn bản.Văn bản quản lí nhà nước là các công văn, giấy tờ hình thành trong hoạtđộng quản lý của các cơ quan trong bộ máy nhà nước, bao gồm 3 hệ cơ quan là:lập pháp, hành pháp và tư pháp theo một hình thức, thủ tục và thẩm quyền do phápluật quy định.Trong khái niệm này, cần lưu ý:+ Thể thức (mẫu các loại văn bản) nếu không đúng thì không có giá trị và nólà yêu cầu mang tính bắt buộc.+Thủ tục, tùy loại văn bản khác nhau mà khi ban hành phải theo trình tựnhất định (Ví dụ: muốn ban hành một QĐ của Trường thì Hiệu trưởng phải soạnthảo văn bản, tập trung ý kiến của các BGH khác liên quan, sau đó ký ban hành,nếu không làm đúng các quy trình trên thì tính hợp pháp cũng không có giá trị.+Thẩm quyền, là giới hạn quyền hạn của chủ thể (Ví dụ: QĐ tuyển sinh 10là do Sở Giáo dục - Đào tạo Hà Nội ban hành, thông báo tuyển sinh là do Hiệutrưởng ban hành,…)Phân loại văn bản là áp dụng phương pháp khoa học để giúp cho mọi ngườicó thể đi sâu nhận biết một cách đầy đủ, cụ thể về các loại hình văn bản hình thànhtrong hoạt động của các cơ quan, đơn vị.Để phân loại văn bản, người ta dựa theo các tiêu chí:+ Phân loại theo chủ thể ban hành văn bản: Chia theo hệ cơ quan ban hànhvăn bản; chia theo các cơ quan cụ thể hoặc kết hợp với mối quan hệ giữa các cơquan trong hoạt động quản lý. Ví dụ: hệ thống văn bản của Sở Giáo dục & Đào tạoHà Nội, hệ thống văn bản của Bộ Tài chính,..+ Phân loại theo nguồn gốc xuất xứ của văn bản, xem văn bản từ đâu ra, từđâu đến, thường được chia làm 3 loại: công văn đi, công văn đến,công văn lưuhành nội bộ.+ Phân loại theo tên gọi của văn bản (vd: QĐ, CT, BC, TT, Hợp đồng…).Cách thức này hay được sử dụng để tra tìm, nghiên cứu chuyên đề nào đó, thuậnlợi cho lập hồ sơ và công tác văn thư.+ Phân loại theo mức độ chính xác: bản chính, bản sao (có giá trị như bảnchính và bản phô tô), bản gốc (bản có chữ ký và đóng dấu đỏ của thủ trưởng cơquan).+ Phân loại theo kỹ thuật chế tác văn bản, hình thức này thường được cáckho lưu trữ quan tâm để có cách thức tổ chức, bảo trì phù hợp: nhóm đánh máy,nhóm in rô - nê - ô, nhóm viết tay (chủ yếu là bản thảo, biên bản..), nhóm vi tính(có in kim, in laze,..)4 + Phân loại theo mục đích soạn thảo, ban hành văn bản: nhóm văn bản hỏi,chất vấn; nhóm văn bản trao đổi; nhóm văn bản thống kê; nhóm văn bản mệnhlệnh.+ Phân loại theo giá trị pháp lý của văn bản. Người ta căn cứ vào phạm vihiệu lực về không gian hay thời gian để chia thành các nhóm: nhóm văn bảnQPPL, nhóm văn bản áp dụng pháp luật, nhóm văn bản hành chính. Trong đó hainhóm đầu thường được ghép vào gọi là văn bản pháp luật và nó có giá trị pháp lýcao, còn nhóm văn bản hành chính chủ yếu mang tính chất trao đổi thông tin.+ Phân loại văn bản theo tính chất nội dung: văn bản QPPL, văn bản hànhchính, văn bản chuyên môn (ví dụ như: các văn bản hướng dẫn các thao tác nghiệpvụ như sổ sách, biểu mẫu,…), văn bản kỹ thuật (ví dụ như: các bản vẽ, các số liệukỹ thuật, các đề tài,…)Theo thông tư liên tịch sô 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính phủ(hướng dẫn thi hành Nghị định số110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ),*Văn bản quy phạm pháp luật gồm các loại sau đây:a) Luật (Lt): là văn bản được ban hành để cụ thể hóa Hiến pháp nhằm mụcđích điều chỉnh các quan hệ xã hội trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, nhiệm