Cách xử lý hóa đơn khác phiếu nhập kho năm 2024

Hướng dẫn chi tiết cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau, có ví dụ cụ thể từ khi hàng về kho nhưng chưa có hóa đơn đến khi nhận được hóa đơn GTGT.

Nội dung chính:

I. Chứng từ chứng minh hàng về trước hóa đơn hàng hóa

Để chứng minh được hàng hóa về trước hóa đơn về sau cần dựa vào các chứng từ sau:

• Biên bản giao nhận hàng hóa (trên biên bản giao hàng cần thể hiện rõ ngày giao hàng);
• Phiếu nhập, phiếu xuất kho hàng hóa của các bên;
• Điều khoản thỏa thuận trên hợp đồng mua bán hàng hóa.

Lưu ý: Các chứng từ trên phải ghi rõ ngày giao hàng hóa và thời điểm giao nhận hóa đơn.

II. Cách hạch toán hàng về trước hóa đơn về sau

1. Khi hàng về đến kho nhưng chưa có hóa đơn

Nợ 156, 152, 153: Số lượng hàng nhập x Giá tạm tính;

Có 111, 112, 331: Số lượng hàng nhập x Giá tạm tính.

Ví dụ 1:

Công ty Anpha đặt mua 100 chiếc ghế văn phòng của công ty B về bán. Ngày 10/08/2022 bên B giao ghế cho Anpha kèm theo biên bản giao nhận hàng hóa với giá tạm tính là 700.000 đồng/chiếc (chưa xuất hóa đơn GTGT).

Khi đó, giá trị lô hàng nhập về là: 100 x 700.000 = 70.000.000 đồng.

Định khoản:

Nợ 156: 70.000.000 đồng;

Có 331: 70.000.000 đồng.

\>> Xem thêm: Các loại hóa đơn.

2. Khi nhận được hóa đơn GTGT

2.1 Giá mua bằng giá tạm tính

Nợ 133: Số lượng x Giá x Thuế suất;

Có TK 11, 112, 331: Số lượng x Giá mua x % Thuế suất.

2.2 Giá mua lớn hơn giá tạm tính

➨ Bước 1: Hạch toán thuế GTGT

• Nợ TK 133: Số lượng x Giá mua x % Thuế suất;
• Có TK 111, 112, 331: Số lượng x Giá mua x % Thuế suất.

➨ Bước 2: Điều chỉnh tăng giá trị hàng mua

• Nợ TK 152, 156: Số lượng x (Giá mua - Giá tạm tính);
• Có TK 111, 112, 331: Số lượng x (Giá mua - Giá tạm tính).

Ví dụ 2:

Như ví dụ 1, ngày 12/08/2022 bên B chuyển giao hóa đơn GTGT cho Anpha với giá trên hóa đơn là 710.000 đồng/chiếc.

Phiếu nhập kho nhập khẩu dùng để hỗ trợ người dùng hạch toán cho tất cả các bút toán phát sinh có mã sản phẩm (nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa,…. ) nhập khẩu.

Khi mua hàng hóa nhập khẩu: doanh nghiệp phải làm tờ khai hải quan, đóng thuế nhập khẩu, thuế GTGT hàng nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có),…

Thuế nhập khẩu: là loại thuế mà một quốc gia hay vùng lãnh thổ đánh vào hàng hóa có nguồn gốc từ nước ngoài trong quá trình nhập khẩu. Khi hàng về tới cửa khẩu thì hải quan sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa so với khai báo trong tờ khai hải quan, đồng thời tính số thuế nhập khẩu phải nộp.

Thuế tiêu thụ đặc biệt: là một loại thuế gián thu tính trên giá bán đánh vào những hàng hóa dịch vụ cao cấp xa xỉ hoặc có hại cho con người, cho xã hội mà nhà nước cần hạn chế sản xuất và định hướng tiêu dùng thông qua việc tác động lên giá cả. Ví dụ: thuốc lá, rượu, bia,…

Để có thể nhập đầy đủ thông tin của Phiếu nhập kho nhập khẩu, người dùng cần thu thập đầy đủ bộ hồ sơ và chứng từ nhập khẩu như:

1. Hợp đồng thương mại giữa hai đơn vị xuất nhập khẩu
2. Tờ khai nhập khẩu
3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
4. Phiếu đóng gói hàng hóa, trên đó thể hiện rõ tình trạng lô hàng: bao nhiêu kiện, cách thức đóng gói, trọng lượng, dung tích…(Packing List)
5. Vận đơn xác nhận phương tiện vận tải cho hàng hóa (đường biển hay máy bay) (Bill of Lading)
6. Các chứng từ khác (nếu có) tùy đặc điểm từng lô hàng như: Giấy nộp tiền vào NSNN, UNC nộp thuế, UNC thanh toán công nợ, tín dụng thư (L/C), Chứng từ bảo hiểm cho hàng hóa, Giấy chứng nhận nguồn gốc xuất xứ hàng hóa (CO), Chứng thư kiểm dịch động thực vật trong điều kiện xuất nhập khẩu hàng hóa động thực vật,…

Người dùng có thể tham khảo bảng bên dưới để thu thập chứng từ cần thiết

Nghiệp vụ thường gặp cho Phiếu nhập kho nhập khẩu (PNKNK)

Example

Các bước để nhập liệu cho các chứng từ liên quan đến Phiếu nhập kho nhập khẩu như sau:

Bước 1: Tạo mới chứng từ

Từ giao diện nhập phát sinh bấm “Tạo” góc bên trái màn hình hoặc “ALT SHIFT C”.

