Hướng dẫn đăng tải hồ sơ dự thầu qua mạng

Theo nguồn tin mới nhất hiện nay thì từ năm 2025 trở đi, việc đấu thầu sẽ được thực hiện qua hệ thống mạng 100%. Hiện nay, cũng có những gói thầu được thực hiện theo phương thức này. Vậy làm thế nào để có thể nộp hồ sơ dự thầu qua mạng? Cần chuẩn bị những gì? Trong nội dung bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn nộp hồ sơ dự thầu qua mạng để bạn đọc hiểu rõ hơn.

Hướng dẫn nộp hồ sơ dự thầu qua mạng

1. Một số khái niệm có liên quan

Trước khi đi vào hướng dẫn nộp hồ sơ dự thầu qua mạng cụ thể, chúng tôi sẽ nêu một số khái niệm liên quan đến hồ sơ dự thầu qua mạng để quá trình tiếp cận các bước thực hiện hồ sơ đơn giản và dễ hiểu hơn.

1.1. Đấu thầu qua mạng

Căn cứ theo khoản 13 Điều 3 Luật Đấu thầu năm 2014 giải thích về đấu thầu qua mạng như sau:

“13. Đấu thầu qua mạng là đấu thầu được thực hiện thông qua việc sử dụng hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.“

1.2. Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia

Theo khoản 26 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013 giải thích như sau:

“26. Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia là hệ thống công nghệ thông tin do cơ quan quản lý nhà nước về hoạt động đấu thầu xây dựng và quản lý nhằm mục đích thống nhất quản lý thông tin về đấu thầu và thực hiện đấu thầu qua mạng.“

1.3. Chứng thư số

Chứng thư số là chứng thư điện tử do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp để thực hiện đấu thầu qua mạng trên hệ thống mạng đấu thầu quốc gia theo quy định tại khoản 5 Điều 4 Luật Đấu thầu năm 2013.

2. Muốn nộp hồ sơ dự thầu qua mạng cần chuẩn bị những gì?

Trong phần nội dung hướng dẫn nộp hồ sơ dự thầu qua mạng bạn cần chuẩn bị những phương tiện sau để quá trình nộp hồ sơ được thuận lợi và suôn sẻ, cụ thể:

2.1. Chuẩn bị thiết bị phần cứng, phần mềm

Máy tính kết nối Internet ổn định, tốt nhất nên cài phần mềm diệt virut
Máy tính có trình duyệt IE 8.0 đến 11.0 (nên sử dụng Window 7 là ổn định nhất)

2.2. Thao tác thành thạo trên tài khoản

Để nộp được hồ sơ dự thầu cần có tài khoản và chứng thư số trên Hệ thống đấu thầu quốc gia, sau khi đã được duyệt tài khoản và cấp chứng thư số cần phải thao tác thành thạo trên hệ thống đấu thầu quốc gia.

Khi đã chuẩn bị đầy đủ các yếu tố trên, bạn cần thực hiện theo hướng dẫn nộp hồ sơ dự thầu qua mạng dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập vào Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia và tìm đến gói thầu mà bạn đang cần nộp hồ sơ dự thầu

Thông thường, cách duy nhất để tìm được gói thầu nhanh chóng trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia là tìm theo số thông báo mời thầu, tuy nhiên số này khá dài và khó nhớ. 

Bước 2: Tiến hành khai báo các webform
Ở bước này, chúng ta tiến hành khai báo các webform (nhập các biểu mẫu Đề xuất kỹ thuật và các biểu mẫu Đề xuất tài chính). Cần lưu ý một số nội dung như sau:

• Đối với phần năng lực tài chính: Phải thực hiện khai báo ở năng lực nhà thầu trước thì đến bước này hệ thống sẽ tự gọi các số liệu đã khai báo ra. Thông thường chúng ta nên khai báo năng lực tài chính của 3 năm gần nhất kèm theo các tài liệu upload lên hệ thống.

• Đối với phần hợp đồng tương tự: Phải thực hiện khai báo ở năng lực nhà thầu trước thì đến bước này chúng ta mới gọi các hợp đồng tương tự đã khai báo trước đó trên hệ thống ra được.