vụkinh tế xã hội, an ninh quốc phòng của đất nước; quy định những nguyên tắc chủyếu về tổ chức và hoạt động của bộ máy Nhà nước, về quan hệ xã hội và hoạt độngcủa công dân. Luật có tính ổn định, không thể sửa đổi, bổ sung mà có thể thay thếbằng văn bản luật mới, luật được Quốc hội thông qua và Chủ tịch nước ký lệnhcông bố.b) Pháp lệnh (Pl): là văn bản có giá trị pháp lý như luật, cụ thể hóa nhữngquy tắc được quy định trong Hiến pháp, quy định những vấn đề được Quốc hộigiao, sau một thời gian thực hiện trình Quốc hội xem xét quyết định ban hànhthành luật. Pháp lệnh có thể sửa đổi, bổ sung trong quá trình thực hiện, do Ủy banThường vụ Quốc hội thông qua và Chủ tịch nước ký lệnh công bố.c) Lệnh (L): là văn bản dùng để công bố Hiến pháp, luật, pháp lệnh; để tổngđộng viên cục bộ; để công bố tình trạng khẩn cấp trong cả nước hoặc từng địaphương; để công bố lệnh đặc xá hoặc ân xá; để phong cấp hàm ngoại giao hoặcquân sự cao cấp. Lệnh do Chủ tịch nước ban hành.d) Nghị quyết (NQ): là văn bản dùng để quyết định chủ trương, chính sáchcủa Chính phủ, thông qua các dự án, kế hoạch và ngân sách nhà nước, phê duyệtvà điều ước quốc tế thuộc thẩm quyền của Chính phủ; cụ thể hóa các chương trìnhhoạt động của Quốc hội, Hội đồng Nhân dân và Ủy ban Nhân dân; thông qua ýkiến kết luận tại các kỳ họp của cơ quan quản lý Nhà nước. Nghị quyết là cơ sở đểtổ chức hoạt động và ban hành các văn bản về quản lý nhà nước như hiến pháp,5 luật, pháp lệnh. Nghị quyết do Quốc hội, Chính phủ, Hội đồng Nhân dân các cấpban hành.e) Nghị quyết liên tịch (NQLT): là quyết định do các cơ quan Nhà nước cóthẩm quyền kết hợp ban hành, thống nhất ý kiến trong quá trình tham gia quản lýNhà nước. Thẩm quyền ban hành của các văn bản liên tịch gồm có Thủ trưởng cácBộ, cơ quan ngang Bộ, các tổ chức chính trị - xã hội cấp Trung ương có thẩmquyền tham gia quản lý nhà nước theo luật định.f) Nghị định (NĐ): là văn bản quy định chi tiết thi hành luật, nghị quyết củaQuốc hội; pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; lệnh, quyết địnhcủa Chủ tịch nước; quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của cơ quannhà nước ở cấp trung ương; quy định những vấn đề cấp thiết nhưng chưa được xâydựng thành luật hoặc pháp lệnh. Nghị định do Chính phủ ban hành.g) Quyết định (QĐ): là văn bản dùng để quy định hay định ra chế độ chínhsách trong phạm vi của cơ quan có thẩm quyền (Chính phủ, Bộ, UBND tỉnh, thànhphố, quận huyện); điều chỉnh những công việc về tổ chức nhân sự thuộc thẩmquyền của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơquan ngang Bộ, UBND các cấp ban hành.h) Chỉ thị (CT): là văn bản dùng để truyền đạt chủ trương, quy định các biệnpháp chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp và kiểm tra hoạt động của các bộ phận do cơ quancó thẩm quyền phụ trách. Chỉ thị do Thủ tướng, Bộ trưởng, UBND các cấp banhành.i) Thông tư (TT): là văn bản dùng để hướng dẫn thực hiện, giải thích và đề racác biện pháp thi hành các quy định của những văn bản quy phạm pháp luật có giátrị pháp lý cao hơn như luật, pháp lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định và chỉ thịcủa Thủ tướng Chính phủ. Thông tư do Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng các cơ quanngang Bộ ban hành.k) Thông tư liên tịch (TTLT): là thông tư do các cơ quan nhà nước có thẩmquyền (Bộ, cơ quan ngang Bộ, các tổ chức chính trị xã hội cấp trung ương đượctham gia quản lý Nhà nước theo luật định) cùng phối hợp ban hành để hướng dẫnthi hành các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liênquan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan đó.