Bước 2: Cập nhật thông tin chứng từ

Trên màn hình nhập liệu, người dùng điền các thông tin của hóa đơn/chứng từ cần nhập, lưu ý một số cài đặt tiện ích trên giao diện nhập phát sinh như sau:

• Loại chứng từ: Phiếu Nhập kho nhập khẩu hoặc PNKNK (Mã phiếu) hoặc các từ khóa có trong Phiếu Nhập kho nhập khẩu. Trường hợp người dùng có nhu cầu thay đổi cài đặt các thông tin mặc định cho phiếu nhập kho nhập khẩu có thể cài đặt trực tiếp trên màn hình nhập liệu. Nên cấu hình tài khoản Có mặc định vì tài khoản Nợ sẽ tự động cập nhật khi điền mã sản phẩm, Loại hóa đơn là Vào vì phiếu nhập kho nhập khẩu thường phát sinh các loại thuế đầu vào (Thuế nhập khẩu, Thuế bảo vệ môi trường,…). Phiếu nhập kho nhập khẩu có chứng từ đồng thời mặc định là phiếu Kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào (VAT_V), do đó trường hợp nếu tờ khai chỉ phát sinh thuế GTGT hàng nhập khẩu thì người dùng cấu hình Loại hóa đơn là X.
  
  
• Đối tượng pháp nhân: Điền tên/mã/mã số thuế hoặc từ khóa bất kỳ để chọn pháp nhân (nếu mã pháp nhân đã có sẵn). Nếu chưa, người dùng tạo mới mã pháp nhân ngay trên giao diện nhập phát sinh.

Bước 3: Thay đổi cấu hình mặc định

Trường hợp người dùng có nhu cầu cấu hình lại thông tin hoặc bổ sung thêm các thông tin khác của phiếu nhập kho nhập khẩu thì thực hiện như sau

Note

Nếu người dùng muốn cài đặt thêm thông tin cho chứng từ đang nhập như kỳ hạn, yếu tố chi phí, ngày hiệu lực,…để phục vụ cho việc theo dõi kế toán thì có thể dùng thêm chức năng “Thêm mới dòng bằng cửa sổ” và click chuột chọn “Thêm một hạng mục” hoặc nhấn tổ hợp phím “ALT SHIFT X” như sau:

Sau khi nhập xong dòng chứng từ hiện tại, nếu dòng chứng từ tiếp theo không cần theo dõi thêm thông tin thì người dùng nhấn bỏ chọn “Thêm mới dòng bằng cửa sổ” và bấm “Thêm một hạng mục” hoặc “ALT SHIFT X” và tiến hành nhập liệu bình thường

Note

Nếu người dùng cần bổ sung thêm thông tin cho riêng chứng từ đang nhập liệu thì nhấn chọn tab “Thông tin bổ sung” để bổ sung các thông tin cần thiết

Bước 4: Nhập dòng phát sinh

Sau khi điền các thông tin liên quan đến đối tượng pháp nhân, loại hóa đơn, thông tin tờ khai, ngày vào sổ, diễn giải, tiền tệ, tỷ giá, các thông tin liên quan đến bộ hồ sơ nhập khẩu (Invoice, BL, PO, P&L…) thì người dùng bấm Thêm một hạng mục hoặc nhấn tổ hợp phím tắt ALT SHIFT X để tiến hành hạch toán bút toán phát sinh.

Bước 5: Tạo chứng từ đồng thời

Sau khi điền xong các thông tin trên dòng chứng từ, người dùng bấm Tải dòng chứng từ đồng thời hoặc ALT SHIFT Y để tải Các loại thuế và Chứng từ đồng thời.

Bước 6: Kiểm tra thông tin chứng từ

Kiểm tra thông tin của phiếu Khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Tick vào “Tự điều chỉnh giá trị đồng thời” để có thể điều chỉnh thông tin tại Dòng xử lý đồng thời.

Bước 7: Vào sổ chứng từ

Sau khi điều chỉnh xong thông tin tại Dòng xử lý đồng thời, người dùng kiểm tra lại thông tin của toàn bộ chứng từ gồm PNKNK và VAT_V. Sau khi hoàn thành nhập liệu người dùng nhấn nút Vào sổ hoặc tổ hợp phím tắt ALT SHIFT V để phần mềm hạch toán vào sổ chứng từ.

Sau khi vào sổ, kiểm tra lại thông tin và dữ liệu đã nhập:

• Nếu cần chỉnh sửa lại chứng từ thì nhấn nút “ĐẶT VỀ NHÁP” ở góc trên bên phải màn hình nhập hoặc nhấn tổ hợp “ALT SHIFT Z”
• Nếu chuyển sang nhập liệu trên chứng từ mới thì nhấn “TẠO” ở góc trên bên trái màn hình nhập hoặc nhấn tổ hợp “ALT SHIFT C”
  

Note

Trường hợp nếu người dùng đang trong giai đoạn nhập liệu, chưa thực hiện vào sổ, thì chọn “Lưu” hoặc nhấn tổ hợp “ALT SHIFT S” để lưu lại khi cần nhập liệu tiếp như sau:

Note

Nếu có thêm các chi phí khác liên quan đến nghiệp vụ mua hàng hóa nhập khẩu như chi phí hải quan, chi phí vận chuyển hàng về ho, chi phí lưu kho, lưu bãi, chi phí nâng hạ cont, chi phí bốc dỡ, chi phí kiểm hóa,…thì người dùng dùng phiếu Phân bổ chi phí để hạch toán