Hướng dẫn cách xuất hóa đơn hàng biếu tặng, cách hạch toán hàng biếu tặng không thu tiền như quà tết, trung thu… cho nhân viên & cách ghi chi phí được trừ. Show Nội dung chính:
I. Hàng cho biếu tặng nhân viên có phải lập, xuất hóa đơn?1. Hàng cho biếu tặng có phải xuất hóa đơn không?Căn cứ pháp lý quy định về hàng biếu tặng, cụ thể như sau:
Theo đó, có thể kết luận rằng: Hàng hóa dịch vụ cho biếu tặng nhân viên sẽ phải lập hóa đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng như các trường hợp thông thường. 2. Cách xuất hóa đơn quà tặng cho nhân viênCách xuất hóa đơn hàng biếu tặng không thu tiền được quy định như sau:
Tham khảo: Thông tư 78 và Nghị định 123 quy định về hóa đơn điện tử. II. Cách hạch toán hàng biếu tặng cho nhân viên1. Trường hợp hàng cho biếu tặng ngay cho nhân viên không qua kho Nợ 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ 133 (nếu có) - Thuế GTGT được khấu trừ Có 111, 112, 331 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán Có 33311 - Thuế GTGT đầu ra Ví dụ: Công ABC mua trực tiếp quà lưu niệm tặng nhân viên nhân dịp kỷ niệm thành lập công ty với giá trị tính thuế trên hóa đơn là 20.000.000đ, VAT là 2.000.000đ đã được thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng. ➜ Khi đó, hàng hóa sẽ được hạch toán như sau: Nợ TK 642: 20.000.000đ Có TK 112: 22.000.000đ 2. Trường hợp mua hàng về nhập kho, sau đó xuất để cho biếu tặng nhân viên Nợ 152, 153, 156, 211 - NVL, CCDC, HH, TSCĐ Nợ 133 (nếu có) - Thuế GTGT được khấu trừ Có 111, 112, 331 - Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, phải trả cho người bán Nợ 642 - Chi phí quản lý DN Có 152, 153, 156, 211 - NVL, CCDC, HH, TSCĐ Có 33311 - Thuế GTGT đầu ra Ví dụ: Công DEF nhập kho 1 lô bánh trung thu để biếu tặng nhân viên nhân dịp tết trung thu với giá trị tính thuế trên hóa đơn là 30.000.000đ, VAT là 3.000.000đ, chưa thanh toán cho bên cung cấp. Khi đó, sẽ hạch toán hàng hóa như sau: ➜ Khi mua hàng về: Nợ TK 156: 30.000.000đ Nợ TK 1331: 3.000.000đ Có TK 331: 33.000.000đ ➜ Khi xuất cho biếu tặng: Nợ TK 642 : 33.000.000 Có TK 156: 30.000.000đ Có TK 3331: 3.000.000đ 3. Trường hợp hàng cho biếu tặng bằng quỹ khen thưởng phúc lợi Nợ 353 - Quỹ khen thưởng & phúc lợi Có 5111 - Doanh thu bán hàng & cung cấp dịch vụ Có 3331 - Thuế GTGT phải nộp Nợ 632 - Giá vốn hàng bán Có 152, 153, 155, 156 - Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hàng hóa Tham khảo: Cách hạch toán TK 331 - Phải trả người bán. III. Chi phí quà tặng cho nhân viên làm sao để ghi nhận là chi phí được trừ?Theo quy định, các khoản chi có tính chất phúc lợi sẽ được tính vào chi phí được trừ khi đủ điều kiện tại Khoản 1 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC: 1. Đối với chi phí quà tặng tết nguyên đán cho nhân viênCác chứng từ doanh nghiệp cần có để đưa chi phí mua quà tết biếu tặng nhân viên vào chi phí hợp lý như sau:
2. Đối với chi phí quà biếu tặng là bánh trung thuDoanh nghiệp cũng chuẩn bị chứng từ, hồ sơ tương tự như quà tặng tết nguyên đán để những khoản chi quà tặng là bánh trung thu được ghi nhận là chi phí được trừ; Trích Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC có quy định về các khoản chi được trừ như sau: “Khoản chi có tính chất phúc lợi cho người lao động như: Chi đám hiếu, hỷ của người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng; chi hỗ trợ chi phí đi lại; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác. Tổng số chi có tính chất phúc lợi nêu trên không quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.” Ví dụ: Công ty XYZ có mua hàng hóa để làm quà trung thu, quà tết cho nhân viên trong công ty với: - Tổng chi phí cho từng cá nhân là 2.000.000 đồng; - Tổng thu nhập trong năm của cá nhân là 100.000.000 đồng/năm; - Số tháng làm việc thực tế trong 1 năm là 12 tháng. ➜ Như vậy, ta có mức lương bình quân 1 tháng là
8.333.333 đồng/tháng. 3. Đối với chi phí quà biếu tặng 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật cho nhân viênĐiều kiện được ghi nhận là chi phí được trừ của những khoản biếu tặng cho nhân viên trong trường hợp này cũng tương tự như 2 trường hợp đã nêu trên. Tuy nhiên đối với mua hàng hóa làm quà tặng nhân viên nhân dịp 8/3, 20/10, 1/6, sinh nhật có giá trị dưới 200.000 đồng/người thì doanh nghiệp có thể tổng hợp và lập chung thành một hóa đơn. (Theo Nghị quyết 119/2018/NĐ-CP). IV. Các câu hỏi thường gặp về hàng cho biếu tặng nhân viên1. Doanh nghiệp đã lập hóa đơn bán hàng cho hàng biếu tặng nhân viên, vậy công ty có được sử dụng hóa đơn này để khấu trừ thuế giá trị gia tăng không?
2. Các khoản chi du lịch nghỉ mát hàng năm, tiệc tất niên, khám sức khỏe, bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên… công ty có cần lập hóa đơn đầu ra không?
3. Trước đây công ty đã tặng quà cho nhân viên nhưng chưa lập hóa đơn thì xử lý như thế nào?
4. Quà cho biếu tặng nhân viên có bị khống chế mức chi phí không?
5. Có phải ghi nhận doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp đối với quà cho biếu tặng nhân viên hay không?
Ngọc Linh - Phòng Kế toán Anpha |