• Đối với nhân sự: Phải thực hiện khai báo ở năng lực nhà thầu trước thì đến bước này chúng ta mới gọi các nhân sự đã khai báo, công khai trước đó trên hệ thống ra được

Lưu ý:

• Đối với nhập biểu mẫu đề xuất tài chính, theo thói quen làm thầu các bạn thường hay nhập đơn giá dự thầu (chưa có thuế), tuy nhiên webform trên hệ thống mặc định là đơn giá đã bao gồm thuế, do đó chúng ta cần nhập đơn giá sau thuế để tránh phải nhập đi nhập lại nhiều lần, đặc biệt là với những gói thầu phải nhập nhiều đơn giá (có những gói thầu đã phải nhập đến trên 1000 đơn giá, thời gian nhập mất gần 1/2 ngày).

• Trong quá trình khai báo các webform, chúng ta nên lưu ý thường xuyên nhấn nút Lưu (bên trên phía trái) để lưu lại các thông tin đã khai báo. Tại bước hoàn thành nhập các đơn giá (để cấu thành lên giá dự thầu) hệ thống đòi hỏi phải xác thực mật khẩu (đôi khi nhiều lần), hãy thực hiện xác thực mật khẩu ở bước này nhé.

Bước 3: Tiến hành upload các file quan trọng như Bảo lãnh dự thầu, đề xuất kỹ thuật, các file tài liệu đính kèm để chứng minh năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu (nếu có) lên hệ thống.

Bước 4: Kiểm tra lại toàn bộ các khai báo và file đã upload trước khi nhấn nút nộp hồ sơ dự thầu. Cần lưu ý một số nội dung như sau

• Đối với các file upload lên hệ thống, mặc dù hệ thống cho phép tải file lên đến 300MB, tuy nhiên hệ thống thường xuyên gặp tình trạng nghẽn mạng (hoặc lỗi), do đó để hồ sơ có thể được tải lên nhanh chóng và không bị lỗi nên giảm dung lượng file tải lên ở mức thấp nhất có thể.

• Nên tiến hành khai báo và upload file sớm để tránh gần đến thời điểm đóng thầu mà không upload được.

Bước 5: Tiến hành nộp thầu

Bước 6: Kiểm tra lại hồ sơ đã được nộp thành công hay chưa bằng cách kiểm tra tại Trang chủ ⇒ Văn bản gửi trên website của Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia.

4. Những câu hỏi thường gặp.

4.1. Hồ sơ đăng ký trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia được phê duyệt sau bao lâu?

Hồ sơ sẽ được phê duyệt sau tối đa 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được đầy đủ thông tin của đơn vị theo đường bưu điện/nộp trực tiếp.

4.2. Chứng thư số có thời hạn hiệu lực là bao lâu?

Thời hạn hiệu lực Chứng thư số (CTS) là 1 năm kể từ ngày được cấp.

4.3. Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia có cần phải cài đặt phần mềm khi sử dụng không?

Khi tham gia đấu thầu trên Hệ thống mạng Quốc gia, bên mời thầu phải cài đặt các phần mềm activeX, signGate, và bật popup. 
Tuy nhiên trước khi cài đặt các phần mềm trên, bên mời thầu cũng cần đảm bảo máy tính của mình đang sử dụng trình duyệt Internet Explorer 9 cũng như tắt các chương trình bảo mật bao gồm các phần mềm diệt virus và tường lửa. 

4.4. Quyền lợi của Bên mời thầu khi đăng ký trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia?

Bên mời thầu khi tham gia Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia sẽ có quyền lợi: 

– Đăng tải thông tin về đấu thầu.
– Tổ chức lựa chọn nhà thầu qua mạng.

Trên đây là toàn bộ tư vấn của chúng tôi về hướng dẫn nộp hồ sơ dự thầu qua mạng để bạn đọc tham khảo. Nếu bạn đọc có bất kỳ thắc mắc nào hoặc có nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý của chúng tôi, vui lòng liên hệ để được hỗ trợ nhanh nhất nhé.