Hướng dẫn sử dụng hồ sơ điện tử

Trong thời điểm hiện tại, sự phát triển của thời đại công nghệ đang ngày càng tân tiến và tiện dụng hơn rất nhiều so với lúc trước. Việc mỗi người đều có cho mình một nơi lưu trữ tất cả thông tin trên những phần mềm cũng đã là điều không còn xa lạ gì nữa. Điều này giúp mọi người có thể lưu trữ và sử dụng thông tin ở bất kỳ nơi đâu mình muốn và cực kỳ tiện lợi.

>> Có thể bạn quan tâm: Công ty dịch vụ lưu chứng từ trọn gói giá rẻ quận 10, quận 11, quận 12 TPHCM

thông tin về hồ sơ điện tử

Tiết kiệm thời gian và chi phí là điều mà hồ sơ điện tử đã làm được, chính vì vậy đây là phương pháp ngày càng được khuyến khích sử dụng. Tuy nhiên, nếu bạn có một số người mới tiếp xúc sẽ không biết khái niệm hồ sơ điện tử là gì? Và cách lập hồ sơ điện tử cho riêng mình thì trong bài viết này, lưu hồ sơ sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về nó.

1. Quản lý văn bản điện tử đến

Chương II của Thông tư số: 01/2019/TT-BNV quy định về nguyên tắc và quy trình quản lý văn bản và hồ sơ điện tử đến.

Nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến

Theo Điều 4, Thông tư 01/2019/TT-BNV, văn bản điện tử đến cần được quản lý theo nguyên tắc và yêu cầu sau:

• Mọi văn bản điện tử đến cần được đăng ký vào hệ thống.
• Mỗi văn bản điện tử đến cần được xác định bằng số văn bản duy nhất trong hệ thống quản lý.
• Xác nhận văn bản điện tử đến đúng địa chỉ.
• Xác định đúng chức năng, thẩm quyền và nhiệm vụ giải quyết văn bản đến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản.
• Giải quyết văn bản điện tử đến kịp thời, đáp ứng đúng thời hạn quy định.

Quy trình quản lý văn bản đến

Quá trình quản lý văn bản điện tử đến theo Thông tư 01/2019/TT-BNV như sau:

• Tiếp nhận văn bản điện tử đến: Bao gồm kiểm tra chữ ký số và thông báo đã nhận được văn bản.
• Đăng ký, số hóa văn bản đến: Bên nhận cần đăng ký văn bản theo cấu trúc và định dạng các trường thông tin đúng quy chuẩn của Bộ Thông tin và Truyền thông, số hóa văn bản điện tử đến theo tiêu chuẩn số hóa tài liệu, cụ thể quy định tại Điều 6 của Chương II, Thông tư 01/2019/TT-BNV.
• Trình, chuyển giao văn bản điện tử đến trong hệ thống: Trình văn bản lên cá nhân hoặc bộ phận có thẩm quyền giải quyết để thực hiện chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản, cập nhật các trường thông tin vào hệ thống.
• Giải quyết văn bản đến trong hệ thống: Tổ chức giải quyết và cập nhật vào hệ thống.

Quy trình quản lý văn bản điện tử đến.