Hóa đơn điện tử có phải in ra giấy không năm 2024

Hóa đơn điện tử in ra giấy có hợp lệ không? Có bị phạt hay không? Hóa đơn điện tử in ra giấy để chứng minh nguồn gốc của hàng hóa khi lưu thông hoặc phục vụ công tác hạch toán, kiểm toán. Còn bản in này không có giá trị pháp lý, nhưng nếu đảm bảo các yêu cầu theo quy định thì bản in giấy này vẫn được coi là hợp lệ. Cùng Tam Khoa đi giải đáp các thắc mắc xung quanh vấn đề in hóa đơn điện tử ra giấy nhé.

Tham gia nhóm Trao đổi – chia sẻ tin tức kế toán cùng chúng tôi để xem thêm nhiều tài liệu và kiến thức kế toán hay nhé.

Có được in hóa đơn điện tử ra giấy?

Hóa đơn điện tử in ra giấy được cho phép nếu bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy sau khi chuyển đổi. Tức là hóa đơn điện tử in ra giấy phải phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, không bị thay thế, sửa đổi, thêm, bớt nội dung.

Hóa đơn điện tử được định được định dạng bằng XML và cần có phần mềm đọc file XML để xem hóa đơn điện tử nên người dùng thường sử dụng file PDF là bản thể hiện của hóa đơn điện tử hoặc chuyển đổi ra giấy để xem, lưu trữ, đối chiếu giữa các nghiệp vụ trong doanh nghiệp.

Tuy nhiên, bản hóa đơn giấy chuyển đổi này không có giá trị pháp lý, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán (trừ hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế) và chỉ có file XML của hóa đơn điện tử mới có giá trị pháp lý.

Do đó, cần lưu file XML cẩn thận để sử dụng khi có yêu cầu.

Khi nào hóa đơn điện tử in ra giấy được xem là hợp lệ?

Hóa đơn điện tử in ra giấy là hợp lệ và được sử dụng để phục vụ chứng minh nguồn gốc hàng hóa đi đường hoặc phục vụ công tác kiểm tra, kiểm toán nếu các thông tin trên hóa đơn đúng và đầy đủ các nội dung theo quy định Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được tính là hợp lệ nếu đáp ứng đủ các điều kiện:

• Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, tức là không bị thay thế, sửa đổi hay thêm, bớt nội dung.
• Có ký hiệu để thể hiện được đây là bản in giấy đã được chuyển đối từ hóa đơn điện tử;
• Có họ tên, chữ ký và dấu mộc đỏ của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.

Khi đáp ứng đầy đủ các yêu cầu trên thì hóa đơn điện tử bản giấy được coi là hợp lệ.

Có bắt buộc phải in hóa đơn điện tử ra giấy hay không?

Căn cứ Khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ như sau:

2. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phù hợp với đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.

Theo Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy như sau:

1. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hợp pháp được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

2. Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử thành hóa đơn, chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và hóa đơn, chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.

3. Hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn, chứng từ giấy thì hóa đơn, chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.

Theo đó, hoá đơn điện tử không bắt buộc phải in ra bằng giấy mà chỉ bắt buộc hoá đơn điện tử phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

Lợi ích của hóa đơn điện tử bản giấy là gì?

Hiện nay, không có quy định bắt buộc về việc in hóa đơn điện tử bản giấy. Tuy nhiên, với nhiều lợi ích mang lại việc in hóa đơn điện tử bản giấy vẫn là cần thiết.

• Người dùng (kế toán): Hóa đơn bản giấy giúp người dùng dễ dàng theo dõi các số liệu và cập nhật vào phần mềm kế toán, vào sổ hay lên các báo cáo cần thiết. Ngoài ra, người dùng vẫn có thể in hóa đơn điện tử bản giấy và lưu như hóa đơn giấy truyền thống để dễ dàng mỗi khi cần kiểm tra sổ sách, chứng từ.
• Phục vụ cho công tác vận chuyển hàng hóa: Hóa đơn điện tử bản giấy sẽ thường được in để di chuyển cùng hàng hóa đi đường hoặc khi giao nhận cho khách hàng. Giúp chứng minh nguồn gốc hàng hóa và người nhận tiện kiểm soát số lượng hàng, giá trị hàng.
• Phục vụ các cơ quan chức năng: Với các cơ quan như thuế, công an khi cần kiểm tra, kiểm toán sẽ sử dụng hóa đơn bản giấy để dễ dàng theo dõi và kiểm soát việc hạch toán, kinh doanh của doanh nghiệp.
  
  Lợi ích của hóa đơn điện tử bản giấy

Giải đáp một số thắc mắc về hóa đơn điện tử bản giấy

Dưới đây là một số thắc mắc thường gặp của các doanh nghiệp, kế toán xung quanh vấn đề in hóa đơn điện tử ra giấy.

Hóa đơn điện tử không có dấu tích xanh có hợp lệ không?

Hóa đơn điện tử có dấu tích xanh là hóa đơn được ký bằng phần mềm chữ ký số điện tử. Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định rõ về hóa đơn điện tử hợp lệ thì phải có các tiêu thức gồm: chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán và người mua.

Trên hoá đơn điện tử có nhất thiết phải có chữ kỹ của người mua hay không?

Theo quy định tại Khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP thì các trường hợp sau đây hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung:

Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung

1. Trên hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài). Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

2. Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.

…

Như vậy, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua. Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

Làm thế nào khi mất bản in hoá đơn điện tử?

Khi bị mất bản giấy hóa đơn điện tử, đặc biệt là bản chuyển đổi chỉ có một bản duy nhất thì doanh nghiệp cũng không nên quá lo lắng. Trong tình huống này, bạn chỉ cần lưu mã tra cứu hóa đơn điện tử được bên bán gửi qua email. Khi các cơ quan chứng năng kiểm tra thì bạn sẽ sử dụng mã tra cứu để tải link file PDF và XML. Sau đó, in bản thể hiện ở file PDF gửi các cơ quan chức năng là được. Doanh nghiệp cũng không bị phạt trong trường hợp này.

Ngoài ra, nếu bạn đang gặp các vấn đề trong việc xử lý dữ liệu từ hóa đơn điện tử thì Tam Khoa chúng tôi đang cung cấp các giải pháp phần mềm giúp bạn dễ dàng quản lý hóa đơn điện tử và cập nhật số liệu một cách đơn giản nhờ tính năng tự động đọc, lấy dữ liệu từ hóa đơn điện tử trên trang Tổng cục thuế hoặc từ file có sẵn và tự động hạch toán các nghiệp vụ, giúp bạn tiết kiệm đến 90% công tác nhập liệu và không còn sợ sai số liệu vì phải nhập tay nữa.

Trên đây là các thông tin cần biết về vấn đề in hóa đơn điện tử ra giấy mà Tam Khoa đã tổng hợp và mang đến cho bạn. Hy vọng bài viết có thể giúp ích được nhiều cho bạn. Nếu bạn còn có thắc mắc nào khác thì hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ giải đáp tận tình nhé.