*Hệ thống văn bản hành chính:Các văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính thông tinquy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật, hoặc dùng để thực hiệncác tác nghiệp hành chính trong hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính nhànước, các tổ chức khác. Đây là hình thức văn bản được sử dụng phổ biến trong cáccơ quan, tổ chức.6 Trong hệ thống văn bản hành chính, ngoại trừ chỉ thị (cá biệt) và thông cáoquy định rõ chủ thể ban hành, các văn bản hành chính khác không xác định thẩmquyền ban hành theo tên loại của văn bản. Các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhântùy theo thẩm quyền giải quyết công việc có thể ban hành loại văn bản phù hợp.Hệ thống văn bản hành chính bao gồm các loại sau:** Văn bản cá biệta) Quyết định (cá biệt) (QĐ): là loại văn bản dùng để quy định các vấn đề vềchế độ, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự và giải quyết những vấn đề khác dướihình thức áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật. Việc áp dụng này chỉ đượcthực hiện một lần cho một cá nhân, một sự việc hay một vấn đề cụ thể. Do đặcđiểm nói trên, chủ thể ban hành quyết định là Thủ trưởng các cơ quan quản lý Nhànước (Thủ tướng, bộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, UBND các cấp),Thủ tưởng các cơ quan hành chính sự nghiệp, Thủ trưởng các doanh nghiệp nhànước và doanh nghiệp dân doanh.b) Chỉ thị (cá biệt) (CT): là loại văn bản dùng để giải quyết những công việcmang tính chất cá biệt của các cơ quan quản lý Nhà nước. Chỉ thị (cá biệt) do Thủtrưởng, Bộ trưởng và Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ ban hành.**Văn bản hành chính thông thường có tên loại:c) Thông cáo (TC): là văn bản do các cơ quan quản lý Nhà nước trung ươngdùng để công bố với Nhân dân một quyết định hoặc một sự kiện quan trọng về đốinội, đối ngoại của quốc gia. Thông cáo do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội,Chính phủ, Ban chấp hành trung ương Đảng cộng sản Việt Nam ban hành.d) Thông báo (TB): là loại văn bản dùng để thông tin các vấn đề trong hoạtđộng của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân… để các đối tượng có liên quanbiết hoặc thực thi.e) Chương trình (CTr): là loại văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác,lịch làm việc cụ thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định.f) Kế hoạch (KH): là loại văn bản được dùng để xác định mục tiêu, yêu cầu,chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong một thời gian nhất định và các biệnpháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.g) Phương án( PA): là loại văn bản nêu dự kiến về cách thức, trình tự tiếnhành công việc trong hoàn cảnh, điều kiện nhất định.h) Đề án (ĐA): Đề án là văn bản dùng để trình bày dự định, mục tiêu, kếhoạch thực hiện công tác trong một khoảng thời gian nhất định dựa trên cơ sởnhững đặc điểm, tình hình thực tiễn của cơ quan, đơn vị.7 i) Báo cáo (BC): là loại văn bản dùng để phổ biến tình hình, sự việc, vụ việc,hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trong một khoảng thời gian cụthể nhằm kiến nghị các giải pháp hoặc đề nghị cấp trên cho phương hướng xử lý.k) Biên bản (BB): là loại văn bản dùng để ghi lại sự việc, vụ việc đã hoặcđang xảy ra để làm chứng cứ pháp lý. Biên bản được sử dụng trong các hoạt độngcủa cơ quan, doanh nghiệp hoặc trong hoạt động giữa cơ quan nhà nước với côngdân.l) Tờ trình (TTr): là loại văn bản dùng để đề xuất với cấp trên phê chuẩn hayxét duyệt một vấn đề mới hoặc đã có trong kế hoạch mà cấp dưới không thể tựquyết định được.m) Hợp đồng (HĐ): là văn bản dùng để ghi lại sự thỏa thuận giữa hai haynhiều bên bằng văn bản, trong đó các bên ký với nhau lập một quan hệ pháp lý vềquyền lợi và nghĩa vụ.n) Công điện (CĐ): là loại văn bản đặc trưng dùng để truyền đạt nhanh mộtmệnh lệnh, một nội dung công việc đến cơ quan, đơn vị, tổ chức để thực hiện trongtrường hợp khẩn cấp.p) Giấy chứng nhận (CN): là văn bản dùng để xác nhận một sự việc, một đốitượng có liên quan đến hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.q) Giấy ủy nhiệm (UN): là loại văn bản dùng để ghi nhận sự thỏa thuận giữangười có quyền (hoặc người đại diện theo pháp luật) và người được ủy nhiệm.Theo đó, người được ủy nhiệm thực hiện quyền hoặc nghĩa vụ thay cho người cóquyền (hoặc người đại diện theo pháp luật).r) Giấy mời (GM): là loại văn bản dành cho cơ quan nhà nước sử dụng khicần triệu tập công dân đến trụ sở cơ quan để giải quyết những vấn đề liên quan đếnyêu cầu hoặc khiếu nại của công dân đó (giấy mời của cơ quan hành chính).s) Giấy giới thiệu (GT): là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viênliên hệ giao dịch, giải quyết các nhiệm vụ được giao khi đi công tác.t) Giấy nghỉ phép (NP): là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viênđược nghỉ phép theo Luật Lao động để giải quyết các công việc của cá nhân.u) Giấy đi đường (ĐĐ): là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên đicông tác để tính phụ cấp đi đường, không có giá trị thay cho giấy giới thiệu.v) Giấy biên nhận hồ sơ (BN): là loại văn bản dùng để xác nhận số lượng vàloại hồ sơ, giấy tờ do cơ quan hoặc cá nhân khác gửi đến.w) Phiếu gửi (PG): là loại văn bản dùng để gửi tài liệu của cơ quan, tổ chứcđơn vị, cá nhân này đến cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân khác. Phiếu gửi khôngthay thế cho công văn.8 x) Phiếu chuyển (PC): là loại văn bản dùng để chuyển hồ sơ, tài liệu của cơquan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đến bộ phận khác để tiếp tục giải quyết hoặc do chủthể chuyển không có thẩm quyền giải quyết.**Văn bản hành chính thông thường không có tên loại:y) Công văn (hành chính): là loại văn bản dùng làm phương tiện giao dịchhành chính giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức với công dân.Phạm vi sử dụng của công văn rất rộng, liên quan đến các lĩnh vực hoạt độngthường xuyên của cơ quan, tổ chức.*Phân loại bản sao văn bảna) Bản sao y bản chính: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung văn bản vàđược trình bày theo thể thức đúng quy định. Bản sao y bản chính phải được thựchiện từ bản chính.b) Bản trích sao: là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trìnhbày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính.c) Bản sao lục: là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, đượcthực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định.Từ nhiều năm nay, các trường phổ thông ở Việt Nam có sự phân cấp quảnlý. Ví dụ: hệ thống các trường mầm non - tiểu học là các trường trực thuộc quản lýcủa UBND Thành phố, hệ thống các trường trung học cơ sở trực thuộc quản lý củaQuận, hệ thống các trường trung học phổ thông trực thuộc quản lý của Sở Giáodục, hệ thống các trường trung cấp nghề và cao đằng nghề trực thuộc quản lý củaBộ Lao động thương binh và xã hội hoặc các đơn vị hành chính liên quan, cáctrường trung học, cao đẳng chuyên nghiệp và đại học trực thuộc quản lý của BộGiáo Dục. Như vậy, việc phân loại công văn đi - đến phụ thuộc rất nhiều vào cáccấp quản lý. Để tìm hiểu nó, ta đi vào tìm hiểu về quy trình công văn đi - đến sau.2. Tìm hiểu quy trình công văn đi - công văn đếnXác định quy trình công văn đi - công văn đến căn cứ theo các tiêu chí sau:2.1 Căn cứ theo đơn vị ban hành văn bản :Văn bản của cơ quan cấp trên ban hànhVăn bản do chính cơ quan ban hànhVăn bản do cơ quan cấp dưới ban hành2.2 Căn cứ theo loại văn bảnVăn bản quy phạm pháp luật (QPPL)Văn bản hành chính2.3 Căn cứ vào thẩm quyền ban hành văn bản9 Thẩm quyền ban hành văn bản QPPL: Quốc hội, UBTVQH, Chủ tịch nước,Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng CQ ngang bộ,…Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính: Giám đốc Sở Giáo dục, Hiệutrưởng,…2.4 Căn cứ thời điểm có hiệu lực và hết hiệu lực của văn bản2.5 Căn cứ thể thức văn bảnQuốc hiệu: là tên nước và chế độ chính trị của một quốc gia.Tác giả văn bản: là tên cơ quan ban hành văn bản. Dùng để chỉ vị trí của cơquan ban hành văn bản và nó thuộc vào hệ thống cơ quan nào.2.6 Căn cứ vào Số, ký hiệu văn bảnSố, ký hiệu thông tin của văn bản là ký hiệu ghép giữa phần số + ký hiệu.Ví dụ: Số 25/BC - NTTrong đó,+ Số của văn bản: là số thứ tự. Có nhiều cách đánh STT khác nhau: đánhtheo năm, theo nhiệm kỳ công tác hoặc theo học kỳ,…+ Ký hiệu văn bản: là chữ viết tắt của tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơquan ban hành văn bản. Đối với các cơ quan QLNN thông thường người ta phảighi đầy đủ (VD: Số…/BNNPTNT, Số…/BQP…); còn đối với các cơ quan sựnghiệp thì ghi theo quy ước của từng khối cơ quan.2.7 Căn cứ vào Định danh, ngày tháng văn bảnĐịnh danh văn bản, là tên của đơn vị hành chính mà cơ quan đóng trụ sở.Mục đích dùng để biết nơi cơ quan đóng trụ sở và cấp quản lý của cơ quan đó ởTW hay địa phương. Với các CQTW thì địa danh là tên tỉnh hoặc TP thuộc TW,còn với cơ quan địa phương thì ghi tên của đơn vị hành chính cấp mình.Ngày tháng văn bản, là ngày tháng năm vào sổ đăng ký, đóng dấu vào vănbản. Văn bản phải ghi ngày tháng năm để xác định thời gian có hiệu lực của vănbản và trách nhiệm pháp lý của văn bản, và nó cũng xác định tính chân thực chovăn bản. Ngoài ra, nó còn phục vụ cho việc tra cứu, tìm kiếm văn bản.Vị trí trình bày định danh, ngày tháng năm ghi ở góc trên, bên phải, dướiphần quốc hiệu của văn bản. Giữa địa danh và ngày tháng năm của văn bản đượcngăn cách bằng dấu phảy; tên của địa danh được viết hoa theo quy định của chínhtả Tiếng Việt, phần ngày tháng không được viết tắt, nếu ngày từ 1-9, tháng là 1, 2thì phải thêm chữ số không ở đằng trước.Ví dụ: Hà Nội, ngày 02 tháng 05 năm 2014.2.8 Căn cứ vào tên loại và trích yếu nội dung văn bản10